вались на него по ходу совещаний, а также в нерабочей обстановке, например в автомобиле, — когда
в голову приходила нужная мысль. Некоторые поручения пересылались по электронной почте с помет-
кой «на контроль». Секретарь отчитывался по поручениям устно, ежедневно вечером, на основе распе-
чаток из Outlook.
По оценке руководителя, общий выигрыш времени за счет делегирования секретарю «рутины конт-
роля» составил не менее 1,5 часа в день.
ОТСЛЕЖИВАНИЕ
ПОРУЧЕНИЙ СЕКРЕТАРЕМ
Настроенной на Outlook системой контроля
поручений руководитель может пользовать-
ся лично, либо, если у него есть секретарь,
через секретаря.
В работе с любым поручением можно
выделить две составляющие: собственно уп-
равление (замотивировать, наделить пол-
номочиями и т. д.) и «рутину контроля». Ру-
тина — это действия из серии дозвониться
до исполнителя, выяснить статус процесса,
если есть отклонения — установить их при-
чину, напомнить о плановых сроках испол-
нения и т. п. Проще говоря, в России мало
поставить задачу и ожидать ее исполнения
в заданный срок. Чтобы задача была реше-
на, нужно совершить множество дополни-
тельных «телодвижений».
Именно эти «телодвижения», эта рутина
контроля может быть делегирована секрета-
рю благодаря настроенной системе контро-
ля поручений.
Раз в день и раз в неделю секретарь откры-
вает в Outlook соответствующие представ-
ления — «Ежедневный контроль» и «Ежене-
дельный контроль», которые автоматически
обновляются, когда приближаются сроки
решения новых задач. В соответствии с рег-
ламентом контроля поручений секретарь
связывается с исполнителями, уточняет те-
кущее состояние дел и вносит соответствую-
щие пометки в систему. Затем руководителю
представляется устный или письменный (ав-
томатически формирующийся из Outlook)
отчет. При необходимости руководитель от-
мечает те задачи, по которым необходим его
контакт с исполнителем, и секретарь соеди-
няет их в удобное для руководителя время.
Одно дело — делегирование
полномочий, совсем другое —
перекладывание ответственности.
Делегирование полномочий значит:
«Делайте это по-своему и при
необходимости просите помощи».
Перекладывание ответственности:
«Делайте, как хотите, и не просите
помощи, если что-то пойдет не так».
Достарыңызбен бөлісу: