Доклад за резултатите от извършен одит на процедурите по възлагане и изпълнение на обществените поръчки в община Батак за периода

1. 
   ВЪВЕДЕНИЕ
   

В резултат от извършения одит е съставен одитен доклад № 0800005308.

Извършеният одит обхваща планирането, организацията, провеждането и изпълнението на възложените обществени поръчки в община Батак през периода 01.01.2006 г. до 31.12.2007 г.

Целите на одита са да се оцени законосъобразността при провеждане на процедурите по възлагане на обществените поръчки и тяхното изпълнение, както и да се оцени ефективността на системата за финансово управление и контрол във връзка с организацията, провеждането и контрола на процедурите по възлагане на обществени поръчки и контрола по тяхното изпълнение;

Община Батак е юридическо лице с административен център гр. Батак. В състава на общината има две кметства – Нова Махала и Фотиново.

До 01.07.2006г. възложител на обществените поръчки е община Батак, представлявана от кмета. След тази дата възложител на обществени поръчки е кметът на община Батак, като орган на държавната власт.

За постигане целите на одита се приложиха следните методи: проучване и проверка на документи, проверка на място за изпълнение на обществените поръчки, провеждане на интервюта и други.

При одита е приложен подходът на директните съществени проверки към цялата съвкупност от данни.

Одитният доклад е връчен на кмета на община Батак на 01.07.2008г.

В законоустановения срок по чл. 39, ал. 3 от Закона за Сметната палата (ЗСП), по одитния доклад не е постъпило становище от ръководителя на одитирания обект.

2. 
   ОСНОВНИ КОНСТАТАЦИИ И ОЦЕНКИ ОТ ИЗВЪРШЕНИЯ ОДИТ
   

1. 
   Анализ и оценка на системата за финансово управление и контрол във връзка с възлагането и изпълнението на обществените поръчки в община Батак
   

Със Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор се въвеждат нови изисквания за изграждането и функционирането на системата за финансово управление и контрол в организациите от публичния сектор. Във връзка с това е разработен Наръчник на интегрираната система за управление и контрол на община Батак. Със Заповед № 1162 от 28.12.2007 г. на кмета на общината са утвърдени системите за финансово управление и контрол, описани в Наръчника. Със същата заповед е възложено и адаптирането на основните процедури, работни инструкции и типови документи, утвърждаването им и запознаването на персонала с тях.

За изследване на процеса по възлагане и изпълнение на обществените поръчки се извърши проверка и анализ на взаимосвързаните елементи на системата за финансово управление и контрол .

1.1. Контролна среда

• 
  В община Батак има разработен Етичен кодекс на общинските служители, с който същите са запознати.
  
• 
  Със заповед № 1061 от 22.12.2003 г. на кмета на общината е утвърден Устройствен правилник на общинската администрация, в който се регламентира организацията по изготвянето на документацията и провеждането на обществените поръчки.
  
• 
  В общината са утвърдени длъжностни характеристики, с които са запознати служителите.
  
• 
  На одитния екип не е бил предоставен план за обучение на служителите. Не са създадени условия за повишаване на знанията и компетентността на служителите, участващи в процеса по възлагане на обществените поръчки и за своевременното им запознаване с новостите в нормативната уредба.
  

1. 
   2. Управление на риска
   

Неидентифицирането на рисковете, оказващи влияние в процеса на възлагане на обществени поръчки, създава възможност да не се определят адекватни контролни дейности, които да минимизират тяхното влияние.

3. 
   Контролни дейности
   

• 
  През одитирания период няма разработени и приети вътрешни правила, регламентиращи реда и условията за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки. Въведени са процедури за вътрешен контрол в счетоводната система при извършване на разходи за външни услуги.
  
• 
  Предварителният контрол, преди поемане на задължения и извършване на разходи, се извършва от финансов контрольор. Заведени са Регистър на заявките за поемане на задължение и Регистър на контролните листа, подписани от финансовия контрольор.
  

• 
  Не са регламентирани процедурите по документиране, съхраняване и архивиране на информацията, свързана с възлагането на обществени поръчки. При извършената проверка се установи, че документацията за проведените процедури по възлагане на обществени поръчки се съхранява при директорите на дирекциите, с чиято дейност е свързана поръчката.
  
• 
  В Наръчника на интегрираната система за финансово управление и контрол са регламентирани общите правила за възлагане на обществени поръчки, чиято цел е унифицирането им и предпазването от незаконосъобразни действия и от несъответствия със законовите и подзаконовите нормативни актове. Подробно са описани дейностите, задълженията, отговорностите и сроковете при възлагане на обществени поръчки. Разработени са контролни процедури в процеса на възлагане на обществени поръчки, образци на документи, изготвяни при възлагане на обществени поръчки, тяхното движение и съхранение. По време на одита се внедрява тази част от интегрираната система за финансово управление и контрол.
  

На всички служители, свързани с процеса по възлагане на обществени поръчки е осигурен постоянен достъп до електронната страница на Агенцията по обществени поръчки (АОП), както и до специализирана литература. Не са разработени вътрешни правила за определяне на реда за достъп до активите и информацията.

5. 
   Мониторинг
   

Длъжността вътрешен одитор е съкратена през 2007г. и не фигурира в щатното разписание на общината за 2008г., в нарушение на чл. 11, ал.1, т.2 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор.

Липсата на вътрешен одитор създава риск за доброто управление на средствата, в т.ч. и тези, изразходвани за обществени поръчки.
2. Извършени счетоводни плащания за строителство, доставки и услуги, предмет на обществени поръчки

Одитният екип извърши проверка на изплатените през одитирания период суми за строителство, доставки и услуги.

Счетоводните плащания по изпълнение на обществените поръчки в общината са извършени с платежно нареждане след представяне на съответния договор (когато поръчката се изпълнява по договор), акт или протокол за извършената дейност (при възложено строителство), контролен лист за извършена проверка преди извършване на разходите и фактура. Не са изготвени контролни листове за плащанията извършени за периода 10.12.2007г. до 28.12.2007г.

Изплатените суми за изпълнение на обществените поръчки са от собствени средства, целеви средства от Републикански бюджет и средства от външни източници – Предприятие за управление на дейностите по опазване на околната среда (ПУДООС), САПАРД и Постоянната комисия за защита на населението при бедствия, аварии и катастрофи към Министерския съвет. Финансирането на по-голямата част от обществените поръчки, възложени след провеждане на процедура по Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП), е от външни източници. Тези поръчки са с предмет строителство.

Броят, предметът и стойността на извършените плащания определят вида на възлагане на отделните обществени поръчки: вид процедура за възлагане; възлагане след поискване на 3 оферти и директно възлагане. За одитирания период са сключени 9 договора, след проведена процедура по Закона за обществените поръчки (ЗОП) и НВМОП, 19 договора, след събиране на 3 оферти и 22 договора, директно сключени от възложителя.
3. Законосъобразност на проведените процедури по възлагане на обществени поръчки

3.1. Планиране на обществените поръчки

Общинският съвет на община Батак е приел бюджетите на общината за 2006г. и 2007 г. В разходната част са утвърдени Инвестиционни програми, в които поименно са разпределени капиталовите разходи, разходите за основен ремонт и закупуването на машини и съоръжения със собствени средства.

През одитирания период в общината не са съставяни годишни планове за провеждане на обществени поръчки. Инвестиционните програми към общинския бюджет се ползват като годишен план за обществените поръчки, които ще се възлагат през годината.

В Наръчника на общината е разработена Система за управление и контрол на обществените поръчки, в която се регламентира основна процедура „Общи правила за възлагане на обществени поръчки”. Планирането на обществените поръчки за годината стартира с подаване на справки за необходимите поръчки, които следва да се обявят през годината.

2. 
   Организация за провеждане на обществени поръчки
   

2. 
   Регистри за обществени поръчки
   

В общината се води Регистър на сключените през годината договори. Отделно се води и Регистър на договорите за обществени поръчки, по които е проведена процедура по ЗОП и НВМОП. Двата регистъра за периода на одита се съхраняват в отдел „Човешки ресурси и деловодство”.

2. 
   Възложени обществени поръчки след проведени процедури по ЗОП и НВМОП
   

Одитният екип извърши проверка на документацията на възложените обществени поръчки, относно законосъобразността на проведените процедури. Проверката обхвана: откриване и оповестяване на процедурата; документацията за участие; работата на комисията за разглеждане, оценка и класиране на офертите и приключване на процедурата със сключване на договор за обществена поръчка.

При извършената проверка на документацията за провеждане на процедурите се констатира, че досиетата съдържат необходимите документи:

1. 
   решение за откриване на процедурата, изпратено до АОП в срок;
   
2. 
   обявление, изготвено по образец, утвърден от министъра на икономиката;
   
3. 
   документация за участие, в която се съдържат показателите за оценка на офертите при критерий „икономически най-изгодна цена”, както и методиката за определяне на комплексната оценка на офертата;
   
4. 
   заповед на възложителя за определяне състава на комисията, в който единият член е правоспособен юрист, а другите са служители, притежаващи необходимата професионална квалификация, както и резервни членове;
   
5. 
   постъпилите оферти за участие, при спазване сроковете за тяхното подаване и съответните декларации от участниците;
   
6. 
   протокол на комисията с мотиви за избор на изпълнител;
   
7. 
   решение на възложителя за класиране на участниците и кандидата, определен за изпълнител.
   

Одитният екип констатира неспазване на разпоредби на ЗОП и НМВОП в следните случаи:

• 
  В обявлението на обществените поръчки – „Основен ремонт на ул. Априлци от 4-ти май до Капинчев мост”; „Изграждане на бърз пясъчен филтър в с. Нова Махала”; „Изграждане на довеждащ водопровод за с. Фотиново от м. Боаза”; „Подмяна на съществуващи ВиК инсталации от градската мрежа и рехабилитация на осем улици в гр. Батак”; „Реконструкция на вътрешна водопроводна мрежа в с. Нова Махала и с. Фотиново” и „Изграждане на ВиК мрежа по осем от улиците на с. Нова Махала” е посочено „кандидатите за участие да са юридическо лице, регистрирано в съответствие с българското законодателство”. Това изискване е в противоречие с чл. 9 от ЗОП.
  

• 
  В обявлението на обществените поръчки – „Доставка на хранителни продукти за учебните и социални заведения”, „Доставка на прогнозно количество 100 000 л газьол за промишлени и комунални цели”, „Основен ремонт на ул. Априлци от 4-ти май до Капинчев мост”, „Изграждане на довеждащ водопровод за с. Фотиново от м. Боаза”; „Подмяна на съществуващи ВиК инсталации от градската мрежа и рехабилитация на осем улици в гр. Батак”; „Реконструкция на вътрешна водопроводна мрежа в с. Нова Махала и с. Фотиново” и „Изграждане на ВиК мрежа по осем от улиците на с. Нова Махала”, гаранцията за изпълнение на договора е посочена в абсолютна сума, а не в процент от стойността на обществената поръчка, каквото е изискването на чл. 59, ал. 3 от ЗОП и чл. 26, ал. 3 от НВМОП. Стойността на определената гаранция по отделните поръчки не надхвърля 5% от стойността на поръчката, което е в съответствие със същите разпоредби.
  
• 
  Не е изпратена информация за сключен на 20.03.2007г. договор за „Доставка на прогнозно количество – 200 000 л течно гориво за отопление за нуждите на учебните и социални заведения” до Агенцията по обществени поръчки за вписване в Регистъра за обществени поръчки. Възложителят не е изпълнил задължението си, регламентирано в чл. 44, ал. 1 от ЗОП.
  

3.5. Възложени малки обществени поръчки след събиране на 3 оферти

В община Батак за периода от 01.01.2006 г. до 31.12.2007 г. са възложени 19 обществени поръчки по чл. 2, ал. 1 от НВМОП. При извършена проверка на досиетата на възложените поръчки с три ценови оферти се констатира:

1. 
   Досиетата на 18 възложени поръчки съдържат договорите с трите ценови оферти. За изпълнител на поръчката е избран участникът, предложил най-ниска цена или най-ниска надценка (при доставка на гориво).
   
2. 
   За възлагане на обществената поръчка „Ремонт на улици на територията на гр. Батак, с. Нова махала и с. Фотиново” липсват трите ценови оферти.
   

• 
  С Решение № СБ-8 от 21.08.2006 г. на Постоянната комисия за защита на населението при бедствия, аварии и катастрофи при МС, за преодоляване на последиците от интезивните валежи през същата година, са предоставени средства за изграждане на подпорни стени на различни места в общината. Писмото с одобрените обекти е получено в община Батак на 01.09.2006 г.
  

Одитният екип счита, че е следвало да се проведе една процедура по възлагане на обществена поръчка по чл. 53, ал.1, т.4 от НВМОП – договаряне с покана. Съгласно действащото законодателство, невъзможността за спазване на сроковете за провеждане на открит конкурс поради непреодолима сила е основание за прилагане на процедура на договаряне, но не обосновава разделяне на обществената поръчка на части.

• 
  С писмо № 08-00-3049 от 27.10.2006 г. на министъра на финансите е извършена промяна в размера на бюджетните взаимоотношения на общината с Централния бюджет за 2006 г., като го увеличава със 185 000 лв. Средствата са предназначени за финансиране, съответно за почистване, на речното корито (115 000 лв) и изграждане на корекция на р. Стара река (70 000 лв). Средствата са отпуснати на основание искане от кмета на община Батак от 17.10.2006 г. за отстраняване на последствията от наводненията в края на 2005 г
  

Одитният екип счита, че е следвало да се проведе една процедура по възлагане на обществена поръчка по чл. 53, ал.1, т. 4 от НВМОП – договаряне с покана. Договорът за почистване на коритото на реката (услуга) е над 30 000 лв, поради което, и при извършеното разделяне, е следвало да се възложи след проведена процедура по НВМОП.

Одитният екип извърши анализ на възложените обществени поръчки с три оферти с един и същ предмет и констатира:

• 
  През 2007г. са сключени два договора за рехабилитация на улици на територията на общината с обща сума над 100 000 лв. Обектът по първия договор е възложен в изпълнение на бюджет 2007 г. на община Батак. Вторият обект е възложен в края на годината, след като Министерството на финансите увеличава бюджетната субсидия на общината с писмо № 08-001-592 от 14.12.2007 г.
  

• 
  През 2007г. са сключени два договора за основен ремонт на улици и път в курортен комплекс яз. Батак”, с обща сума над 100 000 лв . Обектът по първия договор е възложен в изпълнение на бюджет 2007 г. на община Батак. Вторият договор е възложен след Решение на общинския съвет № 419 от 13.09.2007г. за трансформиране на неусвоени средства.
  

Одитният екип извърши проверка на изпълнението на обществените поръчки, възложени, след проведена процедура по ЗОП и НВМОП.

1. 
   Приключили обществени поръчки
   

• 
  „Доставка на прогнозно количество – 100 000 л газьол за промишлени и комунални цели в община Батак” е изпълнена в срок. Сумите са изплатени на изпълнителя след представяне на фактури и осъществен контрол, за което е приложен контролен лист.
  
• 
  „Изграждане на бърз пясъчен филтър в с. Нова Махала”. Финансирането на изпълнението на поръчката е извършено от ПУДООС, съгласно сключен договор с община Батак № 6093 от 24.07.2007 г. Извършените строително-монтажни работи (СМР) по изпълнение на поръчката са приети с Протокол от 20.12.2007 г. на Регионалната инспекция по околната среда и водите в гр. Пазарджик и същият ден са изплатени на изпълнителя. За осъществяване на строителен надзор на извършените СМР е сключен договор № 66 от 18.12.2006 г. с ЕТ „Респект”. Обществената поръчка е изпълнена след определения срок по договор.
  

2. 
   Обществени поръчки в процес на изпълнение
   

• 
  „Доставка на хранителни продукти за учебните и социални заведения в община Батак” и „ Доставка на прогнозно количество – 200 000 л течно гориво за отопление за нуждите на учебните и социални заведения в гр. Батак”. Поръчките се изпълняват в срок. Всяка доставка е заплатена след съставена фактура и осъществен контрол.
  

• 
  „Основен ремонт на ул. „Априлци” от площад 4-ти май до Капинчев мост”. За изпълнение на поръчката одитният екип извърши проверка по документи и на място. Финансирането на изпълнението на поръчката е извършено от ПУДООС, съгласно сключени договори с община Батак № 5516 от 01.11.2006 г. и № 6157 17.09.2007 г. Първите 2 етапа от изпълнение на поръчката са приключили. Съставени са актове за извършените СМР, протоколи за приемане на извършените работи по сключените договори с ПУДООС и е осъществен инвеститорски контрол от ПУДООС. За осъществяване на строителен надзор на извършените СМР е сключен договор № 56 от 03.11.2006 г. с ЕТ „Респект”.
  

• 
  „Подмяна на съществуващи ВиК инсталации от градската мрежа и рехабилитация на 8 улици в гр. Батак”. Започнато е изпълнение по поръчката. За извършените СМР е съставен Акт 19 от 22.11.2007г. На изпълнителя е изплатена стойността на извършената работа.
  
• 
  „Реконструкция на вътрешна водопроводна мрежа в с. Нова Махала и с. Фотиново, община Батак” . Поръчката се финансира със средства от САПАРД. Съгласно сключения договор, срокът за изпълнение на поръчката започва не по-късно от месец април 2008г., след съставяне на строителни книжа и възлагане на поръчката. Одитният екип извърши проверка на място за изпълнение на поръчката. В с. Нова Махала се полага водопровод по главния клон и по три второстепенни клона. В с. Фотиново се полага водопровод по главния клон и два второстепенни клона. Обществената поръчка се изпълнява в срок, съгласно сключения договор.
  

Обществени поръчки с предмет :

„Изграждане на довеждащ водопровод за с. Фотиново от м. Боаза”. Съгласно обясненията на заместник-кмета на община Батак, за започване на поръчката е необходимо да се изгради санитарно-охранителна зона и осигуряване на разрешителни. За тази цел е необходимо изготвяне на парцеларен план и представянето му пред поземлената комисия за издаване на скица на водовземането, документ за собственост на целия водосбор и регистър на имотите, попадащи в санитарно-охранителната зона. На 27.08.2007г. е сключен договор № 49 за изграждане на санитарно-охранителна зона и осигуряване на разрешителни за обекта.

„Изграждане на ВиК мрежа по улици в с. Нова Махала – община Батак”. Поръчката не е започната, тъй като на повечето от улиците се работи по друга обществена поръчка и същите са затворени. Поради тази причина изграждането на ВиК мрежата ще започне след приключване на първата поръчка – към края на 2008г.

Възложените обществени поръчки са финансирани от външни източници. С цел усвояване на отпуснатите им средства, са възложени обществени поръчки, за изпълнението на които общината не е имала готовност. Това дава отражение за по-късното започване и съответно изпълнението им.

За периода на одита системата за финансово управление и контрол в община Батак не е действала достатъчно ефективно, поради което са допуснати пропуски и нарушения при планирането и провеждането на процедурите по възлагане на обществените поръчки.

III. ПРЕПОРЪКИ
В резултат на извършения одит и на основание чл. 41, ал. 1 от ЗСП се дават следните препоръки на кмета на община Батак:

1. Да се приключи процесът по адаптиране на основните процедури, работни инструкции и типови документи във връзка с възлагането на обществени поръчки, регламентирани в Наръчника на интегрираната система за управление и контрол на община Батак.

2. Да се предвиди в щатното разписание и да се назначи вътрешен одитор.
На основание чл. 42, ал. 1 от ЗСП, в тримесечен срок от получаване на настоящия доклад и решението на Сметната палата, кметът на община Батак следва да уведоми писмено Сметната палата за предприетите мерки по изпълнение на препоръките.

Настоящият доклад е изготвен на основание чл. 41, ал. 1 от Закона за Сметната палата и е приет от Сметната палата с решение № 218/01.10.2008 г.