В ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ «ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ № 47» г. МАГНИТОГОРСКА
Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Согласно «Общероссийскому классификатору управленческой документации» существует следующие виды актов: приема-сдачи (материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда); испытаний (образцов, систем, технологий); выделения к уничтожению документов; о списании материальных ценностей; о нарушении установленных правил; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка; об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом; об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.
В ходе научно-исследовательской работы были проанализированы акты с точки зрения правильности их составления и оформления в Государственном учреждении начального профессионального образования «Профессиональное училище № 47» г. Магнитогорска.
В данной организации создаются такие виды актов, как акты ревизий, акты обследования противопожарной безопасности и акты обследования условий труда.
В «Профессиональном училище № 47» существуют формуляры-образцы актов, которые составлены в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти № 536 и ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно этим документам акт должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место издания и составления документа, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложений, подпись и гриф утверждения.
Несмотря на наличие формуляров-образцов, в училище № 47 конкретные акты (акт обследования условий труда от 24.11.2008, акт ревизии от 13.11.2007) имеют недочеты качественного и количественного характера. Ошибки качественного характера включают некорректное оформление даты, подписи, грифа утверждения и т.д. Ошибки количественного характера заключаются в отсутствии некоторых обязательных реквизитов документа (регистрационного номера, заголовка к тексту, даты и наименования организации). Если недочеты, связанные с некорректным оформлением реквизитов, не влияют на основные функции, которые призван выполнять управленческий документ, то ошибки, связанные с отсутствием необходимых реквизитов, лишают документ доказательной силы, влияют на оперативность документооборота, и как следствие, отражаются на управленческой деятельности организации в целом.
Основной причиной ошибок составления и оформления актов в профессиональном училище №47 является отсутствие основного нормативно-методического документа, обеспечивающего правильное документирование управленческой деятельности организации – Инструкции по делопроизводству. Для улучшения качества оформления документов данной организации необходимо разработать этот локальный управленческий акт, что позволит делопроизводителю организации правильно составлять не только акты, но и другие организационно-распорядительные документы.
И.В. Дубских
ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»,
факультет педагогического образования и сервисных технологий, 3 к.
Научный руководитель: доц. С.А. Анохина
ОШИБКИ В ВЫБОРЕ ГРАФИЧЕСКОЙ ФОРМЫ ИМЁН ЧИСЛИТЕЛЬНЫХ В ПРИКАЗАХ
Имя числительное – это сложная с точки зрения употребления часть речи с высокой степенью вероятности разного рода ошибок. В документах, в частности в приказах, числительные также зачастую употребляются неправильно. И самыми частыми являются ошибки, связаные с неправильным выбором графической формы числительного.
Существует 4 формы написания имён числительных в тексте документа: цифровая, словесная, словесно-цифровая, буквенно-цифровая.
Выбор формы написания числительного обусловлен требованиями нормативно-методических документов и языковой традицией.
Мы проанализировали 32 приказа. В результате выяснилось, что ошибки, связанные с выбором графической формы числительного, встречаются в четырнадцати документах (это составляет примерно 44 % от общего числа приказов).
Частота употребления числительных в различных реквизитах документа разная. Всегда встречаются имена числительные в следующих реквизитах приказа:
1) дата документа;
2) регистрационный номер документа;
3) текст;
4) отметка об исполнителе.
Имена числительные регулярно встречаются в следующих реквизитах приказа:
1) заголовок документа (в 16 % случаев);
2) наименование организации (в 16 % случаев);
3) подпись (в 16 % случаев).
Типичными являются ошибки в выборе цифровой формы вместо словесной. Например:
1. В приказе: «.... обучение личного состава с присвоением 1 группы по электробезопасности...». Рекомендуемый вариант оформления: «... обучение личного состава с присвоением первой группы по электробезопасности...».
2. В документе: «Объявить инженеру 1 категории замечания» Рекомендуемый вариант: «Объявить инженеру первой категории замечания». В качестве альтернативного допускается следующий вариант написания: «Объявить инженеру I категории замечания».
3. В тексте приказа: «... сдавать родительскую плату до 10 числа каждого месяца...». Корректный вариант оформления: «... сдавать родительскую плату до десятого числа каждого месяца...».
Наиболее распространённой ошибкой является неверное графическое оформление даты в различных реквизитах документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», дата может оформляться тремя способами: 1) цифровым (05.06.2003); 2) словесно-цифровым (05 июня 2003 г.); 3) цифровым в обратной последовательности (2003.06.05). Различные нарушения данного требования рассматриваются нами как ошибки. Например: 11.04.2007 г.; 3.12.2007; 16.09.07 г.; 21.03.08; 25.12.2008 года. Рекомендуемые варианты исправления: 11.04.2007; 03.12.2007; 16.09.2007; 21.03.2008; 25.12.2008 (или 25 декабря 2008 года).
Полученные нами в ходе исследования данные свидетельствуют о том, что при обучении будущих документоведов нормам употребления имён числительных особое внимание следует уделять отработке навыков выбора их графической формы.
И.В. Дубских
ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»,
факультет педагогического образования и сервисных технологий, 3 к.
Научный руководитель: доц. А.К. Макарова
Достарыңызбен бөлісу: | 
