Архангельский Г

При этом удобство системы заключает-
ся еще в том, что благодаря грамотно раз-
работанным настройкам Outlook и четко
прописанным регламентам с ней может ра-
ботать самый обычный секретарь уровня
receptionist.
Контроль поручений не требует привле-
чения дорогостоящего референта. Но если
у руководителя есть именно референт (пер-
сональный ассистент), а не просто секретарь,
то эффективность использования системы
будет еще выше.
В «Абсолют Банке» при работе с аппаратом председателя правления была организована система работы
секретариата, которая включала следующие элементы.
1. Система мониторинга и контроля поручений на базе Lotus Notes.
2. Система бюджетирования рабочего времени руководителя.
3. Система информационных сигналов.
Руководитель стал получать еженедельные отчеты по хронометражу своих встреч. При этом все рас-
ходы времени были разделены на две категории: когда инициатором встречи был сам председатель
правления и когда инициатором был сотрудник. Также еженедельно готовились отчеты по поручениям,
стоящим на контроле. Система информационных сигналов, например «Пауза» (не соединять ни с кем, аб-
солютная отгороженность от внешнего мира), позволила обеспечить руководителю гораздо более ком-
фортную рабочую обстановку — секретари точно знали, когда можно соединять, прерывать и иным об-
разом вторгаться в его личное пространство, а когда — нет.
СЕКРЕТАРИАТ РУКОВОДИТЕЛЯ
ВЫСШЕГО ЗВЕНА
Секретарь (или секретариат) руководите-
ля, помимо помощи в контроле за исполне-
нием поручений, может сделать еще очень
многое для того, чтобы повысить уровень
комфортности и эффективность работы топ-
менеджера.
В стандартном варианте проекта «На-
стройка секретариата», реализуемого ком-
панией «Организация Времени», проводят-
ся следующие блоки работ.
1. Настройка бюджетирования и планиро-
вания времени руководителя.
2. Настройка режима прерываний и инфор-
мационных сигналов.
3. Настройка работы с «бытовыми» функ-
циями.
Тот, кто делегирует полномочия, не зная
деталей дела, которое перепоручает
другим, рискует оказаться ненужным.
Гаролд Дженин, американский менеджер
На базе Outlook разрабатываются эф-
фективные представления для планирова-
ния и бюджетирования времени руководи-
теля, позволяющие проводить количествен-
ный анализ. Руководитель высшего звена,
как правило, не принадлежит себе, на его
время претендует очень много людей. Внед-
рение системы позволяет вернуть управле-

ние бюджетом времени в руки руководителя
и распределять это время более эффективно.
В частности, находить его на работы «важ-
ного, но не срочного» характера — чтение
различных аналитических документов, раз-
работку стратегически важных долгосроч-
ных вопросов и т. д.
Режим прерываний и информационных
сигналов — это проработка вопросов, с кем,
как и когда соединять или не соединять при
входящем телефонном звонке, какие до-
кументы заносить на подпись немедленно,
а какие — в определенное время, какие клю-
чевые слова может сказать руководитель сек-
ретарям, чтобы его отгородили от всего вне-
шнего мира или его части, и т.д.
Наконец, «бытовые» функции — это все,
что касается питания, водителей, бронирова-
ния авиабилетов и т. п. Обычно у секретарей
складываются определенные представления
о привычках и предпочтениях руководите-
ля, и счастье, если секретарь толков, вме-
няем и не уходит в декретный отпуск. При
настройке секретариата эти представления
фиксируются и вносятся в соответствующие
регламенты, а также в регулярные задачи
Outlook. Если в пятницу утром на столе руко-
водителя должна лежать газета «Ведомости —
Пятница» отдельно от самих «Ведомостей»,
то это не должно зависеть от памятливости
секретаря. Соответствующее напоминание
помещается в еженедельную задачу Outlook.
Таким образом удобство работы руководи-
теля становится вопросом не сознательнос-
ти или толковости людей, а правильной на-
стройки системы.
Где секретарь заведен только
в качестве писца, там он хочет
сыграть роль посредника между
начальником и подчиненным.
Н.В. Гоголь
Все регламенты, разрабатываемые в про-
екте «Настройка секретариата», объединя-
ются в корпоративную «Книгу секретари-
ата». Она содержит лучший опыт и все клю-
чевые регламенты, помогающие передать
нужные знания новым сотрудникам.
В одной организации, не будем ее называть, заместитель председателя правления рассказала забав-
ную историю. После долгого совещания секретарь сообщила зампреду: «До вас тут на мобильный долго
пытался дозвониться человек, имя такое смешное — Ром, Рим, я забыла, раза три или четыре звонил, я
говорила, что вы на совещании...» Оказалось, что человека звали Рэм, Рэм Вяхирев — на тот момент он
был председателем правления Газпрома.
В одной тренинговой компании рассказывали, как девушке, менеджеру по продажам, нужно было
узнать координаты руководителя HR-подразделения компании «Лукойл» и отправить ему факс с пригла-
шением на тренинг. С общей приемной «Лукойла» у нее состоялся диалог: «Мне нужен такой-то...» — «Мы
не даем координаты, высылайте ваш факс на имя генерального директора компании». — «А как зовут ва-
шего генерального директора?» — «Алекперов Вагит Юсуфович». Девушка, ничтоже сумняшеся, подгото-
вила и выслала факс на имя Алекперова Вагита Юсуфовича и потом долго удивлялась: над чем так сме-
ются коллеги?

жүктеу/скачать 7.39 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: