Глава 10 АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБЪЕКТАМИ БАЗ ДАННЫХ

10.1. Автоматизация работы с данными при помощи макросов

Макрос представляет собой некоторую последовательность макрокоманд, т.е. инструкций Microsoft Access, применяемых для автоматизации выполнения часто повторяющихся действий.

Макрокоманды в Access по функциональному назначению мож­но разделить на следующие классы:

• 
  открытие и закрытие таблиц, запросов, форм, отчетов;
  
• 
  печать данных;
  
• 
  выполнение запроса;
  
• 
  проверка истинности условий и управления выполнением макрокоманд;
  
• 
  установка значений;
  
• 
  поиск данных;
  
• 
  построение пользовательского меню и выполнение команд меню;
  
• 
  управление выводом информации на экран;
  
• 
  сообщение пользователю о выполняемых действиях;
  
• 
  переименование, копирование, удаление, импорт и экспорт объектов;
  
• 
  запуск других приложений Windows.
  

Таблица ЮЛ

123

124

125

При разработке форм пользовательского интерфейса, в кото­рых выполнение макроса связано с нажатием кнопки, можно ис­пользовать два способа:

• 
  создать макрос и связать его с соответствующей кнопкой формы;
  
• 
  создать кнопку на форме и при описании ее свойств разрабо­тать соответствующий макрос.
  

126

данных])

Разработка макроса производится в следующем порядке:

=> открыть кнопочную форму в режиме Конструктор;

=> выделить кнопку, с которой необходимо связать мак­рос (в рассматриваемом примере это кнопка [Создание Баз дан­ных]);

=> активизировать контекстное меню (правой кнопкой мыши);

=* выбрать в появившемся контекстном меню (рис. 10.2) ко­манду Свойства;

=> в открывшемся окне описания свойств кнопки (рис. 10.3) необходимо выбрать свойство Нажатие кнопки или Двойное на­жатие кнопки;

=> выбрав в данном примере свойство Нажатие кнопки, щелк­нуть мышью по кнопке построителя макросов;

=> в открывшемся окне (рис. 10.4) следует описать свойства макроса.

Аналогично создаются кнопки для выполнения любых действий с базой данных.

128

129

В результате выполнения перечисленных действий для задан­ной кнопки будет создан макрос, т. е. при нажатии этой кнопки будет выполняться соответствующая команда (или команды) мак­роса.

Создание кнопок, выполняющих какие-либо действия:

=> разработать кнопочную форму;

=> разработать для каждой кнопки макрос, используя для этого конструктор макросов, и присвоить каждому макросу имя;

=> открыть форму в режиме конструктора и для каждой кнопки в соответствующем окне свойств выбрать имя макроса.

На рис. 10.6 показан пример формы ввода информации в таб­лицу БД с кнопками управления, а на рис. 10.7 — макрос, состо­ящий из последовательности макрокоманд, выполняемых при на­жатии кнопки вывода на печать содержания маршрутной карты технологического процесса изготовления изделия — [Печать МК].

10.2. Автоматизация работы сданными при помощи программных модулей

При разработке пользовательского интерфейса в системе Access возможно применение не только макросов, но и программ, на­писанных на языке Visual Basic. Применение макросов целесооб­разно для автоматизации процессов управления объектами базы данных. В этом случае при разработке кнопочных форм макрос связывают с элементом управления — кнопкой.

При разработке форм пользовательского интерфейса могут встречаться задачи, для которых нет соответствующих макроко­манд. Необходимо использовать возможности языка Visual Basic, принципиальное отличие которого от языка программирования Basic состоит в том, что он разработан в соответствии с принципа­ми современного объектно-ориентированного программирования.

На рис. 10.8 показана форма для составления классификатора изготавливаемых изделий, предназначенного для быстрого поис­ка обозначения сборочной единицы (номера сборочного чертежа).

Данный классификатор представляет собой четырехуровневую иерархическую систему, состоящую из четырех таблиц (списков), связанных отношением один — ко многим:

• 
  в первой таблице хранятся наименования типов изделий;
  
• 
  во второй таблице хранятся наименования видов изделий для каждого типа;
  

• 
  третья таблица содержит наименования изделий (в данном примере сборочных единиц), входящих в конкретный вид;
  
• 
  четвертая таблица содержит обозначения (номера) чертежей сборочных единиц.
  

=> поместить курсор в поле ввода данных первого списка — Типы изделий;

=* ввести наименование типа;

=> выделить тип изделия и переместить курсор в поле ввода данных второго списка — Виды изделий;

=> повторить указанные действия для заполнения следующих списков.

Очевидно, что реализовать данный алгоритм с помощью мак­росов невозможно. Поэтому для выполнения этих процедур была разработана программа на языке Visual Basic (с применением по­строителя программ).

Окно построителя программ с фрагментом текста данной про­граммы показано на рис. 10.9.

По аналогии с макросами программа создается для каждого эле­мента управления. Порядок разработки программы аналогичен порядку создания макроса:

132

=» выделить объект (поле);

=> вызвать окно свойств объекта, а затем в строке соответству­ющего свойства вызвать построитель программ.

В результате действий появится окно построителя программ с начальным оператором языка Private Sub — инструкцией, объяв­ляющей новую подпрограмму; текстом программы и оператором End Sub — инструкцией, закрывающей подпрограмму.

Контрольные вопросы

1. 
   На какие классы разделяются макросы?
   
2. 
   Каковы способы создания макросов, предназначенных для выпол­нения действий при активации кнопки на форме?
   
3. 
   Какова последовательность действий при создании макросов с ис­пользованием конструктора макросов?
   
4. 
   В каких случаях разрабатывают модули, т.е. подпрограммы, напи­санные на языке Visual Basic?
   
5. 
   Используя справочную систему Access, самостоятельно разберите назначение выражений в следующих фрагментах текста программы:
   

Глава11 ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРАХ

Табличные процессоры (иногда их называют электронные таб­лицы) представляют собой целое направление прикладных про­граммных систем, предназначенных для автоматизации расчетно-аналитических задач. Широкое применение нашли такие программ­ные системы, как SuperCalk, Lotus 1-2-3, Quatro Pro, Excel for Windows. Область применения табличных процессоров чрезвычай­но широка: от расчета заработной платы до использования в на­учных исследованиях.

Принцип работы табличного процессора основан на использо­вании методов алгебраического представления математических действий и способов компьютерной обработки информации.

Рассмотрим простой пример. Пусть требуется рассчитать сумму трех переменных величин, т.е. D = А+ В + С. Здесь значение пере­менной D будет меняться при изменении хотя бы одной перемен­ной из правой части выражения.

Составим алгоритм этого вычислительного процесса. Пусть имеется таблица, состоящая из столбцов и строк. Строки в этой таблице пронумерованы, начиная от единицы, а столбцы обозна­чены буквами латинского алфавита от А до Z. (Аналогичные таб­лицы рассматривались при изучении способов расчета в таблицах редактора Word.)

В этом случае процесс вычисления можно представить в виде следующих действий:

=> поместить значение первой переменной А в ячейку AI;

=» поместить значение второй переменной В в ячейку В1;

=> поместить значение третьей переменной С в ячейку С1;

=> результат расчета поместить в ячейку D1=A1 + B1+C1.

Из данного примера видно, что в электронных таблицах все математические действия выполняются над ячейками, т. е. при из­менении значения переменной, находящейся, например, вячей-

134

Рассмотрим для примера принцип работы табличного процес­сора Excel, входящего в состав всех версий Microsoft Office.

На рис. 11.1 показано рабочее окно табличного процессора Excel.

Прежде чем приступать к изучению технологии работы с элек­тронным процессором рассмотрим основные элементы системы Excel:

В связи с тем, что таблица состоит из 256 столбцов, а букв в латинском алфавите всего 26, начиная с 27 столбца, использу­ется двойное обозначение, т.е. АА, АВ, АС и т.д.

В ячейках таблицы могут размещаться как текстовые (символь­ные), так и числовые данные в виде числа или формулы. При этом формулы представляют собой отношения над ячейками, на­пример (= А1 + В2) или = (А1 + В2)/31. В ячейке перед формулой обязательно должен стоять знак равенства (=), в противном слу­чае введенная формула будет распознаваться программой как обыч­ный текст.

11.2. Технология вычислений в среде Excel for Windows

В предыдущих главах достаточно подробно рассматривалась тех­нология работы с приложениями Word и Access и многие коман­ды меню, показанные на рис. 11.1, поэтому освоение технологии вычислений в системе Excel начнем с конкретного примера.

Пусть требуется рассчитать смету затрат, связанных с выпол­нением договора на оказание услуг, например на разработку базы данных для какой-либо организации.

При расчете сметы затрат общая стоимость договора может определяться заказчиком. Исполнитель же, изменяя составляю­щие затрат, может обеспечить максимальную прибыль.

На рис. 11.2 показано окно Excel с составленной таблицей рас­чета сметы затрат. Из рисунка видно, что исходные данные для выполнения расчета и его результаты занесены в ячейки столбца Н, исходные данные для расчета цены договора — строки A3... А12, результаты расчета цены договора и всех составляющих ее затрат — строки А15. ..А23. Манипулируя исходными данными (строки A3... А12), автоматически получают все составляющие цены договора.

На этом же примере рассмотрим технологические приемы ра­боты с таблицами Excel:

• 
  ввод и редактирование текста;
  
• 
  ввод в ячейки отдельных данных для выполнения расчета;
  

Для ввода данных необходимо либо активизировать соответ­ствующую ячейку, либо переместить в нее курсор. Затем рамка ячейки выделяется жирными линиями, после чего в нее можно вводить данные (до 255 символов текста или формул).

136

Для редактирования текста необходимо выполнить следующие действия:

=> установить курсор в ячейку, текст или формулы которой необходимо отредактировать, при этом информация, содержа­щаяся в ней, отобразится в строке редактирования;

==> переместить курсор в строку редактирования и изменить при необходимости ее содержание.

При выполнении расчета его результаты и исходные данные могут выводиться и вводиться в ячейки в различных форматах. В табличном процессоре Excel приняты следующие форматы дан­ных: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Дата, Время, Про­центный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнитель­ный, Все форматы.

Формат Общий применяется для ввода и вывода текстовых или числовых данных произвольного типа.

Формат Числовой применяется для ввода и вывода положитель­ных и отрицательных чисел с фиксированной точностью (опреде­ленным числом знаков после запятой).

Формат Денежный соответствует по структуре числовому фор­мату, но в нем можно задавать обозначение денежной единицы (рубль, доллар США и др.).

Формат Дата служит для отображения даты без указания вре­мени.

137

Формат Процентный применяется для ввода или вывода чисел, заданных в виде процентов с указанием знака % и определенным числом знаков после запятой.

Формат Дробный применяется для вывода результатов расчета в дробном виде.

Формат Экспоненциальный, как правило, применяется для вы­вода результатов расчета в экспоненциальном виде.

Формат Текстовый применяется для ввода и вывода данных в текстовом виде. При этом с числами, введенными в этом фор­мате, никакие действия не производятся.

Формат Дополнительный предназначен для ввода данных типа почтового индекса или номера телефона.

По команде Все форматы пользователь может внести в ячейку данные любого типа.

Чтобы задать формат данных, вводимых или отображаемых в ячейках таблицы, необходимо выполнить следующие действия:

=> установить курсор в соответствующую ячейку;

=> выбрать в строке меню команду Формат, а в появившемся диалоговом окне — команду Ячейки (рис. 11.3);

Так как расчеты в табличных процессорах Excel основываются на выполнении алгебраических действий над ячейками таблицы, рассмотрим следующие технологические приемы их выполнения: ввод формул и применение встроенных функций.

На рис. 11.5 показана ячейка Н15 с введенной в нее формулой = НЗ* Н4* Н5, которая фактически означает Н15 = НЗ* Н4* Н5. Причем ячейки НЗ и Н4 имеют числовой (безразмерный) фор­мат, а ячейка Н5 — денежный, в результате ячейка Н15 будет Иметь денежный формат.

Существуют следующие способы для вычисления и обработки Данных с применением встроенных функций:

139

• 
  непосредственный ввод функции в ячейку (строку редакти­рования);
  
• 
  применение мастера функций;
  

и при вводе формул. Формат ввода вычисляемой функции выгля­дит следующим образом: = <ИМЯ ФУНКЦИИ>(ИМЕНА ЯЧЕ­ЕК). Имена ячеек — это аргументы функции.

При записи аргументов функции необходимо соблюдать следу­ющие правила.

1. 
   Если аргументом функции являются отдельные не смежные между собой ячейки, то их записывают через точку с запятой: = СУММ(Н19;Н23).
   
2. 
   Если аргументом функции являются смежные по столб­цу или строке ячейки, то их записывают через двоеточие: = СУММ(Н19:Н23).
   

3. Если функция выполняется для блока смежных ячеек по стро­

140

141

Аналогичные задачи можно решать с применением мастера функций. Для этого необходимо:

=> установить курсор в ячейку, в которой производится вычис­ление;

=> выбрать в строке меню команду Вставка и в появившемся списке выбрать команду Функция, в результате чего откроется окно мастера функций (рис. 11.6);

=> выбрать из появившегося списка интересующую функцию и нажать кнопку [ОК], в результате откроется окно для ввода зна­чений ячеек, входящих в аргумент функции (рис. 11.7);

=> ввести в соответствующие поля имена ячеек, после чего по­явится результат выполненных вычислений (значение функции);

=> нажать кнопку [ОК] для введения результата в соответству­ющую ячейку.

Контрольные вопросы

1. 
   Для чего применяются табличные процессоры и каковы принципы вычислений в этих программных системах?
   
2. 
   Дайте определения основных элементов системы Excel: книга, лист, ячейка.
   
3. 
   Что означают в системе Excel выражения А5=А1 + ВЗ + В4= ВЗ * В4/А7 (текст, формулу, число)?
   
4. 
   Какие группы встроенных функций содержит табличный процессор Excel?
   
5. 
   Какие существуют способы вычисления и обработки данных с при­менением встроенных функций?
   
6. 
   Как определяются и записываются аргументы функций?
   
7. 
   Каково назначение следующих форматов данных: Общий, Числовой, Денежный, Дата, Время?
   
8. 
   Какова последовательность действий при вводе текста в ячейки таб­лицы и при редактировании его?
   
9. 
   Какова последовательность действий при вводе формул в ячейки таблицы?
   

Рассмотрим некоторые понятия, определения и методы, при­меняемые в классических финансово-экономических расчетах, которые полностью соответствуют имеющимся финансовым функ­циям Excel.

Количественный финансовый анализ предполагает примене­ние унифицированных моделей и методов расчета финансовых показателей. Условно методы финансового расчета подразделяют на две категории: базовые и прикладные.

К базовым методам финансовых расчетов относятся:

• 
  определение простых и сложных процентов, являющиеся ос­новой операций, связанных с наращением или дисконтировани­ем платежей;
  
• 
  расчет последовательностей (потоков) платежей примени­тельно к различным видам финансовых рент.
  

• 
  планирование и оценка эффективности финансово-кредит­ных операций;
  
• 
  расчет страховых аннуитетов;
  
• 
  планирование погашения долгосрочной задолженности;
  
• 
  планирование погашения ипотечных ссуд и потребительских кредитов;
  
• 
  финансовые расчеты по ценным бумагам;
  
• 
  лизинговые, факторинговые и форфейтинговые банковские операции;
  

ценность денег, т.е. принцип неравноценности денег в разные моменты времени. Предполагается, что полученная сегодня сум­ма обладает большей ценностью, чем ее эквивалент, который будет получен в будущем, т. е. что планируемые поступления будут ме­нее ценными, чем текущие. Неравноценность одинаковых по аб­солютному значению сумм связана еще и с тем, что одинаковые суммы инвестированных в разные периоды денег будут приносить разный доход в будущем.

Основными понятиями финансовых расчетов являются:

• процент — абсолютный доход от денег, предоставляемых

143

• 
  процентная ставка — относительный доход за фиксирован­ный интервал времени, измеряемый в процентах, или записыва­емый в виде дроби;
  
• 
  период начисления — интервал времени, к которому приуро­чена процентная ставка;
  
• 
  капитализация процентов — присоединение начисленных про­центов к основной сумме;
  
• 
  наращение — увеличение первоначальной суммы в результате капитализации;
  
• 
  дисконтирование — пересчет стоимостной величины, относя­щейся к будущему, на некоторый, обычно более ранний, момент времени (т.е. операция, обратная наращению).
  

• 
  в зависимости от базы для начисления процентов — простые и сложные;
  
• 
  по принципу расчета — наращения, т.е. декурсивную, и учет­ную, т. е. антисипативную;
  
• 
  по постоянству значения в течение действия контракта — фик­сированные и плавающие, т.е. зависящие от того, фиксируется ли изменяющаяся во времени база и размер надбавки к ней.