Система организации и управления продажами в оптово-розничных компаниях

.1.2Организация и управление коммерческим отделом

Начинается организация и управление коммерческим отделом с подбора руководителя, определения его должности, постановки цели, принятия ответственности и полномочий.

Название должности - не формальность. За названием стоит суть: что должен делать сотрудник, за что отвечать, какие полномочия для этого нужно иметь, что с него можно и нужно спросить. Коммерческий департамента возглавляет обычно коммерческий директор. В зависимости от размеров и инфраструктуры компании аналогичная по функциям должность может называться директор по продажам, директор по продажам и маркетингу, начальник отдела продаж.

Должностная инструкция Коммерческого директора решает вопросы целей и задач должности, определяет системы подчиненности и взаимодействия в компании, критерии оценки работы и перечень основных функциональных задач.

Многие компании не имеют грамотно разработанной и утвержденной организационно-управленческой структуры. Ни компании в целом, ни ее важнейшей бизнес-структуры - коммерческого отдела. Они считают, что это формальность, бюрократия. Однако под видом борьбы с бюрократией автоматически открывается путь к анархии, беспорядку и неорганизованности.

Уникальность компаний не позволяет говорить о едином или общепринятом составе и группировке отделов и служб. Организационно-управленческая структура, приемлемая для крупной фирмы, может быть совершенно необоснованной для небольшой компании, где требуется совмещение функций и служб. На рисунке 1 показана возможная группировка отделов и служб в структуре коммерческого департамента, а также возможное разграничение сфер прямой подчиненности между генеральным директором и коммерческим директором.

Возможным, но спорным вариантом является такое построение организационно-управленческой структуры компании, при которой директор по маркетингу является прямым или функциональным руководит коммерческим директора.



Рисунок 2. Отдел продаж Организационно-управленческая структура

Отдел продаж

Отдел продаж является основным подразделением коммерческой фирмы. Этот тезис не умаляет роль других подразделений, особенно в современных условиях, когда коммерческий успех все больше зависит от результатов "командной" работы коллектива. На рисунке 2 показана организационно-управленческая структура отдела продаж условной компании. Анализ функциональных взаимосвязей отдела продаж подтверждают тезис о том, что отдел продаж - сердцевина всей компании.

Организация и управление коммерческим отделом - это прежде всего и в конечном итоге - люди и организация их работы.

Подбор кадров производится с учетом особенностей компании и специфики продвигаемого товара или оказываемой услуги. За этой фразой стоит огромный и важнейший для компании труд. Для успешного подбора необходимо учитывать не только уровень заработной платы, который компания может в настоящее время выплачивать сотруднику, и не только профессиональную квалификацию и психологические особенности кандидата, но и сложность товара, и особенность коллектива (уровень доброжелательности и т.п.), и харизму руководителя.

Для успешного поиска отделом персонала кандидатов, целесообразно тщательно продумать, сформулировать и утвердить у руководителя предприятия Заявку на кандидата, предусматривающую подробное описание требований руководителя подразделения к будущему сотруднику. В период формирования отдела продаж докладчик считает целесообразным объяснить и внедрить в сознание сотрудников концепцию "Управленческая пирамида", а также проводить лекцию-тренинг "Элементы профессионализма в работе исполнителей любого уровня". В результате удается заложить основу для дальнейшего формирования корпоративной культуры на фирме. Данные разделы достаточно подробно излагались в статье автора "Организация и управление продажами в оптово-розничных компаниях" (См.: "Управление продажами". - 2001. - № 4. - С. 21-32).

Важным элементом корпоративной культуры является также организация и проведение эффективных совещаний. Большую актуальность в современных компаниях уже получили девизы "Время - деньги" и "Мы все управленцы", а совещание - рабочий инструмент управленца. И в этом смысле эффективное совещание становится фактором экономии денег компании в буквальном смысле слова. Важнейшие атрибуты заранее продуманного и грамотно построенного совещания:

• 
  Название.
  
• 
  Цель - прописать просто и коротко.
  
• 
  Задачи - какие задачи требуется решить для достижения поставленной цели
  
• 
  Информационная таблица - список вопросов, планируемый результат их обсуждения, регламент.
  
• 
  Число, время и место проведения.
  
• 
  Список участников, приглашенных.
  
• 
  Слоган совещания: "Время - деньги. Уважайте деньги, свои и коллег. Говорите кратко, по существу, не перебивайте друг друга".
  

.1.3Методическое обеспечение продаж

Под методическим обеспечением продаж подразумевается разработка и внедрение рассматриваемых ниже алгоритмов работ и организационно-отчетных документов. Условно, в системе методического обеспечения продаж можно выделить три блока (см. таблицу 1).



Таблица 1

Система методического "вооружения" менеджеров

Менеджеры должны быть "вооружены" заранее разработанными документами и алгоритмами работ. Например, Должностная инструкция менеджера по продажам, Конкурентные преимущества компании и товара, разработка "Кто наши клиенты" (рынок, целевой рынок, критерии потенциальных клиентов), Программа работ нового менеджера на испытательный период, Условия аттестации и другие. Очевидно, что к этому же блоку относятся необходимые условия для работы сотрудников.

Система спроса с менеджеров = отчетность оперативная + отчетность по результатам работы

Перед тем, как спросить, необходимо четко поставить задачу. Это выражается, в частности, в скрупулезной разработке форм отчетных документов. Чтобы на выходе получить то, что хотели, нужно на входе четко определить параметры выхода. Лучший способ - таблица. Это обеспечит также сведение результатов по всей совокупности респондентов. После этого можно и спросить, и проверить исполнение.

Отчетность оперативная

Основная проблема - найти золотую середину в организации отчетности. Мало отчетов - плохо для контроля за работой. Много - плохо для самой работы. В своей практике автор использует два отчета данной категории: Отчет менеджера о работе за день и Рабочий лист менеджера по работе с клиентом.

Целесообразность использования первой формы определяется в каждом конкретном случае отдельно. Например, такой отчет может применяться только на период испытательного срока, или для новых менеджеров, или на определенный период времени, или постоянно.

Постоянное ведение второго документа оправдано многолетней практикой. Облегчается работа руководителя со своими менеджерами. Вместо слов о работе с тем или иным клиентом на стол руководителю кладется рабочий документ - лаконичная хронология контактов, из которого много становится сразу видно и понятно без слов. Естественно, возможна электронная форма ведения этого документа.

Отчетность по результатам работы

Примеры документов:

• 
  Профиль клиента - "формальное" воплощение принципа маркетинга взаимоотношений.
  
• 
  Клиентская база данных - основа грамотной работы с клиентами и необходимое условие всей аналитики по продажам.
  
• 
  База данных потенциальных клиентов. В зависимости от условий и возможностей компании БДПК можно создавать в структуре клиентской БД или как самостоятельную БД с самостоятельным алгоритмом организационных работ и отчетности по результатам.
  

Итоговые документы менеджеров:

• 
  Отчет по продажам за месяц.
  
• 
  Динамика продаж.
  
• 
  Неудовлетворенный спрос.
  
• 
  План продаж на месяц.
  

Методическое обеспечение работы отдела продаж

Это третий блок методического обеспечения продаж. Важнейшие алгоритмы и документы: план продаж отдела, организация и внедрение процесса бюджетирования. Экономический механизм продаж (оптимальные базовые цены, гибкая система скидок. Алгоритм пользования системой скидок и полномочия коммерсантов по уровням Иерархии. Система стимулирования оплаты труда коммерсантов). Документооборот, как собирательное понятие, складывающееся из входящих и исходящих документов подразделений компании. Итоговая отчетность по продажам - сводный, динамика, структура, товарный, сводный по региональному отделу, отчет по продажам в регионе, отчет по дебиторской задолженности и другие.

.1.4Маркетинговая поддержка и развитие продаж

Маркетинг - самое емкое и многогранное понятие современного бизнеса. Вряд ли возможно назвать хоть одну сферу деятельности современной компании, которая не является элементом маркетинга. Поэтому, в контексте рассматриваемой тематики сферу маркетинга считаю целесообразным приземлить до понятия "прикладного маркетинга". Ключевой вопрос прикладного маркетинга - что еще нужно сделать, чтобы продажи и их эффективность продолжали повышаться.

Среди основных маркетинговых направлений, востребованных проблемами продаж, можно выделить следующие:

1. 
   Маркетинговые исследования.
   
   1. 
      Целевого потребительского рынка.
      
   2. 
      Новых сегментов целевого рынка.
      
   3. 
      Новых региональных рынков.
      
   4. 
      Товара.
      
   5. 
      Конкурентов, производителей, поставщиков.
      
   6. 
      Новых методов продаж и работы с клиентами.
      
   7. 
      Обратной связи с клиентами.
      
   8. 
      Маркетинг новых товаров и направлений развития бизнеса.
      
2. 
   Рекламные кампании, специализированные выставки, презентации и другие способы продвижения товаров.
   
3. 
   Стратегическое планирование.
   
   1. 
      Разработка маркетинговой политики и стратегии развития компании.
      
   2. 
      Сбытовая политика - каналы распространения, ассортимент, цены, концепция региональных продаж.
      
   3. 
      Прогнозирование продаж.
      

жүктеу/скачать 0.81 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: