Архангельский Г


участник Тайм-менеджерского сообщества



Pdf көрінісі
бет85/101
Дата17.11.2022
өлшемі7.39 Mb.
#465095
1   ...   81   82   83   84   85   86   87   88   ...   101
6 Корпоративный тайм-менеджмент

участник Тайм-менеджерского сообщества
«Конечно, каждый человек, начавший пользоваться этой программой, находит в ней что-то
свое. Я хочу рассказать о том, что понравилось в Outlook лично мне и что облегчает мою по-
вседневную работу. Когда я открыл для себя MS Outlook 2002, самым важным для меня было
то, что программа позволяет хранить в одном файле все данные (или выборку данных по оп-
ределенным критериям) и переносить их на другой компьютер. В своей повседневной де-
ятельности я очень люблю использовать папку «Заметки», куда собираю свои и чужие мысли,
понравившиеся мне цитаты, выдержки из статей в виде заметок с разделением по тематике.
С помощью Outlook очень удобно переносить понравившиеся цитаты из Интернета. Просто-
та меня впечатлила: достаточно выделить цитату мышкой и перетащить ее, удерживая левой
кнопкой мыши, на значок MS Outlook, который при этом раскрывается. После этого остает-
ся лишь «затащить» «пойманную» мысль на нужную категорию заметок и отпустить мышь. Все.
Заметка создана в нужной категории. Если нужна ссылка на источник — перетаскиваю ее тем
же способом. Все очень просто и легко. Именно это мне и нравится в Outlook. Кроме того, я
использую Outlook как диспетчер задач, с его помощью веду учет рабочего времени и плани-
рую рабочий день, в нем храню адреса и телефоны. Другими достоинствами программы явля-
ются наличие напоминаний, совместимость с другими программными продуктами и возмож-
ность переносить данные в календарь мобильного телефона, адресную книгу и т.д. Все это
вместе делает Outlook отличным помощником современного менеджера.


ФОРМАЛИЗАЦИЯ
ПОДГОТОВКИ СОБЫТИЙ
Все процессы в корпоративном и командном
тайм-менеджменте, которые имеет смысл
подвергнуть малой автоматизации, можно
разделить на три большие группы.
1. События — подготовка презентаций,
конференций, семинаров, заседаний со-
вета директоров.
2. Задачи — прохождение этапов согласо-
вания договора, этапы сервисного обслу-
живания оборудования, стадии обработ-
ки заказа.
3. Контакты — шаги взаимодействия с кон-
тактным лицом (или организацией);
значимые признаки контактного лица
и
т.п.
Разберем эти процессы последовательно,
начав с самого простого — событий.
Приходится ли вашим сотрудникам про-
водить большое количество презентаций, се-
минаров, конференций, дней открытых две-
рей, заседаний совета директоров и тому по-
добных мероприятий, требующих серьезной
подготовки?
Как правило, каждое такое мероприятие
предполагает совершенно определенную
последовательность действий. Например,
для проведения презентации нового продук-
та необходимо:
• разработать программу презентации;
• подготовить слайды и раздаточные мате-
риалы;
• подобрать выступающих и проинструк-
тировать их;
• разослать приглашения клиентам;
• забронировать конференц-зал и т.д.
Каждый из этих больших шагов дро-
бится на множество мелких, за которые
отвечают разные сотрудники компании.
При этом даже самая незаметная мелочь
может оказаться очень важной, и какие-
нибудь забытые таблички смажут весь эф-
фект от тщательно подготовленного меро-
приятия.
Организация — это механизм, где одно
колесико зацепляется за другое.
Как в механизме, так и в
организации от этого получается
внутреннее трение. Чем меньше
трение, тем лучше идет работа.
Организатор и должен так согласовать
работу отдельных колесиков,
чтобы свести трение до минимума».
П.М. Керженцев
Для того чтобы вы были уверены в ка-
чественной организации такого рода собы-
тий, которые готовят ваши подчиненные,
у вас есть два пути. Первый — подобрать
в высшей степени компетентных, чрезвы-
чайно хорошо замотивированных и при
этом весьма педантичных и пунктуальных
сотрудников, которые не упустят ни одной
мелочи, выполнят все точно и в срок. Вто-
рой путь, гораздо более реалистичный, —
снабдить подчиненных простой электрон-
ной системой, которая позволит им ничего
не забыть.
Для подготовки событий удобнее всего
использовать раздел Outlook «Календарь».
Поскольку события в любом случае планиру-


ются в нем в виде встреч, настройка дополни-
тельного представления для их подготовки
позволяет избежать лишней работы и веде-
ния каких-либо отдельных пустографок.
Компания «Русский стандарт», аппарат председателя совета директоров. Рассказывает Олеся Диордий-
чук, в 2002-2005 гг. — руководитель аппарата, выпускница INSEAD.
«Одна из задач аппарата — подготовка встреч председателя правления. Каждая встреча Рустама Тари-
ко для нас — ответственное событие, при организации которого не должна быть упущена ни одна мелочь.
В ходе работы с консультантами «Организации Времени» мы настроили представление в рабочем
календаре Рустама, переключаясь в которое, мы видим все необходимые этапы подготовки к встрече:
местонахождение, резервирование столика в ресторане или переговорной в бизнес-центре, обеспече-
ние необходимых действий со стороны водителей, охраны, переводчиков и т. п. Когда подготовка завер-
шена, встреча автоматически выделяется синим цветом. Если до встречи осталось меньше двух дней,
а подготовка не завершена, встреча автоматически выделяется красным.
Приятно, что подготовка встреч не требует ведения каких-либо специальных таблиц или журналов.
Находясь в привычном календаре Outlook, мы просто совершаем одно движение мышкой и переключа-
емся в представление «Подготовка», делаем в нем необходимые пометки — и возвращаемся в обычный
вид календаря.


Достарыңызбен бөлісу:
1   ...   81   82   83   84   85   86   87   88   ...   101




©dereksiz.org 2024
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет