Живага А. Ю. Управление конфликтами и стрессами в организации indd
жүктеу/скачать 1.05 Mb. Pdf көрінісі
|
| матрица Эйзенхауэра
А Важно – срочно: дела, которые необходимо сделать сегодня, так как они являются срочными и важными. Например, разрешение кризисов; проекты, у которых подходят сроки сдачи В Важно – не срочно: важные дела, которые необязательно делать сегодня. В основном – это плановые дела, нацеленные на долговременную перспективу: планирование новых проектов; оценка полученных результатов; налаживание отношений; определение новых перспектив, альтернативных проектов С Неважно – срочно: дела, которые могут быть перепоручены другим: некоторые телефонные звонки, совещания, рассмотрение материалов, общественная деятельность D Неважно – не срочно: рутинная работа. «Пожиратели времени»: разговоры с коллегами на нерабочие темы, частые перерывы на кофе; телефонные звонки и письма, которые не относятся к профессиональной деятельности, социальные сети, игры и т. п. Исполнение Для эффективного и своевременного выполнения работы не- обходимо научиться фокусироваться на главном. чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и отка- житесь от второстепенных. как это сделать? Делегируйте. При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчиненным расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчиненными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников. Научитесь говорить «нет». чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам. Блокируйте раздражители. Перед началом работы отклю- чите все, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту и сконцентрируйтесь на задаче). Исключите «пожирателей времени». Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, кото- рые направлены на решение запланированных задач и полноцен- ного отдыха. Все неотмеченные действия – это хронофаги, «пожи- ратели времени». Отказавшись от них, вы освободите время для важных. Наиболее распространенные «пожиратели времени» на работе: просмотр новостей в интернете, частые перерывы на кофе и перекуры, переписка в мессенджерах и социальных сетях, видеоигры, разговоры на отвлеченные темы. «Пожиратели вре- мени» могут иметь и чисто организационную природу: некоторые совещания, рутинная работа, неисправность техники и т. п. Не делайте несколько дел одновременно. На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Отдыхайте. Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу. Наведите порядок в электронной почте. хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма не- сколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. На- стройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упо- рядочить информацию. Фильтруйте входящую информацию. Отфильтруйте инфор- 90 91 мацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной. Учитывайте свои биоритмы. У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдай- те за собой. Если вы знаете, что в определенные часы наиболее ак- тивны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул. Создайте комфортное рабочее место. Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные мате- риалы было легко найти. Ограничьте свой перфекционизм. Не зацикливайтесь на не- важных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всем, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «Лучшее – враг хорошего». Ставьте дедлайны. Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б – к трем дня пятницы и т. д. четкие рамки не дадут затягивать работу. Оставляйте запас времени. Если по расчетам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. запас времени изба- вит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров. Заканчивайте задачу раньше срока. Если вы намерены ре- шить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланиро- ванного – тогда проект будет готов досрочно или вовремя. Попробуйте метод «Хронометраж». В течение двух-трех дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте: 1. какие действия не относятся к решению задач или полно- ценному отдыху? Это «пожиратели времени». Откажитесь от них? 2. На какую задачу вы тратите больше всего времени? Поду- майте, как ее оптимизировать. 3. На какие долгосрочные цели уходит меньше всего време- ни? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаете с одной из них от плана. Планируйте перерывы каждые девяносто минут. Мозг спо- собен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Делай- те перерывы в 10–15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг. Планируйте время ожидания. В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. заранее ре- шите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке. жүктеу/скачать 1.05 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|