Глава 3 МАСТЕР СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ MICROSOFT POWERPOINT

Мастер создания презентаций Microsoft PowerPoint можно от­нести к группе текстово-графических редакторов. Термин «пре­зентация» означает представление, показ, следовательно, основ­ное назначение PowerPoint — создание демонстрационных слай­дов, которые могут иметь различные звуковые и анимационные эффекты (в том числе речевое сопровождение).

Применение мастера создания презентаций весьма разнооб­разно. Например, демонстрация иллюстративного материала при выступлениях на различных научных конференциях и защите кур­совых и дипломных работ во время учебы. Эффективно примене­ние PowerPoint в рекламной деятельности предприятий и фирм, особенно с учетом того, что последние его версии (например, PowerPoint 2000) позволяют распространять презентации в сети Internet.

На рис. 3.1 показано рабочее окно Microsoft PowerPoint 2000, основные пункты меню которого аналогичны меню текстового редактора Word.

Технологически разработка презентации сводится к созданию текста и вставке в него графических объектов, т.е. практически она аналогична работе в текстовом редакторе Word.

Поскольку презентация представляет собой некоторую после­довательность слайдов, то прежде чем приступать к ее созданию необходимо разработать сценарий будущего видеофильма.

Для примера покажем фрагмент презентации, отражающей следующий сценарий видеофильма:

Слайд 1. Название кафедры и ее краткая характеристика.

Слайд 2. Характеристика специальностей кафедры.

Слайд 3. Организатор и руководитель кафедры (заведующий кафедрой).

Слайды 4...9. Преподаватели кафедры (фотографии и читаемые предметы).

Слайд 10. Заставка (учебный процесс на кафедре).

Слайд 11. Особенности учебного процесса.

Слайд 12. Заставка (научная работа на кафедре).

Слайд 13. Основные направления научной работы на кафедре.

Слайд 14. Заставка (культура, спорт и отдых).

Слайд 15. Культурные мероприятия.

45

Слайд 17. Пожелание абитуриентам до встречи 1 сентября.

На рис. 3.2 показан пример слайда презентации.

Основным достоинством мастера создания презентаций PowerPoint фирмы Microsoft является достаточный набор средств для разработки слайдов непрофессионалами. Однако для профес­сиональной разработки презентации, особенно в рекламной дея­тельности, нужны сценаристы и дизайнеры.

Рассмотрим некоторые возможности PowerPoint 2000.

3.2. Технология разработки презентаций в редакторе PowerPoint 2000

После загрузки PowerPoint и выбора команды Создать презен­тацию из меню Файл открывается начальное диалоговое окно, содержащее три вкладки, т.е. три метода создания презентации: Общие, Презентации, Шаблоны оформления (рис. 3.3).

При выборе вкладки Общие пользователю предоставляется два способа создания презентации: Новая презентация и Мастер ав­тосодержания.

Из рис. 3.4 видно, что для оформления каждого слайда разра­ботчик может выбрать автомакет, соответствующий ранее разра­ботанному сценарию. Если же среди имеющихся автомакетов не найдется нужного варианта, можно выбрать макет пустого слайда и оформить его по своему стилю.

Способ Мастер автосодержания предполагает разработку пре­зентации пользователем на основе предложенных содержания и дизайна. При выборе этого способа сначала открывается окно на­чального диалога создания презентации (рис. 3.5), а затем необхо­димо лишь последовательно выбирать диалоговые окна Вид пре­зентации, Стиль презентации, Параметры презентации, Заверше­ние и следовать указаниям Мастера автосодержания.

При использовании вкладки Презентации пользователю пред­лагается набор готовых шаблонов (рис. 3.6).

Например, при выборе характера презентации Обзор проекта от­крывается диалоговое окно со структурой типовых слайдов (рис. 3,7).

Далее технология создания слайда сводится к следующему:

• 
  выбрать соответствующий слайд, щелкнув мышью по его но­меру;
  
• 
  заменить текст шаблона текстом разработчика.
  

После создания слайдов необходимо провести репетицию пре­зентации и установить временные интервалы их смены. Для этого разработанную презентацию рекомендуется представить в режиме Сортировщик слайдов, выбрав в пункте меню Вид соответствую­щую команду. При этом на экране будут показаны все слайды презентации (рис. 3.8).

Для установки интервалов показа слайдов необходимо выпол­нить следующие действия:

=> выделить один или несколько слайдов;

=> выбрать команду Смена слайдов, щелкнув мышью по кнопке [Сортировщик слайдов] на панели инструментов.

В результате этих действий появится диалоговое окно Смена слай­дов (рис. 3.9), в котором следует задать все условия смены кадров:

• 
  Эффект — набор эффектов, сопровождающих смену кадров;
  
• 
  Продвижение — вручную (по щелчку) или автоматически (при этом задается время смены кадров);
  
• 
  Звук — набор звуковых эффектов для сопровождения демон­страции слайдов.
  

51

После просмотра рекомендуется представить презентацию в ре­жиме Сортировщик слайдов и произвести необходимую корректи­ровку слайдов, используя технологические приемы, изложенные ранее.

В результате краткого знакомства с мастером презентаций PowerPoint нетрудно заметить, что практически все технологи­ческие приемы создания текста, графики и их редактирования аналогичны приемам работы с текстовым редактором Word.

1. 
   Где применяется мастер презентаций PowerPoint?
   
2. 
   Каковы технологические приемы задания следующих условий сме­ны слайдов:
   

ручного или автоматического продвижения;

длительности показа;

набора звуковых эффектов для демонстрации?

3. 
   Какова последовательность действий при демонстрации презента­ции?
   
4. 
   Какова последовательность действий, необходимых для вставки слай­да в разработанную презентацию?
   
5. 
   Каково назначение способа представления презентации в режиме Сортировщик слайдов!
   

Глава 4

СИСТЕМ

Принимать оптимальные решения с первого раза, а не устра­нять результаты и последствия неправильных технических реше­ний — вот девиз управленческой деятельности современных пред­приятий.

СУБД — это успех в управлении.

Процесс принятия оптимального решения в любых сферах де­ятельности связан прежде всего с необходимостью предваритель­ного анализа больших объемов информации, т.е. с тем, чтобы сначала найти область допустимых решений, а затем в ограничен­ной области выбрать одно единственно оптимальное решение.

Как показала практика, принятие нерациональных решений во многом определяется отсутствием у специалиста необходимой информации.

Базы данных и системы управления базами данных в этом слу­чае можно рассматривать как стратегические средства в совер­шенствовании управления производством, так как эти программ­ные продукты позволяют создавать информационные системы, необходимые для принятия оптимальных решений.

Итак, что же такое база данных (БД) и система управления базами данных (СУБД)? К сожалению, в этом направлении ин­формационных технологий не существует достаточно четких оп­ределений. Рассмотрим некоторые из них.

1. База данных — именованная совокупность данных, отражаю­щая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой пред­метной области [9].

53

теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части [19].

Обратим внимание на существенное отличие второго опреде­ления БД, а именно на характеристику особой организации ин­формации в БД.

В наибольшей степени, по нашему мнению, сущность понятий БД и СУБД раскрыта в толковом словаре по вычислительным системам [16].

База данных — это файл данных, для определения и обращения к которому используются соответствующие средства управления. Это означает, во-первых, что этот файл определен посредством схе­мы, не зависящей от программ, которые к нему обращаются, и, во-вторых, что он реализован в виде запоминающего устройства с пря мым доступом.

В этом определении полужирным шрифтом выделено принци­пиальное отличие понятия файла базы данных от любого тексто­вого файла, а именно возможность получения информации (дан­ных) о конкретном объекте (конкретной записи) из этого файла.

Таким образом, учитывая приведенные определения, можно сказать, что база данных — это файл, организованный как файл с прямым доступом*

Система управления базой данных — это система программного обеспечения, имеющая средства обработки на языке базы данных, поз­воляющая обрабатывать обращения к базе данных, которые посту­пают от прикладных программ и (или) конечных пользователей, и поддерживать целостность базы данных.

Различают три класса СУБД, обеспечивающих работу иерар­хических, сетевых и реляционных систем баз данных.

В настоящее время для разработки информационных систем предприятий и фирм наибольшее распространение получили ре­ляционные базы данных. Алгоритмы обработки информации в таких БД основаны на элементах реляционной алгебры. По своей сути реляционная БД — это информация (данные) об объектах, пред­ставленная в виде двумерных массивов — таблиц. Число таблиц в одном файле БД зависит, во-первых, от задач, решаемых ин­формационной системой, и, во-вторых, от необходимости опти­мального разделения информации на отдельные, связанные меж­ду собой таблицы. Критериями оптимальности реляционной БД

* Понятие файла прямого доступа и принципы его организации известны из теории программирования многомерных массивов, в том числе на алгоритми­ческих языках Basic и Паскаль.

являются число шагов поиска информации и объем памяти, не­обходимый для размещения данных.

Итак, реляционная база данных представляет собой некото­рое множество таблиц, связанных между собой определенными отношениями. Однако база данных может состоять и из одной таблицы.

Для создания автоматизированной информационной системы, предназначенной для предоставления пользователю определенных данных из таблиц БД, необходимы программы, обеспечивающие:

• 
  поиск информации в таблицах;
  
• 
  вывод информации в требуемом виде;
  
• 
  удобный диалоговый режим работы.
  

Все языки манипулирования данными (ЯМД) — языки зап­росов, созданные до появления реляционных баз данных и раз­работанные для многих СУБД, были ориентированы на опера­ции с данными, представленными в виде иерархически связан­ных файлов, и имели соответствующие алгоритмы поиска ин­формации.

Появление реляционных баз данных определило предпосылки для создания других, более быстрых алгоритмов поиска информа­ции. Рассмотрим принципиальные отличия между иерархической и реляционной организациями информационной системы на при­мере почтовой связи.

В соответствии с иерархической организацией информацион­ной системы (рис. 4.1) для того чтобы узнать, где проживает Ива­нов И. И., необходимо указать адреса всех вершин поискового графа. Алгоритм такого поиска можно описать следующими действиями (обозначено пунктирными стрелками):

=> найти и запомнить номер квартиры;

=з найти и запомнить номер дома;

=> найти и запомнить номер (наименование) улицы;

=> найти и запомнить номер (наименование) города (если си­стема разработана для конкретного города, этот пункт можно ис­ключить);

=> вывести результат поиска.

Таким образом, для нахождения адреса в данной иерархичес­кой схеме необходимо выполнить пять шагов.

55

Рассмотрим алгоритм поиска адреса для аналогичной систе­мы, структурированной в виде таблицы — реляционной схемы организации системы (рис. 4.2).

Алгоритм поиска адреса в такой системе определяется следую­щими шагами:

=> найти номер строки, для которой значение поля ФИО рав­но заданному (Иванов И.И,);

=> вывести значения полей в столбцах 1 ...3 строки 2.

Для обработки информации, структурированной в виде таб­лиц, — двухмерных массивов в конце 70-х гг. XX в. фирмой IBM был разработан соответствующий язык, который в дальнейшем получил название SQL. Язык SQL является ядром всех программ­ных продуктов для разработки СУБД.

Набольшее распространение среди пользователей и разработ­чиков СУБД получили следующие программные продукты:

• 
  специальные языки программирования dBASE, Clipper, Paradox, FoxPro и др.;
  
• 
  прикладные программные системы Clarion, Oracle, Delphi, Microsoft Access и др.
  

4.3. Элементы реляционной СУБД

Компьютерная информационная система, представляющая собой реляционную СУБД, должна содержать следующие основ­ные элементы: таблицы, запросы, формы, отчеты.

Таблицы. Таблицы базы данных могут иметь различное назна­чение. Например: таблицы постоянной информации и динами­ческие таблицы.

57

мени. Например, списки сотрудников организации, названия тех­нологических операций и т. п.

это таблицы, информация об объектах в которых постоянно до­полняется или изменяется пользователем.

Таблицы базы данных (рис. 4.3) состоят из полей — столбцов, записей — строк и ячеек — пересечений столбцов и строк.

Поле содержит значения одного из признаков, характеризу­ющих объекты БД. Число полей в таблице соответствует числу при­знаков, характеризующих объекты БД.

Запись содержит значения всех признаков, характеризую­щих один объект. Число записей соответствует числу объектов, данные о которых содержатся в таблице.

Ячейка содержит значение соответствующего признака од­ного (конкретного) объекта.

Поле таблицы БД характеризуется множеством параметров, среди которых обязательными являются имя поля, подпись поля, количество символов, тип данных.

Имя поля — набор символов, по которым происходит поиск столбца таблицы. В некоторых программных системах существуют ограничения на обозначение имен полей по числу символов или типу шрифта (например, только английский).

Подпись поля — название признака, которое будет записано в заголовок соответствующего столбца таблицы. На подпись поля не существует каких-либо ограничений, однако при ее составле­нии следует учитывать предполагаемую ширину столбца в таблице.

Количество символов — характеризует ширину столбца таблицы и определяется типом данных.

Тип данных — установленные правила описания свойств (ха­рактеристик) объектов. В СУБД приняты следующие основные типы данных (и соответственно типы полей):

• 
  символьные (текстовые), содержащие до 255 символов;
  
• 
  числовые;
  

• 
  дата или время;
  
• 
  денежные (обозначение денежных единиц);
  
• 
  логические (Да/Нет);
  
• 
  текстовые примечания (Мемо), которые могут содержать текст объемом несколько десятков тысяч знаков;
  
• 
  объекты OLE (Object Linking and Embedding), т.е. объекты, разработанные другими приложениями Windows. Размеры поля такого объекта могут достигать сотни Мбайт.
  

Отметим следующие особенности описания физической моде­ли данных (рис. 4.4):

число символов указывается для текстовых полей, что связано с необходимостью экономии памяти компьютера;

точность задается для числовых полей и выражается числом знаков после запятой.

Запрос на выборку предназначен для поиска (выбора) информации в конкретной таблице (таблицах) базы данных (на­пример, поиск моделей станков класса А в табл. рис, 4.3).

Запрос на обновление предназначен для автоматичес­кого обновления данных в отдельных ячейках таблицы (например, ^если при модернизации станка СТ-125 на рис. 4.3 будет изменен какой-либо параметр, можно создать запрос, который автомати-

59

Рис. 4.5. Схема связей между компонентами СУБД

чески найдет в базе данных соответствующую запись и изменит конкретное значение параметра в соответствующей ячейке).

Запрос на добавление или удаление предназна­чен соответственно для автоматического добавления записей в таб­лицы (БД) или их удаления.

Запрос на создание предназначен для создания новых таблиц на основе уже имеющихся в БД. При этом автоматически формируется структура новой таблицы.

• 
  для ввода данных в таблицы;
  
• 
  для ввода условий выполнения запросов;
  
• 
  для автоматического управления работой системы (кнопоч­ные формы, формы-меню и Др.).
  

Отчеты разрабатываются на основе информации, содержащейся в таблицах БД или формирующейся в результате выполнения зап­росов. При разработке СУБД ее элементы могут быть связаны между собой в соответствии со схемой, представленной на рис. 4.5.

4.4. Информационные модели данных

Приступая к созданию информационной системы, разработ­чик должен продумать такую организацию базы данных, которая отвечала бы, как минимум, следующим условиям:

• 
  полное соответствие требованиям пользователей;
  
• 
  обеспечение минимального времени получения достоверной информации пользователем;
  

• потребность минимально возможной памяти на дисковом

Естественно, что решать любую задачу (в том числе и инфор­мационную) молено различными способами.

Для оценки способов организации БД разрабатывают инфор­мационные модели данных, которые предусматривают три уров­ня описания системы: концептуальный, логический и физический.

Концептуальный уровень описания БД {концептуальная модель) представляет информационные объекты и их взаимосвязи без ука­зания способов описания и хранения данных, т. е. в этом случае информационными объектами называют элементы информаци­онной системы, сведения о которых хранятся в БД. Как правило, в таблицах БД содержатся сведения об объектах одного класса.

Классом называют множество объектов, характеризующих­ся одинаковым набором признаков. Данные об информационных объектах одного класса могут находиться в одной или нескольких таблицах. Данные об информационных объектах разных классов должны находиться в разных таблицах.

Концептуальный уровень описания БД определяется конкрет­ными задачами информационной системы. Так, например, ин­формационная система для отдела кадров предприятия в качестве объектов может содержать различные сведения о сотрудниках пред­приятия:

• адрес места жительства;

• 
  должность и место работы (наименование подразделения);
  
• 
  табельный номер и заработную плату и др.
  

Концептуальная модель, как правило, не зависит от выбран­ной программной системы для реализации БД.

Связь один к одному означает, что один элемент (или одна за­пись) одной таблицы связаны только с одним элементом (или одной записью) другой таблицы.

Связь один ко многим означает, что один элемент (или одна запись) одной таблицы связаны со многими элементами (или многими записями) другой таблицы.

Связь многие ко многим означает, что многие элементы (или многие записи) одной таблицы связаны со многими элементами (или многими записями) другой таблицы.

61

сания свойств данных. Физическая модель таблицы БД представ­ляет собой описание свойств всех полей. Физическая модель фор­мы устанавливает характеристики всех ее элементов (цвет фона, размер рамки, тип шрифта и др.).

« постановка задачи на разработку системы;

• 
  разработка информационных моделей и выбор наиболее эф­фективной модели организации БД;
  

• 
  реализация системы.
  

Учет деятельности менеджеров ведется по следующим показа­телям:

• 
  ФИО менеджера;
  
• 
  название подразделения, в котором работает менеджер;
  
• 
  название фирмы, с которой заключен договор;
  
• 
  номер заключенного с фирмой договора;
  
• 
  стоимость заключенного договора в рублях.
  

Пусть в организации имеется три отдела: «Отдел сбыта», «Про­изводственный отдел» и «Отдел рекламы», в которых соответ­ственно работают менеджеры Иванов И. И., Сидоров С. С. и Петров П. П.

На рис. 4.7 показаны результаты работы менеджеров за некото­рый период времени. Предположим, что каждая ячейка этой таб­лицы является символьной и содержит 50 символов. Требуемый объем памяти будем оценивать по числу символов.

Исходя из заданных условий для организации БД потребуется объем памяти (ОП), равный произведению числа ячеек таблицы (ЧЯ) и числа символов в каждой ячейке (ЧС):

ОП = ЧЯ ЧС.

62

63

4.5. Принципы и формы организации многопользовательских информационных систем

Принципы разработки многопользовательских информацион­ных систем сводятся к выполнению двух обязательных условий: системный подход и стандартизация.

Для учета интересов всех потенциальных пользователей систе­мы необходимо установить:

• 
  каким специалистам и в каких подразделениях предприятия требуется информация о конкретном информационном объекте;
  
• 
  признаки описания объектов различными пользователями;
  
• 
  общий состав признаков объектов одного класса.
  

Для пояснения приведем следующий реальный пример разра­ботки БД на одном из предприятий, где появление соответствую­щих программ было по достоинству оценено сотрудниками, и они «бросились» разрабатывать необходимые для себя базы данных. Одной из основных задач, стоящих перед работниками цехов, был выбор инструмента для механической обработки деталей, поэто­му разработали цеховую БД по режущему инструменту, на что соответственно затратили время и средства.

В то же время в конструкторском отделе завода специалисты, занимающиеся проектированием режущего инструмента, также создали аналогичную БД. Однако, когда руководство приняло ре­шение создать соответственно общезаводскую информационную

3 Фуфаев

систему, оказалось, что одни и те же признаки режущего инстру мента разные специалисты описывали разными способами. И раз работанные ранее базы данных пришлось полностью переде лывать, на что потребовались дополнительное время и дополни­тельные средства. Проще говоря, средства, затраченные наразра ботку несогласованных между специалистами БД, были потерянь для предприятия.

Модульный принцип означает, что любая система должна раз рабатываться в виде отдельных взаимосвязанных модулей (подси схем), которые могут внедряться в производство и отдельно, т.е до окончательной разработки всей системы.

Стандартизация разработки информационных систем с уче­том их многопользовательского характера включает в себя следу­ющие аспекты: информационный, программный и аппаратный.

Стандартизация информационного обеспечения обусловлен; принципами компьютерной обработки символьной информации при которой объекты баз данных должны однозначно распозна­ваться компьютером. Этот аспект разработки БД определяет необ­ходимость четких правил идентификации (грамматического на­писания) всех информационных объектов. Так, установив назва­ние инструмента для механической обработки детали Резец рас­точной, недопустимо использовать никакое другое его обозначе­ние, т. е. в этом случае выражение Резец расточной неидентичнс выражению Расточной резец.

Необходимость стандартизации программного обеспечение очевидна: при разработке многопользовательских удаленных дру] от друга систем данные одной из них должны обрабатываться про­граммным обеспечением другой.

Стандартизация аппаратного обеспечения связана с необходи­мостью снижения затрат на эксплуатацию компьютерной техники

Общими признаками организации этих типов СУБД является наличие сервера (компьютера), на котором находятся базы (файлы) данных, и рабочих станций (компьютеров пользовате­лей)— клиентов.

В архитектуре файл —сервер по запросу клиента к нему пере­сылается файл с БД, а затем на компьютере клиента производят­ся все процессы обработки информации. В архитектуре клиент — сервер все процессы обработки информации по запросу клиента выполняются на сервере, а клиенту отсылаются только результаты обработки данных.

66

При организации многопользовательских сетевых СУБД пред­почтительно использование архитектуры клиент—сервер, что вы­текает из следующих факторов.

1. 
   При передаче по сети файлов БД (особенно с большими объе­мами информации) с учетом возможного обращения к ним од­новременно нескольких пользователей резко снижается произво­дительность работы с системой.
   
2. 
   При одновременной передаче по сети файлов с большими объемами нескольким пользователям увеличивается вероятность нарушения достоверности передаваемой информации, т. е. снижа­ется надежность работы системы.
   

1. 
   При передаче по сети только результатов обработки данных по запросам клиентов резко снижается нагрузка на сеть, а следо­вательно, увеличивается возможность подключения к БД больше­го числа пользователей, т. е. производительность работы системы в этом случае значительно выше, чем в архитектуре файл—сер­вер.
   
2. 
   Централизованное хранение и обработка данных на сервере повышают надежность работы системы.
   
3. 
   Разработку серверной части СУБД можно выполнять на язы­ке SQL или других языках высокого уровня, что повышает надеж­ность и производительность обработки данных. Разработку клиен­тской части СУБД можно выполнять с применением прикладных программных продуктов, например Visual Basic, Microsoft Access, что значительно сокращает время на разработку информацион­ной системы.
   

1. 
   Дайте определение понятиям «база данных» и «система управления базами данных».
   
2. 
   Что представляет собой реляционная база данных? Какие характе­ристики реляционных баз данных сделали их самыми распространенны­ми для создания информационных систем?
   
3. 
   Какие программные системы применяются для создания баз дан­ных? Дайте сравнительные оценки этим программным системам.
   
4. 
   Какую роль играет структурированный язык запросов SQL в совре­менных программных продуктах для разработки баз данных?
   
5. 
   Из каких элементов состоит реляционная СУБД?
   
6. 
   Какими параметрами характеризуется таблица базы данных?
   

7. 
   Какими параметрами характеризуется поле таблицы базы данных?
   
8. 
   Какие типы данных обрабатываются современными СУБД?
   
9. 
   К какому типу данных можно отнести следующие характеристики металлорежущего оборудования:
   

частота вращения шпинделя, об/с .400...3000

габаритные размеры, мм ЮООх 2000 ^х 1500

наличие системы числового программного управления да

10. 
    Что такое информационные модели данных и для чего они разра­батываются?
    
11. 
    Какую цель преследует создание концептуальной модели реляци­онной БД?
    
12. 
    Какие типы связей между таблицами БД отражает логическая мо­дель БД?
    
13. 
    Что такое физическая модель таблицы БД?
    
14. 
    Каковы основные принципы разработки многопользовательских информационных систем?
    
15. 
    Какие достоинства и недостатки имеют формы организации мно­гопользовательских СУБД файл —сервер и клиент—сервер?