Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын бекiту туралы



жүктеу 0.91 Mb.
бет2/7
Дата17.06.2016
өлшемі0.91 Mb.
1   2   3   4   5   6   7

Бұйрықтарды дайындау мен ресiмдеу ерекшелiктерi

      45. Бұйрықтармен құқықтық сипаттағы, сондай-ақ жедел, ұйымдастыру, кадр бойынша (жұмысқа қабылдау, ауыстыру, мiндеттердi қатар атқару, жұмыстан босату; аттестаттау, бiлiктiлiгiн арттыру, атақ беру; тегiн ауыстыру; көтермелеу, марапаттау, тәртiптiк жаза қолдану; еңбекақы төлеу, сыйақы беру, түрлi төлемдер; қызметкерлер демалысының барлық түрлерi; негiзгi қызмет бейiнi бойынша кезекшiлiктер, iссапарлар) және ұйым жұмысының басқа да мәселелерi жөнiндегi шешiмдер осы Үлгiлiк қағидалардың 7-8-қосымшаларына сәйкес ресiмделедi.


      Бұйрықтың деректемелерi:
      1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгiсi (қызмет көрсету белгiсi);
      2) ұйымның ресми атауы;
      3) құжат түрiнiң атауы;
      4) бұйрықтың күнi;
      5) бұйрықтың тiркеу нөмiрi;
      6) бұйрық шығарылған жер;
      7) мәтiннiң тақырыбы;
      8) мәтiн;
      9) қолы;
      10) бұйрықты келiскендiгi туралы белгi;
      11) мөр бедерi болып табылады.
      Бұйрықтардың жобаларын бөлiмшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негiзiнде немесе бастамашылық тәртiппен әзiрлейдi және енгiзедi. Кадр мәселелерi жөнiндегi бұйрықтардың жобаларын тиiстi құжаттардың (жеке еңбек шарттары, өтiнiштер, баяндау (қызметтiк) жазбалар, ұсынымдар және басқалар) негiзiнде кадр қызметi дайындайды.
      Бұйрықтардың жобаларына және олардың қосымшаларына орындаушы және жобаны енгiзген бөлiмше басшысы, жобада мiндеттер мен тапсырмалар көзделген бөлiмшелердiң басшылары, сондай-ақ БҚҚ қызметi мен заң қызметiнiң басшылары, мiндеттерiнiң тағайындалуына байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қойылады.
      Бұйрықтың жобасын келiсу кезiнде туындаған келiспеушiлiктер жобаға қоса берiлетiн анықтамада баяндалады. Егер келiсу процесiнде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерiстер енгiзiлсе, онда ол пысықталып, қайта келiсуден өтедi.
      Бұйрықтар күшi бiрдей мемлекеттiк және орыс тiлдерiнде ресiмделедi.
      Шағын және орта кәсiпкерлiк субъектiлерi бұйрықтарды жасау кезiнде мемлекеттiк немесе орыс тiлiн немесе iс жүргiзудiң басқа тiлi қолдана алады.
      Бұйрықтар бiр күнтiзбелiк жыл шегiндегi реттiк нөмiрмен нөмiрленедi. Негiзгi қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиiстi журналдарда (деректер базасында) жеке тiркеледi. Жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттiк нөмiрiне сызықша арқылы "ж/қ" немесе "к" литерлерi қосылады.
      Бұйрықтардың көшiрмелерi немесе олардың көбейтiлген даналары мөрмен куәландырылады және орындаушы жасаған және қол қойған таратылу тiзiмiне сәйкес адресаттарға жолданады.
      Бұйрықтың мәтiнi әдетте екi бөлiктен тұрады: айқындаушы (кiрiспе) және өкiмдiк.
      Айқындаушы (кiрiспе) бөлiкте бұйрықты шығаруға негiз болған мақсаттар мен мiндеттер, фактiлер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негiзiнде шығарылса, онда айқындаушы бөлiкте аталған құжаттың iлiк септiгiндегi атауы, оның авторы, күнi, нөмiрi мен тақырыбы көрсетiледi. Әдiлет органдарында тiркелген нормативтiк құқықтық актiге сiлтеме жасалған кезде оның Нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде тiркелген нөмiрi қосымша көрсетiледi.
      Бұйрық жобасындағы кiрiспе "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен аяқталады, ол бас әрiптермен, жартылай қалың қарiппен жазылады және оны басқа жолға тасымалдауға болмайды.
      Өкiмдiк бөлiк әрбiр iс-қимылды орындаушыны және орындалу мерзiмiн көрсете отырып, тапсырылатын iс-қимылдарды санамалап келтiрудi қамтуы тиiс. Өкiмдiк бөлiк тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлiнуi мүмкiн. Тармақтар мен тармақшалар араб санымен нөмiрленедi. Абзацтардың алдына сызықша немесе басқа белгiлер қойылмайды.
      Бiртектi сипаттағы iс-қимылдар бiр тармақшада келтiрiлуi мүмкiн. Орындаушылар ретiнде құрылымдық бөлiмшелер немесе нақты лауазымды тұлға көрсетiлуi мүмкiн. Өкiмдiк бөлiгiнiң соңғы тармағында бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетiн құрылым немесе лауазымды тұлға туралы мәлiметтер болуы мүмкiн.
      Жұмысқа қабылдау, ауыстыру, еңбек шартын бұзу туралы бұйрықтар өкiмдiк бөлiктен ғана тұруы мүмкiн.
      Қызметкерлердi кадр мәселелерi жөнiндегi бұйрықтармен таныстыру "құжатты келiскендiгi туралы белгi" деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы бетiнде қойылатын қызметкердiң қолымен куәландырылады.
      "Құжатқа қосымшаның бар екендiгi туралы белгi" деректемесi бұйрық мәтiнiнен кейiн дербес ресiмделмейдi.

Хаттаманы дайындау мен ресiмдеу ерекшелiктерi

      46. Хаттама кеңес (отырыс), жиналыс кезiнде жазылған, баяндама мен сөйлеген сөздерден ұсынылған тезистердi, анықтамаларды, шешiмдердiң жобалары мен хаттама мәтiнiнiң құрылымына сәйкес басқа да материалдардың негiзiнде осы Үлгiлiк қағидалардың 9-қосымшасына сәйкес жасалады.


      Ұйым iшiнде жасалған және оның шегiнен шықпайтын хаттама бланкiде рәсiмделмеуi болады.
      Хаттама деректемелерi:
      1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлiмшенiң ресми атауы;
      2) құжат түрiнiң атауы;
      3) күнi;
      4) хаттаманың тiркеу нөмiрi;
      5) хаттама шығарылған жер;
      6) бекiту грифi (кейбiр жағдайларда);
      7) мәтiннiң тақырыбы;
      8) мәтiнi;
      9) қолы болып табылады.
      Ұйымдарда хаттамалар толықтай немесе қысқаша нысанды басылып шығарылуы мүмкiн.
      Хаттаманың толық мәтiнi әдетте екi: кiрiспе және негiзгi бөлiктен тұрады.
      Кiрiспе бөлiгiнде хаттаманың тақырыбынан кейiн: отырыс (жиналыс) төрағасының (төрағалық етушiнiң) және хатшының тегi мен аты-жөндерi, қатысушылардың тiзiмi немесе егер қатысушылардың саны 10 адамнан асса, қатысушылардың қоса берiлген тiзiмiне сiлтеме көрсетiледi.
      Тұрақты жұмыс iстейтiн алқалы орган отырысының хаттамасында алқалы органның қатысқан мүшелерi әлiпбилiк тәртiппен тегi бойынша дербес жазылады. Олардан кейiн лауазымы мен ұйымның атауын көрсете отырып шақырылғандардың тегi жазылады.
      Кiрiспе бөлiк күн тәртiбiнiң әрбiр тармағы бойынша баяндамашы көрсетiле отырып, маңыздылығына қарай тәртiбiмен санамалап келтiрiлген күн тәртiбiмен (қаралатын мәселелердiң тiзбесiмен) аяқталады. Әр мәселе араб санымен нөмiрленедi және оның атауы абзацтан, үлкен әрiппен басталып, "туралы" деген көмекшi сөзбен аяқталуы тиiс. Жекелеген жағдайда күн тәртiбi хаттамаға қоса берiлуi мүмкiн, ал хаттаманың өзiнде мәтiннiң алдында "Күн тәртiбi қоса берiлiп отыр" деген жазба жасалады.
      Хаттаманың негiзгi бөлiгi күн тәртiбiнiң тиiстi тармақтарына сәйкес келетiн бөлiмдерден тұрады. Әрбiр бөлiмнiң мәтiнi: бас әрiптермен және жартылай қалың қарiппен жазылатын ТЫҢДАДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДI – ҚАУЛЫ ЕТТI (ШЕШТI) деген схема бойынша құрастырылады.
      Баяндамалар мен сөйлеген сөздердiң негiзгi мазмұны хаттама мәтiнiнде орналастырылады немесе оған қоса берiледi; соңғы жағдайда мәтiнде "Сөйлеген сөздердiң мәтiнi қоса берiлiп отыр" деген сiлтеме ресiмделедi. Қабылданған шешiм толық басылып шығарылады, қажет жағдайда дауыс берудiң қорытындысы келтiрiледi.
      Талқылау кезiнде айтылған ерекше пiкiрдiң мазмұны хаттама мәтiнiнде тиiстi қаулыдан (шешiмнен) кейiн жазылады.
      Қысқаша хаттаманың мәтiнi де екi бөлiктен тұрады. Кiрiспе бөлiгiнде күн тәртiбi көрсетiлмейдi.
      Қысқаша хаттаманың негiзгi бөлiгi қаралып отырған мәселелердi және олар жөнiнде қабылданған шешiмдердi қамтиды.
      Мәселелердiң атауы нөмiрленедi және үлкен әрiптен басталып, "туралы" деген көмекшi сөзбен аяқталады, орталықтандырылып басып шығарылады (әр жолдың басы мен соңы орналасу аймағының шекарасынан тең аралықта) және соңғы жолдың төменгi жағынан бiр сызықпен сызылады. Сызықтың астыңғы жағында аталған мәселенiң талқылауында сөз сөйлеген лауазымды тұлғалардың тегi көрсетiледi, кейiннен мәселе бойынша қабылданған шешiм көрсетiледi.
      Хаттаманың тақырыбына алқалы қызмет түрi мен алқалы органның атауы атау септiгiнде көрсетiле отырып (қызметкерлердiң жиналысы, кеңес отырысы және басқалар) енгiзiледi.
      Хаттамаға отырысқа төрағалық етушi мен хатшы қол қояды, хаттаманың Отырыстың күнi хаттаманың күнi болып табылады. Егер ол бiрнеше күнге созылса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған күнi көрсетiледi.
      Хаттамаларға iс жүргiзу жылының шегiнде хаттамалардың әр топ бойынша жеке-жеке реттiк нөмiр берiледi: жиналыстар, кеңестер, алқалық отырыстар хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердiң және басқаларының хаттамалары. Бiрлескен отырыстардың хаттамаларында отырысқа қатысқан ұйымдар хаттамаларының реттiк нөмiрлерiнен тұратын құрамдас нөмiрлер болады.
      Хаттамалардың көшiрмелерi немесе қабылданған шешiмдер хаттамадан үзiндi көшiрме ретiнде мүдделi ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу көрсеткiшiне сәйкес жiберiледi. Таратылу көрсеткiшiн қаралған мәселенi әзiрлеген құрылымдық бөлiмшенiң жауапты орындаушысы жасап, қол қояды және құрылымдық бөлiмшенiң басшысы бекiтедi. Хаттамалардың көшiрмелерi мен олардың үзiндi көшiрмелерi ұйым мөрiмен куәландырылады.

Актi дайындау мен ресiмдеу ерекшелiктерi

      47. Акт жалпы бланк негiзiнде актiнiң осы Үлгiлiк қағидалардың 10-қосымшасына орай акт үлгiсiне сәйкес ресiмделедi. Ұйым iшiнде жасалған және оның шегiнен шықпайтын актiнi бланкiсiз ресiмдеуге болады.


      Акт деректемелерi:
      1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгiсi (қызмет көрсету белгiсi);
      2) ұйымның ресми атауы;
      3) құжат түрiнiң атауы;
      4) күнi;
      5) актiнiң тiркеу нөмiрi (индексi);
      6) актi шығарылған жер;
      7) бекiту грифi (кейбiр жағдайда);
      8) мәтiннiң тақырыбы;
      9) мәтiнi;
      10) қолы болып табылады.
      Акт мәтiнi екi бөлiктен: кiрiспе, айқындаушы бөлiктен тұрады.
      Кiрiспеде актi жасаудың негiзi көрсетiледi, жасаушылар және қажет жағдайда қатысқан тұлғалар санамалап келтiрiледi.
      Актiнiң айқындаушы бөлiгiнде: атқарылған жұмыстың мәнi мен сипаты, белгiленген фактiлер жазылады, тиiстi деректер келтiрiледi.
      Актiде тұжырымдамалар, ұсынымдар, орындалуы тиiс iс-шаралар көрсетiлуi мүмкiн. Мәтiннiң соңында қойылатын қолдардың алдында актi данасының саны мен олардың орналасқан жерi туралы мәлiметтер орналастырылады.
      Актiге комиссия төраға және мүшелерi қол қояды. Комиссия мүшелерiнiң тегi әлiпби тәртiбiмен көрсетiледi. Қолтаңбаны ресiмдеу кезiнде қол қоюшы тұлғалардың лауазымдары көрсетiлмейдi.
      Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда акт бекiтiледi.

Анықтаманы дайындау мен ресiмдеу ерекшелiктерi

      48. Анықтамамен қандай да бiр фактiлер мен оқиғаларды сипаттау және растау ресiмделедi. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкте осы Үлгiлiк қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес ресiмделедi. Iшкi анықтамалар бланк қолданылмай стандартты парақтарда рәсiмделуi мүмкiн.


      Анықтаманың деректемелерi:
      1) Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгiсi (қызмет көрсету белгiсi);
      2) ұйымның ресми атауы;
      3) құжат түрiнiң атауы;
      4) күнi;
      5) анықтаманың тiркеу нөмiрi (индексi);
      6) шығарылған жерi;
      7) адресат;
      8) мәтiннiң тақырыбы;
      9) мәтiнi;
      10) қолы;
      11) келiсу туралы белгi (кейбiр жағдайда);
      12) мөр бедерi (қажет жағдайда);
      13) орындаушы туралы белгi болып табылады.
      Анықтама мәтiнi бiрнеше бөлiмдерден тұрады, кестелердi, түсiндiрме жазбаларды, сiлтемелердi қамтиды, қосымшалары болады.
      Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, жалақысын растау туралы берiлетiн анықтамалардың және басқа да мәтiндерi осы Үлгiлiк қағидалардың 12-қосымшасына орай анықтамалардың үлгiсiне мәлiметтер хабарланатын адамның тегi, аты, әкесiнiң аты атау септiгiнде көрсетiледi.
      Мәтiннiң соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берiлетiн ұйым көрсетiледi.
      Мұндай анықтаманың мәтiнде: "осы анықтама", "расында тұрады (оқиды, жұмыс iстейдi)" деген орамдар қолданылмауы тиiс.
      Егер анықтамаға орындаушы қол қойса, онда "орындаушы туралы белгi" деректемесi көрсетiлмейдi.

Хатты дайындау мен ресiмдеу ерекшелiктерi

      49. Сұраулар салулар, хабарламалар, келiсiмдер, талаптар (рекламация), тапсырмалар, хабарлар, еске салу, жауаптар, өтiнiштер, пiкiрлер, ұсыныстар (оферта), ескертулер, хабарлаулар, шақырулар, растаулар және басқалар хаттың мазмұны болуы мүмкiн.


      Ұйымның хаттары бланкта осы Үлгiлiк қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес:
      1) жоғары тұрған ұйымдар тапсырмаларының орындалуы туралы жауап ретiнде;
      2) түрлi ұйымдар мен жеке тұлғалардың сұрау салуларына жауап ретiнде;
      3) бастамашылық хат ретiнде;
      4) әр түрлi құжаттарға iлеспе хат ретiнде дайындалады.
      Бланкке кiретiн деректемелерден басқа, хат жазған кезде мынадай деректемелер ресiмделедi: адресат, тақырып, мәтiн, қосымшалардың бар екендiгi туралы белгi (егер олар болса), қолы, құжаттың орындаушысы туралы белгiлер.
      Бiр және одан көп ұйымдардың басшылары қол қоятын қызметтiк хаттар А4 форматтағы қағаздың парақтарында рәсiмделедi. Бұл ретте, хатқа қол қойған ұйымдардың атауы туралы мәлiметтер "қолы" деректемесiндегi лауазымның атауына енедi.
      Хатты келiскендiгi туралы белгi ұйымда қалатын данасына қойылады. Мұндай хаттың даналарына да ұйым басшысы қол қоюы қажет.
      Жауап хаттардың дайындалу мерзiмi тапсырмаларды, сұрау салуларды орындаудың қазiргi мерзiмi негiзiнде басшының бұрыштамасымен немесе бұрыштама авторының шешiмiмен, сондай-ақ белгiленген регламентке сәйкес белгiленедi. Бастамашылық хаттарды орындалу мерзiмдерiн ұйымдардың немесе құрылымдық бөлiмшелердiң басшылары анықтайды.
      Хаттың мәтiнi әдетте бiр немесе екi мағыналық бөлiктен тұрады.
      Бiр бөлiктен тұратын хат – бұл түсiндiрмесi жоқ өтiнiш, кiрiспесiз ескертулер, негiзсiз хабарламалар және басқалар.
      Егер хаттың мәтiнi екi бөлiктен: айқындаушыдан және қорытындыдан тұратын болса, бiрiншi бөлiкте себебi, негiзi немесе хат жасаудың негiзi баяндалады, хатты дайындауға негiз болған құжатқа сiлтеме жасалады. Абзацтан басталатын екiншi бөлiкте тұжырымдар, ұсыныстар, өтiнiштер, шешiмдер орналастырылады.
      Мәтiннiң керi құрылымы (қорытынды – айқындаушы) бас тарту хаттарында қолданылуы мүмкiн.
      Хаттарда баяндаудың мынадай нысандары пайдаланылады:
      1) көпше түрдiң бiрiншi жақтан ("ұсынуды сұраймыз", "Сiздерге.... жiберiп отырмыз");
      2) жекеше түрдiң бiрiншi жағынан ("жiберудi сұраймын", "қажет деп санаймын");
      3) жекеше түрдiң үшiншi жағы ("министрлiк қарсы емес").

3. Құжаттаманы басқару тәртiбi

Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар

      50. Ұйымда құжаттың жасалған немесе алынған сәтiнен бастап орындалғанға, жiберiлгенге, iстердi қалыптастырғанға және ұйымның мұрағатына тапсырылғанға дейiнгi олардың қозғалысы құжат айналымын құрайды.


      51. Құжат айналымының көлемi бiр ай, бiр тоқсан, бiр жыл iшiндегi кiрiс, шығыс, iшкi құжаттардың және олардың көшiрмелерiнiң жалпы санымен анықталады.
      Құжаттар санын есепке алудың бiр бiрлiгi ретiнде басып шығару және көбейту кезiнде жасалатын көшiрмелерiн есепке алмағандағы құжаттың өзi алынады. Құжаттардың көбейтiлген көшiрмелерi жеке есептеледi.

Кiрiс құжаттарын өңдеу тәртiбi

      52. Ұйымға қағаз тасығышта келiп түсетiн құжаттар бастапқы өңдеуден өтедi, алдын ала қаралады, тiркеледi, басшылық қарайды және орындаушыға жiберiледi.


      53. Құжатты қабылдауды, бастапқы өңдеудi және алдын ала қарауды БҚҚ қызметi орталықтандырып жүзеге асырады.
      54. Кiрiс құжаттарын бастапқы өңдеу салымдарды жеткiзудiң дұрыстығын және тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келiп түсу фактiсiн тiркеу және оларды мақсаты бойынша беруге дайындау болып табылады.
      Құжаттар салынған конверттердi БҚҚ қызметi ашады, құжаттардың мақсаты бойынша жеткiзу дұрыстығы, қамтамасының бүтiндiгi тексерiледi.
      Егер құжат түгел болмаса немесе бүлiнгенi анықталса, оның соңғы парағының төменгi жиегiне, сондай-ақ ТБН-ге тиiстi белгiлер қойылады және еркiн нысанда үш данада актi жасалады. Бiр данасы жөнелтушiге жiберiледi, екiншiсi - БҚҚ қызметiнде қалады, үшiншiсi – құжатты орындаушыға берiледi. Жөнелтушiнiң мекенжайын, құжаттың жөнелтiлген және алынған күнiн конферт арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке құжаттар келiп түскенде олар жойылмайды.
      "Жеке өзiне" белгiсi бар конверттер ашылмай мақсаты бойынша берiледi. Қате түскен хат-хабарлар почта бөлiмiне қайтарылады.
      Алынған (тiркелетiн және тiркелмейтiн) құжаттарға келiп түскен күнi көрсетiлiп, ұйымның тiркеу мөртабаны қойылады.
      55. Келiп түскен құжаттарды алдын ала қараудың басты мақсаты – ұйым басшылығының мiндеттi түрде қарауын талап ететiндерге және мұны талап етпейтiндерге бөлу. Басшылықтың мiндеттi түрде қарауын талап етпейтiн құжаттар тiкелей құрылымдық бөлiмшелерге немесе жауапты орындаушыға жолданады.
      56. Құжаттарды алдын ала қарау, олардың мазмұнын, авторлығын, ұйымда белгiленген мiндеттердiң бөлiну негiзiне қарай қойылатын мәселелердiң күрделiлiгi және жаңашылдығы тұрғысынан жүзеге асырылады.
      57. Басшылықтың мiндеттi түрде қарауына Қазақстан Республикасы Президентiнiң Әкiмшiлiгiнен, Қазақстан Республикасының Парламентiнен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнен, орталық және жергiлiктi мемлекеттiк органдардан, жоғары тұрған ұйымдардан, жеке және заңды тұлғалардан келiп түскен құжаттар жатады.
      58. Тұлғалардың өтiнiштерi (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебiздер және сұрау салулар) ұйымға келiп түскен күнi бiр орталықтан есепке алынады және ТБН-ға тiркеледi.
      Лауазымды тұлғалар тұлғаларды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтiнiштер де жалпы құжаттардан бөлек орталықтандырылып тiркелуге тиiс.
      59. Жеке тұлға өтiнiштерiнiң тiркеу нөмiрлерi автор тегiнiң бастапқы әрiпiнен, ТБН-дегi реттiк нөмiрiнен және "ЖТ" әрiптiк индексiнен тұрады.
      Заңды тұлға өтiнiштерiнiң тiркеу нөмiрлерi өтiнiшке қол қойған лауазымды тұлға тегiнiң бастапқы әрiпiнен, және ТБН-дегi реттiк нөмiрiнен және "ЗТ" әрiптiк индексiнен тұрады.
      Жасырын өтiнiштiң тiркеу нөмiрi "АБМ" әрiптiк индексiнен және ТБН-дегi реттiк нөмiрiнен тұрады.
      60. Күнтiзбелiк бiр жыл iшiнде өтiнiш қайталанып түскен жағдайда "екiншi", "үшiншi" және тағы солай көрсетiлiп, алғашқы өтiнiштiң тiркеу нөмiрi қойылады, ал ТБН-де алғашқы құжаттың нөмiрi көрсетiледi. Қайталанған өтiнiштiң бiрiншi парағының жоғарғы оң жақ бұрышында және ТБН-ға "Қайталанған" белгiсi қойылады. Қайталанып түскен өтiнiштерге алдыңғы өтiнiштердi қарау материалдары қоса берiледi.
      Бiр тұлғаның бiр мәселе бойынша бұрынғы өтiнiшi бойынша қабылданған шешiмге шағымданған, бұрын жiберiлген өтiнiшiнiң уақтылы қаралмағаны туралы хабарланған, егер ол келiп түскен уақытынан бастап белгiленген қарау мерзiмi өтiп кеткен болса, бiрақ өтiнiш берушi жауап алмаса, бұрынғы өтiнiштi қарау және шешу кезiндегi басқа кемшiлiктер көрсетiлсе, кемiнде екi рет түскен өтiнiшi, қайталанған деп есептеледi.
      61. Бiр тұлғаның бiр мәселе бойынша әртүрлi адресаттарға жолданған және қарау үшiн бiр ұйымға келiп түскен өтiнiштерi қиғаш сызық (бөлгiш) арқылы қойылатын реттiк нөмiр қосылып, бiрiншi өтiнiшiнiң тiркеу нөмiрiмен есепке алынады.
      62. Құжаттарды алдын ала қарау кезiнде оларды тiркелетiн және тiркелмейтiн етiп сұрыптау жүргiзiледi. БҚҚ қызметiнде тiркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды тiзбесi негiзiнде осы Үлгiлiк қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес әзiрленедi және оны ұйым басшысы бекiтедi.
      Тiркелмейтiн құжаттар ұйымның тиiстi құрылымдық бөлiмшелерiне берiледi.
      63. Тiркелетiн құжаттар тiркеу-бақылау нысанымен тiркеуге алынғаннан кейiн ұйым басшысының, құрылымдық бөлiмшенiң (лауазымды тұлғаның) қарауына берiледi.
      Келiп түскен құжатты кiдiртпей орындау қажет болған жағдайда құжатты ұйым басшы қарағанға дейiн орындаушыны оның мазмұнымен таныстыруға рұқсат етiледi.
      64. Ұйым басшысы қараған құжаттар БҚҚ қызметiне қайтарылады, онда бұрыштаманың мазмұны ТБН-ге енгiзiледi және орындаушыға қол қойылып тапсырылады.
      Орындалуы ведомстволық бағынысты ұйымға (дарға) немесе бiрнеше құрылымдық бөлiмшелерге жүктелген құжат ТБН-нiң тиiстi белгiсi қойылған көшiрмелерi бiр уақытта тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бiрiншi тұрған орындаушыға берiледi.
      Келiп түскен жеделхаттарға күнi мен қабылданған уақыты қойылып, қол қойылып қабылданып алынады, тiркеледi, содан кейiн басшыға және орындауға берiледi.
      Келiп түскен телефонограмманың мәтiнiн қабылдап алушы жазып (басып) алады, тiркейдi және жедел түрде жолданған басшыға берiледi.
      Телефонограмманы қабылдау кезiнде мәтiннен басқа келесi деректемелердi: жiберушiнi, құжат түрiнiң (телефонограмманың) атауын, күнiн, индексiн, құжатқа қол қойған тұлға лауазымның атауын, аты-жөнi мен тегiн жазып алу қажет. Бұдан басқа, телефонограмманы жiберген және қабылдап алған тұлғалардың лауазымдары мен тегiн, қабылдау-беру сағатын және минутын көрсету қажет.
      65. Мәселелердi шешу кезiнде орындаушы қосымша құжаттар жасамай құжатқа және ТБН-ге: құжаттың келiп түскен күнi туралы (егер құжат келiп түскен уақыт пен орындаушыға жолданған уақыт iшiнде аралық пайда болса), аралық орындау күнi туралы (мәлiметтер сұрату, телефон арқылы сөйлесу және басқалар), түпкiлiктi орындаудың күнi мен нәтижелерi туралы белгi қояды.
      Құжаттағы барлық белгiлер мәтiннен бос орында орналастырылады.

Шығыс құжаттарын өңдеу тәртiбi

      66. Құжаттар жолдауға толық ресiмделiп берiледi. Құжатты жолдауға қабылдайтын БҚҚ қызметi оның дұрыс ресiмделгенiн, негiзгi құжатта көрсетiлген қосымшалардың бар болуын тексеруге мiндеттi. Дұрыс ресiмделмеген құжаттар орындаушыларға қайтарылады.


      67. Қол қойылған құжаттар тiркеледi және адресатқа (адресаттарға) қол қойылған (бекiтiлген) күнi немесе келесi жұмыс күнiнен кешiктiрiлмей, жеделхаттар мен телефакстер кiдiрмей жiберiледi.
      Орындалған құжаттардың түпнұсқалары, оның iшiнде олардың электрондық түпнұсқалары негiзгi орындаушылары болып табылатын және iстер номенклатурасына сәйкес iстердi қалыптастыратын құрылымдық бөлiмшелерге немесе ведомстволық бағынысты ұйымдарға берiледi. Бiрлесiп орындаушыларға орындалған құжаттардың көшiрмелерi немесе олардың электрондық нұсқасы берiледi.
      68. Егер басқа ұйымға жолданған құжат қайтарылуы тиiс болса, онда құжаттың бiрiншi парағының мәтiннен бос жиегiнiң оң жақ жоғарғы бұрышына мөртабан немесе қайтару туралы белгi қойылады, мұндай белгiнi ТБН-де де (электрондық тiркеу-бақылау карточкасында) жасайды.

Iшкi құжаттардың өту тәртiбi

      69. Iшкi құжаттардың оларды дайындау мен ресiмдеу сатыларында өтуi шығыс құжаттарының өтуiне, ал орындалу сатысында кiрiс құжаттарының өтуiне сәйкес болуы тиiс.


      70. Құрылымдық бөлiмшелер арасында iшкi құжаттарды беру құрылымдық бөлiмшелерде басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты лауазымды тұлғалар жүзеге асырады. Құжаттарды ТБН-ға тиiстi белгiлерiмен бередi.
      Iшкi құжаттардың құрамына ұйымның ведомстволық бағынысты ұйымдармен немесе керiсiнше хат алмасу процесiнде жинақталған құжаттар, сондай-ақ жергiлiктi бюджеттен қаржыландырылатын атқарушы органдар өзара және тиiстi әкiмдiктермен хат алмасу кiрмейдi.
      Егер ведомстволық бағынысты ұйым тапсырманы бiрлесiп орындаушы болып табылса, онда құжат бланк пайдаланылмай рәсiмделедi, iшкi құжат ретiнде тiркеледi және өздерiнiң құзыретiне сәйкес құрылымдық бөлiмшелердiң басшылары қол қояды.
      71. Орындалған iшкi құжаттардың түпнұсқалары, оның iшiнде олардың электрондық ұқсастары негiзгi орындаушы болған құрылымдық бөлiмшелерге жолданады. Бiрлесiп орындаушыларға орындалған құжаттардың көшiрмелерi немесе олардың электрондық нұсқасы берiледi.
      72. Басшы қол қойған және тiркелген өкiмдiк құжаттардың көбейтiлген даналары қаралатын мәселе қарамағына кiретiн құрылымдық бөлiмшелерге мiндеттi түрде жолданады.
1   2   3   4   5   6   7


©dereksiz.org 2016
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет