ВРЕМЕНЕМ НЕЛЬЗЯ
УПРАВЛЯТЬ В ОДИНОЧКУ»
Я рассматривал эти методики в первую оче-
редь, с точки зрения своего личного управ-
ления временем. Ежедневно передо мной
стоит множество задач. Если я не начну дей-
ствовать эффективно, со мной произойдет
то, о чем пишут во многих книгах: если ты
не управляешь своим временем, им начнут
управлять другие. Ведь так в большинстве
случаев и происходит! Перед тобой ставят
всевозможные задачи, а ты их решаешь и ре-
шаешь. Проходит месяц, квартал, год, и ты
думаешь: что же я никак не выделю времени
на то, чтобы заняться тем, что мне нужно?
Поэтому два года назад я рассматривал
ТМ именно в применении к себе, потому
что у меня есть как личные дела, так и дела
компании, на которые нужно время. И уже
потом, когда я начал внедрять эту систему
для себя, я понял, что не смогу решать зада-
чи компании один, без коллег.
Поэтому мне очень важно контроли-
ровать свое время —
и при этом управлять
системой времени коллег, с которыми я пос-
тоянно взаимодействую (ближний крут уп-
равления). Организуя какие-то встречи, со-
вещания или конференции, я должен зара-
нее знать, какие планы у моих подчиненных,
чтобы мы согласовывали наши совместные
дела, чтобы процессы не перекрывали друг
друга. И наоборот, когда мои сотрудники
планируют свой день, они должны видеть
мой календарь и соотноситься с тем, когда
я свободен или занят. Это аксиома: если ты
хочешь управлять своим временем эффек-
тивно, то можешь добиться этого только
в том случае, если коллеги точно так же эф-
фективно взаимодействуют с тобой.
Компания использует Microsoft Exchange
Server и ведение календарей в Outlook. Те-
перь я могу видеть, где находится и где бу-
дет находиться в течение ближайших трех
месяцев мой коллега, и могу планировать
встречу с ним. Соответственно я показы-
ваю ему свой календарь на ближайшие три
месяца, и он может планировать встречи
со мной. Время — это такая категория, где
нельзя управлять одному, все должны дейст-
вовать совместно.
Чем выше должность командира,
тем короче и проще
должны быть его приказы.
Хелъмут фон Молътке,
германский фельдмаршал
«Бациллу ТМ» я внедрял личным приме-
ром. Сначала я сам перешел на планирова-
ние рабочего графика Outlook, потом сде-
лал свой календарь в Outlook доступным
для подчиненных, после этого ненавязчиво
продемонстрировал преимущества такого
метода планирования. Так «бацилла» про-
никла очень глубоко, и никого не пришлось
заставлять переходить на новые методики:
все произошло само собой. Это доказывает,
что личный пример — самый эффективный
метод обучения.
УМЕНИЕ УСПЕВАТЬ
Следующий шаг был сделан 9 декабря
2006 г. В тот день мы организовали встречу
с Глебом, чтобы послушать о философии ТМ,
получить конкретные рекомендации из пер-
вых рук.
Например, один из принципов, который
мне понравился: электронное сообщение —
абсолютно официальный документ, на осно-
вании которого строится вся работа. Такое
использование электронной почты позво-
ляет сделать рабочий процесс максималь-
но эффективным. У нас пока, к сожалению,
электронное сообщение не воспринимается
так же серьезно, как, например, служебная
записка. Но мы уже поняли, что будем пе-
реходить именно на майкрософтскую систе-
му, хотя для этого нужно время, чтобы поме-
нять — в первую очередь в своих головах —
идеологию восприятия процесса.
ЕДИНЫЙ ТМ-СТАНДАРТ
— Следующий шаг после налаживания сис-
темы контроля моих поручений — внедре-
ние единых стандартов тайм-менеджмента
в компании. Календари и задачи, хранимые
на Exchange-сервере, синхронизируются
с мобильными терминалами.
Например, мне нужно назначить встречу.
Я беру свой коммуникатор, смотрю числа,
нахожу «окно» — и называю время.
Эта информация сразу поступает на Ex-
change-сервер, и мой секретарь теперь зна-
ет, что с 11 до 12 я буду занят. Если какая-то
встреча назначается не мной, то секретарь
планирует ее, выбирая мое свободное вре-
мя, а я вижу это обновление в своем кален-
даре и уже знаю, когда и
с кем мне предсто-
ит встретиться. Соответственно я могу дать
поручения своим подчиненным подготовить
материалы к этой встрече, чтобы я мог пло-
дотворно пообщаться с собеседником.
Таким образом время не расходует-
ся впустую. Все четко, все расписано, вре-
мя каждого человека используется мак-
симально эффективно. Я вижу календа-
ри всех своих подчиненных на три месяца
вперед, и есть отдельная опция, показы-
вающая, кто и когда бывает в команди-
ровках. Например, послезавтра я приеду
в офис в Самаре — но уже сегодня я вижу,
кто из моих подчиненных будет нахо-
диться на месте, и знаю, какие совещания
я могу на этот период назначить. Не может
случиться такого, что я назначу совеща-
ние и вдруг выяснится, что два-три чело-
века в командировке.
Скажи мне,
как ты отдаешь приказание,
и я тебе скажу,
каково будет исполнение.
Достарыңызбен бөлісу: