Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов


Звонить поставщику раз в день, пока не застанете его



бет9/20
Дата25.07.2016
өлшемі2.53 Mb.
#220661
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   20
Звонить поставщику раз в день, пока не застанете его. Звони­те каждый день. Не ждите, пока он проявит инициативу.

  • Звоните поставщику рано утром. Если вы «поймаете» нужно­го сотрудника в начале рабочего дня, он, возможно, займется вашим вопросом. Если вы позвоните в конце дня, о вашей просьбе к утру забудут. (Они не читали эту книгу.)

    s Регистрируйте в органайзере все свои звонки. Записи о звон­ках могут оказаться полезными, если дела действительно плохи.

    • Всегда оставляйте сообщение на автоответчике. Вам нужны доказательства того, что вы позвонили. Позвонить и не оста­вить сообщение - все равно, что не звонить вовсе. Не надо вы­думывать что-то оригинальное. Каждый раз просто говорите: «Говорит [ваше имя]. Пожалуйста, перезвоните мне по теле­фону [ваш номер телефона]. Мне необходимо [что вам нужно] для проекта [название проекта]. Спасибо». Если вы не укаже­те причину звонка, это будут прятки по телефону. Если вы со­общите, зачем звонили, поставщик будет работать по вашему делу, даже если не дозвонится до вас. Впрочем, будьте лако­ничны и назовите свой телефонный номер в начале сообще­ния, а не в конце.

    С учетом вышесказанного ваш заказ не считается принятым, по­ка поставщик не сообщит номер заказа и/или дату поставки.

    Меня много раз подводили поставщики (и отделы закупок), сры­вая сроки поставки: «Ах, я не могу выполнить ваш заказ, пото­му что вы не прислали еще одну форму». Почему мне сразу не сказали? Разве эти люди не получают процент с продаж? Или они нашли такой загадочный бизнес, в котором доход обеспечи­вает непоставка товара?

    Из многолетнего опыта я сделал вывод, что не следует задавать вопрос вроде: «Вам еще что-нибудь от меня нужно?» Я наивно полагал, что торговый представитель с сильной мотивацией вос­пользуется этой возможностью, чтобы поскорее заключить сдел­ку и получить свой процент. Нет. Реальная проблема заключает­ся в том, что причина торможения процесса не всегда имеет от­ношение ко мне. Возможно, требуется какое-то подтверждение из банка или конструкторы прибора должны получить чью-то подпись. С технической точки зрения здесь должен действовать отдел закупок, а не я. Люди не желают чувствовать себя обязан­ными вам, поэтому они вежливо говорят вам в ответ «Нет». На самом деле, если я знаю, что процесс затормозился не по моей вине, я могу, по меньшей мере, подталкивать его, то есть зво­нить в отдел закупок и поторапливать их.

    Поэтому, когда договоренность, казалось бы, уже достигнута, я задаю волшебный вопрос: «Не могли бы вы сообщить мне, когда прибудет товар?» И тогда в голове торгового представителя что- то щелкает, и он либо дает конкретный ответ, либо сообщает о препонах: этот товар не будет поставляться до следующей вес­ны, или он не передал в финансовый отдел мою заявку, хотя я и заполнил все формы. (Оба примера взяты из реальной жизни.)

    Узнав дату поставки, я задаю следующий вопрос: «Не могли бы вы сообщить мне номер заказа?» Это единственный способ про­верить, не сел ли мой заказ на очередную мель. Если проект важ­ный, я звоню ежедневно, пока не получу номер заказа. Я всегда звоню утром и, если попадаю на автоответчик, каждый раз ос­тавляю вежливое сообщение.

    Во всех остальных аспектах я сторонник высоких технологий и посто­янно модернизирую системы, которыми пользуюсь. Я регулярно пере­хожу на более производительные компьютеры и более современные операционные системы. Я пользовался электронной почтой задолго до того, как она стала повседневным явлением. Я создал одну из самых больших WiFi-сетей задолго до того, как эта технология стала назы­ваться WiFi, и купил Tivo до того, как большинство моих друзей узна­ло, что это такое. Тем не менее, когда дело касается тайм-менеджмента,

    я предпочитаю бумагу. Я люблю писать большими буквами, сокра­щать, рисовать стрелочки и кружочки. Если кто-то начинает забрасы­вать меня информацией, я предпочитаю сразу записывать ее, не дожи­даясь, пока микропроцессор проснется. С 1991 по 2004 год я пользовал­ся одним и тем же органайзером - большим (21,6x28 см), в кожаном пе­реплете, а в январе 2005 года выбрал органайзер поменьше (14x21,6 см, но по-прежнему в кожаном переплете!).

    Просто я - человек привычки.

    Дело в том, что пользоваться надо тем, что вам подходит. Попробуйте все системы (особенно программные пакеты - они обычно представле­ны бесплатной версией с ограниченным сроком использования). По­просите у кого-нибудь из друзей или коллег портативный компьютер - ненадолго, хотя бы на несколько минут в обеденный перерыв. Зайдите в канцелярский магазин и посмотрите, какие бывают ежедневники и органайзеры.

    Резюме



    • В течение дня выполняйте намеченный план. Отмечайте выполнен­ные пункты крестиком, а перенесенные - черточкой.

    • Ближе к концу рабочего дня обработайте все невыполненные пунк­ты, чтобы задержки в выполнении запросов не были неприятным сюрпризом для клиентов.

    • В конце дня все пункты оказываются обработанными в том смысле, что они либо завершены, либо каким-то образом перенесены на по­следующие дни. Цель этой процедуры в том, чтобы покинуть офис не с ощущением непосильной ноши, а с сознанием того, что все за­дачи под контролем. Вы можете уйти домой с улыбкой, зная, что справились с сегодняшними делами. Завтра будет новая работа.

    • Если вы переделали все дела до конца рабочего дня, наградите себя. Вы можете заняться своим личным проектом, почитать техниче­скую литературу, навести порядок в помещении, создать задел на следующий день и т. д. Если у вас гибкий график, можно уйти до­мой пораньше.

    • Если в течение дня появляются новые дела, их следует запланиро­вать на завтра, либо придется перетряхнуть сегодняшнее расписа­ние, чтобы выполнить их сегодня. Если по ходу рабочего дня посто­янно возникают дела, которые надо сделать «прямо сейчас», можно уже при планировании отвести определенный отрезок времени на обработку этих прерываний.

    • Управлять личными делами можно по этой же системе. Применяя единую систему для работы и личной жизни, вы, во-первых, прак­тикуетесь в системе Цикл, во-вторых, носите с собой только один инструмент тайм-менеджмента, наконец, не забываете о личных делах, от чего ваша жизнь делается светлее.

    • Важно не то, какой системы вы придерживаетесь, а то, что это сис­тема. Иными словами, система Цикл хороша для меня, но если вас устраивает другая, применяйте ее. Правда, если вы читаете эту книгу, вероятно, у вас нет собственной системы. Начните приме­нять систему Цикл, а потом адаптируйте ее под свои привычки и стиль жизни.

    • Систему Цикл можно реализовать с помощью портативного компь­ютера или бумажного органайзера. У каждого инструмента есть свои плюсы и минусы. Попробуйте оба и выберите тот, что вам боль­ше подходит.

    6

    Система Цикл: работа с календарем



    В главе 5 мы подробно рассмотрели, как планировать свой день, поль­зуясь списком дел как составной частью системы Цикл, представлен­ной в главе 4. Сейчас мы увидим, как эффективная работа с календа­рем позволяет выполнять рутинные процедуры и превращает цепь дней в связную и согласованную последовательность.

    В каждом органайзере имеется календарь, иногда озаглавленный Ка­лендарь встреч (datebook). Это не только хранилище информации на каждый конкретный день (встречи, сроки, дни рождения, этапы про­екта), но и универсальное средство долгосрочного планирования (карь­ерный рост, протяженные проекты, планирование жизни вне работы).

    Календари позволяют нам рассмотреть картину в целом. В начале карь­еры системного администратора я все время беспокоился, что не вижу общую картину своей работы. Мне казалось, что несмотря на упорный труд я стою на месте. Все изменилось, когда я стал мыслить в терминах календаря. Разумеется, ежедневный список дел помогает мне понять, что я должен сделать сегодня, но благодаря календарю я могу оценить картину в целом.




    Как пользоваться календарем

    В системе Цикл календарь органайзера используется для трех целей. Во-первых, для резервирования времени под совещания и встречи, на­значенные не на сегодня. Во-вторых, для напоминания о важных мо­ментах в будущем, таких как дни рождения и годовщины каких-то со­бытий. В-третьих, если у вас бумажный органайзер, в календаре вы ве­дете список дел, намеченных на отдаленное будущее. (Например, если вы ведете ежедневные списки дел только на текущий месяц, то в кален­дарь записываете дела на следующий месяц.) Вот более подробное опи­сание структуры календаря:



    • Встречи и совещания. Каждый раз, договариваясь о встрече или уз­нав о совещании, записывайте это в календарь. Пользуйтесь кален­дарем для резервирования времени на будущие дела. Это также по­может вам избежать конфликтов.

    • Важные моменты. Записывайте дни рождения, годовщины и про­чие важные даты, например корпоративные праздники или дни, когда ваши коллеги уходят в отпуск.

    • Списки дел на будущее. Наконец, если вы пользуетесь бумажным органайзером, вы можете записывать в календаре дела, намеченные на отдаленное будущее. Например, в ваш органайзер, скорее всего, помещается лишь месячный запас страничек с ежедневными спи­сками дел. Если вы должны выполнить профилактический осмотр цветного принтера через два месяца после его установки, можно от­метить этот день в календаре и перенести запись в ежедневный спи­сок дел, когда эта дата наступит.

    Принцип прост: всегда все записывайте и каждый день заглядывайте в календарь.

    Во время десятиминутного планирования своего дня посмотрите в ка­лендаре, что у вас намечено на сегодня. Составьте расписание с учетом сегодняшних встреч. Дела, перечисленные в календаре, занесите в се­годняшний список. Важные даты и записи о сроках окончания работ можно записать в список дел как дополнительные пункты.

    Календарь в моем органайзере расчерчен на довольно крупные прямо­угольники. Мне это нравится. Я использую разные области прямо­угольника для разных целей. В верхней части я пишу дни рождения и годовщины. Чуть ниже я отмечаю отпуска сотрудников и вообще все, что может продолжаться несколько дней. В самой нижней части запи­саны дела, запланированные на вечер. Поскольку я обычно не плани­рую больше одного дела на вечер, мне достаточно одной последней строчки. Середину прямоугольника я заполняю текущими делами. В центре - обед. Выше - утренние совещания, а ниже - встречи, назна­ченные на вторую половину дня. Пример показан на рис. 6.1.

    Самое трудное - выработать привычку все записывать. В следующих разделах я даю советы, как этого добиться.



















    19

    20

    10-11 овещание

    12 Обед

    15-16 Джон

    21




    26

    27

    28

    Рис. 6.1. Пример записи в моем календаре


    Никогда не пропускайте встречи

    Случается ли, что вы пропускаете встречу или совещание? Часто ли вы извиняетесь перед коллегами за то, что не явились на встречу? Ко­нечно, у вас была уважительная причина: вы заработались и забыли о встрече. К сожалению, «Я забыл» - плохое оправдание.

    Ничто так не вредит вашей репутации, как неявка на встречу с клиен­том. Первый шаг к созданию имиджа надежного системного админист­ратора - всегда приходить, если вы пообещали. Пропускать развлече­ния и какие-то полезные для вас мероприятия тоже нехорошо.

    Своевременная явка демонстрирует вашу ответственность, коллеги видят в вас надежного человека. Вы проявляете уважение к тем, кто попросил вас о встрече, а они отплатят вам, явившись на встречу, ко­гда попросите вы.

    Секрет того, чтобы никогда не пропускать встречу, прост: всегда поль­зуйтесь календарем. Записывайте все встречи; никогда не договари­вайтесь о встрече, пока не сверитесь с календарем, чтобы не было кон­фликтов.

    И, самое главное, не полагайтесь на память. Органайзер - подходя­щий инструмент для хранения дат, а ваш мозг - нет. Эту фразу я уже повторил несколько раз, а ведь это только шестая глава. И я еще не раз повторю: берегите свой мозг для обдумывания важных дел. Храните информацию в органайзере. Не доверяйте своему мозгу.

    Хочу сделать маленькое признание. Было время, когда я регулярно пропускал встречи. Хуже того, я назначал несколько встреч на одно время. Я мог согласиться на какую-то дату, не справившись с календа­рем. Это было самонадеянно, но я думал: «Так, 4 июня... Дата знакомая,

    но не припомню, чтобы на нее что-то было назначено, поэтому, скорее всего, я буду свободен». Конечно, дата казалась мне знакомой, потому что на нее уже что-то было запланировано!

    Получалось крайне неловко. Звоня кому-то о переносе на другое вре­мя, тратишь свое время и создаешь другому проблемы. Время, потра­ченное на перенос встреч, уже не вернуть. К счастью, это в прошлом, потому что теперь я прилежно записываю все в календарь.

    И еще одно признание. Причина, по которой я не мог заглянуть в ка­лендарь, заключалась в том, что я стеснялся сказать: «Подождите се­кунду, я достану календарь». Мне почему-то казалось, что человеку трудно подождать. Разумеется, это не так, перекроить расписание куда труднее. Я понимал, что это глупо, но ничего не мог с собой поделать. (Некоторые знакомые признавались мне в своей боязни показаться слишком чванливыми и самодовольными: «Посмотрите-ка! Я так всем нужен, что приходится вести календарь встреч. Сейчас я вас впишу».)

    Наконец, я решил, что пора сломать эту плохую привычку. Помню, как боялся, впервые прося собеседницу подождать, пока я сбегаю за календарем. Я еле выдавил из себя: «ОК, подходит. Не могли бы Вы по­дождать, пока я посмотрю, свободен ли у меня этот день?» Я замолчал и ждал ответа так, словно спросил что-то несусветное, к примеру не одолжит ли она мне денег или как называется столица штата Вискон­син. Я весь вспотел от страха. А она ответила: «Да, разумеется». Через полминуты я вернулся с календарем в руках. Она нисколько не была раздосадована ожиданием. Она понимала, зачем мне нужен календарь. Более того, она достала свой календарь. Моя вечно спешащая натура ничуть не пострадала от такой задержки. И конец света не наступил.

    Всегда звоните, если вам приходится опаздывать или пропускать встречу

    Лучше позвонить перед началом встречи, чем оставлять челове­ка в неведении. Даже если вам неловко предупреждать о своем опоздании, в век сотовых телефонов не позвонить непроститель­но. Имеет смысл повесить в офисе на видных местах внутренние телефоны сотрудников, чтобы с каждым из них можно было бы­стро связаться.

    Короткое сообщение «Я звоню, потому что вынужден опоздать» гораздо лучше сбивчивых оправданий, когда вы заявитесь с опо­зданием.

    И никогда не лгите. Сказать правду лучше, потому что тогда вам не придется запоминать, кому и что вы наврали. Это будет до­полнительной нагрузкой на вашу память, а мы решили исполь­зовать мозг только для важной работы.

    Надеюсь, что мой личный опыт поможет вам справиться с вашими стра­хами. Если я смог уцелеть, сможете и вы.

    Итак, начинайте пользоваться календарем прямо сейчас. Запишите ка­кую-нибудь встречу. (Если у вас ничего не запланировано, назначьте встречу самому себе на завтра в обеденный перерыв.)

    Обычно труднее всего сделать что-то в первый раз. Возможно, вы ни­когда не пользовались этой секцией своего органайзера или, скажем, вам придется сбегать в магазин за страничками с календарем.

    Я подожду (даже если вы побежите в магазин).

    Ну что, вернулись? Вы занесли в календарь свою первую встречу?

    Ничего страшного, не правда ли?

    Один календарь для деловой и личной жизни

    Баланс имеет значение. Работа, семья, друзья, общественная деятель­ность, личные проекты, сон - все это, безусловно, важные вещи. Я твер­до убежден, что для них нужен единый календарь.

    Чтобы работа не подавила вашу личную жизнь, ведите единый кален­дарь (или объедините календари в портативном компьютере). Если вас просят задержаться после работы, вы сможете заглянуть в календарь и проверить, свободен ли у вас вечер.

    Бывало, уходя с работы, я вдруг вспоминал, что приглашен на вечерин­ку или запланировал какое-то другое развлечение. И я мчался туда, как безумный, чтобы успеть до шапочного разбора. Оказавшись на мес­те, я уже не мог развлекаться, потому что был слишком зол на себя за забывчивость. Теперь все намеченное на вечер входит в мой ежеднев­ный план. Успеть в гости вовремя для меня так же важно, как закон­чить проект в срок. Я напряженно работаю весь день, но вечер - мой.

    Большинство программ для портативных компьютеров позволяет вес­ти несколько календарей, а затем сводить их в одном окне. Имеет смысл настроить программу синхронизации на портативном компью­тере так, чтобы ваш личный календарь не синхронизировался с кален­дарем на рабочем компьютере (а рабочий календарь не синхронизиро­вался с календарем на вашем домашнем компьютере). Скорее всего, вы не захотите, чтобы ваши планы поразвлечься хранились в памяти рабочего компьютера.

    Повторяющиеся задачи

    Все на свете повторяется. Это касается и совещаний, и замены масла в автомобиле, и ураганов, и приготовления пищи. Многие процедуры, описанные в предыдущей главе, стали повторяющими событиями. Од­но из преимуществ портативного компьютера перед бумажным орга­найзером состоит в том, что достаточно однажды запрограммировать

    Автоматическое напоминание о событиях для владельца бумажного органайзера

    В отличие от портативного компьютера, бумажный органайзер нельзя запрограммировать так, чтобы он издавал звуковой сиг­нал, когда придет время отправляться на совещание. Что можно сделать в таком случае?

    Запрограммируйте другую систему, чтобы она предупреждала вас о встречах, назначенных на сегодня. Сделайте это частью ут­ренней процедуры. Пусть календарь в вашем органайзере служит основным источником информации, а какая-нибудь программи­руемая система оповещает вас о сегодняшних событиях.

    По поводу систем напоминания:


    • У пользователей Windows и Мака имеется огромный выбор таких программ. Поищите в Гугле строку «программа-бу­дильник», и вы найдете множество программ от бесплатных до сравнительно недорогих.

    • Приложения iCal (для Мака), Outlook (для Windows), а также программы с открытым кодом Evolution и KOrganizer просиг­нализируют вам о приближающемся совещании (что очень полезно, если вы постоянно работаете за компьютером, на ко­тором установлены названные программы).

    • Для напоминания о ближайшей встрече установите будиль­ник на наручных часах или сотовом телефоне.

    • Пользователям UNIX-подобных систем, Mac OS X, BSD, Debian Linux и HP Tru64 Unix доступна команда leave, предупреж­дающая о том, что пора уходить на совещание.

    • Запрограммируйте сервер так, чтобы он в нужный момент от­правлял вам сообщение на сотовый телефон или пейджер. В системе UNIX/Linux можно воспользоваться службой at и отправлять сообщение на сотовый телефон в нужное время:

    $ at П:50

    >echo Meet Bob for lunch | mail lS085552323@teleflip.corfi

    > "0

    Помните, чтобы успеть добраться до места встречи, всегда уста­навливайте время с запасом, будь то двухминутная поездка на лифте на другой этаж или двухчасовая поездка на автомобиле в другой город.

    повторяющееся событие, и оно будет отслеживаться. Вот примеры со­бытий, которые имеет смысл занести в календарь:


    • Еженедельные совещания.

    • Регулярные встречи.

    • Ближайшие конференции.

    • Планы на отпуск.

    • Сроки проектов.

    • Вечеринки. (Я записываю их, получив письменное приглашение с просьбой ответить. Я записываю, даже если не собираюсь туда ид­ти, чтобы нечаянно не отправить отказ дважды.)

    • Расписание футбольных матчей вашего сына.

    • Дата выхода квартального отчета вашей фирмы.

    • Все известные вам дни рождения. (В том числе дни рождения зна­менитостей! Приятно узнать, что 20 апреля — день рождения леген­дарного музыканта Тито Пуэнте.)

    • День разговоров на пиратском языке (19 сентября), День полотенца (25 мая) и День системного администратора (28 июля).

    Запишите это в свой органайзер (компьютер) прямо сейчас. Вырабо­тайте привычку заносить в календарь все новые даты, как только ус­лышите о них.

    Мы записываем то, что считаем ценной информацией

    Записывая информацию в календарь, вы тем самым демонстри­руете ее ценность для вас. Если вы договариваетесь с клиентом о встрече и тут же в его присутствии делаете запись о ней, вы по­казываете, что эта встреча важна для вас. Это касается и дело­вых, и личных отношений. Представьте, вы договорились с де­вушкой о свидании, и она записывает время и место в органайзе­ре. Теперь можно не сомневаться, что она придет, не так ли?

    Преподаватель на курсах тайм-менеджмента рассказал мне, как он заметил, что его дочурка поняла: если договоренность записа­на, о ней никто не забудет. Когда он пообещал сводить ее в сле­дующее воскресенье в зоопарк, она схватила большой зеленый фломастер и написала в его органайзере огромными буквами «ЗООПАРК!». Это подействовало.

    Запись повторяющихся задач в органайзере

    Если вы пользуетесь бумажным органайзером, у вас есть несколько способов, позволяющих не забыть о повторяющихся событиях. Орга­найзер, в принципе, может стать системой напоминания. Я храню в ор­ганайзере списки еженедельных, ежемесячных и ежегодных событий.

    Каждый понедельник я просматриваю еженедельный список и запол­няю календарь на неделю. Первого числа каждого месяца я просматри­ваю ежемесячный список и заполняю календарь на месяц. В первый день нового года я заполняю календарь на наступивший год.

    Не слишком вдаваясь в подробности, вот что конкретно я делаю:

    В качестве закладки в органайзере я использую прозрачный пластико­вый конвертик с листком бумаги внутри. На листке у меня записаны все еженедельные встречи. В понедельник я заношу их в графы распи­сания на каждый день недели. Если неделя у меня не слишком загру­жена, я просто просматриваю эту закладку каждый день.

    Ежемесячные события я отслеживаю, когда вставляю в органайзер странички на следующий месяц. Это может произойти в любой день месяца. Впрочем, ежемесячные совещания лучше сразу отметить на год вперед. Одна общественная организация, с которой я сотрудни­чаю, каждый декабрь публикует расписание собраний на год вперед. Получив это расписание, я тут же отмечаю все собрания в календаре.

    Ежегодные события - это, как правило, дни рождения. Их список я храню в компьютере. (Раньше я врал. Для простоты изложения.) Ку­пив блок страничек для органайзера на следующий год, с помощью этого списка я размечаю ежегодные события в календаре. У меня тра­диция: в первый день наступившего года заносить в календарь все ежегодные события.

    Портативный компьютер тоже годится для хранения дат отдаленных событий, таких как конференции. Блок страничек, который я поку­паю для органайзера, включает листок для записи событий на несколь­ко лет вперед. Ежегодно, меняя страницы, я просматриваю эти листоч­ки и переписываю их содержимое в календарь на этот год. Я предвижу совпадающие даты свадеб и выпускных вечеров на два-три года вперед.

    Узнайте свой личный ритм

    Все в природе подчиняется определенным ритмам. Соглашаясь прий­ти на встречу или собрание, хорошо бы учитывать свой личный ритм.

    В течение дня я могу работать с очень высокой производительностью два часа.

    Один час - это первый час до того, как все сотрудники собрались в офи­се. Я не "жаворонок", но я заметил, что если заставлю себя притащить­ся в офис за час до начала рабочего дня, то сделаю за первый час боль­ше, чем за все оставшееся рабочее время, потому что никто не будет ме­ня отвлекать. Очень важно не растратить этот час на занятия вроде раз­бора электронной почты. Используйте его для работы над проектом, требующим полной сосредоточенности. (Примеры приведены в главе 2.)

    Второй час - это час вашего пика активности. В это время вы можете сконцентрироваться на работе лучше, чем в остальную часть дня. Я на­зываю его «часом напряженной умственной работы». У каждого этот пик наступает в разное время суток. Для некоторых это день, для дру­гих - поздний вечер или раннее утро. Это чисто биологический фено­мен (поищите в Гугле «биоритмы»). Планируя работу астронавтов на орбите, NASA учитывает их биоритмы. Многие учитывают свои био­ритмы, составляя расписание на день, чтобы заняться самой трудной работой, когда у них естественный прилив энергии и способность к концентрации.

    Попробуйте на следующей неделе выяснить, в какое время у вас насту­пает пик умственной активности. Например, настройте компьютер так, чтобы он ежечасно издавал звуковой сигнал. Услышав гудок, оце­ните свой уровень активности и способность к концентрации по деся­тибалльной шкале и запишите эти данные. Выясните, в какое время оба показателя достигают высоких значений.

    Узнав свой биоритм, попробуйте изменить свое расписание в соответ­ствии с ним.

    Занимайтесь умственной работой на пике своей умственной деятель­ности. Отводите это время под самые важные проекты (требующие максимальной сосредоточенности). Старайтесь назначать совещания на другое время, если только совещание не потребует от вас серьезной умственной работы. (А такие совещания бывают редко.)

    Время пика вашей активности с возрастом может измениться. Когда я был моложе, мой максимум приходился на два часа ночи. Сейчас это два часа дня.

    Узнайте ритм своей фирмы

    У бизнеса тоже есть ритмы. Определив годовые ритмы фирмы, в кото­рой работаете, вы сможете согласовать с ними свои планы. В против­ном случае вам придется плыть против течения. Календарь как сред­ство долгосрочного планирования прекрасно подходит для этой цели.

    У каждой фирмы в течение года бывают как напряженные, так и отно­сительно спокойные периоды. Вы можете планировать задачи систем­ного администрирования в соответствии с этими периодами.

    Я работал в фирме, выпускавшей три версии программного продукта в течение года. Каждые 120 дней появлялась новая версия. Как прави­ло, первый месяц уходил на маркетинговые исследования и планиро­вание функциональных возможностей. Следующие 60 дней уходили на разработку, две недели - на тестирование качества и еще две на ти­ражирование ПО и документации. Сто двадцатый день был днем вы­пуска новой версии. Для системного администратора это было счасть­ем, поскольку система работала, как часы, трижды в течение года.

    В течение первого месяца цикла большинство сотрудников сидело на со­вещаниях и сетевая активность была низка. Работала только электрон­ная почта, а по остальным функциям можно было проводить профилак­тику или модернизацию. В последние дни каждого цикла специальная группа сотрудников определяла, какая версия ОС и компилятора будет использована для следующего выпуска. В течение первого месяца теку­щего цикла группа системных администраторов устанавливала эти ин­струменты. На этапе разработки допускались запланированные про­стои оборудования, и системные администраторы работали в обычном режиме. Однако ближе к концу 120-дневного цикла запланированные простои запрещались. Это была очень напряженная часть цикла, в те­чение которой новый код поступал в группу тестирования качества практически ежедневно. В этот период системным администраторам было нечего делать. Часть команды оставалась на случай непредвиден­ных обстоятельств, а остальные уходили в отпуск. После тестирования, на этапе тиражирования, стабильная работа требовалась только от тех компонентов системы, которые участвовали в тиражировании. Осталь­ные сотрудники отдыхали. Затем цикл повторялся.

    Поскольку работа системных администраторов планировалась в соот­ветствии с деловым циклом фирмы, все протекало гладко.

    Другим типичным примером цикла в бизнесе является декабрьский всплеск. Например, не секрет, что половину объема продаж многие фирмы реализуют в предрождественский период, часто работая в убы­ток остальную часть года. В течение предпраздничной лихорадки ком­пьютерная сеть, обслуживающая бизнес, должна работать абсолютно стабильно. Час простоя может обернуться потерей миллионов. Поэто­му в такое время у системных администраторов мало запланирован­ной работы и много незапланированной, в основном по устранению сбоев и обслуживанию перегруженных серверов. Разработчиков к про­дукту уже не допускают, чтобы у них не было соблазна внести «полез­ные» нововведения, подвергая риску весь проект. Самое напряженное время для всех наступает за несколько месяцев до этого периода, когда все усилия направлены на то, чтобы новая система заработала. Самое спокойное время - первая неделя года, когда сотрудники восстанавли­вают силы.

    Учебные заведения подчиняются вполне очевидному ритму. Их дея­тельность сосредоточена вокруг таких основных событий, как вступи­тельные экзамены, зачисление новых студентов, бюджетные ассигно­вания, сессии, выпуск студентов, летние каникулы.


    В кадровом вопросе тоже есть циклы. Например, если речь идет о най­ме молодых специалистов, то процесс должен начаться в феврале с раз­мещения объявлений в колледжах в расчете на заполнение вакансий в мае. Если же фирма планирует нанять более опытных работников, то, скорее всего, у таких людей есть дети, и они предпочтут менять ме­сто работы не в течение учебного года, а летом. В конце года на работу с кадрами могут повлиять и другие факторы. Редко когда мне удава­лось добиться согласия начальства на прием нового сотрудника в декаб­ре. Иногда из-за того, что начальство в это время в отпуске, но чаще де­ло было в том, что прием на работу человека в конце года портит отчет­ность. Учитывайте вышесказанное, планируя нанимать сотрудников.

    Мне нравится работать в фирмах с четко выраженной цикличностью деятельности. Это существенно облегчает планирование. Если же я ра­ботаю в фирме, действующей без явных циклов, я стараюсь найти циклы неофициальные или, если возможно, подчинить работу фирмы определенному циклу. Однажды я работал в компании, производив­шей ПО без определенного расписания. Я стал бороться за циклич­ность выпусков программного продукта и добился своего. От этого вы­играли все. Отдел маркетинга и финансовый отдел стали планировать работу в соответствии с циклом, и практически была снята проблема несвоевременного ухода программистов в отпуск.

    У фирмы, в которой вы работаете, наверняка есть свой цикл. Он может быть коротким и укладываться в месяц, а может быть растянут на весь год. Если вы работаете в NASA, ваш цикл может длиться несколько лет в соответствии с продолжительностью космических проектов. Ес­ли вы работаете в политической организации, ее цикл зависит от пе­риодичности выборных кампаний.

    Не поленитесь изучить ритм своей фирмы. Возможно, вам понадобит­ся спросить шефа, как он представляет себе бизнес-цикл. Прояснив этот вопрос, поищите ответы и на другие:



    • Каков бизнес-цикл вашей фирмы?

    • Как вам лучше планировать свои проекты?

    • В какое время вам лучше всего уходить в отпуск?

    • Может ли группа системных администраторов лучше планировать свою работу над проектами?

    • Можно ли осуществлять системное администрирование в соответст­вии с напряженными и спокойными периодами бизнес-цикла?

    • Если деятельность фирмы не имеет периодичности, можно ли при­дать ей циклический характер? А что если установить циклическое расписание работы системных администраторов в расчете на то, что другие подстроятся к этому циклу?

    Резюме

    • Ведение календаря важно для вас и вашей карьеры. Пунктуаль­ность ассоциируется с ответственностью и надежностью. Люди, не являющиеся на встречи и забывающие о совещаниях, не получают повышения по службе.

    • Без хорошо организованного календаря вы рискуете пропустить важные события как по работе, так и в личной жизни. Необходимо соблюдать баланс между работой, семьей, общественной деятельно­стью, личными проектами, сном и т. д. Ваш календарь поможет вам в этом.

    • В органайзере должна быть секция для записи встреч (совещаний и прочих событий). Записывайте дату и время встречи, как только договоритесь о ней. Не соглашайтесь на встречу, пока не сверитесь с календарем.

    • Ваш календарь является составной частью системы Цикл. Вы запи­сываете в него встречи, совещания, важные события и прочую ин­формацию. Планируя свой день, начните с календаря, чтобы соста­вить расписание и дополнить список дел на сегодня.

    • В бумажном органайзере можно записывать события в графы ка­лендаря по определенной системе. Я сначала вписываю дни рожде­ния и годовщины, затем отпуска и многодневные мероприятия. В середине графы календаря я пишу мини-расписание на этот день: утренние встречи, обеденный перерыв, встречи во второй половине дня. Нижнюю часть графы я отвожу под планы на вечер.

    • Договариваясь о встрече, учитывайте свой ритм активности. Если есть выбор, планируйте умственную работу на время пика своей ум­ственной активности.

    • Составляя совместные планы, всегда сверяйтесь с календарем, пре­жде чем согласитесь на встречу. Не смущайтесь тем, что вашему со­беседнику приходится подождать, пока вы достанете и откроете ор­ганайзер.

    • Пользуйтесь автоматическими средствами напоминания о встре­чах. Установите подачу сигнала на портативном компьютере. Если у вас бумажный органайзер, используйте альтернативную техноло­гию (например, будильник).

    • В бумажный органайзер можно записывать повторяющиеся события на основе списков еженедельных, ежемесячных и ежегодных собы­тий. В понедельник запишите в календарь все еженедельные встре­чи. В первый день месяца запишите ежемесячные встречи. А в пер­вый день нового года - ежегодные события.

    • У большинства фирм есть ежегодный ритм деятельности. Напри­мер, самое напряженное время у торгующих предприятий прихо­дится на декабрь. Выяснив этот ритм, вы сможете планировать свои проекты в соответствии с ним. В противном случае вы будете грести против течения. Если у вашей фирмы нет четко выраженно­го ритма, определите ритм для себя.

    7

    Система Цикл: долгосрочные цели

    К шестидесяти годам я хочу стать пенсионером, имеющим достаточно средств к существованию.

    В течение ближайших трех лет я хочу получить повышение и стать ру­ководителем группы.

    В следующем месяце я хочу получше изучить ядро Linux.

    Я хочу, чтобы через 24 часа у меня все было постирано и поглажено.

    Иногда мне хочется назначить свидание порнозвезде.

    Вы можете добиться всего, чего захотите, если серьезно настроитесь на это. Большинство людей игнорирует логический процесс постановки целей, планирования шагов для достижения этих целей и воплощения этих шагов в жизнь. Вместо этого они просто ждут, что все произойдет само собой.

    Овладев тайм-менеджментом в совершенстве, я осознал, что, несмотря на мой высокий профессиональный уровень, в моей жизни за прошед­ший год ничего не произошло. Я не переехал в дом, о котором мечтал, вычислительная техника, которую я обслуживаю на работе, осталась прежней, и я никак не приблизился к свиданию с порнозвездой. Коле­са моей жизни буксовали.

    Действительность такова, что вы достигнете большего, если установи­те определенные цели. Исследования выявили, что люди, добившиеся успеха в жизни, ставили цели и стремились к ним. Другие исследова­ния показали: большинство неудачников думает, что, если ничего не предпринимать, им все равно представятся какие-то возможности. Иными словами, неудачники надеются на удачу. Но под лежачий ка­мень вода не течет. От друзей я слышал, что в шахматах все зависит от везения: чем больше играешь, тем больше везет. Так и в жизни.



    Однако меня заинтересовало утверждение, что постановка цели без приложения усилий по ее достижению все-таки лучше, чем полное от­сутствие целей. Если задуматься, это утверждение не лишено смысла. Если у вас нет определенных целей, то вы не сможете распознать те не­многие счастливые возможности, которые открываются перед вами случайно. Предположим, вашему шефу потребовался добровольный помощник в составлении бюджета на следующий год. Скорее всего, это означает массу работы без особого вознаграждения. Я прекрасно пойму вас, если вы не захотите в этом участвовать. Однако если одна из по­ставленных вами целей заключается в том, чтобы стать руководителем группы, вы воспримете эту ситуацию как возможность поучаствовать в планировании деятельности группы. Если ваша цель — получить должность менеджера, то вы расцените просьбу шефа как возможность научиться составлять бюджет и лучше подготовиться к этой должно­сти. И наоборот, если ваша цель — остаться инженером, пресекая по­пытки руководства продвинуть вас в менеджеры, вы увидите здесь дру­гую возможность - не прилагать к этому руку. (Я видел слишком много хороших технических специалистов, ставших менеджерами поневоле.)

    Приемы, обсуждавшиеся в этой книге, отлично годятся для выполне­ния повседневной работы. А как насчет долгосрочных целей, для дос­тижения которых требуются годы?

    Для начала задайте себе следующие вопросы:

    • Каким я хочу видеть мое рабочее окружение (вычислительную тех­нику) через два года?

    • Какую карьеру я хочу сделать за пять лет?

    • Какое общественное и финансовое положение я хочу занимать че­рез десять лет?

    • Какую жизнь я хочу вести, выйдя на пенсию?

    Технические приемы в этом случае очень просты. Вам следует сформу­лировать цели, расставить приоритеты и разработать шаги для дости­жения этих целей. Затем вы заносите эти шаги в список дел и расстав­ляете их в календаре.

    Возможно, вы решите, что я обрушил на вас слишком много информа­ции, к которой вы еще не готовы. Вы барахтаетесь в бескрайнем океане





    проблем тайм-менеджмента. Хорошо. Бегло просмотрите эту главу и пе­речитайте ее, почувствовав, что овладели основами тайм-менеджмента.







    Секретный прием





    Скажу вам по секрету: нужно записывать свои цели. Пока они нахо­дятся у вас в голове, они не так конкретны, как вам кажется. Они слишком туманны. Невозможно оценить их, рассказать о них кому- нибудь. С ними невозможно работать.

    Процесс изложения на бумаге заставляет вас конкретизировать их. К тому же в готовом списке целей гораздо удобнее расставлять приори­теты.

    Цели, записанные на бумаге, можно показать другому человеку. Если есть кто-то, чье мнение дорого для вас, вы можете обсудить эти цели вместе. Иногда мы забываем, что наши близкие не умеют читать мыс­ли. Рассказывая о своих целях, мы получаем поддержку и, так сказать, тестируем реальность этих целей. Мы с большей вероятностью достиг­нем цели, если поделимся с кем-то. Это подтолкнет нас к действиям.

    Впрочем, записать неопределенные цели довольно легко. Вы можете конкретизировать свою цель, ответив на следующие вопросы:



    • Чего я хочу добиться?

    • Когда я хочу добиться этого?

    Все забывают про второй вопрос. Может статься, вы никогда не начне­те действовать, не установив определенный срок. В начале главы я привел список целей, и у каждой был указан срок.

    Очень важно, чтобы цели были измеримыми. Большинство целей в на­чале главы удовлетворяет этому условию. «Достаточно средств к суще­ствованию» можно выразить более конкретно: моя пенсия должна со­ставлять 70% моего теперешнего дохода. Изучить ядро Linux «получ­ше» - цель, плохо поддающаяся измерению. Я могу исправить этот недостаток, добавив какой-нибудь ориентир, например разработку простого драйвера устройства.

    «г* ♦у»

    Возможно, устанавливая цели, вы захотите с кем-то посовето­ваться. Это может быть член вашей семьи, священник, шеф, со­сед, близкий друг или кто-то иной. У каждого читателя этой книги свой список людей, с которыми он захочет посоветовать­ся. Кто в списке у вас?

    Собираясь записать свои жизненные цели, подумайте о своей системе ценностей. В чем, по-вашему, заключается ваше предназначение? Хо­тите ли вы помогать людям или считаете, что каждый должен решать свои проблемы сам? Хотите ли вы быть богатым или счастливым (а, может, и тем и другим одновременно)? Цените ли вы независимость или сотрудничество? Что для вас важнее — общественное или личное?

    У вас могут быть разные системы ценностей на работе и дома. Дома вы можете быть заботливым родителем, который в равной мере любит и поддерживает всех своих детей. А на работе все может зависеть от конкуренции или распределения ролей.

    Постановка целей

    Книга «How to Get Control of Your Time and Your Life» (Как управлять своим временем и своей жизнью), Signet, - классика тайм-менедж­мента. В ней доказывается необходимость списков краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей и рекомендуется разбивать их на категории А, В и С по степени важности (категория А имеет наивыс­ший приоритет).

    Давайте так и поступим.

    Возьмите большой лист бумаги и расчертите его на шесть частей, как показано на рис. 7.1 (тем, у кого много целей или размашистый по­черк, возможно, потребуется несколько листов).

    Вы собираетесь заполнить все прямоугольники списками соответст­вующих целей. Можете расставить другие временные ориентиры, если считаете, что ваши цели должны быть сгруппированы иначе.

    Теперь составьте списки целей. Чтобы вам было легче начать, приведу некоторые советы:

    1 месяц

    Обычно сюда заносятся небольшие проекты, над которыми вы сей­час размышляете. Завершение текущих проектов, замена части оборудования и т. д.



    1 год

    Это более крупные проекты. Как правило, они связаны с реоргани­зацией, как технической («заменить текущую службу каталогов единой системой регистрации»), так и структурной («разбить груп-


    Профессиональные Лкчные


    1 месяц







    1 год







    5 лет








    Достарыңызбен бөлісу:
  • 1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   20




    ©dereksiz.org 2024
    әкімшілігінің қараңыз

        Басты бет