Методические рекомендации по подготовке документов структурных подразделений

Государственный архив Восточно-

Казахстанской области

Методические рекомендации по подготовке

документов структурных подразделений

учреждений, организаций, предприятий для

Значение документов, откладывающихся в деятельности организаций неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственного архива организации. Другие документы (например, приказы, отчеты) длительное время остаются носителями хотя и ретроспективной информации, но сохраняют научное, историческое, социальное, политическое значение. Из таких документов формируется Национальный архивный фонд Республики Казахстан, и они хранятся в государственных архивах.

Правовая основа хранения документов разработана в декабре 1998г. принятием Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». В соответствие со статьей 13 п. 1 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» «документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы. Подготовка и передача их производится за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в государственные архивы».

В декабре 2000г. приказом Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан утверждена «Инструкция о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц». Срок ведомственного хранения документов в ведомственных архивах организаций образованных в деятельности государственных юридических лиц областного подчинения-10лет, образованных в деятельности государственных юридических лиц городского и районного подчинения-5 лет.

При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве особую роль играют сроки хранения документов, которые зачастую являются важнейшим критерием отбора документов на хранение и уничтожение. Нормативным документом, определяющим сроки хранения документов, являются перечни. Они делятся на два основных вида- типовые и ведомственные. Сроки хранения документов, создаваемые при документировании однотипных управленческих действий, разнородными организациями и учреждениями включены в Типовой перечень. Сроки хранения документов, отражающие специфические функции организации, определяются ведомственными перечнями.
Организация экспертизы ценности документов.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения общества, науки, а также отдельных граждан необходимой информацией.

Первая задача экспертизы- определить документы, имеющих научную ценность, имеющих справочное значение.

Вторая задача экспертизы- определить сроки хранения документов. В этом случае документы распределяются на группы: постоянного, временного и кратковременного хранения ( условно).

Третья задача экспертизы- установить степень сохранности документов и в случае частичной их утраты, обеспечить полноту состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов.

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение

Экспертиза ценности документов состоит из трех этапов.

На первом этапе: отбор документов на длительное (постоянное) хранение начинается еще на стадии делопроизводства при составлении номенклатур дел, при формировании дел.

На втором этапе экспертиза ценности проводится при подготовке и сдаче дел в ведомственный архив.

На третьем этапе экспертиза ценности проводится при подготовке и передаче дел постоянного хранения на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется в организациях специальными постоянно-действующими экспертными комиссиями (ЭК), которые являются первой ступенью отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разработанного на основании соответствующего Типового положения, утвержденного Комитетом по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан.

На всех этапах проведения экспертизы ценности к работе с документами должна подключаться ЭК.

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем передаются в ведомственный архив.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел, составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней, с полистным просмотром дел постоянного хранения и с отметкой «ЭПК», «ЭК».

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов.

Принцип историзма позволяет рассматривать каждый документ, как продукт определенной эпохи и оценивать его с позиции не только сегодняшнего дня, но и будущего.

В соответствие с принципом всесторонности содержание документа следует рассматривать в различных аспектах, учитывать все факторы, влияющие на его значение.

Наиболее широко применяемый принцип комплексной оценки предполагает оценивать документы не в отрыве друг от друга, а в совокупности с другими документами.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Основными критериями являются: значение содержания документов, происхождения (значение фондообразователя), внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: значение учреждения или лица в жизни общества; значимость события (предмета) отраженного в документах, время и место образования документов. Чем больший удельный вес учреждение имеет в системе общественного и государственного устройства, тем большую ценность представляет его документальные материалы.

К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документе информации, ее повторения в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. Ценность содержания будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета и т.д.)

При этом следует предусмотреть, сохранит ли документ значение исторического источника в будущем.

При изучении содержания к каждому документу следует подходить как к источнику информации, с одной стороны, с другой учитывать организацию в деятельности которых они образовались. Документ может не иметь значение, например, для изучения определенной отрасли хозяйства, но представлять интерес с точки зрения истории фондообразователя.

В современных организациях наибольшую ценность имеют документы, информация которых отражает основную деятельность организации в целом, а также его структурных подразделений. Для данной организации это основные документы ( приказы, планы, отчеты) Другая группа документов носит вспомогательный характер ( это документы оперативной, бухгалтерской отчетности, по бытовым и административно-хозяйственным вопросам. Самостоятельную группу образуют документы по личному составу.

К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность, наличие резолюций, виз, помет на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, языковые, физическое состояние документов и др.

а) подлинность и копийность документов. Подлинником или оригиналом документа называется первое в окончательной редакции воспроизведение документа, удостоверенное лицом, его написавшим или составившим, или тем лицом от имени которого исходит данный документ. Копией обычно называется повторное точное воспроизведение оригинала. В составе архивных фондов на постоянное хранение оставляются подлинники документов, копии при наличии подлинников могут быть уничтожены. При отсутствии в фонде подлинников копии как документы, воспроизводящие утраченные оригиналы должны быть оставлены на постоянное хранение. Если в тексте подлинника и копий имеются расхождение, то на постоянное хранение оставляются и копии. Авторизованные копии приобретают силу подлинников и также хранятся постоянно.

б) дублетность документов. Дублетными документами называют размноженные документы, т.е. несколько экземпляров одного и того же документа-оригинала или копии. В составе архивных фондов и комплексов фондов встречается большое количество дублетных документов. В большинстве случаев дублетными документами бывают приказы, инструкции, протоколы, планы, отчеты. При экспертизе ценности дублетных документов, как правило, оставляют на постоянное хранение один экземпляр, для документов особого значения - два, остальные уничтожают. Кроме того, необходимо решить и другой вопрос: в каких структурных частях нужно оставить дублетные документы на хранение, а в каких –их можно уничтожить. Документы в создавшей их структурной части оставляются на хранение в подлинниках, а в тех структурных частях, куда они в копиях присылаются для сведения, - уничтожаются. Дублетные документы, если они присланы не только для сведения, а имеют прямое отношение к осуществлению учреждением его целевого назначения, то их следует оставлять на постоянное хранение.

в) поглощенность содержания документов. Документы, содержание которых покрывается составленными на их основании сводными документами, носят название поглощенных. Поглощенными документами чаще всего бывают документы планово-отчетного характера, статистические документы, а также справки, сведения за относительно короткие сроки, основное содержание которых поглощается сводными документами за более длительный отрезок времени. Поглощенные документы при наличии сводных документов могут быть выделены к уничтожению. При наличии годовых отчетов, как правило уничтожаются квартальные, месячные. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные и уничтожаются только месячные.

Экспертизу ценности документов необходимо начинать с изучения истории, состава и содержания документов. При экспертизе должен проводиться полистный просмотр каждого дела. Определение ценности документов по заголовкам на обложках дел не допускается, т.к. заголовок часто не соответствует физическому содержанию дел.

При проведении экспертизы ценности документов учитывается характер повторения их информации в других документах.

При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с отметкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка ЭПК означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному или Типовому перечню. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно проводится и отбор документов и временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за тот же период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ЭПК управлением архивами Восточно-Казахстанской области.

Документы постоянного и временного сроков хранения, законченные делопроизводством, передаются в ведомственный архив по графику.

Оформление документов проводит работник отдела ответственный за делопроизводство в отделе. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

• 
  перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь;
  
• 
  нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;
  
• 
  составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
  
• 
  подшивка дела в твердую обложку на 4 прокола суровыми прочными нитками;
  
• 
  внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
  

Прежде чем дела постоянного хранения будут подшиты, нужно проверить правильность формирования в них документов. Документы по каждому вопросу формируются в следующем порядке:

-документ, на основании которого возник вопрос;

-документ, которым решен вопрос;

-заключения, справки и другие документы в хронологическом порядке.

Планы, отчеты, штатные расписания, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены.

В каждое дело формируется не более 250 листов документов. Если документов в деле больше, то оно делится на тома.

При подшивке в начале и в конце дела прикладываются чистые листы бумаги. Подшивка дел выполняется так, чтобы текст документов был свободно читаем. Металлические скрепки, булавки во избежание порчи документов из дел удаляются.

Документы в делах нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу листа. Нестандартные листы, сложенные в деле вдвое, при нумерации разворачиваются для того, чтобы номер листа был проставлен в правом верхнем углу лицевой стороны документа. Лист, пришитый за середину нумеруется как два листа. На последнем листе оформляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается сотрудником, ее составившим, разборчиво, с указанием должности и даты составления.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации и ее непосредственная подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Полное название организации пишут на обложке дела, отступив 10 мм от края сверху в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена. Ниже указывают местонахождение организации. Ниже пишется заголовок дела. Под заголовком внизу, ближе к правому краю обложки, проставляются крайние даты начала и окончания дела. В самом низу обложки проставляется количество листов, находящихся в деле.

В нижнем левом и верхнем углу проставляются фондовые штампы, где указываются номера: фонда (в госархиве), описи, дела, причем в верхнем углу штамп ставится в перевернутом виде, т.к. в современных условиях в госархиве документы хранятся в горизонтальном положении в коробках. Такое расположение шифров на делах облегчает поиск документов.

Заголовок дела переносится из номенклатуры лишь в том случае, если он полностью отражает состав документов дела. Зачастую заголовок дела составляется заново. Сначала в заголовке указывается вид документа ( протоколы, отчеты, акты, план и т.д.), затем указывается автор или корреспондент ( если это переписка) и далее раскрывается содержание документов дела.

На обложках дел с распорядительными документами (постановления, решения, приказы), справочных, информационных (протоколы совещаний, переписка, справки, информации, акты) выносятся крайние даты. Крайними датами дела являются даты, составленные с самого раннего и самого позднего документа в деле. Крайние даты проставляются следующим образом: число и год арабскими цифрами, название месяца прописью.

Например: 3 января 1997г.

29 декабря 1997г.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью НСА архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Подшитые и описанные на обложках дела перед включением в опись систематизируются. Дела постоянного хранения раскладываются по годам, внутри года - по структурным подразделениям, по номинальному принципу внутри структурного подразделения. Систематизация дел описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре дел.

Описи составляются как на дела постоянного (4 экземпляра), так и временного сроков хранения (2 экземпляра).

Дела временного срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле.

Налоговый комитет по Восточно-

Казахстанской области

Министерства государственных доходов

Республики Казахстан

Г.Усть-Каменогорск

Восточно-Казахстанской области
Общий отдел

УВР-11-03-01

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3 ЯНВАРЯ 2000г.

29 ДЕКАБРЯ 2000г.

На 150 листах

ОПИСЬ №

ДЕЛО №