Қызметтік хаттар

Статья 6. Забота государства о языках

Государство заботится о создании условий для изучения и развития языков народа Казахстана.

В местах компактного проживания национальных групп при проведении мероприятий могут быть использованы их языки.


Статья 7. Недопустимость препятствования функционированию языков

В Республике Казахстан не допускается ущемление прав граждан по языковому признаку.

Действия должностных лиц, препятствующих функционированию и изучению государственного и других языков, представленных в Казахстане, влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Ақпараттық – анықтамалық құжаттар

Хаттар

Қызметтік хаттар басқару қызметінде туындайтын көптеген жедел мәселелерді шешу үшін қолданылады. Мазмұны және мақсаты бойынша хаттар: кепілдік беру, ақпараттық, жарнамалық, коммерциялық, сұрату хаттары, хабарлау хаттары, шақыру хаттары, жауап хаттар, өтініш хаттар, хабарлама хаттар, еске салу хаттары болып бөлінеді.

Хаттың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте фактіге, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазудың себептері көрсетіледі.

Екінші бөлгінде хаттың негізгі мақсаты (ұсыныс, бас тарту, өтініш, кепілдік және т.б.) айтылады. Хаттағы ақпаратты жақсы қабылдау үшін мәтінді жазудың дәстүрлі тәртібін өзгерту ұсынылады және екінш бөлікке дәлелдер мен тұжырымдарды орналастыра отырып мәселені оның негізгі мәнінен бастау қажет.

Күрделі емес, мәселелері алдын-ала талқыланған хаттар түсіндірмесіз бір ғана бөліктер тұрады.

Қызметтік хаттардың негізгі іс-әрекетке кірісудің қажеттігін сендіру, көрсетү, түсіндіру. Бұл мәтінің анықтығынан, нақтылығынан және қысқалығынан көрініу тиіс. Сөздерді нақты мағынада анық қолданған дұрыс. Көпсізділік құжаттың мәнін түсінүге қиындық тудырады.

Жүргізілген фактілер объективті, сандық деректер дәл, хаттың жалпы тоны қалыпты болуы тиіс.

Хаттаүзілді-кесілді сөздерден аулақ болған жөн: бұрынғыша, белгілі болғандай, мүмкін болса деген сияқты конструктивті тіркестердің болғаны дұрыс.

Адресатқа көсемше сияқты айналымдармен: «Сіздің ұсынысыңызды мұқият қарап...», «Сіздің ескертпелеріңізді жан-жақты зерделеп...» деген тіркестермен жауап беру арадағы сыйластықты көрсетеді.

Хаттрада көрсетілетін мәселелердің алуан түрлілігіне қарамастан, іс-әрекетті негіздеу кезінде бастапқы және қорытынды сөздер мен сөз тіркестерінің шектелген жиынтығы: «Айырбастау тәртібімен...», «Ерекше жағдайда...», «сәйкес...», «мақсатында» деген тіркестер қолданылады.

Шешімдеррді қабылдау себептері көсемше арқылы беріледі: «есепке ала отырып», «назарға ала отырып», «қарап», «басшылыққа ала отырып» және т.б.

Хаттарда «Адресат» (хатты алушының) деректемесінің құрамдас бөліктері дұрыс көрсеьілүі керек: фирма; құрылымдық бөлімшелер; лауазымы; аты-жөні; алушының почталық мекен-жайы.

Бір мазмұнды хат бірнеше адресатқа жібері-летін болса, онда бірінші негізі алушының мекен-жайы, сосын басқалары көрсітіледі. Егер құжат үшеуден көп адресатқа жіберілсе, жіберу тізімі жасалады және әрбір данасына нақты дана жіберлетін адресат қана жазылады.

Егер хат бұрын жіберілген хатқа қосымша ретінде болса, онда бұрын жіберілген хатқа қосымша ретінде болса, онда бұрын жіберілген хаттың нөмірі мен күні көрсетіледі.

Мекемеден жіберілетін барлық хаттар екі топқа – бастама және жауап хаттар болып бөлінеді. Егер жауап хат болса, онда құрыстырүшы жауап беріп отырған бастама хаттың күні мен нөмірін көретеді. Бұл деректеме хат түпкілікті ресімделгеннен кейін бланкіге толтырылады.

Мазмұнының сипаты бойынша хаттарды шартты түрде мынадай түрлерге бөлүге болады:

Егер ілеспе хаттың мәтіні өте қысқа болса, онда А5 форматында дайыендалады және өзіндік тақырыбы болмайды.

Барлық қалған жағдайларда, мазмұнында қандай да бір ақпарат болмаса, іліспе хат ресімделмейді.

Хабарлама хат - өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық хаттарға ұқсас. Нақты адресат үшін толтырылады және сұратуға жауап болып табылады. Ол: «Хабарлайымыз», «Хабардар етеміз», «Сіздің назарыңызға ұсынамыз» деген сөздер арқылы жазылады. Оданәрі қандай да бір фактілер көрсетіледі.

Жарнамалық хаттар – ақпараттық хаттардын бір түрі, нақты адресатқа жіберіледі және жан-жақты сипаттамасы және жарнамалап отырған тауарлар мен қызмет көрсетүлердің бағасы көрсетіледі.

Жарнамалық хаттардын мақсаты – адресаттың ұсынылып отырған қызметтерге қызығушылығын тудыру. Хаттың мәніні нақты, анық әне толық ақпаратқа ие болуы тиіс. Мұндай хаттарда автор-ұйымның мекен-жайы бөлек көрсетіледі.

Шақыру хатнда жүргізілетін іс-шараның сипаты беріледі, өтетін мерзімі, нақты уақыты көрсетіледі.

Көбінесе, ақпараттық хаттардың көмегімен қандай да бір ұйымның қызметін, өндіретін өнімін, шығаратын әдебиеттерін үгіттейді.

Осындай хаттарды уақтылы жіберу мәселені бақылаудан алуға және ескертпе хат жіберуді болдырмауға мүмкіндік береді.

Рекламациялық (шағым) хаттарда кәсіпорын басқа тараптың (қарсы агенттің) келесім-шарт талаптарын орындамауынан болған шығындарды өтеүін талап етеді. Рекламацияда осы фактіні растайтын құжаттардың көшірмелері қоса беріледі. Осы негізгі құжатқа дайындалған көшірмелер ресімделеді.

Шетелдік әріптестермен келісім-шарт жасау кезінде кредиттік хаттар (L\C Letter of credit) пайдаланылады. Онда сатушы алушының банкінен валюталық есептік шотының нөмірі мен сатып алушының тауарлар және қызмет көрсету үшін ақы төлеуге берген банк кепілдігін көрсете отырып, көпілдік беру хатын сұрайды.

Жауап хаттар – бастама хаттардың сипаттамасына байланысты болады, өйткені оның мәтінің тақырыбы белгілі, бастама хатта қойылған мәселелерді шешу сипатын жазу ғана қалады: ұсынысты, әтінішті орындауды қабылдау немесе одан бас тарту. Жауап әрқашанда анық, қысқа болады: қандай өтініштер қанағаттандырылады, өтініштердің барлығы қанағаттандырылды ма, қашан, қай мерзімде. Ұсыныстан бас тарту дәлелді болуы керек.

Қаржы мәселелері бойынша хаттарға фирманың бірінші басшысы және бас бухгалтері қол қояды. Қандай да бір кепілдіктер беретін хаттардың заңдық және қаржылық зардаптары болады, сондықтан оларға фирманың мөрі соғылады.

Служебные письма применяются для решения многочисленных кооперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-уведомления, письма-напоминания и др.

Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями и занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения в целом. Они достаточно часто используются в деятельности бухгалтерии.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е освещать один вопрос. Это позволяет

упростить технические операции по обработке письма в учреждении – получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в деле) и ускорит исполнение документа. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны предоставляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Письмо составляется на специальном бланке и должно содержать заголовок, указание адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, вводной и основной. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формируется его основная цель (предложения, отказ, просьба, гарантия и т.п.). Для активизации восприятия информации письма рекомендуют изменить традиционный порядок изложение текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросом могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это может быть достигнуто ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны быть точно подобраны. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категоричных выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «Внимательно рассмотрев ваши предложения …», «Тщательно изучив Ваши замечание.

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена …>>, «В порядке исключения …>>, « В связи …>>, «В соответствии …>> и т.п.

Причины приятия решений также формируется с помощью деепричастных оборотов: «Учитывая», «Считая», «Принимая во внимание», «Рассматривая», «Руководствуясь» и т.д.

В письмах, факсах название вида документа не указывается, кроме писем-гарантий. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты. ( Дата документа), (Регистрационный номер документа), (Ссылка на регистрационный номер и дату документа), если письмо является ответом, - заголовок к тексту.

На письмах должны быть правильно указанны составные части реквизита «Адресат» (Получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия; почтовый адресат получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, в начале указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем трем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Все письма, отправляемые из учреждения делятся на две группы – инициативные и ответные. Если письмо является ответом составитель должен указать дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма.

По характеру содержания можно условно следующие виды писем:

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не должно составляться.

Цель рекламного письма – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем должен быть конкретным, четким, содержащим полную информацию. В этих письмах адрес организации – автора указывается отдельно.

Письмо содержит сообщение о получении, какого либо отправления (письмо, телеграммы, переводы, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.) Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Своевременность отправки данных писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем – напоминаний.

Письмо – напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнение, какого либо обязательства или проведения мероприятия. Это письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Разновидность данных писем, как правило, начинается словом «Напоминанием».

Инициативные письма – это письма, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу «предложение, запрос» к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самое распространенное разновидность писем, их тематика неограниченна. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Эти письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции или предоставления чего-либо. Гарантийные письма имеют повышенную правовую функцию, по этому изложение текста должно быть приделано четким и ясным.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение (оферту)

На поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (LC – Letter of credit). В них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие –либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, должны быть заверены печатью фирмы.

РИВЕР БАНК 67 АИПЭ ТЕМЗ СТРИТ,

Сіздің нөміріңіз: RM/si Біздің нөміріміз: ДВ/ ар/175 Лондон, ЕС V ЗАН

Телефон

Телекс: 886678 LTN

П.Марлоу & К.Лтд. 17 мамыр 2006

21 Берд стрит

Лондон Е 16 ТМ
Құрметті Моррисон мырза,
№345 тапсырыс туралы
Өкінішке орай, біздің тапсырысымыздың бір бөлігі болып табылатын “ОПТIМА -133” компьютерлерін әлі алған жоқпыз. Сіздер осы тапсырысымызды тезірек жіберсеңіздер, ал жібере алмаған жағдайда, бізден алған ақшаны қайтарсаңыздар екен.
Сізден жауап күтеміз.
Ізгі тілекпен D’ Barker
Дерек Баркер мырза

Басқарма
345- тапсырыстың көшірмесі бірге жіберіліп отыр

Көшірме М.Прайерге

ЕСКЕРТУ ХАТ
ЖШС «Көмек» Директор

Павлодар қ., ак.Марғулан к-сі, 25-үй А.Н.Соколовқа

Тел. 70-77-77

Факс (83182) 70-75-75 121002, Мәскеу қ.

12.12.05 № 21/1-3 Остоженко, 9

Жиһаз жеткізуді кешіктіру туралы

Құрметті Алексей Николаевич!

Біз Сізге 09.09.2005-дағы №10 келісім-шарт бойынша келісілген үш офис жиһазының комплектісін, өкінішке орай, уақытында жеткізіп бере алмағаныңыз туралы хабарлаймыз. Өзара келісілген мерзімненбері екі апта уақыт өтіп кеткенін естеріңізге саламыз.

Бұдан әрі кешіктіретін болсаңыздар бірлескен қызметті доғаруымыз әбден мүмкін.

Біз Сіздер қажетті шаралар қолданып, оның нәтижесі туралы бізге хабарлайды деген үміттеміз.

Директор М.К.Сүлейменов

А) кәсіпорынның іс-әрекетін белгілі бір құжаттарда көрсету;

Б) кәсіпорынның басқару, өндірістік және басқа іс-әрекетін белгілі бір құжаттарда көрсету;

В) кәсіпорынның ресми тәжірибесінде құжаттарды үнемді пайдалануды қамсыздандыру;

Г) жоғары айтылғанның бәрі.
2. Кәсіпорында кіріс құжаттары неше рет тіркеледі?

А) 1 рет;

Б) 2 рет;

В) қажетті мөлшерде;

Г) тіркелмейді.
3. Құжаттардың қайсысы басшыға болған жағдай туралы, орындалған жұмыс туралы ақпарат береді де, бұл сұрақ бойынша қорытынды мен ұсыныстарды қамтиды?

А) баяндама;

Б) түсініктеме;

В) жауап – хат;

Г) баяндау хат.
4. Хаттың қай түрінде көбінесе жұмыстың орындалмайтыны туралы хабарланады?

А) өтініш-хат;

Б) жауап-хат;

В) ескерту-хат;

Г) шақыру-хат.
5. Жасалу орнына қарай құжаттар қандай топтарға жіктеледі?

А) ішкі және кіріс;

Б) типографтік және қолдан жазылған;

В) мемлекеттік және кәсіпорындық;

А) түйін;

Б) мінездеме;

В) өмірбаян;

Г) хаттама.
7. Адамның іскерлігін, біліктілігін, кәсіби деңгейін сипаттайтын ресми құжат:

А) түйін;

Б) мінездеме;

В) өмірбаян;

Г) хаттама.
8. Белгілі бір құндылықтарын алғанын куәландыратын ресми құжат қандай?

А) арыз;

В) қолхат;

Г) анықтама.
9. Посткриптум хатың қай жерінде жазылады?

А) басында;

Б) ортасында;

В) аяғында;

Г) жазылмайды.
10. Ақпаратты тез жеткізу үшін қандай хат жазу қажет?

А) жеделхат;

Б) кепілхат;

В) өтініш;

Г) баяндау хат.
11. Жеделхат қанша сөзден аспау керек?

А) 100;

В) 300;

А) сенімхат;

Б) жеделхат;

В) кепілхат;

Г) баяндау хат.
13. Кейбір оқиғаларды, фактілерді сипаттайтын құжат қалай аталады?

А) хабарландыру;

Б) жеделхат;

В) анықтама;

Г) сенімхат.
14. Анықтаманың неше түрі бар?

А) 1 түрі;

Б) 2 түрі;

В) 3 түрі;

Г) 4 түрі.
15. Көпшілікке арналып жазылатын құжатты қалай атайды?

А) арыз;

В) хабарландыру;

Г) анықтама.
16. Неге байланысты құжаттар күрделі мен дара болып бөлінеді?

А) оған қол қойған адамдардың санына байланысты;

А) күн жады, реттік тіркеу нөмірі;

А) 3 жыл;

Б) 5 жыл;

В) 10 жыл;

Г) 1 жыл.
19. Адресатқа құжаттар немесе құнды заттар жіберілген жағдайда қандай хат жазылады?

А) сенімхат;

А) жеделхат;

А) первый заместитель руководителя;

Б) руководитель предприятия;

В) секретарь главного руководителя:

А) отражение управленческой деятельности предприятия в соответствующих документах;

Б) отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

В) обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия;

Г) все перечисленное.
3. Сколько раз должны регистрироваться входящие документы?

А) 1 раз;

Б) 2 раза;

В) необходимое количество раз;

Г) нисколько.
4. Кто на предприятии обязан знакомить вновь принятых рабоников с документами, установленными Инструкцией по делопроизводству?

А) директор отдела;

Б) руководитель предприятия;

В) секретарь главного руководителя:

А) директор отдела;

Б) генеральный директор;

В) секретарь главного руководителя:

А) приказ;

Б) инструкция;

В) распоряжение;

Г) извещение.
7. Какая часть приказа содержит конкретные задания, поручения или мерроприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения?

А) констатирующая;

Б) распорядительная;

В) заключительная;

Г) приказывающая.
8. Какую последовательность избирают при составлении доклада цель которого информирование.

А) хронологическая последовательность событий;

Б) географическая последовательность;

В) степень важности;

Г) все вышеперечисленное.
9. Какие цели может преследовать составление доклада?

А) текущий отчет;

Б) информирование;

В) информирование и убеждение;

Г) убеждение.
10. В каком виде доклада применяется хронологическая последовательность событий?

А) текущий отчет;

Б) доклад информирование;

В) доклад информирование и убеждение;

Г) доклад убеждение.
11. В каком виде доклада может быть такая часть «констатация достижений к определен­ному времени»?

А) текущий отчет;

Б) информирование;

В) доклад информирование и убеждение;

Г) доклад убеждение.
12. Как именуются часть доклада, выраженная словами

«Введение», «Резюме»

А) резюм;

Б) заголовок;

В) нумерация разделов;

Г) выводы.
13. В связи с чем документы делятся на простые и сложные?

А) по количеству подписавших его лиц;

Б) по количеству рассмотренных в нем вопросов;

В) по количеству его копии;

Г) по количеству разделов.
14. Документ в организации регистрируется:

А) 1 раз;

Б) 2 раза;

В) 3 раза.

Г) не регистрируется.
15. Какой из документов информирует руководителя о сложившейся ситуации, имевшей место, явлений или факте, о выполненной работе и содержит выводы и предложения по данному вопросу?

А) доклад-убеждение;

Б) объяснительная записка;

В) письмо-ответ.

Г) докладная записка.
16. В каком виде письма чаще всего пишут отказ?

А) письмо-просьба;

Б) письмо-ответ;

В) письмо-подтверждение;

Г) сопроводительное письмо.
17. Документ, содержащий в себе свод правил, регистрирующих деятельность организации, учреждения, граждан их взаимосвязь с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности называется:

А) устав предприятия;

Б) трудовой договор;

В) должностная инструкция;

Г) положение о персонале.
18. Кем утверждаются общие уставы?

А) народом;

Б) высшим органом государственной власти;

В) съездами;

Г) генеральным директором.
19. Что включает в себя ІІ раздел устава?

А) органы управления и контроля;

Б) предмет и цели деятельности, правапредприятия;

В) уставной фонд;

Г) права о обязанности.
20. Фиксация фактов создания и поступления документа путем проставления на нем индекса называется:

А) учет документов;

Б) регистрация документов;

В) номенклатура дел;

Г) хранение документов.

КЛЮЧИ

1 Қазақстан Республикасының Тіл туралы, Қазақстан Республикасының негізгі заң актілері. Астана: Елорда, 2002. – 180 б.

2 Делопроизводство в Республике Казахстан. /Сост. Скала В.И., Скала Б.А., Скала Н.В. – Алматы: «LEM», 2001. – 216 б. 3-издание

3 Ерғазиева Н., Сүлейменова Б. Іс қағаздарының орысша-қазақша сөздігі. – Алматы, 1992. – 86 б.

1 Делопроизводство в Республике Казахстан. / Сост. Скала В.И., Скала Б.А., Скала Н.В. – Алматы: «LEM», 2001. – 216 б. 1,2-издание

2 Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған Мемлекеттік бағдарламасы. – Алматы, 2001. – 42 б.

Мазмұны
1 Қазақстан Республикасының Тіл туралы заңы.....................3

2 Закон о языках в Республике Казахстан.............................. 5

3 Ақпараттық – анықтамалық құжаттар..................................8

4 Информационно-справочные документы............................12

5 Хат үлгілері..............................................................................17

6 Тест...........................................................................................19