Документационное обеспечение управления
жүктеу/скачать 57.09 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- «АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. И.И. ПОЛЗУНОВА» (АлтГТУ) Университетский технологический колледж
- Теоретические аспекты копирования документации
- Обработка исходящих документов или их копий
|
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. И.И. ПОЛЗУНОВА» (АлтГТУ) Университетский технологический колледж РЕФЕРАТ
На тему: Правила оформления и выдачи копий документовпо дисциплине
Проверил преподаватель _________________________________О.В.Демакова Барнаул 2023 Содержание На тему: Правила оформления и выдачи копий документов 1 1. Теоретические аспекты копирования документации 4 1.1. Организация работы с документами и их копиями 4 1.2Обработка исходящих документов или их копий 5 2.1 Нормативное регулирование выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав граждан 6 2.2. Порядок рассмотрения заявлений граждан о выдаче копий документов 7 2.3Заверенная копия документа организации 8 2.4Подготовка копий документов для налоговых проверок 12 Список литературы 25 Введение Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление, оформление и выдача документов и их копий в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. 1. Теоретические аспекты копирования документации . Организация работы с документами и их копиями Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами. В обязанности секретаря в плане работы с документами входит: а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п..; в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; г) оформление протоколов рассылок выписок из них; д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам; ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; ж) организация приемов посетителей; з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации. В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов: а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация; б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.; в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация, копии документов. Обработка исходящих документов или их копий Исходящими называются документы, или их копии, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы: а) составление проекта документа секретарем; б) согласование проекта документа с компетентными лицами; в) проверка правильности оформления проекта документа; г) подписание документа руководителем; д) регистрация документа; е) отправка документа адресату; ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа. Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. жүктеу/скачать 57.09 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|