Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгiлiк қағидаларын бекiту туралы



жүктеу 0.91 Mb.
бет3/7
Дата17.06.2016
өлшемі0.91 Mb.
1   2   3   4   5   6   7

Құжаттарды тiркеу тәртiбi

      73. Есепке алуды, орындауды және ақпараттық-анықтамалық мақсатта пайдалануды қажет ететiн барлық құжаттар тiркелуге тиiс.


      74. Құжаттарды тiркеу орталықтандырылып жүргiзiледi.
      Құжат айналым көлемi көп ұйымдарда құжаттарды тiркеу орталықтандырылмай тiркеуге рұқсат етiледi. Бұл жағдайда ұйым басшылығының қарауына келiп түсетiн құжаттар, ұйымның өкiмдiк құжаттары, жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi және басшылық қол қойған хат алмасулар БҚҚ қызметiнде тiркеледi.
      Ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң атына келiп түсетiн құжаттар, құрылымдық бөлiмше басшылығы қол қойған хат алмасулар тиiстi құрылымдық бөлiмшелерде тiркеледi.
      Байланыс арналары арқылы құжаттарды берiлетiн немесе қабылданатын құжаттар БҚҚ қызметiнде немесе оларды қабылдап алуды (берудi) жүзеге асыратын құрылымдық бөлiмшеде тiркеледi.
      75. Құжаттар ұйымда бiр рет тiркеледi: кiрiс құжаттары - келiп түскен күнi, шығыс және iшкi – қол қойылған (бекiтiлген) күнi.
      Iс жүргiзуде аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзiмдi қажет ететiн құжаттар қайта тiркелмейдi.
      Құжат бiр құрылымдық бөлiмшеден екiншiсiне орындау (танысу) үшiн жолданған кезде, құжаттың соңғы парағының төменгi жағына немесе оның сыртқы жағына және ТБН-ге берген күнi қойылады, әдетте құжатқа жаңа тiркеу нөмiрi қойылмайды.
      76. Жауап құжаттарды бастапқы тiркеу бастама құжаттардың ТБН-де жүзеге асырылады. Жауап құжатқа тиiстi тiркеу массивi шегiнде реттiк нөмiр берiледi.
      77. Ұйымда мынадай ТБН қолданылады:
      1) осы Үлгiлiк қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес карточкалық
      2) осы Үлгiлiк қағидалардың 16-қосымшасына сәйкес журналдық
      3) автоматтандырылған ақпараттық жүйеде – электрондық тiркеу бақылау карточкасы (бұдан әрi – ЭТБК).
      78. Мiндеттi түрде тiркеуге жататын құжат туралы мәлiметтердiң мынадай құрамы белгiленедi:
      1) ұйымның (автордың немесе корреспонденттiң) атауы;
      2) құжат түрiнiң атауы;
      3) келiп түскен құжаттың күнi мен тiркеу нөмiрi;
      4) мәтiннiң тақырыбы (құжаттың қысқаша мазмұны);
      5) бұрыштама (орындаушы, тапсырманың мазмұны, авторы, күнi);
      6) құжаттың орындалу уақыты;
      7) құжаттың алынғаны туралы орындаушының қолы;
      8) құжаттың орындалғандығы және оның iске жiберiлгендiгi туралы белгi.
      Құжаттың сипаты мен ақпараттық қолдану мiндеттерiне қарай мiндеттi мәлiметтер құрамы басқа да мәлiметтермен толықтырыла алады (қосымшаның бар болуы, парақтар саны, ұйымның iшiндегi құжаттың жылжуы, орындалу мерзiмi мен басқалар).
      79. Тiркеу кезiнде алынған, құжаттар туралы ақпарат ақпараттық-iздестiру жүйесiне түседi, оған картотека мен топтастырылған анықтамалар енедi.
      80. Карточкалық тiркеу кезiнде мынадай картотеканы құрауы мүмкiн тiркеу-бақылау карточкасының (бұдан әрi – ТБК) қажеттi саны: корреспонденттер, құжат түрлерi, құжат авторы бойынша, бақылау, кодификациялық, жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi бойынша және ақпараттық iздеудiң мiндеттерiне қарай басылып шығарылады.
      81. Ақпараттық-iздестiру жүйесiнiң тиiмдi жұмыс iстеуiне жiктеуiш анықтамаларды әзiрлеу жолымен (ұйым қызметi мәселелерiн жiктеуiш, хат-хабарларды жiктеуiш, iстер номенклатурасы және басқалары).
      82. Автоматтандырылған ақпараттық-iздестiру жүйесiнiң деректер базасының жазбалар жолағы кейiн жедел iздестiру өлшемдерiне және құжаттың орындалуын бақылауға толық сай болуы қажет.

Құжаттың орындалуын бақылау

      
      83. Құжаттардың орындалуын бақылауға құжаттарды бақылауға қою, орындалу барысын реттеу, орындалған құжатты бақылаудан алу, орындалған құжаттарды iске жiберу, есепке алу, қорыту мен құжаттың орындалу барысы нәтижелерiн талдау, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйi туралы осы Үлгiлiк қағидалардың 17 және 18-қосымшаларына сәйкес хабардар ету кiредi.


      84. Орындауды қажет ететiн барлық тiркелген құжаттар, оның iшiнде әр түрлi себептерге байланысты орындалмаған және орындалуы ағымдағы жылға ауыстырылған өткен жылдардың құжаттары бақылауға алынады. Бұл жағдайда құжаттар қайта тiркелмейдi, ал оның ТБН-да жаңадан белгiленген мерзiмдерi көрсетiледi.
      85. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселенiң мәнiне қарай құрылымдық бөлiмшелердiң басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледi.
      Құжаттардың орындалу мерзiмдерiн, жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiнiң қаралу мерзiмiн бақылауды БҚҚ қызметi жүзеге асырады.
      86. Орындалуын бақылауды ұйымдастырған кезде ТБК (ЭТБК) тiркеу журналын пайдаланады. Бақылау картотекасы құжаттың орындалу мерзiмi, орындаушылары, құжаттардың топтары бойынша жүйеленедi.
      Бақылаудағы құжаттардың көлемi аз болған жағдайда бақылау тiркеу журналында тиiстi белгiлер қою арқылы жүзеге асырылады.
      Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегi ЭТБК-ның тиiстi деректемелерiн толтыру құжатты автоматты түрде бақылауға қояды.
      87. Құжатты бақылаудан оны бақылауға қойған басшы немесе оның тапсырмасы бойынша БҚҚ қызметi алады.

Мөрлердi, мөртабандарды және бланкiлердi есепке алу мен сақтау

      88. Қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн, мөрлердi, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алуды, пайдалануды, сақтауды және жоюды ұйымдар басшыларының бұйрығымен (өкiмiмен) тағайындалатын жауапты тұлға жүзеге асырады.


      89. Ұйымда қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн, мөрлердi, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын пайдалану тәртiбi оның басшысының бұйрығымен (өкiмiмен) анықталады.
      90. Мемлекеттiк ұйымда Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген бiр ғана мөр болады.
      Қажет болған жағдайда мемлекеттiк ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнде Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген және мәтiндiк мазмұны бiртектi мөр (мөртабан) болады, мәтiндiк бөлiк реттiк нөмiрмен немесе символмен (символдармен) толықтырылады.
      91. Қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн, мөрлердi, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын тiркеу осы Үлгiлiк қағидаларда белгiленген тiркеу-есепке алу нысандарында жүргiзiледi.
      92. Қорғауға жататын, оның iшiнде Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланкi өнiмдерiн есепке алу және оларды беру қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн есепке алу мен беру журналында осы Үлгiлiк қағидалардың 19-қосымшасына сәйкес жүргiзiледi.
      Аталған журнал қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiнiң әр бiр түрiне жүргiзiледi. Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген фишкалардың бланктерi арнайы есепке алуға жатпайды.
      93. Қорғауға жататын толтырылған бланктердi беру ұйымдардың ведомстволық нұсқаулықтарында көзделген тиiстi тiркеу-есепке алу нысанында қол қойылып жүзеге асырылады.
      94. Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасының бейнесi бар, жөнелтуге арналып толтырылған бланктердiң көшiрмелерiнде данасының нөмiрi және ұйымның мөрi қойылады.
      95. Қорғауға жататын толтырылмаған бланктердi жедел полиграфиялық құралдармен көбейтуге және көшiруге болмайды.
      96. Қолдан жасауда қорғау мақсатында қорғауға жататын жеке қолданылатын қасиетi бар мөрлердi, мөртабандарды және химиялық қоспалар қосылған арнайы штемпельдердi есепке алу, сондай-ақ оларды беру Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген мөрлердi, мөртабандарды және арнайы штемпельдi бояуларды есепке алу мен беру журналдарында осы Үлгiлiк қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес жүргiзiледi.
      97. Лауазымды адамдардың қойылатын қолын қолдау жасаудан қорғау мақсатында жеке қолданылатын қасиетi бар, химиялық қоспалар қосылған арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу және оларды беру арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды есепке алу мен беру журналында осы Үлгiлiк қағидалардың 21-қосымшасына сәйкес жүргiзiледi.
      98. Тiркеу журналдарының тақырыптары ұйымның iстер номенклатурасына енгiзiледi.
      Журналдардың парақтары нөмiрленедi, тiгiледi және мөр басылады.
      99. Басқа лауазымды тұлғаға қолданылмаған, қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн, мөрлердi, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тiркеу нысандарын беру қорғалуға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн, мөрлердi, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және олардың тiркеу-есепке алу нысандарын қабылдау-өткiзу актiсiмен осы Үлгiлiк қағидалардың 22-қосымшасына сәйкес рәсiмделедi.
      100. Қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерi, мөрлер, мөртабандар және құжаттардың қорғау құралдары мөрленетiн сейфтерде немесе темiр шкафтарда сақталады.
      101. Қорғауға жататын бүлiнген баспа-бланкi өнiмдерiн жою қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiнiң бүлiнген даналарын жоюға бөлу туралы актi жасау осы Үлгiлiк қағидалардың 23-қосымшасына сәйкес және қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн есепке алу мен беру журналдарында тиiстi белгiлер қою арқылы жүргiзiледi.
      102. Қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы актi жасау арқылы осы Үлгiлiк қағидалардың 24-қосымшасына сәйкес және Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген мөрлердi, мөртабандарды және арнайы штемпельдi бояуларды есепке алу мен беру журналдарында тиiстi белгi қою арқылы жүргiзiледi.
      103. Құжаттардың қорғау құралдарын (оның iшiнде арнайы сиялар мен штемпельдi бояулардың сауыттарын, арнайы штемпельдi бояулармен толтырылған бүлiнген штемпельдi жастықшаларды, арнайы сиямен толтырылған қаламұшты автоқаламдарды) жою құжаттарды қорғау құралдарын жоюға бөлу туралы актi жасау арқылы осы Үлгiлiк қағидалардың 25-қосымшасына сәйкес тиiсiнше есепке алу мен беру журналдарында белгi қойылады.
      104. Ұйым қайта ұйымдастырылған немесе таратылған кезде қорғауға жататын қолданылмаған баспа-бланкi өнiмдерiн, мөрлердi, мөртабандарды сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын жою ұйым басшысы немесе тарату комиссиясының төрағасы бекiтетiн, осы Үлгiлiк қағидалардың 24, 25, 26-қосымшаларына сәйкес актi жасау және тиiсiнше есепке алу мен беру журналдарына белгi қою арқылы жүргiзiледi.
      Журналдарды және басқа да тiркеу есепке алу нысандарын жою немесе одан әрi сақтау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың орталық уәкiлеттi органы немесе облыстың, республикалық маңызы бар қаланың, астананың мұрағат iсi мен құжаттама саласындағы жергiлiктi атқарушы органымен келiсiм бойынша жүзеге асырылады.
      105. Қорғауға жататын баспа-бланкi өнiмдерiн, мөрлердi, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдары даналарының бар болуын тексеру ұйым басшысының бұйрығымен (өкiмiмен) құрылатын комиссия жылына кемiнде бiр рет жүргiзiледi.
      106. Тексеру нәтижелерi туралы белгi осы Үлгiлiк қағидалардың 19, 20, 21-қосымшаларына сәйкес есепке алу мен беру журналында қойылады.
      Бұзушылықтар анықталған жағдайда комиссия қызметтiк тексеру жүргiзедi, оның нәтижелерi актiмен ресiмделедi және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес шаралар қабылдау үшiн мәлiметтер ұйым басшысының назарына ұсынылады.
      107. Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк Елтаңбасы бейнеленген мөрлер (мөртабандар) жоғалған жағдайда iздеу үшiн барлық қажеттi шаралар жасалады, iздестiру нәтижелерi терiс болған жағдайда ұйым басшысы бекiтетiн еркiн нысандағы акт жасалады.

Iстер номенклатурасын жасау тәртiбi

Iстердi қалыптастыру мен сақтау

      108. Iстер номенклатурасы орындалған құжаттарды iстерге топтастыру, iстердi жүйелеу мен есепке алу, олардың сақтау мерзiмдерiн анықтауға арналған және тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы iстердiң тiзiмдемесiн жасауға, сонымен қатар уақытша (10 жылға дейiнгi) сақтаудағы iстердi есепке алу үшiн негiз болады.


      109. Iстер номенклатурасын жасаған кезде құрылтай құжаттары, құрылымдық бөлiмшелер туралы ережелер, қызметкерлердiң лауазымдық нұсқаулықтары, құжаттардың сақтау мерзiмдерi көрсетiлген құжаттардың үлгiлiк, салалық (ведомстволық) тiзбелерi, iстердiң үлгiлiк (болжамды) номенклатуралары, құрылым (штат кестесi), жұмыс туралы жоспарлар мен есептер басшылыққа алынады, ұйым қызметiнде жасалған құжаттардың түрлерi, құрамы және мазмұны зерттеледi.
      110. Iстер номенклатурасын осы Үлгiлiк қағидалардың 27-қосымшасына сәйкес БҚҚ қызметi (ағымдағы жылдың 10 желтоқсанынан кешiктiрмей) тиiстi бөлiмшелер ұсынған құрылымдық бөлiмшелердiң iстер номенклатураларының негiзiнде жасайды.
      111. Жаңадан құрылған бөлiмше бiр ай мерзiмде бөлiмшенiң iстер номенклатурасын әзiрлеп, оны БҚҚ қызметiне ұсынуға мiндеттi.
      112. Ұйымның iстер номенклатурасына БҚҚ қызметiнiң басшысы қол қояды, ұйымның сараптау комиссиясымен (бұдан әрi - СК), құжаттар тұрақты сақтауға берiлетiн мемлекеттiк мұрағаттың (жергiлiктi атқарушы органның) сараптау тексеру комиссиясымен (бұдан әрi – СТК) келiсiледi және ұйым басшысы (ағымдағы жылдың соңынан кешiктiрiлмей) бекiтедi. Iстер номенклатурасы егер ұйымның функциясы мен құрылымында түбегейлi өзгерiстер болмаса, мемлекеттiк мұрағат мекемелерiмен 5 жылда кемiнде бiр рет келiсiледi.
      Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздерi болып табылмайтын ұйымдар iстер номенклатурасын СТК-ға келiсуге ұсынбаса да болады.
      113. Iстер номенклатурасы қажеттi даналарда басылып шығарылады. Бекiтiлген номенклатураның бiр данасы оны келiскен мемлекеттiк мұрағатта сақталады.
      114. Iстер номенклатурасы жыл соңында нақтыланады, оны ұйымның басшысы бекiтедi және келесi iс жүргiзу жылының 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгiзiледi.
      115. Ұйымның бекiтiлген құрылымына (штаттық кестесiне) сәйкес орналастырылған құрылымдық бөлiмшелердiң атаулары iстер номенклатурасы бөлiмдерiнiң атаулары болып табылады. Номенклатураның бiрiншi бөлiмiне өкiмдiк құжаттаманы қамтитын iстердiң және басшылық басқаратын консультативтiк-кеңесшi органдардың құжаттарының тақырыбы енедi.
      116. Филиалдар мен өкiлеттiктердiң құжаттары ұйымның iстер номенклатурасына бөлiм ретiнде енгiзiлуi мүмкiн.
      Қоғамдық ұйымның атауы iстер номенклатурасының дербес бөлiмi болуы мүмкiн. Аталған бөлiм ұйымның iстер номенклатурасының бөлiмдерiнен кейiн орналасады.
      117. Құрылымы жоқ ұйымдар үшiн iстер номенклатурасы өндiрiстiк-салалық немесе қызметтiк схема бойынша құрылады. Бөлiмдердiң атаулары ұйым қызметiнiң бағыттарымен сәйкес келуi қажет.
      118. Жоғары тұрған органның (ұйымның) БҚҚ қызметi құжаттарының құрамы бiртектi ведомстволық бағынысты ұйымдар үшiн iстердiң үлгiлiк (болжамды) номенклатурасын әзiрлейдi. Осындай номенклатуралар мұрағаттар және құжаттаманы басқарудың уәкiлеттi орталық мемлекеттiк органымен немесе облыстардың, республикалық маңызы бар қаланың және астананың жергiлiктi атқарушы органымен келiсiледi.

Iстер номенклатурасын ресiмдеу

      119. Iстер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелерi көрсетiлген iстер тақырыптарының барлығы, соның iшiнде жеке iстер, iстер тiзiмдемелерi, тiркеу-бақылау нысандары, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгiзiледi.


      Iстер номенклатурасына баспа басылымдары енгiзiлмейдi.
      120. Iстер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгiзiлген әр iстiң индексi қойылады. Iстiң индексi құрылымдық бөлiмшенiң сандық белгiлерiнен және құрылымдық бөлiмше шегiндегi номенклатура бойынша iстер тақырыбының реттiк нөмiрiнен тұрады. Индекстiң элементтерi бiр-бiрiнен дефис арқылы ажыратылады.
      Iстер номенклатурасында әр түрлi құрылымдық бөлiмшелер шегiнде бiртектi iстердiң орналасу тәртiбiн сақтау ұсынылады; көшiрiлетiн iстер үшiн индекстер сақталады.
      121. Iстер номенклатурасының 2-бағанына iстердiң (томның, бөлiктердiң) тақырыптары енгiзiледi:
      Тақырыпқа қойылатын талаптар:
      1) iстiң тақырыбы нақты, жинақталған түрде iстер құжатының негiзгi мазмұны құрамын көрсетуi тиiс;
      2) iстiң тақырыбында нақты емес тұжырымдарды ("әр түрлi материалдар", "жалпы хат алмасу", "шығыс хат-хабарлар", "кiрiс құжаттар" және басқалар) сонымен қатар кiрiспе және оралымы күрделi сөздердi қолдануға рұқсат етiлмейдi.
      3) iстiң тақырыбы мынадай дәйектiлiкпен орналасатын элементтерден тұруы тиiс:
      iс түрiнiң атауы (хат алмасу, журнал және басқалар) немесе құжаттардың әр түрлiлiгi (хаттамалар, бұйрықтар және басқалары);
      ұйымның немесе құрылымдық бөлiмшенiң атауы (құжат авторы); құжаттар жолданатын немесе олар алынатын ұйымның атауы (адресат немесе құжат корреспондентi);
      iс құжаттарының қысқаша мазмұны; iс құжаттарының мазмұны байланысты жергiлiктi жердiң (аумақтың) атауы; iс құжаттары жататын күн (кезең).
      4) iстiң бiр мәселе бойынша құжаттарын қамтитын, бiрақ орындалу дәйектiлiгiне байланысты емес тақырыптары iстiң түрi ретiнде "құжаттар" терминi қолданылады, ал тақырып соңында тырнақшаның iшiнде iсте топтастырылуы мүмкiн құжаттардың негiзгi әр түрлiлiгi (жоспарлар, тiзiмдер, баяндамалар және басқалар) көрсетiледi;
      5) хат алмасуды қамтитын iстердiң тақырыптарында оны кiм және қандай мәселе бойынша жүргiзгенi көрсетiледi. Бiртектi корреспонденттермен хат алмасу жүргiзiлген жағдайда тақырыптарда олардың жалпы түр атауы көрсетiледi;
      6) әртектi үштен астам корреспондентпен хат алмасуды қамтитын iстердiң тақырыбында олардың атаулары санамаланып келтiрiлмейдi;
      7) iстердiң тақырыбында әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiктердi белгiлеу кезiнде мыналар ескерiледi:
      егер iстiң мазмұны бiртектi бiрнеше әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiктерге қатысты болса, онда iстiң тақырыбында олардың нақты атаулары көрсетiлмейдi, олардың жалпы түр атаулары көрсетiледi.
      егер iстiң мазмұны бiр әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiкке (елдi мекенге) қатысты болса, онда iстiң тақырыбында оның атауы көрсетiледi;
      8) жоспарлы немесе есептiк құжаттаманы қамтитын iстердiң тақырыбында жоспар (есеп) жасалған кезең (тоқсан, жыл) көрсетiледi;
      9) сот, тергеу, жеке, дербес, төрелiк сот және бiр мәселе бойынша iс жүргiзудiң дәйектiлiгiне байланысты құжаттарды қамтитын басқа iстердiң тақырыптары "iс" деген сөзбен аяқталады;
      10) егер iс бiрнеше томнан немесе бөлiктерден тұрса онда iстiң жалпы тақырыбы жасалады, содан кейiн қажет болған жағдайда әр томға (бөлiкке) iс тақырыбының мазмұнын нақтылайтын тақырыптар жасалады.
      122. Номенклатура бөлiмдерiнiң iшiндегi iстердiң тақырыптары iстердi қамтитын құжаттардың маңыздылығының дәрежесiне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады.
      Бастапқыда нормативтiк құқықтық құжаттамадан тұратын iстердiң тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрған ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтарын қамтитын iстердiң тақырыптары ұйымның бұйрықтарымен iстер тақырыптарының алдында орналасады. Бұдан әрi жоспарлы және есептiк құжаттардан тұратын iстердiң тақырыптары орналасады.
      Өкiмдiк құжаттардың жобалары және оларды дайындау жөнiндегi басқа да құжаттар, жоспарларға өзгерiстер, бұйрықтарға негiздер iстер номенклатурасында тиiстi негiзгi құжаттардың соңынан орналасады.
      Географиялық және хат-хабар белгiлерi бойынша жүргiзiлген iстердiң тақырыптары iстер номенклатурасына географиялық атаулар мен корреспонденттердiң әлiпбиi бойынша енгiзiледi.
      Iстердiң тақырыптары iстердi қалыптастыру және ресiмдеу процесiнде нақтылануы мүмкiн. Егер бiр жыл iшiнде жұмыстың iсте көзделмеген жаңа құжатталған учаскесi пайда болса, онда олар номенклатураға қосымша енгiзiледi.
      123. 3-баған күнтiзбелiк жыл аяқталғаннан кейiн толтырылады.
      124. 4-бағанда сақталу мерзiмдерi көрсетiлген құжаттардың үлгiлiк немесе ведомстволық (салалық) тiзбесi тармақтарының (баптарының) нөмiрiне, олар болмаған жағдайда – iстердiң үлгiлiк (болжамды) номенклатурасына сiлтеме жасай отырып iстердiң сақталу мерзiмдерi көрсетiледi.
      125. 5-бағанда БҚҚ қызметi iстердiң сақталу мерзiмдерiн анықтаған кезде пайдаланылған құжаттар тiзбесiнiң, үлгiлiк (болжамды) iстер номенклатурасының атауларын көрсетедi және өтпелi iстер, аса құнды құжаттар мен iстер, iстердi басқа құрылымдық бөлiмшеге немесе оларды жалғастыру үшiн басқа ұйымға, ұйымның мұрағатына беру, құжаттардың электрондық көшiрмелерiнiң бар-жоғы, олардың жеткiзгiштерiнiң түрлерi мен сақталу орындары туралы белгi қояды.
      126. Жыл аяқталғаннан кейiн iстер номенклатурасының соңында жүргiзiлген iстер (томдар) туралы қорытынды жазба жазылады.
      Жүргiзiлген iстердiң саны туралы мәлiметтер ұйымның мұрағатына хабарланады.

Iстердi қалыптастыру

      127. Орындалған құжаттарды орындаушы iстер номенклатурасына сәйкес iске қалыптастырады. Номенклатурадан тыс iстердi қалыптастыруға жол берiлмейдi.


      128. Iстердiң қалыптастырылуын бақылауды БҚҚ қызметi жүзеге асырады.
      129. Iстердi қалыптастыру кезiнде мынадай жалпы талаптар сақталады:
      1) iске орындалған, номенклатура бойынша iстердiң тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана орналастырылады;
      2) бiр мәселенiң шешiмiне қатысты барлық құжаттар бiрге орналастырылады;
      Құжаттардың қосымшалары оларды бекiтiлу немесе жасалу күнiнен қарамастан, олар жатқызылатын құжатқа қосылады.
      Көлемi 180 парақтан асатын қосымшаларға жеке том жасалады, ол туралы құжатқа белгi қойылады;
      3) құжаттың мемлекеттiк, орыс және басқа тiлдердегi нұсқалары бiрге топтастырылады;
      4) iске бiр күнтiзбелiк жылдың құжаттары топтастырылады; оған өтпелi iстер; сот iстерi; осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкiл кезеңi iшiнде қалыптастырылатын жеке iстер; сайланбалы органдардың және олардың тұрақты комиссияларының шақырылым кезеңiнде топтастырылған депутаттық топтардың құжаттары; оқу жылы iшiнде қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары; театрлау маусымында сахналық қызметтi сипаттайтын театрлардың құжаттары; ауру тарихы және басқалар кiрмейдi;
      5) сақтау мерзiмдерi тұрақты және уақытша құжаттар iске бөлек-бөлек топтастырылады;
      6) жедел хаттар, факсограммалардың көшiрмелерi, телефонограммалар iске iстер номенклатурасына сәйкес жалпы негiзде орналастырылады;
      7) iске қайтарылуы тиiс құжаттар, шимай жазбалар мен артық даналар орналастырылмайды;
      8) көлемi бойынша iс 180 парақтан аспауы тиiс;
      9) iсте бiрнеше том (бөлiк) бар болса, онда iстердiң нөмiрi (индексi) мен тақырыбы томдардың (бөлiктердiң) нөмiрiн қосу арқылы әрбiр томға қойылады және соңғы томға (бөлiкке) "соңғы" деген сөз қосылады.
      130. Құжаттар мәселенiң шешу дәйектiлiгiне (шешiлетiн мәселелердiң хронологиялық ретiмен) сәйкес орналасады немесе iстiң бас жағына бастамашылық құжат, содан кейiн - мәселенiң түпкiлiктi шешiмi бар құжат, бұдан әрi мәселенiң шешiлу барысын көрсететiн басқа құжаттар салынады.
      131. Ұйым негiзгi орындаушы болып табылған жоғарыда тұрған ұйымдардың актiлерi мен тапсырмаларының орындалуы бойынша есептiк және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар олардың орындалуы бойынша жеке iстерге тiгiледi. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат алмасу iсiне тiгiледi.
      132. Өкiмдiк құжаттар оларға жататын қосымшаларымен бiрге түрiне және хронологиясына қарай бiр iске топтастырылады. Өкiмдiк құжаттармен бекiтiлген нұсқаулықтар, қағидалар, ережелер, жарғылар оларға қосымша болып табылады және көрсетiлген құжаттармен бiрге топтастырылады. Егер олар жеке құжат ретiнде бекiтiлсе, онда олар жеке iске топтастырылады.
      133. Негiзгi қызмет бойынша бұйрықтар (өкiмдер), жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкiмдер) жеке-жеке iстерде қалыптастырылады.
      134. Хаттамалар iстерде оларға қатысты барлық құжаттармен бiрге нөмiрi бойынша хронологиялық тәртiппен орналастырылады.
      135. Хат алмасу бiр iс жүргiзу жылына топтастырылады және хронологиялық дәйектiлiгiмен жүйеленедi, бұл ретте сұрау салу құжаттан кейiн жауап құжат салынады. Өткен жылы белгiлi бiр мәселе бойынша хат алмасу жаңғыртылған кезде құжаттар ағымдағы жылдың iсiне алдыңғы жылғы iстердiң индексiн көрсету арқылы енгiзiледi.
      136. Жеке iстердегi құжаттар олардың келiп түсуiне сәйкес хронологиялық тәртiппен орналасады.
      137. Жалақы бойынша дербес шоттар жеке iстерге қалыптастырылады және оларда қызметкерлер тегiнiң әлiпбилiк ретiмен орналасады.
      138. Еңбек шарттары жеке iстердiң құрамында немесе қызметкерлер тегiнiң әлiпбилiк ретiмен жеке қалыптастырылады.
      139. Жеке тұлғалардың тiзiмдерi және жинақтаушы зейнетақы қорларына мiндеттi зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттар бiр iсте қалыптастырылады.
      Жеке тұлғалардың тiзiмдерi және әлеуметтiк аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттар бiр iсте қалыптастырылады.
      140. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелерi олар жасалған, бекiтiлген немесе түскен күнiне қарамастан, қай жылға немесе қай жыл үшiн жасалған болса, сол жылдың тиiстi iстерiнде қалыптастырылады.
      141. Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерi iске мәселелер, ұйым қызметiнiң бағыттары немесе әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiктер бойынша қалыптастырылады. Өтiнiштердiң көлемi аз болған жағдайда iстердi өтiнiш авторларының тегi бойынша әлiпбилiк тәртiппен қалыптастыруға болады.
1   2   3   4   5   6   7


©dereksiz.org 2016
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет