Задача 5. Совершенствование организационной структуры федерального университета и повышение эффективности управления

В июле 2013 года Казанский федеральный университет стал победителем открытого конкурса на предоставление государственной поддержки ведущим университетам Российской Федерации в целях повышения их конкурентоспособности среди ведущих мировых научно-образовательных центров. Для участия в проекте «5-100» университетом была разработана Программа повышения конкурентоспособности КФУ, представляющая стратегию вуза по улучшению позиций в мировых рейтингах. 25 октября 2013 года КФУ защитил на международном экспертном совете при Минобрнауки России План мероприятий по реализации Программы повышения конкурентоспособности («дорожную карту»). Размер субсидии на реализацию мероприятий, заявленных в Программе, составил в 2013 году 592,4 млн рублей.

Реализация мероприятий «дорожной карты» КФУ осуществляется в условиях одновременного действия Программы развития, что позволяет использовать опыт строительства федерального университета в виде автономного учреждения во главе с ректором, назначенным распоряжением Правительства Российской Федерации.

Координация деятельности по оперативному управлению изменениями осуществляется Дирекцией Программы повышения конкурентоспособности (в лице менеджера проекта) и Центром перспективного развития КФУ (в лице администратора проекта), имеющими опыт управления реализацией Программы развития КФУ.

К концу 2013 года в соответствии с «дорожной картой» была сформирована схема управления проектом и утверждена соответствующая внутренняя нормативная база.

В этой связи, одно из очевидных преимуществ такой трансформации функционала организационной структуры заключается в возможности получения в рамках, так называемого «Проектного офиса», координирующего реализацию обеих перечисленных программ, синергетического эффекта за счет взаимного дополнения механизмов и направлений финансирования мероприятий Программы развития и Программы повышения конкурентоспособности.

В системе управления КФУ в 2013 году в рамках реализации мероприятий стратегической инициативы «Совершенствование системы управления вузом» начата реализация мероприятий:

– «Проведение стажировок менеджмента университета, руководителей проектов в ведущих университетах, научных организациях и компаниях»;

– «Привлечение на конкурсной основе на должности руководителей служб и подразделений КФУ специалистов, имеющих опыт работы в ведущих иностранных и российских университетах и научных организациях»;

– «Выявление активных компетентных членов научно-образовательного сообщества, имеющих опыт работы в ведущих университетах, и рекомендация их для зачисления в кадровый резерв КФУ»;

– разработано Положение и создан Международный научный совет КФУ, состоящий из 13 видных ученых и исследователей мирового уровня (в том числе

– созданы специализированные функциональные службы – маркетинговый центр, служба адаптации иностранцев, подразделение по формированию целевого имиджа вуза, служба поддержки публикационной активности, служба взаимодействия с работодателями и др.;

– инициирован процесс заключения «эффективных» контрактов с менеджерами центральных служб и руководством институтов и факультетов. Также внедрена система «эффективных» контрактов по отношению к ППС и завершаются процедуры согласования перечня KPI и формирования «эффективных» контрактов с работниками АУП КФУ.

Проведено организационное выделение 4 приоритетных направлений научно-образовательной деятельности, назначены их руководители. Внутри основных структурных подразделений созданы рабочие группы по реализации «дорожной карты», назначены координаторы.

– Положение об Учебно-методическом управлении;

– приложение к Положению об организации деятельности по оказанию дополнительных платных услуг в КФУ «Методические рекомендации по составлению калькуляции стоимости дополнительных образовательных услуг»;

– Положение об Учебно-методическом совете КФУ;

– Положение о вступительных испытаниях при поступлении на второй и последующие курсы для обучения по основным образовательным программам высшего профессионального образования.

Регламенты:

– Регламент о порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава в КФУ;

– Регламент о платных образовательных услугах по основным образовательным программам высшего и среднего профессионального образования в КФУ;

– Регламент проведения анкетирования обучающихся КФУ «Учебный процесс глазами студента»;

– Регламент проведения анкетирования профессорско-преподавательского состава КФУ «Учебный процесс глазами преподавателя»;

– Регламент анкетирования обучающихся КФУ «Преподаватель глазами студента»;

– Регламент проведения анкетирования профессорско-преподавательского состава КФУ «Уровень мотивации профессорско-преподавательского состава в профессиональной деятельности»;

– Регламент о порядке разработки и выпуска учебных и учебно-методических изданий в КФУ.

– Политика в области качества КФУ;

– Цели в области качества;

– Руководство по качеству;

– Документированная процедура СМК: внутренние аудиты;

– Документированная процедура СМК: управление документацией;

– Документированная процедура СМК: управление записями и данными по качеству;

– Документированная процедура СМК: управление несоответствиями;

– Документированная процедура СМК: корректирующие и предупреждающие действия;

– Отчет по самообследованию системы качества КФУ (доступ из локальной сети).

Кроме того, в рамках реализации «дорожной карты» сотрудниками Департамента внешних связей КФУ разработан ряд положений и регламентов, направленных на организацию различных аспектов международной деятельности КФУ:

1. Регламент приглашения и приема внешних специалистов для участия в научно-образовательной и иной деятельности федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» в рамках реализации Программы повышения конкурентоспособности КФУ.

2. Регламент конкурсного отбора научно-педагогических работников с опытом работы в научно-исследовательской и образовательной сферах в ведущих иностранных и российских университетах и научных организациях в целях реализации Программы повышения конкурентоспособности («дорожной карты») федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет.

3. Положение о порядке признания иностранного образования и (или) иностранной квалификации в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет».

4. Положение о службе адаптации иностранцев в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет».

5. Положение о конкурсе на получение грантов на обучение иностранных граждан в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» в рамках реализации Программы повышения конкурентоспособности КФУ.

6. Регламент организации официальных визитов в федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет».

7. Регламент заключения и исполнения соглашений о межвузовском сотрудничестве в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет».

С целью выявления проблемных зон организационной структуры управления, целесообразности централизации и децентрализации функций управления и оптимизации подразделений, направленных на совершенствование взаимодействия между различными структурными подразделениями университета, осуществляется выполнение научно-исследовательской работы «Формирование новой организационной структуры ФГАОУ ВПО «Казанский (Приволжский) федеральный университет», основными задачами которой являются:

– провести исследование системы управления в институтах и филиалах КФУ;

– смоделировать типовые бизнес-процессы укрупненного управленческого уровня для систем управления университетом и институтами (филиалами);

– разработать цели и задачи каждого отдела АУП в соответствии со стратегическими целями и задачами развития КФУ;

– определить ответственность, полномочия АУП в разрезе сотрудников, выделить зоны личной и коллективной ответственности;

– выявить сферы управленческой деятельности, требующей развития, и слабые стороны управления организацией, препятствующие полноценному ее развитию;

– разработать программу оптимизации системы управления организацией;

– снизить риски при проведении организационных изменений;

– сформировать позицию руководства университета по направлениям и методам оптимизации системы управления организацией;

– предупредить кризисные ситуации, обусловленные внутренней средой организации.

Развивается современное университетское телевидение «Медиа-центр «UNIVER», посредством которого создается база практики для обучающихся КФУ и популяризируются перспективные направления деятельности, предусмотренные Программой развития.

Продолжена работа по взаимодействию КФУ с выпускниками, в каждом институте созданы попечительские советы, непосредственно участвующие в обсуждении перспективных планов развития и деятельности подразделений.

Активную работу с выпускниками ведет созданная в 1998 г. общественная организация «Выпускники Казанского университета» (далее – Ассоциация).

Деятельность Ассоциации осуществляется также путем организации, объединения и последующей работы различных клубов по интересам: клуб комсомольского актива, клуб именных стипендиатов, клуб ветеранов интернациональной дружбы, клуб бойцов «Снежного десанта», клуб бойцов студенческих строительных отрядов, а также творческие коллективы (студентов, сотрудников и преподавателей КФУ) – клуб самодеятельной песни, татарский ансамбль танца «Каз канаты», вокальный ансамбль «Игрушка», хор «Воскресение» и др.

В том же 1998 году создан сайт Ассоциации. В настоящее время модуль «Анкета выпускника» (отметим, первая «социальная сеть») насчитывает более 4 500 человек и объединяет выпускников, проживающих в 61 стране мира. Филиалы Ассоциации расположены в 27 районах Республики Татарстан,
17 регионах России (г. Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Владивосток, Новосибирск, Воронеж, Ульяновск и др.), а также в странах ближнего и дальнего зарубежья (Казахстан, Киргизия, Украина, Куба и другие).

Члены Ассоциации оказывают помощь факультетам и институтам в подготовке и проведении юбилеев, фестивалей, конкурсов, сохранении лучших традиций студенчества Казанского университета.

Ассоциация совместно с подразделениями и службами КФУ организует встречи с выпускниками Казанского университета, которые добились значительных успехов в науке, политике, общественной деятельности, культуре и искусстве (С. Говорухин, Э. Трескин, О. Морозов и др.), тесно сотрудничает с профкомом и Музеем истории Казанского университета в работе со школьниками и студентами, а также ветеранами Великой Отечественной войны и тружениками тыла.

С реорганизацией Казанского государственного университета в Казанский федеральный университет появился новый интернет-портал. Сохранив старый сайт, Ассоциация активно развивает сайт выпускников на новом портале.

Отдельного внимания заслуживает уникальный проект «Место встречи – «Сковородка», который с 2001 года по настоящее время отслеживает все встречи выпускников всех факультетов и лет выпуска, размещает эту информацию на своем сайте. Фоторепортажи с места встречи позволяют выпускникам, не сумевшим приехать, увидеть это событие, проживая в другой стране мира, на другом континенте.
Мероприятие 5.2. Формирование эффективной системы управления
Внедрение эффективно действующей внутривузовской системы менеджмента качества в целях совершенствования организации учебного процесса, а также в связи с необходимостью разработки, апробации и международной сертификации началось с приказа ректора КФУ от 18.11.2011
№ 01-06/580 о создании в структуре Учебно-методического управления Казанского федерального университета отдела управления и контроля качества образования (далее – ОУККО).

Система менеджмента качества университета разработана и внедрена для реализации Программы развития КФУ на 2010–2019 гг., осуществления политики руководства и реализации целей в области качества. В рамках структурированной университетской системы менеджмента качества образования с момента ее создания были прописаны все основные процедуры организации функционирования системы менеджмента качества КФУ, необходимые для международной сертификации, разработан ряд нормативных документов (7 регламентов и 5 положений), заново разработаны положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников в соответствии с новой методической инструкцией на эти виды документов.

Сотрудниками ОУККО создана нормативная база для внедрения важного инструмента функционирования системы менеджмента качества – регулярных внутренних аудитов. Так, разработан регламент проведения внутренних комплексных аудитов в подразделениях КФУ, документированная процедура СМК-ДП-8.1.2 «Внутренние аудиты», определен перечень сотрудников КФУ, входящих в группу внутренних аудиторов, создан график аудитов и перечень проверяемых объектов. Согласно требованиям внутриуниверситетской СМК аудиты подразделений должны проводиться не реже 1 раза в год. Результаты аудита должны сообщаться руководству университета и руководителю проверяемого структурного подразделения. Выявленные недостатки должны быть устранены в течение 1 месяца.

На сегодняшний день сотрудниками Учебно-методического управления проведен плановый аудит факультетов, институтов и подразделений согласно графику аудитов на 2013 год, в результате которого получена объективная оценка по состоянию учебно-методического и информационного обеспечения основных образовательных программ, научно-исследовательской и международной деятельности, материально-технической базы, учебно-методической документации. На данный момент внутренний аудит прошли примерно 1/3 всех подразделений КФУ, остальные подразделения подлежали проверке в период с 10 сентября 2013 г. по 28 января 2014 г. согласно утвержденному графику аудитов.

Внедрение системы управления качеством образования подразумевают регулярное проведение социологических исследований и опросов с целью выявления удовлетворенности потребителей высшего образования (работодателей), студентов и профессорско-преподавательского состава организацией научно-образовательного процесса в университете. В связи с этим были разработаны регламент проведения анкетирования «Учебный процесс глазами студента», регламент анкетирования обучающихся «Преподаватель глазами студента», регламент проведения анкетирования профессорско-преподавательского состава «Учебный процесс глазами преподавателя» и регламент проведения анкетирования профессорско-преподавательского состава «Уровень мотивации профессорско-преподавательского состава в профессиональной деятельности».

20 февраля 2013 г. Ассоциацией «Русский Регистр» был проведена сертификация действующей в КФУ системы менеджмента качества применительно к проектированию, разработке и реализации образовательных услуг в сфере образовательной и научной деятельности на соответствие стандарту ГОСТ ISO 9001-2011. Ассоциация по сертификации «Русский Регистр» – крупнейший, признанный в России и за рубежом российский независимый орган по сертификации систем менеджмента качества. Независимость, объективность и компетентность «Русского Регистра» подтверждена многочисленными национальными и зарубежными аккредитациями и положительным опытом 15-летней деятельности. Кроме того, аудиторы «Русского Регистра» имеют обширный опыт работы с вузами России, в частности они были приглашены для сертификации системы менеджмента качества в такой вуз-новатор в области менеджмента качества, как Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» им. В.И. Ульянова (Ленина).

Стандарт ГОСТ ISO 9001-2011 направлен на применение процессного подхода при разработке, внедрении и улучшении результативности системы менеджмента качества в целях повышения удовлетворенности потребителей путем выполнения их требований. Настоящий стандарт определяет способы осуществления управления многочисленных взаимосвязанных видов деятельности для успешного функционирования организаций, в том числе и в сфере высшего профессионального образования.

В рамках сертификации 23–26 апреля 2013 г. была проведена оценка результативности действия и выполнения основных принципов системы менеджмента в Институте фундаментальной медицины и биологии, Институте управления и территориального развития, Институте востоковедения и международных отношений, Институте экологии и географии, Химическом институте им. А.М. Бутлерова, на философском и юридическом факультетах, в Управлении кадров, Учебно-методическом управлении и других структурных подразделениях КФУ.

Сертификация системы менеджмента качества дала Казанскому (Приволжскому) федеральному университету возможность обеспечить стабильное повышение конкурентоспособности образовательных программ на рынке образовательных услуг, в том числе на международном уровне, и сформировать эффективный механизм демонстрации гарантий качества образования и ответственности университета перед заинтересованными сторонами. После успешного прохождения процедуры университету выдается сертификат соответствия – официальный документ, подтверждающий, что система менеджмента соответствует требованиям, представленным в стандарте ГОСТ ISO 9001-2011.

16 апреля 2013 г. Казанский (Приволжский) федеральный университет и Ассоциация по сертификации «Русский Регистр» провели семинар «Система менеджмента социальной ответственности в вузах на основе международных стандартов ISO 26000 (рекомендации) и IQNET SR 10».

Семинар проводился в рамках общей подготовки Казанского федерального университета к процедуре сертификации системы менеджмента качества. Опытом разработки и внедрения системы менеджмента социальной ответственности поделились сотрудники ООО «Русский Регистр», Уральского федерального университета и Казанского государственного энергетического университета. От КФУ со стандартами ISO 26000 и IQNETSR 10 ознакомились и получили соответствующие сертификаты 14 сотрудников.

С 16 по 27 октября 2013 года сотрудники административных и учебных подразделений, административных служб, занимающихся обеспечением учебного процесса и поддержанием функционирования системы менеджмента качества университета, прошли программу повышения квалификации. Мероприятие реализовывалось в соответствии с Программой развития КФУ на 2010–2019 гг. Обучение проводилось федеральным государственным учреждением дополнительного профессионального образования «Академия стандартизации, метрологии и сертификации». Обучение по программе «Внутренний аудит систем менеджмента качества и основные положения стандартов ISO серии 9000» в объеме 72 часов прошли 36 сотрудников, по программе «Сертификация систем менеджмента качества. Заявители в эксперты» в объеме 108 часов – 2 сотрудника.

В рамках обучения слушатели курса познакомились с Европейскими моделями качества, стандартами серии ИСО 9000, отдельно были рассмотрены нормативные требования к системе менеджмента качества университета. 72 часа курса включали в себя не только лекционные, но и практические занятия: на примере ряда подразделений вуза слушатели изучили построение системы менеджмента качества на уровне директората института, деканата, кафедры, отдела аппарата управления университета, отработали навыки осуществления процедуры внутреннего аудита системы менеджмента качества.

На данный момент из представителей учебных и внеучебных подразделений сформирована группа внутренних аудиторов университета, основная задача которых – проведение перекрестных проверок – аудитов системы менеджмента качества в смежных подразделениях при максимальном соблюдении принципа независимости. Два сотрудника, прошедшие повышение квалификации по программе «Сертификация систем менеджмента качества. Заявители в эксперты», получили право проводить в составе независимых аккредитационных агентств аудиты систем менеджмента качества других вузов на предмет соответствия их утвержденным ГОСТам.

В рамках данного мероприятия ведется работа по повышению квалификации управленческого персонала КФУ. Доля управленческих работников, прошедших курсы повышения квалификации и программы переподготовки в 2013 году, в общей численности лиц этой категории сотрудников составила 25 % при запланированных 25 % (выполнение – 100 %).

Объем внебюджетных доходов вуза в отчетном периоде составил 2394 млн руб. при запланированных 1400 млн руб. на 2013 год (выполнение – 171 %).

Численность кадрового резерва составила 160 человек при запланированных 160 чел. (выполнение – 100 %).

Подводя итоги описанию основных результатов исполнения мероприятий Программы развития, следует заметить, что позиция КФУ в международном рейтинге университетов (рейтинг QS) за отчетный период исчислена уровне 601+¹⁹ при плановом значении 500–600.

Место КФУ в международном рейтинге университетов «Вебометрикс» было определено как 3236, при запланированном показателе 800, что объясняется изменением методики построения рейтинга.

В декабре отчетного года в рамках Международной конференции «Развивающиеся страны: в центре внимания университеты» представителями рейтингового агентства QS был презентован рейтинг университетов стран БРИКС 2013/2014. В соответствии с результатами ранжирования Казанский федеральный университет по агрегированному показателю занял 79 место. При этом, в разрезе отдельных составляющих, таких как, например, «Соотношение ППС к общему числу студентов» (Faculty Student Ratio) и «Академическая репутация» (Academic Reputation), КФУ позиционируется среди вузов БРИКС гораздо выше (43 и 62 места, соответственно).

Кроме того, в 2013 году международная информационная группа «Интерфакс» по результатам выигранного конкурса Министерства образования и науки Российской Федерации подготовила Рейтинг вузов стран СНГ, Грузии и Балтии-2013. По итогам расчетов в сводном рейтинге Казанский федеральный университет поделил общее 12 место с Томским политехническим университетом, МФТИ и Московским государственным медицинским университетом им.И.М.Сеченова. В разрезе отдельных составляющих рейтинговой оценки позиции КФУ в 2013 году на постсоветском научно-образовательном пространстве следующие:

- 10-ая рейтинговая позиция по академической оценке «Образовательная деятельность»;

- 13-ая рейтинговая позиция по академической оценке «Научно-исследовательская деятельность»;

- 3-я рейтинговая позиция по оценке работодателей.