Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов

Эта книга адресована инженерам, работающим в области информаци­онных технологий (ИТ), системным администраторам, администрато­рам сетей, операторам, персоналу, обслуживающему вычислительную технику, и представителям многих других компьютерных профессий. Она написана для тех, кто стоит на первых ступеньках своей карьеры, но будет столь же полезной и «ветеранам». Если вы считаете, что вам некогда читать эту книгу, то она вам просто необходима.

Книга не рассчитана на программистов. «Бета-читатели» говорили мне, что программистам она будет очень полезна, но я чувствую, что у про­граммистов несколько иные проблемы, и они заслуживают, чтобы для них написали отдельную книгу. Если вы программист, купите эту книгу и подарите ее своему системному администратору. Если вы про­чтете ее до того, как подарите, я никому не скажу.

О книге

Эта книга описывает определенную технологию. Методы тайм-менедж­мента могут быть реализованы при помощи карандаша и бумаги либо современнейшего портативного компьютера (PDA). Первая часть кни­ги поможет вам освоить основы тайм-менеджмента: управление преры­ваниями, отвлекающими вас от работы, и ведение списка дел, позволя­ющего вам не забыть о поступивших запросах и выполнить их в срок или хотя бы в соответствии с вашими приоритетами. Эта книга помо­жет превратить хаотичную непланируемую деятельность в набор прос­тых процедур, о которых вы не забудете. Затем я расширю область при­менения описываемых методов и научу вас пользоваться ими для орга­низации календаря встреч, обработки электронной почты, борьбы со стрессом и достижения долгосрочных целей. Наконец, я коснусь прие­мов, которые могут ускорить ваш карьерный рост, таких как исключе­ние непроизводительных затрат времени, ведение экономящей время документации и автоматизация повседневной деятельности, позволяю­щая избежать технических ошибок и опять-таки сэкономить время.

Теперь, когда вы знаете, о чем эта книга, я должен объяснить, чего в ней нет. Здесь нет инструкций по использованию портативного компьютера или какого-либо программного пакета. Вы не найдете в ней сравнитель­ных характеристик полусотни программ, позволяющих вести списки дел. Это не руководство по PalmOS или Microsoft Windows Mobile 2003 Second Edition Operating System. Эта книга о вас и о том, как вы може­те повысить качество своей жизни, правильно организуя свое время.

Предположение, сделанное в этой книге

Излагая материал, я не делаю никаких предположений о профессио­нальном опыте и технической квалификации читателя. Однако читате­

лю, имеющему некоторый опыт системного администрирования, она, возможно, покажется более полезной. Чем большее напряжение вы ис­пытываете в своей профессиональной деятельности, тем более ценной окажется эта книга.

В главе 13 приведены реальные фрагменты кода, поэтому для их пони­мания и применения на практике требуются определенные знания. Впрочем, в этих фрагментах нет ничего непонятного для среднестати­стического системного администратора.

Погодите! Прежде чем начать, давайте кое-что сделаем для уверенно­сти, что мы действительно закончим.

Я прекрасно понимаю, что вы как системный администратор постоян­но подвергаетесь прерываниям. То телефон зазвонит, то клиент¹ обра­тится с вопросом, то почтовая программа просигналит о новом сообще­нии, а то интернет-пейджер попытается отвлечь ваше внимание. Дер­жу пари, пока вы читали этот абзац, вас уже кто-то прервал.

Я отложу обсуждение прерываний до следующей главы (надеюсь, вы не обидитесь), но все же опасаюсь, что вам не удастся добраться так да­леко. Чтобы рещить эту проблему, я приведу здесь совет из главы 2, который, если вы ему последуете, оградит вас от прерываний с данного момента вплоть до того времени, когда мы научимся правильно обра­щаться с прерываниями.

Организуйте взаимную защиту от прерываний прямо сейчас. Я подожду.

Эй, которое из слов «прямо сейчас» вам непонятно? Вы ведь не двину­лись с места, не так ли? Пожалуйста, сделайте это и не читайте даль­ше. Я очень хочу, чтобы вы смогли дочитать книгу до конца.

Трудности тайм-менеджмента

Вот теперь можно начинать!

Тайм-менеджмент труден для сисадминов в первую очередь потому, что нашу работу постоянно прерывают. Как довести дело до конца, ес­ли нам все время приходится бросать его, чтобы устранить проблему или ответить на вопрос, с которым клиент обратился лично, по почте или с помощью новейшего средства прерывания работы - интернет- пейджера? Сколько раз вы говорили шефу, что на проект потребова­лось бы два дня, если бы вас не отвлекали, а фактически работа над ним тянется целый месяц? Возвращение в работу требует много време­ни. Если прерывание займет одну минуту, а возврат к проекту еще две, то вы фактически будете двигаться во времени в обратном направле­нии. Вот удивился бы Герберт Уэллс! Хуже всего то, что возвращение к работе после прерывания чревато ошибками. При решении той или иной проблемы я нередко обнаруживал, что «ошибка» заключалась в том, что я пропустил очередной шаг после прерывания работы!

Руководство судит о работе сисадмина по тому, завершен ли проект. Однако клиенты оценивают нас по тому, насколько мы доступны. Эти приоритеты конфликтуют, а вы находитесь между ними. Если вы все время доступны клиентам, вы не сможете закончить проект, который вам поручило руководство. И кто тогда согласится повысить вам зар­плату?

Почему книга, посвященная тайм-менеджменту, адресована только системным администраторам? Эта книга по необходимости отличает­ся от «средней» книги по тайм-менеджменту, потому что системные администраторы не такие, как все. В частности:

• 
  У нас другие проблемы. У системных администраторов необычай­но много прерываний в работе, не позволяющих им завершать про­екты.
  
• 
  У нас другие решения. Системные администраторы в состоянии применять высокотехнологичные решения, такие как система реги­страции запросов, фильтрация электронной почты с помощью ути- литыprocmail, сценарии автоматизации и иные средства, не доступ­ные тому, кто далек от техники.
  
• 
  У нас нет системы наставничества. Системным администраторам, как и другим менеджерам, необходимо изучить основы управления
  

Принципы тайм-менеджмента для системных администраторов

Есть шесть принципов, на которых я основываю все свои приемы тайм- менеджмента. Не утверждаю, что какой-либо из них открыт мною, но я определенно причастен к их развитию. Вы легко проследите эти прин­ципы на протяжении всей книги:

• 
  Ведите единую «базу данных» по тайм-менеджменту (пользуйтесь одним органайзером).
  
• 
  Храните в голове только важную информацию (экономно расходуй­те оперативную память).
  
• 
  Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их (используйте библиотеки кода; не изобретайте велосипед).
  
• 
  Вырабатывайте привычки и заклинания (вместо вычислений во время выполнения используйте готовые ответы).
  
• 
  Сохраняйте сосредоточенность в «проектное время» (работайте как семафор монопольного доступа ядра операционной системы).
  
• 
  В повседневной жизни пользуйтесь теми же приемами, что и на ра­боте (жизнь вне работы не является чем-то второстепенным).
  

Единая «база данных» по тайм-менеджменту

Главным инструментом тайм-менеджмента является портативный компьютер или органайзер, который позволяет вам хранить список дел, календарь и списки жизненных целей. Вы, конечно, знаете, что такое портативный компьютер; это устройство вроде Palm Pilot или Zaurus. Органайзер - его бумажный эквивалент. Вам он встречался во всем многообразии форм и марок канцелярской продукции.

Независимо от того, какой инструмент вы выберете, он станет плат­формой для почти любого метода, описанного в этой книге. Держа всю информацию в одном месте, вы избавите себя от необходимости пере­ключаться с одной системы хранения на другую. При недостатке орга­низованности это поможет вам внести порядок в свои действия. Если, напротив, вы уделяете организационному процессу слишком много внимания, этот инструмент позволит вам остановиться на простой ба­зовой системе, не занимаясь организацией своей организованности.

В дальнейшем я буду использовать термин органайзер для обозначе­ния как портативного компьютера, так и бумажного органайзера. Не­важно, пользуетесь ли вы достижениями высоких технологий. Если понадобится, в конкретном примере я уточню, какой инструмент име­ется в виду.

Мы будем исходить из предположения, что вы можете доверять своему органайзеру. Информация, которую вы в него запишете, не будет забы­та, удалена или потеряна, а также не исчезнет, подобно невидимым чернилам. Только доверяя своему органайзеру, вы сможете свободно применять другие приемы тайм-менеджмента. Воспитание в себе тако­го доверия, как и выработка любой привычки, приходит со временем.

Храните в голове только важную информацию

Очень важно, чтобы ваш мозг не был «засорен». Засоренный мозг по­стоянно отвлекается и не позволяет вам сохранять сосредоточенность. Вы должны научиться хранить во внешней памяти все, на чем не скон­центрированы в данный момент.

Не принимайте это как личный выпад, но ваш мозг не такое надежное средство хранения информации, как бумажный листок или компьютер. Не используйте мозг для запоминания заданий и встреч. Пользуйтесь органайзером, базой данных, Wiki - чем угодно, но только не мозгом.

Емкость вашего мозга ограничена. Он работает либо как ОЗУ, либо как ЦПУ, в зависимости от ваших представлений о нем. Если вы засо­рите свой мозг сведениями обо всех задачах, которые вам предстоит решить в будущем, то не хватит места для задачи, над которой вы ра­ботаете сейчас.

В самом деле, если я работаю над проектом А, но постоянно думаю о проекте В, то лучшее, что я могу сделать, - это занести проект В в список моих дел и постараться выкинуть его из головы. Тогда я смогу сосредоточиться на проекте А. Я поручаю списку дел «помнить» о про­екте В вместо меня, и мне не приходится непрерывно терять на этом умственную энергию.

По недостоверным источникам, у Альберта Эйнштейна в шкафу висе­ло семь одинаковых костюмов на каждый день недели. Согласно этой легенде он так сохранял умственную энергию для физики, не тратя ее на размышления о том, что сегодня надеть. Возможно, по аналогичной причине руководитель компании Apple Computer Стив Джобс (Steve Jobs) всегда носит черные свитера. (У меня самого много одинаковых пар носков, но результат только в том, что после стирки не остается больше одного непарного носка.)

Эта книга позволит вам исключить из своего лексикона отговорку «Я забыл». Возможно, вы будете нарушать сроки по другим причи­нам, но уж точно не потому, что вы пытались запомнить так много все­го, что о чем-то позабыли.

Перенос заданий, инструкций и прочей информации из головы на бу­магу или в память компьютера - первый шаг к получению помощи в решении ваших задач. В то время как наш мозг является однопользо­вательской системой и никто, я надеюсь, не читает наши мысли, внеш­ние носители информации являются многопользовательскими и позво­ляют другим оказывать нам помощь в нашей работе. Например, доку­ментирование процедуры и размещение ее на веб-сайте позволит дру­гим изучить эту процедуру и, возможно, следовать ей. Использование базы данных с запросами клиентов позволяет другим системным адми­нистраторам реагировать на запросы, клиентам - видеть, что их пробле­мы решаются, а руководству - собирать статистику. Зачем запоминать список служб, которые надо протестировать после установки новой вер­сии операционной системы? Храните этот список в виде электронной таблицы, а не в голове. Вы сможете показать эту таблицу коллегам и проверить, не упустили ли чего.

Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их

Хороший разработчик программного продукта старается кодировать как можно реже. Если фрагмент кода работает, программист исполь­зует его всюду, где только возможно. Я пишу очень много кода на язы­ке Perl. Окружающие считают меня экспертом по этому языку. На са­мом деле я знаю около десятка действительно хороших идиом языка и использую их снова и снова. Программы редко создаются с нуля. Вам следует организовать свое время аналогичным образом. Превра­тите повторяющиеся действия в процедуры, чтобы тратить меньше времени на планирование событий, которые все равно произойдут.

Раньше я тратил несколько часов в неделю, пытаясь «поймать» шефа по телефону, чтобы договориться с ним о встрече. Теперь мы еженедель­но в одно и то же время проводим короткое совещание. Больше нет не­определенности. Это наша процедура. Установив эту процедуру, мы оба сокращаем время на раздумья о том, что надо сделать на этой неделе.

Чтобы не тратить много времени на организацию своих приемов тайм- менеджмента, я выработал процедуру и для этого вида деятельности. В начале каждого рабочего дня перед проверкой электронной почты я просматриваю список дел, чтобы установить приоритеты на сегодня.

Важно, чтобы вы придерживались установленных процедур, посколь­ку ваши коллеги привыкают рассчитывать на них. Это помогает им планировать свое время. Все в выигрыше.

Вырабатывайте привычки и заклинания

Привычки - это процедуры, которые вы выполняете, не задумываясь. Заклинания — это мысленные «включатели» тех или иных правил.