Глава III. Контроль за вложениями в товарные запасы

На большинстве предприятий расходы на закупленные материалы доходят до 50% стоимости всех издержек производства, что дает широкое поле деятельности в снижении этих издержек посредством надлежащих мер контроля за товарными запасами. Больше того, компании, получающие от 8 до 9% прибыли от реализации, часто могут повысить ее больше чем на 10%, просто снижая затраты на товарные запасы всего лишь приблизительно на 2%. Прибыль, получаемая на каждый доллар, сбереженный в результате более действенного регулирования товарных запасов, приблизительно равняется прибыли, получаемой путем увеличения на 11 долл. объема реализации товаров.

Подобно любым другим вложениям, вложение средств в товарные запасы сопряжено с риском. Применяют много различных способов для уменьшения такого риска. Термин «контроль над товарными запасами» употребляется для обозначения комплекса общепринятых мероприятий по контролю и управлению. Когда мы говорим, что компания осуществляет «контроль над товарными запасами», мы имеем в виду, что компания установила задачи в отношении уровней товарных запасов и вложений в них средств и пытается осуществлять свои цели посредством согласованных отчетов и управленческих усилий для предотвращения дорогостоящих ошибок в управлении товарными запасами.

Контроль товарных запасов является совместной функцией производственных и финансовых подразделений. Производственный отдел определяет физическое количество требующихся товаров, качество покупаемых товаров и у каких поставщиков их закупать и контролирует расход купленных материалов. Финансовый отдел определяет максимальный и минимальный лимит вложений в запасы товаров и материалов, определяет, какую часть оборотного капитала необходимо вложить в товары в целом и в их отдельные виды. Контроль финансового отдела за вложениями в товарные запасы распространяется на четыре основные категории товарных запасов:

1) готовая продукция — товары в виде продукции, готовой для продажи покупателям, готовой как по форме, так и по качеству и не требующей дополнительной обработки;

2) незавершенное производство — частично обработанные товары, которые требуют дополнительного труда или материалов, прежде чем стать пригодными для продажи;

3) сырые материалы (сырье) — товары, которые не подвергались обработке; они пойдут в производство, чтобы стать вначале незавершенным производством, а затем — готовой продукцией;

) топливо и другие вспомогательные материалы — товары, которые участвуют в производственном процессе, но не становятся неотъемлемой частью готовой продукции.

Применяя научные методы управления товарными запасами, финансовый отдел стремится предотвратить возникновение следующих ситуаций во всех четырех категориях товарных запасов:

- не омертвить слишком большую долю оборотного капитала фирмы в товарных запасах;

- не допустить слишком частого отсутствия запасов, приводящего к нехватке материалов для выполнения производственных планов;

- не допустить несбалансированного вложения средств в товарные запасы.

Чрезмерные вложения в товарные запасы

Чрезмерные товарные запасы являются одной из главных причин краха предприятий. Во многих случаях чрезмерные товарные запасы являются результатом простого затоваривания, когда количество определенных товаров в течение длительного промежутка увеличивается до угрожающего уровня.

Однако некоторые компании спекулируют на товарных запасах, покупая больше, чем им на самом деле необходимо, в ожидании повышения цен. Если ожидаемого повышения не происходит, а, наоборот, цены понижаются, то компания оказывается затоваренной ненужными ей материалами, которые могут быть реализованы только с убытком для нее.

Когда компания делает чрезмерные вложения в товарные запасы, ее оборотный капитал может уменьшиться и она будет вынуждена занимать средства, чтобы выплачивать заработную плату, платить поставщикам и производить другие текущие расходы. Кредит иногда выгоден, однако капитал, взятый взаймы, всегда стоит дороже, чем собственный. Поэтому компания должна по возможности избегать таких дополнительных затрат.

Чрезмерное вложение средств в товарные запасы также означает наличие избытка материалов, что вызывает большие расходы на емкие складские помещения, высокие страховые премии и налоги на движимое имущество, а также большие расходы по хранению и учету материалов.

Когда компания имеет излишние материалы, она становится уязвимой в случае снижения цен и в связи с возможностью снижения стоимости запасов из-за их морального износа. Ненормально большие товарные запасы также увеличивают возможность потерь из-за износа и порчи. В добавок ко всему оборотный капитал, замороженный в товарных запасах, не может быть использован для более прибыльных вложений и сократит таким образом для компании уровень доходности.

Кроме того, когда производство замедляется из-за нехватки материалов, увеличиваются расходы на оплату неиспользуемой рабочей силы и содержание простаивающего оборудования. Компании, в которой имеется нехватка материалов, вероятнее всего, придется затратить больше средств на то, чтобы ускорить доставку материалов и отгрузку готовой продукции покупателям.

Несбалансированное вложение средств в товарные запасы, естественно, влечет за собой некоторый риск как недостаточного, так и чрезмерного вложения, сохраняя наихудшие элементы того и другого. Когда вложение в товарные запасы не сбалансировано, ощущается постоянный недостаток в снабжении некоторыми товарами, в то время как имеется излишек других товаров.

Проблема состоит в том, чтобы привести в соответствие чрезмерные и недостаточные запасы отдельных товаров, финансовые невыгоды наличия слишком большого количества товарных запасов и очевидные отрицательные последствия недостаточного количества сырья и компонентов для удовлетворения потребностей производства.

Верно, что уровни товарных запасов определяются главным образом производством, однако при их определении необходимо учитывать такие факторы, как общие экономические условия, которые могут увеличить риск убытков из-за морального износа, инфляции или порчи.

Сбалансированное вложение средств в товарные запасы. Финансовый отдел должен указывать высшему руководству на то, что производственные потребности не являются единственным критерием для определения уровней товарных запасов. Обязанностью же руководства является установление определенных заданий по товарным запасам для всех отделов. Регулированием товарных запасов большинство компаний добиваются достижения следующих задач:

- бесперебойность снабжения;

- минимальное вложение наличных денег;

- минимальный риск;

- простая процедура заказов на пополнение запасов;

- регулярность, бесперебойность производственного процесса.

Важность высокой скорости оборота товарных запасов

С точки зрения достаточности оборотного капитала, по всей вероятности, ни один другой фактор не имеет такого значения, как скорость оборота товарных запасов. Товарные запасы являются наименее ликвидными краткосрочными активами, что подвергает их многим опасностям, которым не подвержены другие статьи оборотного капитала. Оборачиваемость товарных запасов в большой степени зависит от объема реализации компании. Если реализация замедлена, то ясно, что оборачиваемость товарных запасов будет также медленной (если только производственное предприятие не сохраняет постоянный выпуск продукции в ожидании будущих заказов на товары). Поскольку оборот товарных запасов находится в такой зависимости от объема реализации, финансовый отдел должен использовать любой возможный метод с целью облегчения усилий по сбыту и ускорения оборачиваемости товарных запасов.

Одним из способов поддержания движения товарных запасов является либерализация условий кредита, с тем чтобы покупатели могли приобретать больше товаров в кредит. В случае если компания уже имеет больше дебиторской задолженности, чем тона может себе позволить, финансовая служба должна передать некоторые счета дебиторов фактору (посреднику) для поддержания высокого уровня продаж в кредит.

Другим способом ускорения оборачиваемости товарных запасов является вложение всегда минимальных средств в товарные запасы.

Предположим, например, что компания производит готовой продукции на 100 тыс. долл. (по себестоимости) каждый год. Если товарные запасы компании используются и заменяются только раз в год, то фирма должна иметь среднегодовой запас товаров стоимостью в 100 тыс. долл. Однако если товарные запасы обернулись дважды за год, то среднегодовое вложение в товарные запасы составит всего 50 тыс. долл., что высвобождает оставшийся капитал для других целей.

Чем быстрее оборачиваются товарные запасы, тем меньше будет среднее вложение в них средств, тем меньше будет связанный с запасами финансовый риск и тем больше будет сумма оборотного капитала компаний для закупки нового оборудования, улучшения и оснащения предприятия и для других целей, для осуществления которых необходим капитал.

Какова же должна быть нормальная скорость оборота товарных запасов, к которой следует стремиться? Учет и отчетные данные об использовании товарных запасов должны давать сведения о скорости оборота товарных запасов в прошлом, с тем чтобы компания могла определить, какой темп оборота является наилучшим для данных товарных статей запасов. Предприятия обрабатывающей промышленности могут обратиться к индексам, показывающим типичные общие пропорции для отдельных отраслей производства.

Одним из таких индексов служит «14 важных пропорций в 72 отраслях», представляющий ежегодный анализ Роу Фоулка для корпорации «Дан и Брэдстрит». Эта публикация дает не только существующие пропорции в определенных отраслях промышленности, но также и соответствующие пропорции за предыдущие годы.

Два показателя оборота товарных запасов, которые часто применяются, — это отношение чистой суммы реализации к сумме товарных запасов и отношение суммы товарных запасов к чистому оборотному капиталу. Первое отношение получается путем деления годовой чистой суммы реализации на сумму товарных запасов по балансу. Когда это соотношение является слишком большим (по сравнению с предыдущим или со средними данными по промышленности), то это показывает недостаточность запасов. Если же отношение слишком маленькое, это может означать, что товарные запасы чрезмерны или, возможно, устарели. Отношение суммы товарных запасов к чистому оборотному капиталу дает дополнительный указатель для контроля за состоянием товарных запасов. Это отношение получается путем деления суммы товарных запасов, указанной в балансе, на чистый оборотный капитал.

Если это отношение показывает, что высокий процент краткосрочных оборотных средств представлен товарными запасами, компания может столкнуться с недостатком оборотного капитала и ей будет трудно выполнить свои обязательства в срок. Обычно отношение суммы товарных запасов к чистому оборотному капиталу не должно превышать 80%.

Помните, что скорость оборота товарных запасов должна быть настолько высокой, насколько это возможно экономически. Прибыль может получиться лишь тогда, когда каждый доллар оборотного капитала, вложенного в товарные запасы, оборачивается. Чем выше скорость оборота, тем меньше шансов понести убытки из-за морального износа товаров и их порчи; чем выше скорость оборота, тем выше ликвидность финансового положения компании. Это означает, что компания может спокойно проводить операции с более низким коэффициентом ликвидности.

И, наконец, быстрый оборот означает более строгий контроль над товарными запасами, обеспечивающий минимальные вложения средств в товарные запасы.

Мы уже говорили о том, что поддержание соответствующего уровня товарных запасов для осуществления планируемого производства зависит от отдела организации производства. Отдел производства определяет потребность в товарных запасах а средствах производства, составляющих основу всей производственной деятельности. Цель сметы производства заключается в том, чтобы обеспечить соответствие возможностей производства требованиям сбыта, а также обеспечить необходимыми материалами производственную деятельность. Смета производства определяет задачи производства (взятые из прогнозов сбыта) по главным видам продуктов или их группам; позволяет дать наметку потребностей в материалах по группам рабочих или по машинизированным участкам. Поскольку смета производства является лишь наметкой, ее необходимо периодически пересматривать и уточнять с целью приведения в соответствие с изменяющимися требованиями производства и сбыта.

В смете производства руководство обычно показывает количество требующихся материалов для всех производственных участков.

В большинстве компаний заказы на материалы даются довольно регулярно. Исходя из прошлых цифр сбыта, производственных графиков и учетных данных, отдел производства может составить с высокой точностью требования на материалы для ведения производства. Но даже допуская возможность точного прогноза, скажем, по операциям на год, едва ли целесообразно или необходимо заранее приобретать товарные запасы на весь этот период. Не многие предприятия имеют достаточно вместительные складские помещения, чтобы хранить даже месячные запасы большинства видов товаров.

Стоимость хранения материалов, страховые расходы и неудобства, связанные с необходимостью аренды больших площадей под склады, приводит к тому, что приобретение одновременно большего количества товаров, чем это необходимо для обеспечения производства в течение нескольких дней, может себя не оправдывать. Закупка необходимых материалов по приемлемым ценам является обязанностью отдела закупок. Задачи в отношении закупок излагаются в смете закупок, которая дает оценку возможных цен на материалы в течение сметного периода.

Кроме количественных показателей и возможных цен, смета закупок определяет также время совершения закупок, а также долгосрочные наметки относительно стоимости материалов, которые предполагается закупать, и количество таких материалов. Подобно материальной смете, смета закупок периодически пересматривается и уточняется, с тем чтобы отражать изменения потребности в товарных запасах и цен.

Осуществление своей части контроля над товарными запасами производится финансовым отделом обычно через отдел закупок. Во многих случаях закупки входят в сферу деятельности финансового отдела, однако их можно передать отделу производства или даже отделить от отдела финансов, так и от отдела производства.

Организационно система закупок бывает чрезвычайно разнообразной. Многие фирмы, имеющие по одному заводу с ограниченным ассортиментом выпускаемой продукции, применяют централизованную систему закупок, когда вся деятельность по закупкам осуществляется одним подразделением. Такая система позволяет определенным лицам в пределах их закупочной деятельности специализироваться на определенных материалах или товарах, позволяет собирать вместе все заказы и создает прочную основу для всеобъемлющего контроля над закупочной деятельностью.

Так как производство и закупки играют существенную роль в контроле товарных запасов, может показаться, что финансам остается небольшая роль в области регулирования товарных запасов. Но общая ответственность за контроль над товарными запасами является по необходимости очень широкой; она не передается полностью в какую-либо одну сферу деятельности или одному отделу. Постоянное движение материалов — в склады, а затем в производство и снова из производства, в качестве готового изделия — делает контроль над товарными запасами совместной обязанностью многих отделов. Руководство производством определяет требования на товарные запасы при составлении сметы производства; отдел закупок определяет в смете закупок цены на материалы и график закупок; отдел контроля производством следит за движением сырья и компонентов в процессе производства. Экономические соображения вызывают большой интерес к вопросам регулирования товарными запасами со стороны как сметы материалов, так и сметы закупок. Финансовый отдел основывает многие из своих бюджетных наметок на смете закупок. Закупочный, производственный и финансовый отделы должны тесно кооперироваться, каковы бы ни были их организационные связи с точки зрения формальной организации предприятия.

Закупки и контроль над товарными запасами

Хотя финансовый отдел не определяет прямо количества материалов, необходимых для производства, он имеет, даже если отдел закупок не является частью финансовой службы, наибольшее отношение как к закупочной деятельности, так и к определению требований на материалы. В связи со сметой производства финансовый руководитель должен решить вместе с лицами, занимающимися сбытом и производством, любые финансовые проблемы, которые, по его мнению, могут возникнуть в, течение предстоящего сметного периода, указать области, где сделаны излишние расходы, и просить содействия в сохранении средств компании.

Обычно финансовый отдел продолжает участвовать в регулировании товарных запасов после того, как товары получены и пущены в производство. Финансовый отдел достигает большой экономии путем эффективного предварительного планирования, но он также собирает и регистрирует характер финансовых сведений, касающихся использования товарных запасов, и представляет эти сведения высшему руководству для использования в улучшении будущей системы регулирования товарными запасами. Нередко бывает, что компания организует секцию по контролю товарных запасов под руководством контролера или казначея для координации усилий компании по регулированию товарных запасов.

Многие компании возлагают ответственность за регулирование товарных запасов непосредственно на финансового служащего высокого ранга или ответственного административного работника, поручая им координацию всех усилий по контролю над товарными запасами, и этим используют наилучшим образом тесную связь между контролем над товарными запасами как таковым и эффективным контролем издержек производства.

Хотя производственный отдел и отдел закупок являются наиболее важными в определении потребностей в товарных запасах, служащие отдела финансов и бухгалтерии должны иметь представление, на основе чего принимаются решения об уровне товарных запасов. Они также должны быть хорошо осведомлены о технике, применяемой при контроле за физическим объемом товаров.

Отдел закупок и производственный отдел пытаются поддерживать по возможности наименьшие уровни товарных запасов, соответствующие разумно быстрому обслуживанию покупателей и наиболее экономичным вложениям в товарные запасы. Финансовый отдел должен следить за тем, чтобы эти две группы интересов были сбалансированы. Основываясь на требованиях производства, отдел закупок устанавливает верхний и нижний пределы по каждой важной статье товарных запасов.

Когда в результате потребления количество какого-нибудь товара снижается до такого уровня, при котором необходимо сделать новый заказ на его пополнение, отдел закупок дает заказ на получение заранее определенного количества единиц этого товара, т. е. на заказ, стандартный в отношении количества. Минимальный уровень запаса товаров плюс стандартный заказ в отношении количества представляют собой максимальный предел запасов. Объяснение этих терминов поможет выяснить способы, применяемые в установлении уровней запасов и в контроле за запасами отдельных видов товара.

Заказ, стандартный в отношении количества товара, не обязательно является заказом такого размера, при котором стоимость единицы товара самая низкая. Для того чтобы правильно определить стандартный заказ в отношении какого-либо определенного товара, необходимо подсчитать все затраты, связанные с данным заказом, включая стоимость восполнения запасов и складские расходы.

Стоимость восполнения запасов также включает в себя расходы по приемке и проверке новой партии товаров.

Мы можем теперь проиллюстрировать метод, применяемый для определения заказа, стандартного по количеству товара, или определения размера закупок товаров. Предположим, что данный товар стоимостью в 15 долл. потребляется по 300 единиц в год. Стоимость восполнения запаса составляет 10 долл. за заказ, и годовая сумма складских расходов по этому товару составляет 20% его стоимости. В случае если компания закупает этот товар на целый год сразу (и допуская, что степень предполагаемого потребления является точной), размер запаса этого товара будет изменяться от 300 единиц в начале года до нуля в конце года, а в среднем составит 150 единиц в течение года.

Но если вместо заказа на весь годовой запас компания сделает 10 заказов в течение года по 30 единиц каждый, активный запас будет колебаться от 30 единиц до нуля в течение каждого из 10 циклов потребления, причем средний уровень составит только 15 единиц.

Складские расходы равны годовой стоимости хранения и транспортировки одной единицы, умноженной на средний запас товара. Если компания заказывает 300 единиц товара сразу, то складские расходы составят 450 долл. в год (0,20 X 15 долл. X 150). При заказах по 30 единиц 10 раз в различное время складские расходы снижаются до 45 долл., или на 90%.

Годовая стоимость обновления запасов калькулируется таким же образом. Если величина заказа составляет 300 единиц, годовая стоимость обновления запаса будет равняться 10 долл. .Очевидно, расходы по заказу на 30 единиц будут не выше, чем по заказу на 300 единиц. Таким образом, 10 заказов на 30 единиц товара каждый означал бы годовой расход в 100 долл.

Чем меньше заказ, тем выше годовые расходы на восполнение запасов. И обычно чем больше заказ, тем ниже стоимость единицы товара (благодаря скидкам при покупке большого количества товара и меньшим транспортным расходам). С другой стороны, расходы на перемещение по складу и хранение увеличиваются по мере того, как растет величина заказа. Теперь мы должны определить величину заказа, при котором сумма складских расходов и расходов на восполнение товарных запасов будет минимальной.

Существует несколько методов расчета этой величины. Следующая формула представляет собой простой, но довольно точный метод:

где Q — рентабельный заказ;

V — годичное потребление;

S — расходы на восполнение запасов;

С — стоимость товара;

1 — процентная ставка.

Подставляя в формулу цифры, получим:

Другими словами, самым рентабельным является заказ 45 единиц товара за один раз. Это стандартный по количеству заказ для данного вида товара.

Следует иметь в виду такие важные принципы в определении заказов наиболее экономичных в отношении количества:

- общая стоимость данного количества определенного товара является самой низкой в том случае, когда стоимость восполнения запасов равняется стоимости складских расходов;

- в рамках относительно небольших пределов (± 20%) общая стоимость различных по величине заказов отличается незначительно; однако за этими пределами стоимость резко повышается или снижается;

- заказать слишком мало стоит обычно дороже, чем заказать слишком много;

- изменения уровня складских расходов оказывают намного больше влияния на размер заказа, наиболее экономного в отношении количества, чем изменения в стоимости восполнения запасов. (С математической точки зрения экономически выгодная величина заказа изменяется в обратной пропорции по отношению к складским расходам и прямо пропорционально корню квадратному стоимости нового заказа.)

Координация усилий по контролю над товарными запасами. По причине того что слишком много отделов осуществляет прямой и косвенный контроль над товарными запасами, каждый отдел должен постоянно быть в курсе работы других. Постоянное информирование всех отделов о состоянии товарных запасов требует почти непрерывной связи между ними; существенную помощь в этом деле оказывает применение стандартных форм, процедур и методов контроля. Сложность любой системы контроля над товарными запасами прямо пропорциональна количеству видов товара, хранящихся на складе, размерам потребления основных товаров и объему операций, затрагивающих различные подразделения, необходимые для того, чтобы обеспечивать движение и размещение материалов. Связь между отделами является обычно очень динамичной. Эта проблема несколько облегчается в компаниях, применяющих «системы обработки данных» для контроля над товарными запасами, однако она все же остается проблемой.

Каждый заказ на закупки порождает серию финансовых и расчетных операций. Стоимость должна быть отнесена на соответствующие счета товарных запасов, счета-фактуры поставщиков проверены и акцептованы и должны быть обеспечены средства для оплаты материалов. Если речь идет об особо большой закупке товаров, та в этом случае необходим специальный расчет, в том числе и финансовых ресурсов, прежде чем начать такую операцию. Например, большие капитальные расходы на приобретение машин или заводского оборудования обычно требуют специального разрешения от финансового отдела.

Когда операции по закупке находятся под строгим сметным контролем, заказы на закупки обычно проходят через центральное финансовое подразделение для регистрации и утверждения, прежде чем их передают поставщикам. То же бывает и в случае особых закупок в компаниях, в которых не применяется всеобъемлющая система смет. Счета обычно ведутся по единой форме как в отделе закупок, так и в бухгалтерии. Для того чтобы избежать дублирования, большинство компаний разрабатывают все бланки учета закупок в соответствии с принятой системой учета. Отдел закупок проверяет заказы на закупку товаров и направляет копии заказов в бухгалтерию для отнесения расходов на соответствующие счета и для немедленной оплаты; эти копии используются позже для проверки.

До платежа поставщикам бухгалтерия должна сверить копии заказов) на покупку со счетами-фактурами поставщиков. Заказы на закупки должны быть сличены с отчетом о приемке (показывающим количество полученных материалов) и с отчетом о проверке полученных товаров (подтверждающим, что полученные товары соответствуют заказу). Сектор оплаты счетов бухгалтерии должен знать, какие материалы и товары требуют лабораторных проверок или других способов определения качества товаров

Пока бухгалтерия не убедится в том, что полученный материал находится в хорошем состоянии, она не должна разрешать оплату счетов-фактур. Хотя бланки заказов различны в разных компаниях в зависимости от потребностей контроля над данными товарными запасами, следующие бланки являются наиболее употребительными в операциях с товарными запасами.

- спецификация и описание материала; количество товара, имеющегося в наличии, заказанного, находящегося в процессе обработки, и его общая стоимость;

- заказ, наиболее экономичный в отношении количества;

- цена единицы товара;

- уровень нормального потребления;

- размер запасов, при котором дается новый заказ на их пополнение;

- интервал в закупках;

- максимальный и минимальный уровни товарных запасов.

Бланк учета остатков товаров, когда он надлежащим образом ведется отделом производства, позволяет в любое время легко контролировать уровень запасов независимо от того, где материал складирован.

Бланк «заявки на материал» — этот бланк заполняется производственниками (и обычно утверждается руководителем производства) для получения материалов со складов или из кладовых. Один экземпляр этого бланка направляется служащему склада для регистрации в карточке учета остатков товаров. Копия направляется в отделение по учету издержек производства, как основание для отнесения расходов на определенный производственный заказ или на подразделение, использующее этот. материал.

Контрольный счет. Одним из наиболее эффективных инструментов контроля, находящихся в распоряжении финансового отдела, является контрольный счет. Контрольный счет, который бухгалтерия ведет в главной книге, служит для проверки записей, производимых производственным персоналом.

Бухгалтерия относит на этот счет стоимость всех закупленных материалов и кредитует его суммой всех выдач материалов.

Денежный остаток контрольного счета должен всегда быть равным сумме стоимостей товаров, указанных в карточках учета остатков товаров, ведущихся производственным отделом. В случае если во время инвентаризации или в любое другое время обнаружены расхождения, бухгалтерия должна выяснить причины расхождений.

Контрольный счет часто ведется с помощью системы перфокарт. Бухгалтерия готовит карточки по каждой операции, которая имеет отношение к уровню товарных запасов, — поступление материалов, их расход и поправки. Бухгалтерия сортирует эти карточки по их групповым номерам, Данные потом механически заносятся в ведомости регистрационного журнала, которые затем помещаются в контрольном счете или регистраторе сделок. С помощью такой системы бухгалтерия может вести постоянный учет товарных запасов, показывающий уровень текущего запаса по каждому товару.

Все компании производят проверку (по крайней мере, раз в год) фактического уровня товарных запасов. Инвентаризация может быть единственным способом проверки некоторых малоценных товаров, по которым не ведется учет в письменной форме. Физическая инвентаризация может производиться периодически, постоянно или выборочным путем.

Другое преимущество этого способа заключается в том, что данные о товарных запасах, взятые из карточек товарных запасов, постоянно ведущихся по системе непрерывной инвентаризации, могут быть использованы для подготовки балансов и для налоговых целей.

Там, где физический счет ведется кладовщиками или другими лицами, собственный бухгалтер-ревизор компании или другой представитель бухгалтерии должен наблюдать за ведением такой инвентаризации. Являясь высшим контрольным органом, бухгалтерия или ревизионный отдел всегда должны быть инициаторами проведения инвентаризации. Определяя, какой вид товара должен быть подвергнут проверке и когда именно, бухгалтерия имеет еще один способ проверки работы кладовщиков или учетчиков в производственных подразделениях.

Основной причиной необходимости ведения подробного учета состояния товарных запасов и проведения периодических проверок товарных запасов является обеспечение точной оценки средств, вложенных в товарные запасы. Существует несколько методов оценки товарных запасов, каждый из которых дает различную интерпретацию стоимости товарных запасов. Все нижеследующие методы оценки приемлемы для налоговых целей.

Если рыночная цена падает, это тотчас же отражается в подобном падении стоимости товарных запасов. В то же время повышение рыночных цен не затрагивает стоимости товарных запасов до тех пор, пока эти материалы не сбываются как часть готовой продукции, и увеличение рыночной стоимости становится тогда реальным, а не просто «бумажным» доходом.

Метод оценки по средней цене обычно считается менее точным, чем другие методы, потому что этот метод недостаточно учитывает оборот запасов и изменения цен.

Чрезвычайно важно, чтобы компания выбрала метод оценки, который больше всего соответствует ее финансовому положению и материальным потребностям. Метод оценки влияет на доходы, указываемые в отчете о прибылях компании. Использование метода оценки товарных запасов, при котором дается более высокая оценка товарных запасов в конце отчетного периода, имеет своим результатом низкую стоимость товаров, проданных за этот период, и соответственно высокие показатели дохода. С другой стороны, чем ниже оценки товарных запасов, тем более высокой кажется стоимость проданных товаров и тем ниже доходы компании. ЛИФО и ФИФО являются наиболее распространенными методами оценки товарных запасов; большинство фирм выбирают один из этих методов.

Следующий пример наилучшим образом иллюстрирует метод ФИФО. Предположим, что компания делает следующие закупки:

- 1 тыс. единиц товара по 6 долл. за единицу (вторая от последней закупки);

- 1 тыс. единиц по 7 долл. за единицу (предпоследняя закупка);

- 800 единиц по 8 долл. за единицу (последняя закупка).

Предположим, что 600 из этих единиц товара идут в готовую продукцию, причем 1200 единиц остаются к концу данного периода в качестве товарных запасов фирмы. Эти единицы товара оценивались бы в соответствии

- с методом ФИФО следующим образом:

- 800 единиц по 8 долл. за единицу (последняя закупка) — 6400 долл.;

- 400 единиц по 7 долл. за единицу (предпоследняя закупка) —2800 долл.;

- 1200 единиц товарных запасов в конце периода — 9200 долл.

- 1 тыс. единиц по 7 долл. за единицу (предпоследняя закупка);

- 1 тыс. единиц по 8 долл. за единицу (последняя закупка).

Товарные запасы в конце периода содержат 1200 единиц, оценка которых по методу ЛИФО будет следующей:

- 1 тыс. единиц по 6 долл. (первая закупка) — 6000 долл.;

- 200 единиц по 7 долл. (вторая закупка) — 1400 долл.,

- 1200 единиц товарных запасов в конце периода — 7400 долл.

Основные моменты в оценках по методам ФИФО и ЛИФО

До тех пор пока цены остаются неизменными, оценки по методам ФИФО и ЛИФО дают те же самые результаты в оценке товарных запасов. Только изменение цен приводит к различной оценке товарных запасов. ЛИФО приводит к меньшей прибыли, чем ФИФО, в период повышения цен и к большей прибыли, когда цены снижаются. В настоящее время, когда цены растут постоянно по спирали и высоки налоги, ЛИФО обычно является самым выгодным методом оценки товарных запасов. Применяя какой-либо другой метод, компании придется платить налоги за значительно более высокую прибыль, чем это произошло бы по методу ЛИФО. ЛИФО не учитывает физическое движение товаров, как это происходит по методу ФИФО; движение цен, а не движение товаров, — вот что важно при оценке товарных запасов.

Обычная компания должна применять наиболее низкую оценку своих товарных запасов, что и происходит при использовании метода ЛИФО.

Следующий пример показывает различные оценки, полученные по каждому из этих двух методов.

- 1-я закупка: 100 ед. по 1 долл.: 100 долл.

- 2-я закупка: 150 ед. по 2 долл.: 200 долл.

- 3-я закупка: 100 ед. по 3 долл.: 300 долл.

Предположим, что 200 из первоначальных 350 единиц были использованы в производстве или проданы покупателям. Цена оставшихся 150 единиц определяется следующим образом:

Применяя метод ФИФО:

Остаток от 3-й закупки: 100 ед. по 3 долл. 300 долл.

Остаток от 2-й закупки: 50 ед. по 2 долл. 100 долл.

Стоимость товарных запасов 400 долл.

Применяя метод ЛИФО:

Остаток от 1-й закупки: 100 ед. по 1 долл. 100 долл.

Остаток от 2-й закупки: 50 ед. по 2 долл. 100 долл.

Как видно из примера, метод ЛИФО дает в результате уменьшение наполовину в оценке товарных запасов. При небольшой разнице в эффект, разумеется, был бы меньшим.

Фирмы, которые оценивают товарные запасы по методу стоимости восстановления товарных запасов или рыночной цене, должны иметь в виду, что «рыночная цена» означает государственную цену на дату, когда оцениваются товарные запасы. Когда фирма оценивает товарные запасы, она сравнивает рыночную цену каждого товара со стоимостью, в которую он ей обошелся, и принимает более низкую цифру для оценки запасов каждого товара. В случае если фирма купила в течение года взаимозаменяемые товары по различным ценам или если она купила другие товары, которые настолько перемешаны, что их невозможно отличить по накладным, фирма имеет право оценивать наличные товары по ценам, по которым покупались товары последней закупки (заметьте, что в таких случаях предприятия применяют фактически метод ФИФО). Независимо от применяемого метода оценки товарные запасы должны включать в себя всю готовую или частично готовую продукцию.

Сырье и другие материалы также должны входить в состав товарных запасов, если они были приобретены для перепродажи или станут частью готовой продукции, предназначенной для продажи. Все товары, на которые предприятие имеет право собственности, должны быть включены в товарные запасы, даже товары, которые находятся в пути и еще не поступили на предприятие. Следующие статьи не включаются в товарные запасы: наличные деньги, векселя, счета дебиторов, основные фонды, инвестиций и оборудование.

Налоговые законы предъявляют, разумеется, различные требования к разным по роду деятельности предприятиям. К определенным видам предприятий применимы некоторые другие способы оценки, в то время как некоторые обсуждавшиеся в данной главе методы запрещены к применению другими фирмами.