Грейсон Джексон К. младший, О'Делл Карла. " Американский менеджмент на пороге XXI века"

Несмотря на сугубо академическое звучание, этот термин на деле означает не что иное, как проведение социологичес­ких экспериментов в университетских городках. Цель рабо­ты - создать систему управления для более активного вовле­чения работников, повышения производительности, качест­ва и прибыли. Можно выделить две составные части такой социотехнической системы. Первая - техническая подсисте­ма - ориентирована на управление инвестициями и техноло­гией. Ее задача - обеспечить условия наиболее эффективного использования технологии, оборудования, причем решение проблемы эффективного использования является более важ­ным, чем выбор тех или иных типов оборудования. Техничес­кая система включает не только оборудование, но и процеду­ры организации производства, компоновки рабочих мест, рационального использования производственных площадей, обучение работников передовым навыкам, повышение их квалификации.

Социальная подсистема должна обеспечивать эффективную работу технической системы. Она создается в тесной взаимо­связи с технической системой и не передается в распоряжение отдела управления персоналом после установки оборудова­ния. Социальная подсистема должна включать подбор и прод­вижение кадров, обеспечение распределения ответственности в ходе принятия решений, эффективную систему оплаты и премирования, решение проблемы статуса.

В этой главе мы рассмотрим, каким образом такая социотехническая система действует и что она собой представляет.

Начнем с технической подсистемы, так как многие руково­дители начинают анализ работы всей компании именно с этой стороны.

Техническая подсистема

В технической подсистеме можно выделить шесть взаимо­связанных характеристик, которые можно трактовать по-раз­ному в ходе социотехнического конструирования.

1. Функциональное назначение и концептуальные установ­ки.

2. Организационная структура.

3. Конструирование рабочих мест и роль работников.

4. Планирование и использование площадей.

5. Профессиональная подготовка.

6. Использование финансовых средств и оборудования.

Функциональное назначение системы состоит в ответе на вопрос, что организация должна производить и поставлять на рынок для достижения успеха. Концептуальные установки объясняют, как человеческие, технические и финансовые ре­сурсы должны быть объединены в одно целое для достижения поставленных задач. Опыт обследования различных компаний говорит о том, что необходимо произвести анализ ситуации и понять, какие действия, как и зачем необходимо осущест­влять в первую очередь. Задача заключается в том, что нужно вовремя перейти от общих программных лозунгов к конк­ретным действиям, иначе положительных изменений добить­ся невозможно.

При таком построении аппарата управления функциональ­ные специалисты общаются преимущественно друг с другом, связи между отделами развиты весьма слабо, а барьеры меж­ду ними высоки, как стены Древнего Вавилона.

В таких условиях конструкторы "перебрасывают" свои разработки через высокую стену в производственные подраз­деления, те в свою очередь передают изделия в службу марке­тинга, которая объясняет покупателю, почему качество това­ра такое низкое, а цена, наоборот, высокая.

Социотехническое конструирование ориентировано на со­вершенно другие принципы. При таком подходе создается специальная группа (команда) специалистов, в которую вхо­дят представители всех функциональных служб. Ей предос­тавляются необходимые ресурсы, и она должна обеспечить выполнение конкретной задачи от начала до конца.

Формируется своего рода управленческий центр, который ориентирован на определенный вид деятельности, производ­ство товара или осуществление процесса. Этот центр несет полную ответственность за прибыли и убытки, хотя и дей­ствует в рамках более крупного структурного образования.

Такой подход помогает, стимулировать индивидуальную и групповую предприимчивость и устраняет большинство бюрократических преград. Создаются условия для объединения в рамках одного небольшого подразделения усилий самых раз­личных специалистов и направить их на достижение конкрет­ной цели.

Обычно противники такого подхода говорят, что главный недостаток таких "команд" состоит в дублировании усилий различных специалистов. Однако в современных условиях именно такой подход дает наибольший эффект.

Например, именно групповой принцип был использован фирмой "Форд" при разработке одного из самых популярных автомобилей последних лет - "Таурус". Другие компании также с успехом использовали такой подход для создания различных образцов популярных товаров.

Опыт ряда компаний показывает, что принцип формирования целевых команд позволяет сократить не только число уровней управления, но и число работников аппарата управления на 35%.

В традиционных многоуровневых структурах управляющие тратят усилия не на творческую работу, а на преодоление межведомственных барьеров и бюрократические процедуры.

Принцип узкой специализации каждого из работников за­меняется подходом, при котором группа рабочих универсаль­ной квалификации несет полную ответственность за опреде­ленный участок работы. Она отвечает за качество, экономию ресурсов, привлечение новых специалистов, подготовку пер­сонала - т.е. за весьма широкий набор видов деятельности.

Такой групповой подход получил в последние годы дово­льно широкое распространение в США, Так, проведенное в 1986 г. обследование 1600 компаний показало, что более 8% из них использовали различного типа самоуправленческие структуры. Многочисленные примеры свидетельствуют о том, что групповой подход к организации работ приносит значи­тельный экономический эффект и позволяет повысить произ­водительность от 60 до 600%.

Кроме того, создание самоуправляющихся целевых ко­манд позволяет резко упростить число отдельных операций, сделать систему производства и сборки более простой и эф­фективной. Число операций, выполняемых на отдельных спе­циализированных рабочих местах, сокращается с нескольких сотен до нескольких десятков.

Большинство случаев повышения эффективности работы в результате использования новых методов руководства от­мечаются в производственном секторе, потому что именно этот сектор испытывает наиболее сильное конкурентное дав­ление. Однако компании, действующие в сфере услуг, также не застрахованы от конкуренции. Мы уверены, что, ориенти­руясь на такие ведущие организации, как "Американ Транстех" и "Ферст Нейшнэл Банк оф Чикаго", продемонстриро­вавшие новые успешные подходы к интеграции усилии людей и технологий, другие аналогичные компании будут достаточ­но предусмотрительными и проведут необходимые реформы.

4. Планирование и использование площадей. Планирование рабочего пространства и рациональное размещение рабочих мест на этом пространстве необходимы потому, что в ходе совместной работы все члены группы должны находиться в постоянном контакте. Изменяется и схема движения деталей, которые перемещаются в большей степени по кругу, а не вдоль, как на традиционном сборочном конвейере,

Рациональное планирование рабочих мест и организации производства и сборки позволяет резко сократить время на транспортировку и сборочные операции. Например, на авиа­строительном заводе "Макдоннел Эйркрафт" в Сент-Луисе использование такого рода "операционных центров" позво­лило сократить время сборки определенных типов оборудова­ния более чем в 10 раз при использовании тех же самых инст­рументов. В интегрированных операционных системах люда и механизмы объединяются в одно целое, что дает возмож­ность резко повысить производительность труда.

Следует отметить, что на организационную структуру нап­рямую влияет уровень подготовки и компетентности работ­ников, Высококвалифицированные специалисты могут рабо­тать на своем участке более независимо и без постоянного контроля представителей вышестоящих уровней руководст­ва. Это позволяет резко сократить число уровней управле­ния в организационной структуре. Именно такой подход ис­пользуется японскими компаниями. Это позволяет им обес­печить высокий уровень эффективности при одновременном сокращении числа руководителей и контролеров.

6. Финансовые средства и технология. Американские компании пока не получают достаточно высокой отдачи от миллиардных инвестиций, которые были вложены в оборудова­ние и автоматизацию информационных процессов, потому что, несмотря на эти инвестиции, производительность служа­щих осталась фактически на уровне конца 60-х годов. Кроме того, наиболее заметный рост производительности в сфере производства достигается скорее за счет одноразовых сокра­щений затрат, уменьшения числа работников и изменений в организации труда, чем самих инвестиций.

Можно выделить пять причин такого положения.

Во-первых, как свидетельствуют данные соответствующих исследований, только 20% повышения производительности труда в США зависят от собственно финансовых затрат. По­этому эффективность инвестиций имеет гораздо большее зна­чение, чем их объем.

Наибольшую отдачу от инвестиций можно получить только в случае, если они направляются в уже эффективно действую­щую производственную систему. Если же организация произ­водства - на низком уровне, качество низкое, персонал не обладает достаточно высокой квалификацией и не несет от­ветственности за выполняемую работу, то даже самое совре­менное оборудование не обеспечит роста производительности и эффективности, т.е. не даст соответствующей отдачи.

Во-вторых, вкладывать средства в неэффективно дейст­вующую систему - это все равно, что бросать деньги на ве­тер. Например, одна из крупных страховых компаний затра­тила в 1980 г, около 2 млрд. долл. на покупку информаци­онно-вычислительного комплекса для совершенствования системы работы с клиентами. Однако установка этой системы без реорганизации всей системы управления компании не дала никаких результатов. Только после полной реорганизации и создания целевых групп работников удалось сократить пери­од ответа на жалобы клиентов с 27 дней до 2 и резко повы­сить качество обслуживания. К 1986 г. компании удалось увеличить объем операций на 50%, одновременно сократив число работников на 10% по сравнению с 1980 г. Этот пример подтвердил еще раз правило, что прежде чем автоматизиро­вать работу, нужно провести рационализацию операций внут­ри системы.

В-третьих, недостаточно высокая отдача на инвестиции и их незначительное влияние на производительность зачастую име­ют место потому, что эти инвестиции направляются на сокращение затрат на рабочую силу, хотя эти затраты составляют во многих отраслях уже менее 15%, Косвенные и материальные затраты, затраты на использование оборудования играют гораздо более значительную роль.

Примером правильного подхода к повышению производи­тельности являются гибкие производственные системы, раз­работанные японцами. Основная идея использования таких систем состоит не в том, чтобы автоматизировать все опера­ции подряд, а использовать автоматизированное оборудова­ние там, где это технически и экономически целесообразно.

В результате они работают гораздо эффективнее, чем аме­риканские системы, ориентированные на полную автомати­зацию.

Например, компания "Дженерал Моторс", вложив 600 млн. долл. в новый сборочный завод, попыталась реализовать сво­его рода технократическую мечту: создать "завод будущего", где 260 роботов под управлением ЭВМ должны были выпол­нять почти все операции. Однако мечта обернулась кошма­ром. Роботы все время ломались, системы работали совсем не так, как их запрограммировали. На этом предприятии произ­водилось 35 машин в час вместо 60 по плану.

Тем временем на американо-японском сборочном заводе компании "НУММИ", расположенном в Калифорнии, без эк­зотической автоматизации, а просто за счет создания рацио­нальной системы управления удалось добиться гораздо более высоких производственных результатов. В результате "Дже­нерал Моторс" уменьшила объем инвестиций в автоматизацию и переориентировала освободившиеся средства на создание рациональной социотехнической системы управления. Один из руководителей этой компании заметил, что на 33 млрд. долл., которые были затрачены на автоматизацию, за последние 6 лет можно было бы просто купить и "Тоету", и "Хонду".

В-четвертых, отдача на инвестиции в оборудование недоста­точна потому, что современные станки настолько сложны, что использовать их должным образом могут только люди, досконально в них разбирающиеся. Работник недостаточно высокой квалификации попросту не знает, что с ним делать в случае малейшей неполадки.

В-пятых, часто сложное и гибкое оборудование использу­ется в США не по назначению, а для производства крупных партий продукции. Например, по данным одного из обследо­ваний, в Японии каждая гибкая производственная система производит 93 различные детали, а в США - только 10.

Рассмотрение этих пяти причин недостаточно высокой отда­чи инвестиций американских компаний позволяет сделать вывод о том, что новые технологии действуют настолько эф­фективно, насколько вся социотехническая система готова обеспечить эту эффективность.

Социальная система

Когда мы говорим, о "социальной системе", мы не имеем в виду организацию пивных вечеринок по пятницам (хотя они тоже не исключаются). Компании, конечно, не будут перестраивать свою социальную систему просто для того, что­бы "сделать жизнь своих работников приятнее". Их социальная система создается таким образом, чтобы она соответство­вала потребностям технической системы, так как техническая система должна обеспечивать наилучшее использование человеческих способностей. Социальная система имеет три ключевых компонента.

1. Выбор и продвижение. В организациях, где людей и тех­нику оценивают по заслугам, часто один работник может отбираться из сотен претендентов. Существует два главных критерия отбора и продвижения работников в организациях социотехнического типа: 1) высокая техническая квалифика­ция и способность к обучению и 2) опыт общения и готов­ность к сотрудничеству, который должен позволить работать эффективно в условиях самоуправляющихся коллективов.

Продвижение по службе также основано на том, какой ин­дивидуальный и групповой вклад вносит каждый работник и группа в целом в достижение поставленных целей и насколько его поведение соответствует принятой всеми модели.

Вследствие необходимости крупных инвестиций в обучение и переподготовку каждого работника социотехнические организации нового типа ориентируются на максимальное сокращение текучести кадров.

2. Принятие решений и решение проблем. В организациях нового типа оплата труда организуется на конкурсной основе для того, чтобы заинтересовать в конкретной работе наибо­лее достойных кандидатов. Работник может рассчитывать на получение более высокой зарплаты, в случае если он овладеет несколькими смежными специальностями. При такой системе зарплата каждого члена рабочей группы напрямую зависит от уровня его квалификации и числа освоенных специальностей. Зарплата продолжает возрастать с увеличением количест­ва новых специальностей, освоенных работником, и ростом квалификации в их выполнении.

Для устранения искусственных барьеров между работни­ками с повременной и стабильной оплатой многие компании переводят работников на оплату по базовой ставке.

3. Символы статуса. Групповой подход к организации ра­боты, создание условий для тесного взаимодействия различ­ных групп способствуют ликвидации барьеров между различ­ными категориями персонала. В организации формируется благоприятный психологический климат, ориентирующий на сотрудничество, а не на иерархическое подчинение одних ра­ботников другим.

Все эти три компонента социальной подсистемы обеспечи­вают гораздо более благоприятные условия для эффективной работы, чем просто создание "кружков качества" и улучшение систем коммуникаций. Все эти методы использования "человеческого фактора" для повышения производительнос­ти и эффективности часто не воспринимаются американскими компаниями, ориентированными на использование традицион­ных методов управления и организации производства.

Препятствия на пути социотехнического конструирования

Мы думаем, что описанный выше социотехнический под­ход к управлению является более рациональным и работает эффективнее традиционных систем. Каждый, кто имел случай наблюдать работу производственной организации, использую­щей такие методы руководства, сразу мог заметить ее преи­мущество по сравнению с традиционными формами организа­ции.

Однако возникает резонный вопрос, почему же все не ис­пользуют такую эффективную систему, если ее преимущества настолько очевидны?

Ответ здесь состоит в том, что компания должна осознать необходимость перехода и быть готовой перейти на новые ме­тоды управления. В случае если такой готовности нет, может быть найдена тысяча причин, почему коренную реорганизацию проводить не следует. Очень важным моментом является го­товность не только руководства, но и рабочих отойти от уста­ревших традиций, проявить творческий подход и готовность идти на временные жертвы ради получения позитивных резу­льтатов в будущем.

Глава XII Перестройка организации

Руководители компаний всегда ищут организационные структуры, которые могут обеспечить решение двух задач. Первая - создать условия для производства и быстрой доста­вки высококачественной продукции и услуг при одновремен­ном повышении уровня эффективности работы. Вторая - обеспечить разработку, освоение и поставку на новый рынок новых видов изделий.

При создании таких структур руководители компаний дол­жны преодолеть три препятствия.

1. Функциональные барьеры, образующиеся вследствие традиционного распределения обязанностей.

2. Неприемлемые масштабы.

3. Чрезмерное количество работников функциональных служб и уровней управления.

Традиционные организационные структуры функциональ­ного типа имеют ряд положительных черт.

Действующие специалисты имеют высокую квалификацию.

Эти структуры - эффективный способ организации выполнения постоянно повторяющихся, рутинных задач, не требую­щих оперативного принятия решений.

Эти структуры легко управляются.

В то же время структуры функционального типа имеют и большое число недостатков. Прежде всего это - затруднен­ные коммуникации между функциональными отделами, медленный процесс принятия решений, иерархическая струк­тура взаимоотношений, отсутствие взаимопонимания между представителями различных отделов, слабая кооперация.

Как представляется, недостатки традиционных линейно-функциональных структур, действующих в большинстве аме­риканских компаний, состоят в слишком слабых связях на горизонтальном уровне и чрезмерно развитой системе верти­кальных взаимодействий. В то же время ясно, что для повы­шения эффективности функционирования крупной организа­ции необходимо тесное взаимодействие как раз на горизон­тальном уровне. Многочисленные примеры из опыта амери­канских фирм свидетельствуют о том, что только при обеспе­чении самого тесного взаимодействия между представителя­ми различных подразделений удается решать сложные произ­водственные и сбытовые проблемы и противостоять напору конкурентов. Однако переход от традиционных структур к структурам нового типа требует перестройки системы организации труда всех категорий работников.

От конструирования рабочих мест к конструированию организации

Начиная с периода Промышленной революции, предприя­тия пытались организовать производственный процесс, разби­вая его на простейшие операции, которые выполнялись от­дельными работниками. Эти операции осуществлялись на кон­вейерных линиях, слабо связанных друг с другом, каждый работник отвечал только за свой узкий участок, производст­венный процесс был монотонными не стимулировал повыше­ния качества и производительности.

В 70-е годы сторонники метода "обогащения" содержания труда предпринимали усилия по ликвидации монотонного характера труда путем увеличения самостоятельности, стиму­лирования творческого подхода, уровня сознательности каж­дого работника при выполнении им производственных обя­занностей, Этот подход приносил иногда положительные ре­зультаты, работа становилась более интересной, но в целом данные мероприятия слабо влияли на повышение общей эф­фективности производства. Это происходило потому, что проблема повышения эффективности не может быть успешно решена на уровне рабочих мест. Вместо того, чтобы перестраи­вать мельчайшие ячейки организации - рабочие места, пред­ставляется необходимым обратить внимание на более круп­ные системы - потребителей и рынки - и сконцентрировать усилия на создании производственно-сбытовой структуры, которая могла бы в наилучшей степени удовлетворять требо­вания рынка.

Базовым структурным элементом такой системы должна стать не отдельная функция или вид деятельности, а межфун­кциональная команда или группа, которая должна отвечать за выполнение всего набора функций для удовлетворения запросов потребителей и требований рынка. Групповая орга­низационная структура создает все условия для того, чтобы работники чувствовали такое удовлетворение от работы, ка­кое им никогда не может дать традиционная система специа­лизации рабочих мест.

Например, на заводе компании "Гудир" в штате Оклахома в ходе реорганизации было создано 164 рабочие команды, в каждой из которых состояло от 5 до 27 человек. Эта коман­ды, называемые "бизнес-центрами", несли полную ответствен­ность за достижение поставленных перед ними целей, отвечали за повышение производительности, затраты, потери, все про­чие показатели. Их деятельность координировалась на уровне предприятия четырьмя группами управляющих. В результате реорганизации затраты на производство единицы продукции стали ниже, чем в Южной Корее.

Концепция групповой организации трупа в наибольшей сте­пени подходит для организации процесса сборки в условиях современного производства. Традиционный производствен­ный рабочий центр создает условия для перехода к так назы­ваемым "ячеистым" производственным центрам и изменению роли работников в производственном процессе.

Обычный рабочий центр основан на концепции функционального разделения обязанностей. При таком подходе раз­личные виды оборудования группируются в отдельных мес­тах, Детали, узлы и полуфабрикаты движутся от одного центра обработки или сборки к другому, превращаясь постепенно в готовое изделие. Каждый работник встречает одну деталь только один раз, а операции и конечный" продукт носят обезличенный характер. Эта схема не совсем подходит для орга­низации гибкого, постоянно перестраивающегося производства с низким уровнем запасов.

В отличие от этого так называемые производственные ячейки включают весь необходимый набор машин, оборудования и работников. Каждая такая ячейка становится ответ­ственной за часть производственного или сборочного процес­са, Конкретный продукт или деталь выходит из каждой такой ячейки в готовом виде. Это позволяет резко сократить время на перемещение полуфабрикатов и деталей от участка к участ­ку, обеспечивая условия для сокращения рабочего времени, позволяет лучше следить за уровнем качества.

Каждый работник, который трудится в такой многопрофильной ячейке, получает возможность овладеть различными профессиями и навыками. Он участвует в процессе производ­ства от начала до конца и может видеть результаты своего труда. Каждый член такой команды является более автономным и независимым, чем при других производственных схе­мах, он получает возможность полнее реализовать свои возможности,

Так как каждая такая автономная производственная ячей­ка может сама быстро и оперативно решать возникающие производственные проблемы, то для компании гораздо выгоднее иметь, например, шесть таких автономных центров, чем шесть традиционных цехов или отделов. Такой принцип организации работ становится более эффек­тивным, когда работники сами составляют графики производства, поставки материалов и доставки готовых изделий. Когда члены такой бригады получают возможность нести пол­ную ответственность за свой участок работы, включая конт­роль за качеством, подготовку персонала, то такая схема ор­ганизации приближается к модели социотехнической опера­ционной системы, описанной в гл. 11.

Аналогичные принципы организации деятельности можно использовать и на предприятиях, действующих в сфере услуг. В этом случае также создаются автономные группы, которые обеспечивают предоставление заказчику полного набора тре­буемых услуг.

Во многих профсоюзах, однако, такая схема организации работ встречает определенное сопротивление. Причина сопро­тивления в том, что при создании многоцелевых автономных производственных групп пересматривается действующая сис­тема классификации работ, становятся ненужными подроб­ные рабочие инструкции, которые в ряде случаев являются гарантией сохранения стабильной зарплаты,

В то же время представители профсоюзов и руководства компаний понимают, что традиционные формы организации труда должны уступить место новым, которые дадут возможность рабочим не только действовать более свободно, но и нести большую ответственность за результаты своего труда. Следующая важная проблема - это размеры предприятий.