Приказ №93 Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов в соответствии с Планом мероприятий по реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы

1. Утвердить прилагаемые Основные правила работы ведомственных архивов.

2. Направить Основные правила работы ведомственных архивов в установленном законодательством порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Казахстан.

3. Определить, что после государственной регистрации Основные правила работы ведомственных архивов имеют обязательную силу для ведомственных архивов государственных организаций, осуществляющих хранение управленческой документации.

4. Приказ вводится в действие после его государственной регистрации.

Председатель Комитета

Утверждены

1. Основные правила работы ведомственных архивов (далее - Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", Указом Президента Республики Казахстан от 16 марта 2001 года № 573 "О Государственной программе формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан на 2001-2003 годы", постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года № 1538 "Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан", постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 мая 2001 года № 674 "Об утверждении Плана мероприятий по реализации Государственной программы формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан", постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года № 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы" и постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 мая 2002 года № 578 "Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов".

2. Ведомственный архив организации создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. В составе ведомственного архива образуется электронный архив.

3. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о нем, определяющим задачи, функции, источники комплектования и состав принимаемых документов.

4. Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем организации по согласованию с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан или местным уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией.

5. Настоящие Правила применяются в работе ведомственных архивов, хранящих несекретную управленческую документацию.

6. Методическую и практическую помощь по внедрению настоящих Правил в практику работы ведомственных архивов и контроль за их выполнением осуществляют уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией Республики Казахстан, местные уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией (далее - уполномоченные органы), центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивы).

7. Руководитель организации и работники ведомственного архива, виновные в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

8. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Глава 2. Прием и обработка документов

9. Прием документов от структурных подразделений организации осуществляется в порядке, определенном приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33 "О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан" (государственный регистрационный № 2331).

10. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу другой организации - источника комплектования ведомственного архива принимаются по описям дел, документы временного (до 10 лет включительно) хранения - по номенклатуре дел за соответствующий период.

§2. Обработка документов

11. Обработка документов проводится ежегодно в соответствии с планом работы ведомственного архива. В ходе ее осуществляется экспертиза ценности документов, составляются и оформляются отдельные разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (далее - описи дел) и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

12. При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая обработка документов.

13. Обработка документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан проводится за счет сил и средств организации.

§3. Организация обработки документов

14. Для организации обработки документов и рассмотрения ее результатов в организации создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) или экспертная комиссия (далее - ЭК). Задачи, функции и порядок работы ЦЭК (ЭК) определяются Положением (приложение 1) о ней.

15. В процессе обработки используются типовой, отраслевой (ведомственный) перечень документов с указанием сроков их хранения, типовая (примерная) номенклатура дел и номенклатура дел организации за соответствующий период.

§4. Экспертиза ценности документов

16. Экспертиза ценности документов проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - Национального архивного фонда), подготовки их к передаче на постоянное хранение в государственный архив и определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда.

17. Экспертиза ценности документов осуществляется путем их полистного просмотра. Вторые экземпляры, черновики, неоформленные копии документов подлежат изъятию из дел.

§5. Требования к оформлению описей дел и актов о выделении

18. Описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются отдельно по каждому архивному фонду, в пределах которого им присваиваются самостоятельные порядковые номера.

19. При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.

20. Опись дел завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти). Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.

21. Описи дел, составленные в связи с реорганизацией (ликвидацией) организации, являются завершенными вне зависимости от общего количества включенных заголовков.

22. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.

23. Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указывается его заголовок, а в графе "Примечание" - отметка "Смотри дело №".

24. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу утверждаются руководителем организации и ЭПК соответствующего уполномоченного органа после одобрения ЦЭК (ЭК) организации.

25. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после одобрения ЦЭК (ЭК) организации.

26. Заголовки однородных документов и дел вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, под обобщенным наименованием.

27. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа после одобрения ЦЭК (ЭК) организации.

§6. Описи дел постоянного хранения и дел

28. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу в зависимости от видов носителей документов составляются по установленной форме (приложения 2 и 3).

29. К описям дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов и итоговая запись.

30. На титульном листе проставляются официальное наименование государственного архива, номер, название и изменения в названии архивного фонда; номер и название описи дел, крайние даты включенных заголовков дел, место и год составления описи.

31. В предисловии за период, охватывающий крайние даты включенных дел, излагаются сведения об образовании, реорганизации (ликвидации), задачах, функциях, структуре организации и изменениях в них со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые данные архивных документов; информационном содержании дел, особенностях их формирования и систематизации; физическом состоянии и месте хранения описанных дел.

32. В опись дел постоянного хранения включаются заголовки дел, отнесенных к составу Национального архивного фонда, в том числе личных дел руководителей организаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан, а также документов, имеющих в номенклатуре дел организации отметку "ЭПК".

33. Систематизация заголовков в описи дел постоянного хранения определяется хронологически-структурным и номинально-логическим классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения, внутри каждого года - в соответствии со структурой, установленной учредительными документами, внутри каждого структурного подразделения - в порядке их расположения в номенклатуре дел организации.

Для организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения, систематизация определяется хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) классификационным признаком: заголовки группируются по году заведения дела, внутри каждого года - по направлениям деятельности организации в порядке убывания их важности.

34. В опись дел по личному составу включаются заголовки приказов (распоряжений) руководителя организации по личному составу, списков работников, карточек по учету личного состава, личных дел, лицевых счетов работников, списков физических лиц и платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, индивидуальных трудовых договоров, невостребованных подлинных личных документов работников, актов о несчастных случаях на производстве и других дел, касающихся реализации прав и законных интересов граждан.

35. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года - по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних - в порядке убывания важности дел.

36. Карточки по учету личного состава и личные дела (при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года - в алфавитном порядке фамилий работников.

37. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются в 4-х экземплярах, три экземпляра передаются в государственный архив, один - остается в ведомственном архиве.

§7. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

38. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в зависимости от видов носителей документов по установленной форме (приложения 4 и 5).

39. На титульном листе описи дел не проставляется официальное наименование государственного архива.

40. К описи дел по усмотрению ведомственного архива могут составляться оглавление, предисловие и список сокращенных слов.

41. В опись включаются заголовки дел, имеющих длительное практическое значение для информационного обеспечения деятельности организации.

42. Систематизация заголовков дел в описи определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.

43. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 4-х экземплярах, один экземпляр передается в государственный архив, три - остаются в ведомственном архиве.

§8. Акт о выделении к уничтожению

44. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 6), составляется одновременно с описями дел.

45. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения.

46. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в 2 экземплярах, которые передаются в государственный и ведомственный архивы.

47. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей дел и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.

48. Порядок уничтожения документов с пометкой "Для служебного пользования" определяется приказом председателя Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов от 29 августа 2000 года № 8 "Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения" (регистрационный № 1248).

Глава 3. Организация временного хранения документов

§1. Архивохранилища и помещения

49. Ведомственному архиву предоставляется отдельное здание, специализированное (приспособленное) для хранения документов, или помещения в административном здании организации.

50. Ведомственный архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

51. Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

52. Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ.

53. Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

54. В архивохранилищах устанавливаются металлические двери, на окнах - металлические решетки.

§2. Средства хранения документов и их расстановка

55. Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами, вспомогательными - металлические шкафы и сейфы.

56. Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

57. Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами - 120; средствами хранения - 75; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения - 75; стеной и торцом средства хранения - 45; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.

58. Документы размещаются на полках средств хранения в стандартных архивных коробках, электронные носители - футлярах.

59. Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования хранятся в металлических коробках, имеют стандартные ракорды и наматываются в рулон фотослоем наружу.

60. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах.

61. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз.

62. В целях закрепления места расположения документов на каждое средство хранения составляется топографическая карточка (приложение 7). Ее номер соответствует номеру средства хранения.

§3. Режимы хранения документов

63. Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

64. В архивохранилищах допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол.

65. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

66. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

67. В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19°С, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных носителях - температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5°С, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях - температура +15 - +25°С, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

68. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха.

69. Температурно-влажностный режим контролируется измерением климатических параметров не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется ведомственным архивом.

70. Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем.

71. Архивохранилища содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, накопления пыли.

§4. Контроль за физико-химической сохранностью дел

72. Дела с выявленными физическими дефектами носителя или текста регистрируются в журнале учета их физического состояния, где фиксируются виды специальной обработки (реставрация, дезинфекция, дезинсекция, микрофильмирование, копирование, перевод в электронный формат, миграция) и указываются конкретные меры по улучшению физико-химического состояния.

73. Срочной передаче на специальную обработку в санитарно-эпидемиологическую службу подлежат дела, пораженные плесенью и насекомыми.

§5. Выдача дел из архивохранилищ

74. Выдача дел из архивохранилищ осуществляется для использования, проведения их специальной обработки и оформляется заказами с регистрацией в книге выдачи дел (приложение 8).

75. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий десяти дней для работника организации, одного месяца - другой организации.

76. Судебным и следственным органам, органам прокуратуры дела выдаются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.

77. При выдаче дела на его место помещается карта-заместитель с указанием номеров архивного фонда, описи, дела, фамилии пользователя, дат выдачи и возврата. После возвращения дела в архивохранилище карта-заместитель убирается.

78. При выдаче и возвращении дела в присутствии пользователя проверяются нумерация листов и состояние документов дела.

79. При обнаружении повреждений дела, отсутствия отдельных листов составляется акт, который передается руководителю организации для принятия мер в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

§6. Проверка наличия и состояния дел

80. Проверкой наличия и состояния дел в пределах архивного фонда устанавливается их фактическое количество и физико-химическое состояние, устраняются недостатки в учете, организуется розыск отсутствующих дел.

81. Проверка дел постоянного хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу - 10 лет, документов на электронных носителях - 3 года.

82. Внеочередная проверка проводится до и после перемещения дел в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива; реорганизации (ликвидации) организации.

83. При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел.

84. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы.

85. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки.

86. Розыск проводится в течение года после завершения проверки.

87. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета.

88. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии.

89. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт (приложение 9).

90. По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с проставлением записи "Проверена" и даты.

91. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и представления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.

§7. Выявление и учет особо ценных документов

92. Выявление и учет особо ценных документов в ведомственном архиве проводится по согласованию с государственным архивом. На выявленные особо ценные документы каждого архивного фонда составляется отдельная опись дел (приложение 10).

93. Особо ценные документы подлежат микрофильмированию с целью создания их страховых копий.

94. Совокупность страховых копий составляет страховой фонд, который хранится отдельно от подлинников особо ценных документов.

Одновременно со страховым фондом из позитивных микрофильмов, микрофиш и ксерокопии документов создается фонд пользования.

95. В электронном архиве создаются резервные и рабочие экземпляры документов.

§8. Фондирование документов

96. Документы в целях их систематизации подлежат фондированию (распределению по архивным фондам).

97. Систематизация документов в пределах архивного фонда определяется соответствующими описями и номенклатурами дел организации.

98. Классификационной и учетной единицей является единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.

99. За единицу хранения документов на электронных носителях принимается физически обособленный носитель с сопроводительной документацией.

§9. Архивные фонды

100. Архивные фонды подразделяется на следующие виды:

1) архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в результате ее деятельности;

2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более одноименных и однородных по возложенным задачам и выполняемым функциям организаций;

3) архивная коллекция, объединенная по одному или нескольким признакам.

101. Единый архивный фонд составляют документы организации до и после реорганизации; поменявшей государственную форму собственности на негосударственную с преобладающей в уставном капитале долей государственной собственности; временно прекратившей свою деятельность и восстановленной с теми же задачами и функциями.

102. Каждому архивному фонду присваивается по согласованию с государственным архивом название и номер.

103. Название архивного фонда организации соответствует официальным наименованиям организации и ее вышестоящего государственного органа.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного наименования организаций-фондообразователей и их вышестоящего государственного органа.

В названии архивной коллекции указывается классификационный признак (классификационные признаки) объединения документов.

§10. Требования к учету документов

104. Учет документов осуществляется отдельно по каждому архивохранилищу.

105. Учету подлежат все хранящиеся документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования.

106. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации.

107. Учетные документы оформляются по установленным формам и предназначены для фиксирования поступления, выбытия, количества, состава, состояния архивных документов в единицах учета.

108. Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

109. За единицу учета документов на электронных носителях принимается единица хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект и сопроводительная документация к ней.

§11. Состав учетных документов

110. В состав учетных документов входят книга учета поступления и выбытия документов (приложение 11), лист архивного фонда (приложение 12), описи дел, номенклатура дел организации, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 13), опись документов страхового фонда (приложение 14), паспорт ведомственного архива.

111. Форма и сроки предоставления паспорта ведомственного архива государственному архиву определяются приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (регистрационный № 1240).

112. Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении дел являются годовая опись дел структурного подразделения, номенклатура дел организации, соответствующая опись и номенклатура дел организации - источника комплектования ведомственного архива.

113. Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии документов являются акт приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив (приложения 15 и 16), акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 17), и акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 18).

114. Сведения о каждой единице учета документов на электронных носителях вводятся в базу данных с указанием ее информационного объема в мегабайтах (Мбайт).

115. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема документов на электронных носителях, произошедших в результате перезаписи на новые носители, вносятся в акт о миграции и перезаписи (приложение 19), в новую итоговую запись к описи дел и лист архивного фонда.

§12. Книга учета поступления и выбытия документов

116. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих, итоговых изменений в составе и объеме архивных фондов и является основой для составления листов архивных фондов, паспорта ведомственного архива.

117. Учет каждого поступления или выбытия документа ведется под самостоятельным порядковым номером.

118. Количество каждого поступления или выбытия документов на электронных носителях указывается дробью: в единицах учета/единицах хранения с указанием их информационного объема в Мбайтах.

§13. Лист архивного фонда

119. Лист составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении.

120. Листы нумеруются и хранятся в папках с клапанами в порядке возрастания номеров архивных фондов.

121. Завершенный в делопроизводстве ведомственного архива лист помещается в дело архивного фонда с указанием даты, должности и подписи работника, ответственного за учет.

§14. Описи дел

122. Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

123. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описи.

124. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись.

125. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе "Примечание" описи дел ставится отметка "Выбыла".

§15. Дело архивного фонда

126. Дело архивного фонда состоит из исторической справки; листов архивного фонда, завершенных в делопроизводстве; годовых описей дел структурных подразделений организации; описей дел организаций источников комплектования; актов передачи дел на постоянное хранение в государственный архив; актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; актов о неисправимых повреждениях дел; актов проверок наличия и состояния дел.

127. Документы об изменениях в составе и объеме архивного фонда включаются в дело с отметкой о внесении изменений в учетные документы.

128. Документы располагаются в хронологической последовательности, нумеруются, их заголовки вносятся во внутреннюю опись дела архивного фонда.

§16. Учетные базы данных

129. Учетные базы данных ведутся в автоматизированном режиме для подготовки статистических отчетов и аналитических таблиц.

130. Реквизиты учетных баз данных определяются основными показателями описания объекта учета (архивного фонда, единицы хранения, единицы учета).

131. Учетные базы данных ведутся на основе учетных документов.

132. Порядок создания и ведения учетных баз данных предусматривается в инструкции, утверждаемой руководителем организации.

§17. Система научно-справочного аппарата

133. Система научно-справочного аппарата создается для оперативного поиска документа, эффективного использования документной информации и подлежит постоянному пополнению и совершенствованию.

134. В систему научно-справочного аппарата входят картотеки, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам.

§18. Картотеки

135. В ведомственном архиве создаются картотеки по личному составу и истории организации.

136. Картотека по личному составу предназначается для поиска сведений о трудовом стаже, размере заработной платы и других данных работников организации.

137. Карточки картотеки по личному составу содержат информацию о фамилиях, именах, отчествах работников, поисковых данных архивных документов, в которых имеются сведения о них. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

138. Карточки картотеки по истории организации содержат информацию о ее создании, реорганизации (ликвидации) со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы, поисковые данные архивных документов и систематизируются в хронологическом порядке.

139. Ведомственный архив принимает на хранение справочные, тематические и другие картотеки, образованные в делопроизводстве организации, проводит необходимый комплекс работ по их усовершенствованию и подготовке к передаче в государственный архив.

§19. Обзор документов

140. Обзор документов представляет собой архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании актуальных и востребованных комплексов документов. Его видами являются обзор архивного фонда и тематический обзор.

141. В обзор архивного фонда включаются систематизированные сведения о его документах, в тематический - документах одного или нескольких архивных фондов по определенному вопросу.

142. Обзор состоит из предисловия, характеристики документов и справочного аппарата.

143. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории организации (организаций) и архивного фонда (архивных фондов), приводятся сведения о структуре обзора и составе его справочного аппарата.

144. Характеристика документов составляется в виде аннотаций об информационном содержании, авторах, хронологических рамках, видах и поисковых данных документов.

145. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие и список сокращенных слов. К тематическому обзору дополнительно составляется список архивных фондов.

§20. Историческая справка к архивному фонду

146. Историческая справка к архивному фонду составляется одновременно с описями дел в ходе обработки документов.

147. Историческая справка состоит из трех разделов: история организации (организаций), история архивного фонда и характеристика его документов.

148. В первый раздел включаются сведения о наименовании организации, ее вышестоящего органа, дате ее образования, возложенных задачах, функциях, структуре и дальнейших изменениях в них со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые данные архивных документов.

149. Для объединенного архивного фонда составляется история организаций-фондообразователей, архивной коллекции - история ее создания.

150. Во втором разделе содержатся сведения о количестве и крайних датах дел архивного фонда, особенностях их формирования, описания и систематизации, наличии документов, выходящих за хронологические границы описи дел, составе научно-справочного аппарата.

151. В третьем разделе приводятся обобщенная характеристика состава и содержания документов, сведения о видах носителей, степени физической сохранности и месте хранения документов.

152. Историческая справка подписывается составителем с указанием его должности, даты составления и дополняется после каждой обработки документов архивного фонда.

153. Историческая справка печатается в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный архив вместе с документами Национального архивного фонда, один - хранится в составе дела архивного фонда в ведомственном архиве.