Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов
Обработка 100 случайно выбранных писем в день. Я
жүктеу/скачать 2.53 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Обработка писем по отправителю.
- Чтение и выполнение действия.
- Выполнение запроса и удаление письма.
- Ненужные пункты в списке дел.
- Слишком много подписок на рассылки.
- Электронные доски объявлений, группы новостей и т.
- Коллеги, проходящие мимо.
- Торговые агенты и вербовщики.
Обработка 100 случайно выбранных писем в день. Я думал, что если я каждый день буду обрабатывать и удалять по сто старых писем, то за месяц я очищу свой почтовый ящик. Однако писем в нем становилось все больше! Я не смог поддерживать этот процесс в течение целого месяца. Кроме того, обработка ста писем может потребовать около часа. То есть для завершения проекта должно потребоваться 20-30 часов - больше, чем половина недели. Я могу провести это время с большей пользой.
Метод обработки писем по отправителю хотя и провалился, имел определенное преимущество перед методом обработки ста писем день. Он включал в себя расстановку приоритетов. Я мог выбирать самых важных для меня людей, а не просматривать письма случайных отправителей. И все же давайте посмотрим правде в глаза. Если у вас в почтовом ящике 1000 (или около того) писем, полагаю, вы должны признать, что на самом деле не обработаете их никогда. К сожалению, это так. По себе знаю, что признать это очень трудно. Но однажды я взглянул на самые старые письма из этой огромной кучи и осознал, что некоторым из них больше пяти лет - это письма из другой эпохи. Если вы ответите на подобное письмо, человек подумает, что вы сошли с ума или что ваш ответ долго блуждал по Интернету. Некоторые отпускают шутки насчет путешествия во времени. Что могло произойти в худшем случае? Если бы письмо было действительно важным, вы получили бы еще одно на эту тему или у вас возникли бы какие-нибудь проблемы. Непомерные почтовые ящики заполнены письмами, которые, в сущности, мертвы. Итак, если вы никогда не обработаете эти письма, что мешает вам перенести их в архив и забыть о них? Без всех этих сообщений, съедающих память и другие ресурсы, ваш почтовый клиент будет быстрее работать. И запускаться он будет быстрее. Резюме
♦ Если вы задумали разгрести кучу писем, скопившихся на данный момент, я рекомендую вам сохранить ее где-нибудь и забыть о ней. Если бы какое-то из этих писем содержало действительно важную информацию, она дошла бы до вас иным путем. Электронная почта эфемерна. Чем старше письмо, тем меньшую ценность оно представляет. 11 Исключение непроизводительных затрат времени Эта глава поможет вам распознать причины непроизводительных затрат времени. В ней также предлагаются способы исключения этих затрат. Позвольте, я немного расскажу о себе. Я обожаю читать новости Usenet (NetNews). Я могу читать доски объявлений часами. До появления Всемирной паутины Usenet занимал большую часть времени, проведенного мной в Интернете. Если бы не было Usenet, я бы учился на одни пятерки. Чертов Usenet! В свою защиту скажу, что я был весьма прилежным читателем новостей. Я регулярно обновлял версии NewsReader в постоянной надежде получить ту, что позволила бы мне читать больше статей за меньшее время. Я даже проводил контрольные замеры. Вы не поверите, с какой скоростью я читал статьи. Серьезно - другие фанаты новостей смотрели на меня с завистью и спрашивали, как это мне удается.
Что такое непроизводительные затраты времени? Я определяю непроизводительные затраты времени как деятельность с низким соотношением полезного результата к затраченному времени. Всякая деятельность имеет какой-то полезный результат. Если вы пять часов подряд играли в компьютерную игру, то полезным результатом будет полученное вами удовольствие. Однако большую ценность для вас могут представлять другие полезные результаты. Например, если вы те же пять часов будете заниматься ремонтом в квартире, чтобы повысить качество своей жизни, полезный результат окажется более долговременным, чем уничтожение миллиона врагов, состоящих из разноцветных пикселей. Причины затрат времени на работе могут быть самыми разными: телефонные разговоры с чересчур болтливыми собеседниками; неэффективно организованные процессы; ожидание друзей-коллег, с которыми вы ходите обедать, чтобы наконец-то отправиться в столовую. Как избежать соблазнительных затрат времени Против некоторых видов непроизводительных затрат времени просто невозможно устоять. Здесь все сводится к правилу «знай меру». Короткая беседа у автомата с газировкой прервет монотонный рабочий день, позволяя вам вернуться на место с ощущением передышки. А вот о многочасовой беседе на тему, не связанную с работой, этого не скажешь. В том-то и проблема, что меру трудно соблюсти. Оскар Уайльд сказал: «Я могу устоять против чего угодно, кроме искушения». Трудно сказать себе «Я всего минутку поиграю в компьютерную игру» или «Я только просмотрю темы электронных писем и прочитаю лишь самые важные». Вскоре вы уже удаляете спам, отвечаете на запросы, а потом вы смотрите на часы, и оказывается, что прошло несколько часов! Как же быть? Я могу избежать соблазна, если установлю для себя правила и заклинания (см. главу 3) и затем найду способ претворять их в жизнь. Было бы неплохо, если бы наш мозг каждые пять минут задавал себе вопрос: «А какая польза от того, чем я сейчас занимаюсь?» Это помогло бы нам распознать, что мы втянулись в непроизводительную трату времени, и прервать это занятие. К сожалению, мы устроены иначе. Я обнаружил, что лучше установить для себя некоторые правила. Например: «Когда зазвонит будильник, я перестану играть в эту игру». У меня дома есть старый кухонный таймер с громким сигналом. Чтобы остановить его дребезжание, требуются обе руки (одна - чтобы придерживать таймер, другая - чтобы вернуть стрелку на ноль). Я не могу просто хлопнуть по кнопке и вернуться к игре. (А еще я в восторге от этого парадокса: окружить себя высокими технологиями, но пользоваться допотопным таймером!) На работе я выглядел бы глупо, постоянно выключая механический таймер, да и коллег беспокоил бы его звон. Поэтому я пользуюсь другими сигнализаторами, например iCal. Правило: устанавливайте таймер прежде, чем отвлечетесь «только на минутку». Вообще, я заметил, что работаю продуктивнее, когда дверь в мой кабинет закрыта (меньше прерываний и шума), тем не менее порой присутствие в моем кабинете коллеги облегчает борьбу с искушениями. Ничто так не облегчает борьбу с искушением, как правильное воспитание, устойчивая система ценностей и... свидетели. - Франклин Джонс Совместная работа с коллегой над одним проектом помогает оставаться сосредоточенным. Во-первых, если меня отрывают от работы, у меня есть отговорка: «Извините, сейчас я работаю с таким-то. Не могли бы вы заглянуть попозже?» Однако более важная причина заключается в том, что я даже и не думаю об искушениях. Например, я не могу при коллеге проверить другой мой почтовый ящик, предназначенный для личных писем. Распространенные причины непроизводительных затрат времени Вот некоторые распространенные причины непроизводительных затрат рабочего времени и советы по борьбе с ними.
рассылки. Это повторяющийся пункт в моем списке дел, назначенный на первой число каждого месяца. Я заметил за собой, что на протяжении месяца я подписываюсь на рассылки, которые кажутся мне интересными. Если бы я регулярно не отказывался от подписок, то в конце концов был бы подписан на все существующие рассылки. (Советы по организации работы с электронной почтой приведены в главе 10.)
Общение с коллегами Вопреки распространенному мнению технари - очень общительные люди. Разговоры возле автомата с газировкой имеют определенное положительное влияние на рабочий процесс, но всему есть предел. Однажды у меня был коллега, который любил разговаривать о политике и мог провести полдня, информируя о текущих событиях окружающих (которым он не давал и слова вставить). Пользы от участия в таких разговорах не было никакой, тем не менее они собирали немало людей. Я почти всегда был с ним не согласен и часто втягивался в дискуссию, потому что не хотел, чтобы его точка зрения оставалась неоп- ровергнутой. Думаю, что и другие сотрудники, не согласные с ним, испытывали желание бросить работу и вступить в дебаты. (р lak 1230 Увы, все эти разговоры были пустой тратой времени. Я даже не могу сказать, что они имели хоть какой-то положительный результат, потому что взгляды этого человека раздражали и отвлекали от работы. Я не мог положить этому конец, потому что не был его начальником, а никто из начальства, похоже, не считал происходящее большой проблемой. Но, по меньшей мере, я не должен был позволять себе втянуться в спор. В конце концов я научился распознавать ситуацию и либо переводить разговор на темы, связанные с работой, либо тихо уходить на рабочее место. Подумайте о времени, потраченном вами на разговоры с коллегами о фильме «Властелин колец»; о новой книжке комиксов, которую собираются экранизировать; о том, что лучше - Emacs или vi (либо, к примеру, Windows или Linux), или о чем вы еще там болтали. Имели эти споры хоть какую-то ценность? Конечно, если вы не особо загружены работой, от разговоров с коллегами есть определенная польза. А если эти беседы длятся больше часа? Думаю, многие даже не осознают, как много времени отнимает у них эта привычка. Задайтесь целью прохронометрировать следующий марафонский разговор о том, чем «Вавилон 5» лучше «Звездного пути». Вы будете удивлены, как трудно определить момент, когда вы включились в дискуссию. Вы будете не менее удивлены, осознав, сколько времени она продолжалась. Будьте бдительны в отношении подобных разговоров. Научитесь улавливать грань, после которой они из краткого обмена впечатлениями превращаются в непроизводительную трату времени, и возвращайтесь к работе. Непроизводительные совещания Нередко оказывается, что мы участвуем в нескольких совещаниях подряд. В этом нет ничего плохого, если они делу на пользу, но вам следует научиться отличать совещания, на которых время тратится впустую. Есть множество видов совещаний, но я предлагаю разбить их на два общих типа: статусные и рабочие. На статусных совещаниях люди просто отчитываются о том, как продвигается работа над их частью проекта. На рабочих решаются производственные вопросы. Если на статусном совещании вы попытаетесь решить конкретную проблему, это будет непроизводительной тратой времени для каждого из участников. Если вопрос не может быть решен быстро, выберите момент, когда смогут встретиться все заинтересованные стороны, и не отнимайте время у остальных. Я заметил, что самым удачным моментом для этого является время сразу после окончания текущего совещания. Люди, не связанные с проблемой, могут покинуть зал, а те, кто должен ее решить, уже присутствуют, и нет необходимости согласовывать их рабочие графики. Рассылая объявления о совещании, я всегда указываю, будет ли оно рабочим или статусным. Тогда люди знают, чего им следует ожидать, и находятся в соответствующем настроении. Кроме того, ведущему совещание будет легче пресечь посторонние разговоры, если они возникнут. Как участник, я отдаю себе отчет, обернется ли совещание непроизводительной тратой времени. Если я приду вовремя, это существенно повысит эффективность совещания. Подготовившись (прочитав материалы по теме совещания), я не буду тормозить ход встречи. Если же материалы должен представить я, то рассылка копий участникам за день до совещания позволит лучше подготовиться им (а это означает, Советы ведущим
что я должен быть готов еще на день раньше.) Я всегда отправляю напоминание о совещании за 24 часа до его начала. Это сокращает число опоздавших и тех, кто вовсе не явился, понизив тем самым эффективность совещания. Я научился во время совещаний воздерживаться от разговоров с соседями. Я понял, что мои остроумные комментарии, несмотря на их ценность для окружающих, уводят совещание в сторону. Итак, я приучил себя держать рот на замке. По мере распространения технологии WiFi оказалось, что мои замечания можно отправить на интернет-пейджер одному или двум друзьям. Это удовлетворяет мою потребность быть услышанным и не отвлекает других участников совещания. Если какое- то совещание является абсолютно пустой тратой времени, но не посетить его невозможно, я беру с собой ноутбук и работаю, одним ухом прислушиваясь к выступающим. Впрочем, чтобы соблюсти приличия, приходится садиться на самое незаметное место и заниматься этим, лишь когда на совещании очень много народу. Естественно, работа не единственное место, где мы впустую тратим время. Магазин видеопродукции: что выбрать Приходилось ли вам бродить по магазину видеопродукции, пытаясь вспомнить, что вы хотели взять напрокат? Случалось ли, что ваши друзья или коллеги упоминали хороший фильм, но именно в магазине его название вылетало у вас из головы? Такое бывает с каждым из нас. Есть решение. Ведите в своем органайзере список фильмов, о которых вы слышали похвальные отзывы. Если у вас портативный компьютер, создайте запись с названием «Видео». Если вы пользуетесь бумажным органайзером, выделите для этого списка особую страничку. Всякий раз, когда кто-то упомянет фильм, который вам захотелось посмотреть, заносите его в список. Теперь, когда вы придете в магазин, вы откроете органайзер и возьмете первый фильм в списке. У вас будет больше времени на просмотр фильмов, и вы будете меньше времени тратить на попытки вспомнить их названия. В качестве альтернативы могу предложить службу Netflix (http://net- flix.com), которая высылает DVD напрокат по почте. На указанном сайте вы можете создать список фильмов, которые вам хочется посмотреть. Когда вы возвращаете DVD, фирма немедленно высылает первый свободный DVD из этого списка. Если ваш коллега похвалит какой-нибудь фильм, вы заходите на сайт Netflix и добавляете этот фильм в свой список. Вы можете даже заносить в список фильмы, еще не выпущенные на DVD. Они постепенно поднимутся в начало списка, и вы получите их, как только они появятся. Это идеальный вариант для случая «подождите, пока фильм появится на видео». На этом сайте вы можете реорганизовать пункты списка. Есть утилиты для Windows и Ма^ позволяющие манипулировать списком с большим удобством, чем непосредственно на сайте. Например, очень популярна утилита Netflix Freak для Mac OS X. Телевидение: смотреть меньше плохих передач Поясню: я люблю смотреть телевизор. Я не из тех снобов, которые гордо заявляют, что не смотрят телепередачи и, более того, не имеют телевизора. Я считаю, что телевидение - замечательная штука. За последние 15 лет оно из средства для абсолютно пустого времяпрепровождения превратилось в средство пустого времяпрепровождения с вкраплением жемчужин. Проблема в том, чтобы обнаружить жемчужины и избежать всего остального. Проблема телевидения с точки зрения тайм-менеджмента: оно предполагает, что мы будем подстраивать свою жизнь под трансляцию передач, а не исходит из предположения, что мы хотим посмотреть какую- то конкретную передачу. В результате, включая телевизор, мы смотрим не то, что хотели бы, а лучшую передачу из числа транслируемых в данный момент. Крайне неэффективно. Но вот появились DVR, цифровые видеомагнитофоны. Они позволяют вам записывать любимые телепередачи и смотреть их в удобное для вас время. Есть много моделей, но системному администратору милее прочих Tivo, где внутри используется Linux. Я купил себе Tivo, чтобы меньше смотреть телевизор, то есть смотреть только лучшие передачи. Иными словами, если у меня появится время смотреть телевизор, я хочу видеть жемчужины, а не удовлетворяться лучшей передачей из числа предложенных на данное время. Через несколько месяцев после покупки я заметил, что смотрю телевизор все больше и больше. Нужно было как-то побороть эту тенденцию. И тогда я изобрел «Три правила Тома для просмотра Tivo». Они помогают мне тратить меньше времени на просмотр телепередач. Правило 1 Просмотрев передачу до конца, следует удалить ее. Отговорки типа «Я посмотрю это еще раз» не принимаются. У вас нет времени посмотреть все, что записано, не говоря уж о том, чтобы пересматривать. Правило 2 Добавляя новый пункт в список автоматически записываемых передач (функция Season Passes), следует удалить из него передачу равной продолжительности и периодичности выхода в эфир. В качестве альтернативы предлагаю ежемесячно удалять из этого списка как минимум одну часовую телепередачу (или две получасовых и т. д.). Правило 3 Если у какой-то записи истек срок хранения, не продлевайте его; пусть запись будет удалена автоматически. Не позволяйте себе архивировать ее на ленту в надежде когда-нибудь просмотреть эту телепередачу. (См. Правило 1 насчет того, сколько у вас свободного времени.) Научитесь спокойно относиться к автоматическому удалению старых записей. Что касается меня, единственным исключением из этого правила являются три передачи, ради которых я собственно и купил Tivo: «The Daily Show» (Ежедневное Шоу), «The West Wing» (Западное крыло) и «24». Это мои личные правила. Я разработал их, чтобы Tivo помогал мне сократить время, которое я трачу на телевизор. Ваша система ценностей может отличаться от моей. Дела домашние Домашние дела способны отнять массу времени. Если у вас нет стиральной машины, то тратить два часа в неделю на стирку в прачечной- автомате довольно расточительно, особенно если вы много работаете. Я предпочитаю отдавать белье в прачечную. Недалеко от моего дома есть два места, где по 85 центов за фунт мне выстирают и выглядят белье. Вместо того чтобы убивать полдня каждую неделю, я сдаю грязное белье в прачечную по дороге на работу и забираю чистое на следующий день по дороге домой. В неделю у меня уходит на это 20 долларов. Хотя 80 долларов в месяц - это немалые деньги, я готов их потратить, чтобы освободить себе время на общение с друзьями, общественную деятельность или, скажем, на написание этой книги. Затраты того стоят. Другие домашние дела тоже требуют уйму времени. Вызов уборщика один-два раза в неделю сэкономит вам время и позволит поддерживать жилище в приличном состоянии. Как правило, такая услуга включает в себя обработку пылесосом всех ковров и пола, мытье пола в кухне, удаление пыли со всех поверхностей и мытье санузла сверху донизу. Чистая квартира имеет множество достоинств. Вы можете пригласить гостей. Люди с большей охотой придут в квартиру, в которой царит порядок. Время, которое вы сэкономите, обратившись в фирму по уборке квартир, можно будет потратить на устройство вечеринки с друзьями. Несмотря на то что общаться через Интернет проще, живое общение гораздо ценнее и создает более прочные дружеские связи. Кроме того, вызов уборщика, скорее всего, обойдется вам дешевле, чем встреча с друзьями в ресторане. Дополнительное (и неожиданное) достоинство такого подхода - вы будете вынуждены навести порядок в квартире накануне прихода уборщика. Лично мне такая процедура предварительной уборки, проводимая два раза в месяц, позволяет поддерживать порядок в доме. Услуга по уборке квартиры оказывается особенно выгодной, когда ее стоимость делится на несколько человек. Если вы, например, снимаете квартиру с друзьями, то будете избавлены от споров, чья очередь убирать. Я не могу представить себе квартиру, населенную четырьмя системными администраторами-холостяками, которая не выглядела бы так, словно по ней пронесся ураган и в которой не пахло бы, как в уборной. Короче говоря, так вы решите множество проблем. Установка программ и монтаж аппаратуры Раз речь зашла о том, чтобы нанимать других людей, а не выполнять работу самому, замечу, что имеет смысл вызывать специалиста по установке программ или аппаратуры и в фирме, где вы работаете, если, конечно, бюджет это позволяет. Это особенно эффективно в том случае, если эта работа выполняется однократно. В качестве примера рассмотрим установку крупной системы резервного копирования. Процесс делится на два этапа. Во-первых, производятся монтаж аппаратуры и установка программного обеспечения. Этот этап заканчивается, когда у нас есть один сервер, для которого должным образом создаются резервные копии файлов. Второй этап включает в себя периодическое добавление/конфигурирование/удаление систем, являющихся предметом резервного копирования. Изучение первого этапа требует огромных усилий, а отдача от него невелика. Вы потратите несколько дней (или недель) на то, чтобы смонтировать оборудование, разобраться в плохой документации и одолеть программные проблемы. Вы больше никогда не воспользуетесь приобретенными знаниями, потому что, раз эта система установлена, вторую устанавливать не потребуется. Работа, на которую вы потратили несколько недель, могла бы быть выполнена специалистом за день- два, потому что он занимается этим регулярно. Это его профессия. Он знает все подводные камни и умеет их обходить. Второй этап процесса установки имеет гораздо большую отдачу. Если вы научитесь добавлять новый сервер, конфигурировать сервер для копирования нового диска и удалять сервер или диск, то такое умение представляет значительную ценность. Вы будете регулярно пользоваться полученными знаниями. Другим примером является автоматизированная установка операционной системы. Настройка рабочей станции на автоматическую загрузку операционной системы и необходимых приложений может представлять определенную трудность, но имеет огромную отдачу, особенно если вы часто переустанавливаете системы или закупаете много новых компьютеров. В качестве примера систем автоматической установки могу назвать Microsoft RIS, Solaris JumpStart, Red Hat KickStart и FreeBSD NetBoot. Гораздо эффективнее заплатить специалисту, чтобы он настроил систему и обучил вас ее обслуживать (устанавливать новые программы, к примеру), чем в одиночку продираться через первоначальную установку. Подобное консультирование может оказаться дорогим, а, значит, его следует предусмотреть при составлении бюджета. Даже если плата за установку составит 20, 50 или 100 процентов от стоимости купленного оборудования и программного обеспечения, услуги специалиста по первоначальной установке окупятся. Особенно если вы при этом сможете заниматься другими проектами. Если вы последуете моему совету, обязательно присутствуйте при работе специалиста и просите его объяснить, что происходит. Вы сможете перенять его опыт и лучше понять работу системы, что пригодится вам в случае непредвиденных затруднений. Вы потратите какое-то время, но его уйдет гораздо меньше, чем при попытке установить систему самостоятельно. Прочее Есть множество других дел, которые отнимают у нас массу времени и которые можно организовать гораздо лучше. Я надеюсь, что приведенный выше список непроизводительных затрат времени на работе и дома встряхнет вашу память и поможет вам найти в своей жизни дела, которые можно либо лучше организовать, либо исключить вовсе. Конечно, то, что для одного является непроизводительной тратой времени, для другого имеет огромное значение. Мы все очень разные. Стратегия и тактика С точки зрения системного администратора непроизводительной затратой времени является любое дело, которое можно было бы исключить, если бы нашлось время на создание инфраструктуры, позволяющей от этого дела отказаться. Иными словами, лучшим средством тайм-менеджмента для системного администратора является хорошая программно-аппаратная инфраструктура. Стратегические задачи связаны с долговременным планированием, например с разработкой политики безопасности, получением поддержки от руководства и проведением этой политики в жизнь. Тактические задачи имеют отношение к конкретным процессам, таким как форматирование жесткого диска или установка нового компьютера. Проблема в том, что мы настолько поглощены тактическими задачами, что у нас не остается времени на решение стратегических. Мы так заняты вытиранием луж на полу, что нам некогда починить текущий кран. Если вы установите DHCP-сервер, вам не придется тратить время на распределение IP-адресов. Вы не будете по несколько дней подряд устранять последствия атаки на систему, если у вас есть современная и мощная программа борьбы с вирусами и спамом, сеть со средствами самозащиты и политика безопасности, одобренная высшим руководством фирмы. Вы не будете проводить полдня за устранением непонятных проблем с Windows, вызванных мелкими ошибками в настройках, если у вас разработана процедура автоматической установки операционных систем и каждый новый компьютер вводится в эксплуатацию соответствующим образом. Вам не придется ночь напролет восстанавливать данные с резервных лент, если ваша серверная инфраструктура включает в себя надлежащую вентиляцию, источники бесперебойного питания и избыточную дисковую подсистему (RAID). (Впрочем, RAID не панацея в случае серьезной аварии.) Ключ к решению проблемы в выделении времени на стратегические проекты. Занесите их в календарь и распределите время на отдельные этапы в вашем списке дел. Я придерживаюсь того правила, что у меня всегда должен быть один текущий стратегический проект. Я бы хотел иметь 50, но если я буду заниматься ими всеми, то ни один не закончу. Лучше реализовать один хороший проект, чем начать 50 и ни один не довести до конца. Советы в разделе «Достижение наибольшего эффекта» главы 8 помогут вам правильно выбрать этот единый проект. Согласуйте с заинтересованными сторонами выбор самого эффективного проекта и работайте над ним всей командой, пока он не будет воплощен в жизнь. Если вам нужна хорошая книга по этой теме, рекомендую «The Practice of System and Network Administration» (Практика системного и сетевого администрирования). В ней больше 700 страниц, и она достаточно полно раскрывает тему. Впрочем, мое мнение может быть несколько предвзятым. Резюме
12
жүктеу/скачать 2.53 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|
