Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов
жүктеу/скачать 2.53 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Использование незапланированного отпуска для выполнения мелких дел по дому и т.
- Присоединение отгула к выходным.
- Проверка электронной почты каждые несколько часов во время отпуска.
- Медитация. Я
| Как справиться со стрессом
У вас стресс? Ну, разумеется! Ведь вы - системный администратор! Я не врач и не специалист по стрессу, но поделюсь с вами тем, что узнал за эти годы. Я подвержен стрессу - спросите любого, с кем я работал. Но, думается, сейчас я справляюсь с ним лучше, чем раньше. В этой главе я расскажу о некоторых распространенных источниках стресса и о том, как с ними обращаться. Я дам несколько советов, как проводить свободное время, и расскажу о том, как я научился расслабляться. Эти советы я повторяю снова и снова как на лекциях, так и дружески беседуя с сослуживцами и коллегами-системными администраторами. По большей части это мои собственные выводы, а не результаты научных исследований. Не мудрствуя лукаво и не вдаваясь в излишние подробности, я дам вам некоторые полезные рекомендации и подскажу, где можно поискать дополнительную информацию. Стресс - это напряжение, которое испытывают наше тело и психика при смене обстановки. Стресс бывает положительный и отрицательный. Положительный стресс связан с ожиданием чего-то хорошего и приятным волнением, стимулирует наше творчество, помогает нам победить в спортивном состязании или на выборах, позволяет достичь того, что раньше казалось невозможным. Отрицательный стресс разрушителен. Он приводит к сердечным заболеваниям, депрессии и ранней седине. Чтобы оставаться психически здоровым, важно уметь управлять стрессом. Удивительно, но одна и та же ситуация может вызвать положительный стресс у одного человека и отрицательный у другого. Все зависит от нашего отношения к ситуации. Например, люди по-разному реагируют на комплименты начальства. Одним это приятно. Другие испытывают противоположные чувства. Они могут подумать: «Ох, теперь от меня всегда будут ждать каких-то достижений! Я не могу жить под давлением!» Или: «Он похвалил меня при всех. Теперь все меня ненавидят!» При этом возникает страх, что другие сотрудники могут оказаться ревнивыми и мстительными. Стресс вызывают не события вокруг нас, а наша реакция на них. В том, что касается эффективного управления стрессом, мне очень помогли две книги «Feeling Good: The New Mood Therapy» (Как чувствовать себя хорошо: Новая терапия настроения), Collins, и «The Feeling Good Handbook» (Руководство по хорошему самочувствию), Plume. Эти книги многим помогли изменить свою жизнь. Мы должны серьезно относиться к своему отдыху, чтобы извлечь из него максимум пользы. Мы должны сознательно планировать время на отдых и научиться не откладывать его. Это вопрос психической гигиены. Вы можете время от времени не чистить зубы, но в конечном счете это нанесет вред вашему здоровью. Аналогичным образом вы можете время от времени забывать о психической гигиене, но в долгосрочной перспективе это обернется проблемами. Чем больше вы практикуетесь в разумной организации отдыха, тем лучше у вас это получается. Все курильщики, которых я знаю, не выглядят особо утомленными на работе. Думаю, никотин тут ни при чем. Все дело в том, что каждые два часа они выходят на улицу (у нас не разрешается курить в помещении фирмы). Это прерывает их рабочий день. Когда накопился стресс, они выходят на улицу. Я не призываю к курению, но настоятельно рекомендую вам каждые два часа выходить на улицу, чтобы размяться и посмотреть вокруг.
Перегруженность и конфликтующие указания Работая системным администратором, я заметил, что для меня самыми сильными источниками стресса являются ощущение перегруженности работой и противоречивые указания начальства. Почувствовав перегрузку, я вспоминаю о приемах ведения списка дел, описанных в главе 5. Я запираю дверь рабочей комнаты (или прячусь в конференц-зале), чтобы мне никто не мешал, и применяю систему Цикл. Вскоре я обнаруживаю, что ощущение перегруженности возникло из-за того, что я пропустил какие-то шаги. Я прохожу через все законы и планирую остаток дня, перенося отдельные пункты списка на следующий день, и т. д. В результате я чувствую себя лучше, поскольку все дела в моем списке так или иначе обработаны. Когда я действительно перегружен, этот метод не помогает, и мне приходится переходить на уровень выше, то есть обращаться к шефу. Хороший шеф всегда поможет вам расставить приоритеты, если вы перегружены работой. Признание в перегруженности- не проявление слабости. Просьба о помощи - признак силы. Чтобы попросить помощи, придется набраться мужества, а еще больше его нужно, чтобы последовать полученному совету. Если шеф находится вне пределов досягаемости, вам поможет кто угодно. Расскажите обо всем кому-нибудь - это позволит вам справиться со стрессом. Может, вы и не получите никакого совета, зато, по крайней мере, выговоритесь. Это уже половина дела. Если вас выслушали, ваше настроение улучшится. Правда, обычно какой-то совет все же дают или помогают как-то по-другому забыть о неприятностях. Мне от этого всегда становится легче. Сам процесс изложения проблемы собеседнику помогает нам решить эту проблему. Вы замечали, что решение проблемы нередко приходит на ум, когда вы пытаетесь рассказать о ней кому-то другому? В жизни полно ситуаций, когда вы говорите собеседнику: «Тут возникла одна проблема. Если я...» и вдруг ясно видите решение и понимаете, что можно не продолжать фразу. Это случается сплошь и рядом. В книге «The Practice of Programming» (Практическое программирование), Addison Wesley, приводится история об одном сотруднике Bell Labs, который славился умением помогать коллегам в решении сложных технических проблем. К сожалению, он не каждый раз мог оторваться от работы, чтобы выслушать того, кто обратился к нему за помощью, поэтому держал в кабинете игрушечного медвежонка. Если этот человек был очень занят, он просто говорил пришедшему: «Расскажите все мишке». Этот прием срабатывал превосходно. Вскоре герой истории заметил, что люди, заходя в его кабинет, направляются прямиком к медвежонку. Понять, что у вас стресс и что вам нужно взять паузу и прибегнуть к описанным приемам, не так-то просто. Испытывая сильный стресс, я не могу осознать, что пора прекратить работу и заняться снятием стресса. Как-то я договорился с одним коллегой обозначить неким кодовым словом фразу: «Ты сейчас в таком сильном стрессе, что даже сам этого не замечаешь». Это кодовое слово можно было произносить при посторонних без тени смущения. Он говорил это слово мне, а я ему. Очень помогало. Получение противоречивых указаний начальства - еще один распространенный источник стресса у системных администраторов. Нередко у системного администратора два руководителя, которые по-разному расставляют приоритеты. Вы пытаетесь выполнить все указания, и это удается, пока вы не перегружены работой. В идеальном случае можно было бы свести обоих шефов и позволить им разобраться друг с другом. К сожалению, это не всегда возможно. Если вам такое удастся, постарайтесь убедить своих начальников записать для вас систему приоритетов, чтобы вы могли обратиться к этому документу при очередном конфликте задач. А если вы вынуждены заглядывать в этот «Договор о мирном сосуществовании» слишком часто, возможно, потребуется какой-то организационный сдвиг, в корне пресекающий эту проблему. Вы также можете договориться с тем шефом из двух, который вам больше нравится, что будете выполнять исключительно его указания. Невозможность разрешения подобного конфликта - одна из самых распространенных причин ухода системных администраторов с такого места работы. В сущности, это действительно серьезно. Быть может, Сон как средство от стресса Правильный режим сна снимает многие проблемы. Потребность в сне у каждого человека своя. Если вы спите сколько нужно, это позволяет вам лучше справиться со стрессом. В особенно тяжелую неделю лишний час сна заметно помогает мне противостоять стрессу. Я лучше себя чувствую, более спокоен и легче общаюсь с другими. Проблема в том, что найти лишний час для сна не так-то просто. Как правило, мы не можем вставать на час позже, значит, единственный вариант - ложиться на час раньше. Это нелегко! Так много хороших телепередач, книг, форумов и сайтов в Интернете, компьютерных игр и т. д. Я не могу лечь спать пораньше без посторонней помощи. Я прошу своих близких помочь мне (то есть заставить меня сделать это). Если вы живете один, пусть вам позвонит друг и велит вам ложиться. Или поставьте будильник, чтобы он напомнил вам, что пора спать. Я не могу лечь в кровать на час раньше просто так. Это целая процедура. Чтобы подготовиться ко сну, я должен оставить все дела за полчаса до сна. Мне довольно трудно ничего не делать, но обычно я достигаю такого состояния минут за пятнадцать. Я включаю мысленный таймер с обратным отсчетом. При Т-120 я прекращаю есть и пить. При Т-30 я умываюсь. При Т-15 я начинаю бездельничать. При Т-0 я выключаю свет и ложусь в кровать. При Т+5 я... хррр... вы лучше всего справитесь со стрессом, обновив свое резюме и раскрыв газету на разделе объявлений о вакансиях. Отпуск Позвольте мне открыть вам маленький секрет, касающийся отпуска. Работодатель предоставляет вам отпуск не из благотворительности и не из хорошего отношения лично к вам. Он делает это, потому что с вами трудно работать, когда вы в состоянии стресса. А если не смягчать формулировку, то, откладывая отпуск, вы превращаетесь в головную боль для своих коллег, и с вами никто не хочет иметь дело. Вы раздражительны, непонятливы и упрямы. ТАК ВОЗЬМИТЕ ОТПУСК, ЧЕРТ ПОБЕРИ! Простите за грубость, это для вашей же пользы. Удачный отпуск настолько освобождает от работы ваш мозг, что он может отдохнуть. На то, чтобы забыть о работе в достаточной степени и полностью перейти в режим отдыха, может уйти несколько дней. Только после этого ваш организм начнет самовосстанавливаться. Мне нужно как минимум три дня для перехода в режим отдыха и затем не меньше шести дней, чтобы почувствовать себя свежим. Добавьте пару дней на дорогу и день на то, чтобы втянуться в повседневную жизнь, и вы получите 12-14 дней, необходимых для полноценного отпуска. В любом случае вам потребуется не меньше. Рассмотрим некоторые распространенные ошибки, допускаемые системными администраторами в отношении отпуска:
Не проверять электронную почту трудно. Очень трудно. Отправляясь в отпуск, я непременно отключаю себе доступ к виртуальной частной сети, иначе мне не удержаться от проверки электронной почты. Это как болезнь. В первые несколько дней отпуска я обычно продолжаю думать о работе. Я заметил за собой, что если не удается избавиться от этих мыслей, мне нужно записать их в расчете вернуться к этим записям, выйдя из отпуска. В противном случае я буду стараться не забыть их и, следовательно, не смогу выкинуть их из головы.
Я слышал, как некоторые системные администраторы хвастались тем, что не берут отпуск: «Эта фирма без меня не выживет! Я горжусь тем, что у меня не было отпуска несколько лет». Для меня подобное заявление - повод для беспокойства. Как менеджер, я опасаюсь, что у системного администратора разовьется комплекс мученика. Человек с комплексом мученика полагает, что все у него в долгу, поскольку он платит такую высокую цену за то, чтобы в фирме все было в порядке. С таким человеком становится невозможно работать. Я заметил, что сотрудник в этой ситуации в конце концов начинает чувствовать себя заваленным работой, загнанным в угол и не способен найти выход. Человек с подобными настроениями, как правило, увольняется, причем неожиданно. В результате я теряю технически одаренного специалиста, которого некем заменить. Я меньше чувствую себя загнанным в угол, если могу уйти с работы легко и без мук совести. Этому весьма способствует правильное ведение документации. В главе 12 рассказывается, как облегчить документирование процессов. С деловой точки зрения у большого отпуска есть еще одно достоинство: он позволяет определить, где заканчивается ваша зона действия и/или насколько удачно ведется ваша документация. Хороший системный администратор исходит из предположения, что завтра его может сбить грузовик, а фирма должна остаться на плаву и без него. Большой отпуск позволяет проверить эту теорию без вреда для здоровья. Вот несколько моих советов по поводу ухода в отпуск:
♦ Вернувшись из отпуска, проверьте, какие сбои произошли в ваше отсутствие. Как правило, оказывается, что какая-то часть системы отказала и фирме пришлось обходиться без нее до вашего возвращения. Почему произошел отказ? Что нужно было задокументировать? Возможно, вы возразите: «Но разве я смогу научить кого-нибудь всему, что знаю?» А вы и не должны это делать. Ему достаточно знать столько, сколько требуется, чтобы фирма продержалась без вас неделю или две. Например, пусть в ваши обязанности входит генерирование некоторой отчетной документации каждую неделю. Сотрудник, который вас будет замещать, не обязан уметь создавать новые шаблоны отчетов. Ему достаточно уметь генерировать отчеты по имеющимся шаблонам. Если понадобится новая форма отчета, она может подождать до вашего возвращения. В самом крайнем случае ваши коллеги распечатают несколько отчетов и с помощью ножниц и клея сконструируют бумажку необходимого формата. (В действительности человек, требующий отчет, отнесется к ситуации с пониманием, потому что сам периодически уходит в отпуск.) Рассмотрим еще пример. Вы отвечаете за создание резервных копий. Сотрудник, остающийся за вас, должен уметь выполнять ежедневное копирование и восстанавливать удаленный файл или каталог. Ему не нужно знать, как добавить в план копирования новый том или как реорганизовать план. Маловероятно, чтобы без вас в системе появился новый диск, а если кого-то из руководства осенит блестящая мысль о новом плане копирования, реализацию этого плана вполне можно будет отложить на неделю. Конечно, если произойдет катастрофический сбой и RAID или другая система восстановления будет не в состоянии спасти данные, вам придется прервать отпуск, но так ли часто это случается? (А если подобная авария чревата ежедневными миллионными убытками, то почему в этой фирме восстанавливать утраченные данные умеет только один сотрудник? Но я отвлекся...) Когда другой сотрудник уже научился замещать вас, вы должны скоординировать свои отпуска, чтобы они не пришлись на одно время. Это нормальная рабочая практика. В большинстве известных мне фирм директор согласует свой отпуск с главным бухгалтером, а главный инженер - со своим непосредственным руководителем. Мы играем не менее важную роль и должны поступать так же. Йога, медитация и массаж В юности у меня были своеобразные заблуждения по поводу йоги, медитации и массажа. Я считал их странными и не заслуживающими внимания. Как я ошибался! Это прекрасные методы снятия телесного и умственного напряжения. Они являются важной частью хорошей программы релаксации и борьбы со стрессом, позволяющей поддерживать высокий уровень психического здоровья. Прежде чем продолжать, я должен побороть смущение и рассказать о своих заблуждениях относительно йоги, медитации и массажа:
Забавно, как долго мы находимся под влиянием детских впечатлений. Когда мне было около двадцати пяти, я записался в группу релаксации. Мы занимались раз в неделю в течение восьми недель. Я бы не пошел в эту группу, если бы заранее знал, что в ней меня будут обучать йоге, медитации и массажу. Повторяю, я считал эти занятия странными и не интересовался ими. Как я ошибался! В основе занятий лежала идея о том, что следует испробовать различные методы релаксации. Не предполагалось, что все они понравятся каждому из нас. Однако осознав, что какой-то метод вам подходит, вы могли изучить его глубже. Что-то вроде любимого блюда для каждого постоянного посетителя ресторанчика. Итак, вот что я узнал:
Я привожу здесь эти сведения потому, что вы, вполне возможно, пренебрегаете йогой, медитацией и массажем по незнанию. Я предлагаю вам изучить эти методики. Только испробовав их на себе, вы сможете понять, подходят ли они вам. Скорее всего, не все они вам подойдут. Но будет достаточно, если вам поможет хотя бы одна. В США достаточно центров, предлагающих подобную подготовку. Обычно они размещают рекламу в каталогах, посвященных здоровому образу жизни, которые вы можете найти в ближайшем магазине, торгующем натуральными продуктами. Центры, подобные Институту Омега в Райнбеке, штат Нью-Йорк (недалеко от Вудстока) (http:// www.eomega.com), предлагают вводные занятия по выходным, что может послужить прекрасным началом. Ваше местное отделение YMCA (Young Men's Christian Association, Христианский союз молодых людей) , институт культурных программ или институт образования взрослых тоже могут предлагать подобные программы. Поспрашивайте окружающих. Резюме
очередного отпуска - все равно, что отказаться от очередной чистки зубов. Вам может казаться, что на этот раз в отпуск можно не уходить, но в конечном счете это ударит по вашему здоровью. Если вы растратите время отпуска на повседневные домашние дела, такой отпуск не поможет вам справиться со стрессом.
10 Управление электронной почтой Наша манера обрабатывать электронную почту может много рассказать о том, как мы управляем своим временем. Многие системные администраторы идут на поводу у электронной почты, а не управляют ею. В этой главе обсуждается, как следует и как не следует обращаться с электронной почтой. Я предлагаю улучшенную технологию обработки электронной почты, описываю, как разобраться со старыми письмами, которые у вас, возможно, накопились, и касаюсь других вопросов, относящихся к электронной почте.
Обработка вашей электронной почты Программа чтения электронной почты не очень хороший инструмент тайм-менеджмента. В этом быстро убедятся те, кто попробует одновременно работать с папкой входящих писем и списком дел. Пару дней все работает прекрасно, но затем вы вдруг получаете много писем, и ваш метод с треском проваливается. Письма перемешиваются со списком дел, и нет никакой возможности расставить приоритеты и справиться с происходящим.
Я понимаю, что такому опытному пользователю электронной почты, как вы, эти пункты кажутся очевидными и не требуют комментариев, но прошу меня простить. Возможно, вы знаете, как надо обрабатывать электронную почту, но поступаете ли вы так, как надо? В следующих разделах я раскрываю пункты этого списка и даю советы, основанные на личном опыте. Фильтрация Почтовые фильтры являются важной составной частью процесса обработки электронной почты. Если письма автоматически сортируются по содержанию, теме или отправителю, я могу разработать процедуры. Основная масса электронных писем приходит ко мне от рассылок, на которые я подписался. Я создаю отдельную папку для каждой рассылки и устанавливаю фильтры для размещения таких писем в соответствующих папках. Я группирую эти папки в две папки более высокого уровня. Первая папка содержит папки (рассылки), которые я читаю каждый день. Для меня это как ежедневная газета. Я стремлюсь к тому, чтобы в этой группе было не очень много сообщений и я мог бы прочитать все, накопившееся за день, за 15 минут. Во второй папке высокого уровня находятся папки для менее важных рассылок. Если мне не удается прочитать их к пятнице, я удаляю все содержимое этой группы папок, не читая. Таким образом, я избегаю накопления устаревших сообщений. Я удаляю их в полном убеждении, что если бы их содержимое было действительно важно, я бы так или иначе с ним ознакомился. Кроме того, у меня есть неофициальная группа рассылок. Сообщения приходят туда так редко, что нет смысла устанавливать для них специальный фильтр. Они попадают прямо в папку Входящие. Примером такой рассылки являются анонсы новых версий почтовой программы sendmail. Эти анонсы приходят настолько редко, что вполне могут сразу попадать в папку входящих писем. Создавать для них фильтр было бы излишней тратой сил, а иметь папку, которая почти всегда пуста, нет смысла. У меня есть еще одно правило, касающееся списков рассылки. Раз в месяц я просматриваю рассылки, на которые подписался, и отменяю подписку на одну из них. Это процедура (см. главу 6), которую я выполняю в первый рабочий день каждого месяца. Иногда она бывает очень простой, например, если я подписался на рассылку, оказавшуюся не особо полезной. Иногда мне нелегко принять решение, но я все равно выполняю эту процедуру. В противном случае я, в конце концов, буду подписан на все рассылки мира. Некоторые люди придерживаются подобной процедуры для своего гардероба: покупая новую одежду, они выбрасывают ровно столько же старой. Вот заклинание, которое должно вам помочь: Если непонятно, есть ли польза от рассылки, значит, никакой пользы нет. Удаление без чтения Есть категория писем, которые я могу удалить, не читая. Как правило, это объявления администрации здания, в котором расположена фирма, спам и иной «хлам», не имеющий отношения к моей жизни. Работая в Bell Labs, я часто получал обычной почтой сообщения о том, что какой-то вход в здание будет закрыт. Эти объявления дублировались электронными сообщениями, причем неоднократно. Безусловно, подъехав к перекрытому входу, я бы и сам заметил груду строительных материалов и запрещающие знаки. В конце концов я сделал вывод, что если тема письма не относится к факторам, влияющим на работу компьютеров (электропитание, вентиляция и т. д.), я могу удалить это письмо, не читая. Чтение и... Письмо, которое мы прочитали, должно быть как-то обработано. Моя цель - прикоснуться к письму только один раз. Под прикоснуться я подразумеваю «отреагировать на письмо и отправить туда, где оно в конечном счете должно находиться». Если у меня нет времени прочитать письмо, я оставляю его непрочитанным до более удобного момента. Я заметил, что, если я не дочитаю какое-то письмо до конца в надежде закончить чтение потом, мне впоследствии приходится перечитывать все письмо целиком. То есть я прочитаю, по крайней мере, часть письма дважды, а это нерационально. Итак, я выработал для себя правило: если я начал читать письмо, я должен дочитать его и обработать одним из методов, описанных в этой главе. Фильтрация электронной почты на сервере Я предпочитаю, чтобы моя электронная почта фильтровалась на сервере. Обычно при этом необходимо пользоваться протоколом IMAP и нельзя пользоваться протоколом POP.1 Хотя большинство современных почтовых клиентов способно сортировать принятые сообщения, фильтрация почты на сервере имеет значительные преимущества. Во-первых, я использую разные почтовые программы на разных компьютерах. Я не могу поддерживать все фильтры на всех компьютерах в синхронизированном состоянии. Зато с этим прекрасно справится IMAP. Во-вторых, фильтры, установленные мной на сервере, срабатывают в момент прибытия письма, а не тогда, когда я запускаю почтовый клиент. Иными словами, фильтры работают и в мое отсутствие, и когда почтовый клиент не запущен. Это означает, что я могу создать фильтр, который будет отправлять копию письма на пейджер или сотовый телефон или вызывать команду для обработки этого письма. Я работал в одной фирме, где секретари отправляли электронные сообщения всем сотрудникам, если после очередной презентации оставалось угощение. Я часто пропускал такие объявления, потому что находился в машинном зале. Это продолжалось, пока я не установил фильтр на сервере. Любое письмо, в теме которого содержалось слово «ланч» или «еда», копировалось на мой пейджер (сотовых телефонов тогда еще не было). Случалось, я успевал к угощению первым. Теперь я получаю на сотовый телефон копии сообщений, в которых так или иначе упоминается еда или содержится слово «срочно», а также сообщений от шефа, от шефа моего шефа, от моих близких и от некоторых других важных персон. Это не только позволяет мне сосредоточиться на работе (мне не требуется постоянно проверять почту), но и гарантирует, что я не пропущу действительно важное сообщение. Если ваш сервер предоставляет вам доступ к командной строке UNIX/Linux, вполне вероятно, что для фильтрации на сервере вы сможете использовать утилиту procmail (http://www.proc- mail.org). Я так люблю эту утилиту, что часто говорю коллегам: «Если вы не используете procmail, то работаете слишком много». Некоторые почтовые серверы, работающие по протоколу IMAP4, реализуют фильтрацию на основе Sieve. Это открытый стандарт серверной фильтрации, ставший популярным благодаря серверу Cyrus IMAP для UNIX/Linux. В таком случае можно с помощью любого клиента обновлять фильтры на любом сервере, удовлетворяющем требованиям IETF RFC 3028 (http://www.ietf.org/ rfc/rfc3028.txt). Адрес домашней страницы Sieve: http://www.cy- rusoft.com/sieve/. Удаление Все мы получаем письма, которые можно удалить сразу по прочтении. Это письма, не требующие от нас никаких действий. В эту категорию часто попадают отправленные мне копии писем, адресованных другим людям, а также письма, подтверждающие получение сообщения от меня. Я получаю огромное количество писем, автоматически сгенерированных различными системами. Request Tracker от Best Practical отправляет мне копии сообщений о любых изменениях в запросах в определенных категориях очередей. Это позволяет мне следить за тем, что происходит с запросами. Если от меня не требуется оперативное вмешательство, я читаю и удаляю такие сообщения. Сохранение Я стараюсь хранить как можно меньше почтовых сообщений. Я знаю многих, кто хранит все полученные сообщения. Они заводят пятьсот папок и по несколько минут размышляют, в какую из них лучше всего поместить то или иное письмо. Мой девиз: «Сомневаешься - выбрасывай!» Если через несколько дней я пойму, что мне нужна эта информация, я смогу отыскать ее в папке Удаленные. Если информация понадобится мне значительно позже, я обращусь к первоисточнику или найду крохобора, который распыляет время, сохраняя каждое полученное письмо. Некоторые настраивают фильтр так, что копия каждого входящего письма (кроме рассылок) сохраняется в архивной папке. Это позволяет им безболезненно удалять все сообщения. Если впоследствии окажется, что удалено нечто важное, в архиве найдется копия. Я полагаю, что по мере удешевления места на жестких дисках популярность этой меры будет расти. Когда-нибудь в почтовых программах появятся специальные возможности, упрощающие подобный подход. У архивирования всей электронной почты есть юридические аспекты. Выясните правила хранения почты, принятые в вашей фирме. Почта, которую я сохраняю, распределяется по двум папкам: Сохраненные и Финансы. Все финансовые документы я сохраняю во второй папке, а остальные письма - в первой. Раньше у меня была тысяча папок на все случаи жизни. Оказалось, что прокрутка их списка отнимает больше времени, чем заслуживают письма в них. Теперь, если мне нужно старое письмо, оно находится либо в папке Сохраненные, либо в папке Финансы. Ответ и удаление Если письмо требует ответа, на него следует отвечать немедленно, чтобы не заставлять человека ждать. Проблема в том, что иногда ответ на письмо требует много времени, которого у меня в данный момент нет. В таком случае, чтобы письмо не потерялось, я переношу его туда, где веду список текущих дел. После этого я могу удалить письмо из папки Входящие. Например, я обычно отвечаю отправителю: «Я занес Ваше письмо в список дел и отправлю Вам более полный ответ до [дата]». Затем я пересылаю письмо в нашу систему регистрации клиентских запросов. Система наподобие RT от Best Practical (http://bestpractical.com) позволяет вам сделать это за один шаг. Просто перешлите все письмо (включая вложенные файлы) отправителю, а копию отправьте по адресу системы, которая зарегистрирует новый клиентский запрос. В начало Папка «Перья» Кроме папок Сохраненные и Финансы, у меня есть папка Перья. Если кто-то меня похвалил, то это очередное «перо мне на шляпу». Поэтому все благодарственные или хвалебные письма я сохраняю в этой папке. Если мой день не задался, я перечитываю эти письма, чтобы поднять себе настроение.
А еще эта папка помогает мне писать годовой отчет. письма добавьте примерно такой текст: «Здравствуйте! Я получил Ваше письмо. Я отвечу Вам до [дата]». И порядок. Иногда удобнее записать запрос в органайзер и отправить человеку письмо с обещанием ответить позже. Как бы то ни было, письмо обработано, и больше его не нужно хранить. (Если у вас нет системы регистрации запросов, я настоятельно рекомендую вам присвоить наивысший приоритет задаче по ее установке. Некоторые очень хорошие системы, включая вышеупомянутую RT, распространяются бесплатно.) Раньше я полагал, что отвечать на каждое электронное письмо приходится из вежливости. Я сказал «вежливость»? Я думал, это моя обязанность! Теперь я отвечаю на очень небольшой процент писем. Если кто-то присылает мне анекдот, я не отвечаю: «Спасибо, это смешно». Тем более, я не отвечаю: «Черт возьми, я выхожу в Интернет с 1987 года и читал эту шутку миллион раз». Я просто удаляю письмо и перехожу к следующему. Конечно, если на письмо необходимо ответить, это совсем другое дело. В таком случае я отправляю его обратно с лаконичным ответом. Включая оригинальное письмо в ответное, я избавляю себя от необходимости объяснять контекст. Жизнь слишком коротка, чтобы писать длинные письма. Переадресация (пересылка) и удаление Бывает, что запрос, содержащийся в письме, следует переадресовать кому-то другому. Переадресуя письмо, я всегда посылаю отправителю копию, чтобы он знал, кому я переадресовал его запрос. Иногда я заношу запрос в список дел в органайзере, чтобы отследить его выполнение к определенному дню. Это позволяет мне остаться в теме и убедиться, что запрос не затерялся. В некоторых случаях нет необходимости отслеживать реакцию на переадресованные письма - например, если я переадресую письмо шефу или коллегам, чтобы они были в курсе дел. Я также не отвечаю на письма, распространяющие в Интернете «свежие» шутки, например историю о семилетнем английском мальчике по имени Крэйг Шерголд, который хотел попасть в Книгу рекордов Гиннеса, собрав самую большую коллекцию открыток. Это просто городской фольклор. Выполнение запроса и удаление Важные запросы или запросы, требующие мало времени, следует выполнять немедленно. Как правило, это запросы от шефа или несложные просьбы клиентов, которые быстрее выполнить, чем занести в систему регистрации или органайзер. Если какое-то дело требует меньше двух минут, легче сразу сделать его, чем записать и сделать позже. Приступайте, не медля В описанной системе самое трудное - начать. Если у вас 2000 входящих писем, моя система покажется вам чем-то из области фантазии. Что я рекомендую? Забыть о действительно старых письмах и двигаться дальше. В некоторых почтовых клиентах есть специальные возможности архивирования. Впрочем, нет ничего проще, чем самому создать папку с именем СтарыеПисъма-2005-11-19 (или какое у вас число на календаре?) и перенести в нее все письма, полученные на данный момент. Теперь ваша папка Входящие пуста, а если вам понадобится что-то из архива, то он всегда под рукой. Если же вы целый год не трогали ту папку, перепишите ее на CD-ROM, удалите, в общем, сделайте, что хотите, но уберите ее из почтового ящика. Если вы не открывали папку в течение года, маловероятно, что вы ее когда-нибудь откроете. Ваш почтовый клиент будет работать быстрее, потому что ему больше не нужно будет поддерживать такой огромный указатель. Я мечтаю, чтобы кто-нибудь написал программу, которая ищет все электронные письма, лежащие в ящике больше года, и переносит их на CD-ROM. А еще я мечтаю о Java-апплете, который позволил бы мне выполнять поиск среди этих сохраненных писем и восстанавливать указанные письма в почтовом клиенте. К сожалению, таких программ нет. Я даже придумал, как назвать такую технологию: «Маринованная электронная почта» (как консервы). Если вы напишете подобную программу, можете взять для нее это название - дарю. Вам кажется, что невозможно вот так сразу выбросить две тысячи писем? Позвольте спросить вас, а когда они будут обработаны? В следующем месяце? И как долго вы уже говорите «в следующем месяце»? До того как мной была разработана методика, описанная ранее в этой главе, я без особого успеха пытался применять две другие:
|
