Глава 8 ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ФОРМ В СУБД MICROSOFT ACCESS

8.1. Назначение форм в системах управления базами данных

Создание современных прикладных программ или, как их на­зывают в системах Windows, пользовательских приложений, тре­бует разработки «дружественного» интерфейса пользователя, т. е. эффективных способов организации диалога между пользовате­лем и компьютером. Одним из способов организации такого диа­лога является разработка форм. Система Microsoft Access предос­тавляет разработчику приложений мощные средства создания ди­алоговых форм следующего назначения:

• 
  ввод данных в таблицы;
  
• 
  ввод условий обработки информации в запросы;
  
• 
  организация пользовательского интерфейса.
  

Формы для ввода условий обработки информации в запросы, имеющие аналогичное назначение, позволяют также конструи­ровать запросы без применения языка SQL.

Формы для организации пользовательского интерфейса, кото­рые должны обеспечивать создание эффективного оформления раз­работанной прикладной программы, могут быть различного назна­чения: формы-заставки, формы-меню, кнопочные формы и др.

8.2. Технология разработки форм для ввода данных

в таблицы

Формы для ввода данных, представляющие собой удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя при работе с таб­лицами БД, обеспечивают выполнение следующих операций: ввод и добавление данных; просмотр любой записи; корректировку Данных.

На рис. 8.1 показана форма ввода данных в одну из таблиц САПР ТП «ЛАЗЕР 2000» (см. гл. 16).

Создание форм для ввода данных в таблицы производится в сле­дующем порядке:

101

=> выделить (активизировать) объект Формы в окне базы дан­ных;

=> выбрать команду Создать;

=> в появившемся диалоговом окне Новая форма (рис. 8.2) выб­рать таблицу (из списка), для которой создается форма;

=> выбрать способ создания формы.

Система Access предлагает разработчику базы данных семь спо­собов проектирования форм: Конструктор; Мастер форм; Авто­форма: в столбец; Автоформа: ленточная; Автоформа: табличная; Диаграмма; Сводная таблица.

Для создания форм ввода данных рекомендуется применять способ автоматизированного проектирования форм Автофор­ма: в столбец, который можно считать самым распространен­ным при создании интерфейса пользователя. В случае использо­вания этого способа создания формы все поля таблицы распо­лагаются в один столбец, т.е. каждое поле находится в одной строке. Подпись поля соответствует заданному в таблице имени. На одном листе (экране) располагаются поля для ввода данных одной записи.

Полученную таким способом форму можно затем доработать, открыв ее в режиме Конструктор (который применяют также для самостоятельного создания форм).

102

В табличной форме на одном листе представляется одновре­менно столько записей, сколько умещается на экране монитора (рис. 8.3). При этом каждая запись занимает одну строку.

Форму-диаграмму рекомендуется разрабатывать для просмотра табличных данных в виде различных диаграмм или графиков. Очевидно, что такие формы необходимы при обработке резуль­татов экономической деятельности фирмы или научных экспе­риментов.

В сводной таблице одновременно может быть представлена ин­формация из двух связанных таблиц, одна из которых считается главной, а другая — подчиненной. Причем подчиненная таблица встроена в форму главной таблицы.

На рис. 8.4 показано окно конструктора форм, состоящего из следующих блоков: Заголовок формы, Область данных, Примеча­ние формы. Назначение этих блоков однозначно определяется их на­званиями.

Рис. 8.4. Окно конструктора форм

Команда Надпись предназначена для ввода текста надписей в любой блок конструктора форм:

=* нажать кнопку [Надпись] с помощью левой кнопки мыши и, не отпуская кнопку мыши, поместить курсор в начало вводи­мого текста;

=> отпустить кнопку мыши и ввести текст (технология ввода текста и его оформления полностью аналогичны технологии ра­боты с текстом в редакторе Word).

Примечание. Для размещения надписи в нескольких строках требуется в конце первой строки текста нажать клавиши [Ctrl] + [Enter] для ввода символа возврата каретки. В этом случае последующие строки текста будут автоматически перено­ситься, а максимальная ширина надписи определится длиной первой строки.

Кнопки [Поле], [Поле со списком], [Список], предназначен-ные для создания соответствующих полей ввода данных, исполь­зуются при проектировании форм ввода данных в запросы.

104

При самостоятельном конструировании формы ввода данных в таблицу размещение полей производится «перетаскиванием» поля КЗ списка полей таблицы. Для этого в режиме Конструктор необ­ходимо активизировать команду меню Вид, выбрать команду Спи­сок полей и из появившегося в окне списка последовательно «пе­ретащить» поля, размещая их в области данных конструктора таб­лиц (рис. 8.5). Последовательность переноса и размещения полей должна соответствовать предполагаемой последовательности вво­да данных.

Кнопки [Группа переключателей), [Выключатель], [Включа­тель], [Флажок] предназначены для организации ввода данных в поля логического типа.

Команда Кнопка предназначена для создания управляющих кно­пок при работе с формами.

Команда Рисунок служит для вставки рисунков в форму. Техно­логия вставки рисунков в этом случае аналогична технологии встав­ки рисунков в документ в редакторе Word.

матическом создании таблиц такие окна в форме создаются также автоматически.

В окне, открываемом командой Присоединенная рамка объекта, можно разместить OLE-объект, находящийся в другом файле или другой БД.

Команда Разрыв страницы применяется в случае, если поля для ввода данных не размещаются на одной странице (экране дисплея).

Команда Набор вкладок применяется в случае, если поля для ввода данных не помещаются на одной странице (экране дисп­лея). При этом создание соответствующей вкладки рекомендуется для каждой группы полей, объединенных по каким-либо призна­кам. Технология размещения полей в процессе конструирования формы основана на «перетаскивании* поля из списка в соответ­ствующее место на вкладке.

Команда Подчиненная форма {отчет) применяется при разра­ботке составных форм, которые, как правило, разрабатываются для таблиц, связанных отношением один—ко многим. В этом слу­чае одна таблица является главной, а другая — подчиненной. При проектировании составных форм ввода данных одну из форм так­же называют главной, а другую — подчиненной. Схема разработ­ки составных форм включает в себя разработку формы ввода дан­ных в подчиненную таблицу и разработку формы ввода данных в главную таблицу, в которой необходимо предусмотреть область

для вставки подчиненной формы, используя для этого команду (кнопку) Подчиненная форма.

Конструирование составной формы ввода информации пока­зано на примере создания баз данных для автоматизированного проектирования маршрутных карт технологических процессов сбор­ки в САПР «ЛАЗЕР 2000*.

На рис. 8.6 и 8.7 приведены две страницы главной формы, разработанной в диалоговом режиме, а на рис. 8.8 и 8.9 — соот­ветственно формы ввода данных в главную и подчиненную таб­лицы, разработанные в режиме конструктора.

8.3. Технология разработки форм для ввода данных

в запросы

Рассмотрим технологию создания параметрических запросов и связанных с ними форм для ввода условий отбора данных. Необ­ходимость разработки специальных форм в этом случае обуслов­лена следующими факторами:

• 
  требованием сведения к минимуму или исключения ошибок при вводе условий отбора данных;
  
• 
  необходимостью выполнения запроса при часто меняющихся значениях условий отбора данных;
  

107

Технология разработки таких форм и запросов полностью со­ответствует методам, изложенным б подразд. 7.3. и 8.2. Особеннос­тью является лишь порядок их проектирования:

=> разработать запрос без ввода условий отбора данных;

=* разработать форму ввода условий для отбора данных;

=* открыть запрос в режиме конструктора;

=* установить курсор в ячейку строки Условие отбора для соот­ветствующего поля;

=* построить выражение, устанавливающее связь условия от­бора данных со значением соответствующего поля формы.

В качестве примера снова используем базу данных для состав­ления и анализа нагрузки преподавателей.

В процессе работы с базой данных достаточно часто приходит­ся делать выборку записей из таблицы Нагрузка преподавателя по фамилиям, для чего был разработан соответствующий запрос (рис. 8.10). Для выполнения такого запроса в ячейку поля ФИО в строке Условие отбора необходимо ввести фамилию и инициалы препо­давателя.

Для ввода фамилии была разработана форма, представленная на рис. 8.11, в которой предусмотрено специальное поле со списком.

* п кг j j at jg. 2Щ j 1 Щсато.4 В *мп -1 Ш г««.. | ЕЯ Нт»~ I: Щ^ ul [Я.нагр"" I 'ЩДК^#ЙЁ)^;]^Щ

Рис. $.10. Запрос на выбор данных по значению поля ФИО

109

Квадратные скобки и восклицательный знак являются элемен­тами грамматики построения этого выражения.

Построение подобных выражений проще всего выполнить с при­менением мастера Построитель выражений (рис. 8.12). Для этого после разработки формы необходимо:

=$■ открыть запрос в режиме конструктора;

=> установить курсор в ячейку строки Условие отбора;

=} открыть построитель выражений.

После открытия окна построителя выражений необходимо вы­полнить следующие действия:

=> выбрать объект БД, щелкнув мышью по соответствующему значку (в данном случае Forms);

=> в открывшемся списке объектов данного типа выбрать тре­буемое имя объекта (формы);

Ркс. 8.11. Форма с полем ввода фамилии преподавателя ПО

=> в открывшемся далее окне из появившегося списка всех эле­ментов объекта БД (поля, подписи, кнопки и др.) следует выб­рать ПолеСоСпискомО.

В результате изложенных действий сформируется выражение, связывающее условие отбора данных в запросе с вводимыми зна­чениями в поле формы.

8.4. Технология разработки форм для организации пользовательского интерфейса

Конечной задачей разработки любого приложения является создание удобного пользовательского интерфейса. Разработка пользовательского интерфейса аналогична созданию сценария фильма как определенной последовательности появления на дис­плее экранных форм. Система Access со встроенными в нее про­граммными средствами, в частности с языком программирова­ния Visual Basic, позволяет разработчику создавать интерфейс пользователя с минимальными затратами, так как при разработке форм пользовательского интерфейса в среде Access реализуется Метод объектно-ориентированного программирования. Сущность этого метода состоит в том, что разработчик описывает свойства

Ш

объектов, а программа в соответствии с этими свойствами фор­мирует на экране заданные объекты.

Для разработки форм пользовательского интерфейса применя­ются методы и средства, рассмотренные при описании техноло­гии создания форм ввода данных в таблицы и запросы. Следует отметить, что формы ввода данных в таблицы и запросы таюке являются частью пользовательского интерфейса.

Основным методом создания форм в данном случае является их разработка в режиме конструктора, описание которого доста­точно подробно было изложено ранее. Рассмотрим технологию создания управляющих элементов, позволяющих автоматизиро­вать работу с базой данных.

Наиболее распространенным методом разработки форм пользо­вательского интерфейса является создание так называемых кно­почных форм, в которых одним из объектов управления являются кнопки. «Нажатие» на такую кнопку определяет выполнение ка­кого-либо действия, например открытие формы или запроса, рас­печатку отчета, выход из приложения и др.

Итак, пользовательский интерфейс рассматривается как неко­торая последовательность экранных форм, соответствующих ал­горитму действий при работе с системой.

Очевидно, что экранные формы должны иметь элементы уп­равления всеми объектами базы данных, включая таблицы, зап­росы, отчеты. Выполняемые действия при работе с базами данных могут программироваться в виде макросов и программных моду­лей (программ).

Макросы представляют собой набор макрокоманд, автома­тизирующих работу с элементами базы данных. Модули — это программы, написанные на языке Visual Basic.

8.5. Технология работы с формами при анализе данных

Разработанная форма ввода данных в таблицу позволяет пользо­вателю выполнить следующие действия: ввести и добавить дан­ные, просмотреть любую запись, откорректировать данные.

Ввод и добавление данных. Технологические приемы ввода дан­ных рассмотрим на примере формы, показанной на рис. 8.13.

112

Рис. 8.13. Пример формы ввода данных в таблицу

Данная форма является составной и предназначена для ввода Данных в две связанные таблицы: Виды технологических операций и Типы технологических операций.

Технология ввода информации в поле такой формы аналогич­на технологии ввода информации в таблицы в редакторе Word.

Просмотр записей и корректировка данных. Б процессе работы с таблицами может возникнуть необходимость просмотра содер­жания какой-либо записи и введения исправления, т. е. измене­ния данных в каком-либо поле. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

=> открыть форму (рис. 8.14);

=> установить курсор в окно поля, по значению которого будет Найдена искомая запись (ввод имени поля, по которому будет производиться поиск, можно выполнить непосредственно в диа­логовом окне Поиск и замена);

=> выбрать в меню Правка команду Найти или активизировать соответствующую кнопку на панели инструментов;

=> в открывшееся диалоговое окно Поиск и замена ввести зна­чение одного из полей интересующей записи;

114

В результате выполненных действий в окне формы ввода дан­ных появятся значения всех полей искомой записи.

На рис. 8.14 показан пример поиска записи для операции № 25 в таблице, содержащей описание технологической операции сбор­ки изделия 005. В момент открытия таблицы в области данных формы показано содержание операции № 5. После активизации команды Найти на панели инструментов появляется диалоговое окно Поиск и замена, в поле Образец которого было введено зна­чение поля Л* on, равное 25. После «нажатия» кнопки [Найти да­лее] система производит поиск записи и выводит значения всех полей для операции 25 (рис. 8.15).

При необходимости изменения значения поля в диалоговом окне Поиск и замена следует открыть вкладку Замена и произвести соответственно корректировку или замену данных в поле № ОП.

1. 
   Какие процедуры при работе с информацией обеспечивают формы ввода данных в таблицы?
   
2. 
   Какие вы знаете виды форм и способы их конструирования, ис­пользуемые в системе Access?
   
3. 
   Из каких блоков состоит конструктор форм?
   
4. 
   Какие команды управления (кнопки) содержит панель элементов конструктора форм и каково их назначение?
   
5. 
   В какой последовательности необходимо разрабатывать составные формы ввода данных в таблицы, связанные отношением один—ко мно­гим?
   
6. 
   Что такое пользовательский интерфейс?
   
7. 
   На чем основан метод объектно-ориентированного программиро­вания?
   
8. 
   Что такое кнопочные формы и для каких целей их разрабатывают?
   
9. 
   Какова последовательность проектирования запросов с формами для ввода условий отбора данных?
   

10. 
    Какова последовательность действий при построении выражений с помощью конструктора?
    
11. 
    Что означает выражение [Рогт$\\{Нагрузкакафедры\\{ПолеСоСпис-комО\1
    

13. 
    Какова последовательность ввода данных в связанные таблицы с применением составных форм?
    
14. 
    Какова последовательность действий при просмотре первой или последней записи в форме ввода данных?
    
15. 
    Какова последовательность действий при вводе новой записи?
    
16. 
    Какова последовательность действий при просмотре любой записи в форме ввода данных?
    
17. 
    Какова последовательность действий при редактировании и пос­ледующем вводе данных в поле любой записи?
    

Отчеты, как правило, разрабатывают для вывода на печать ре­зультатов обработки информации. Отчеты аналогично формам могут быть связаны как с таблицами, так и с запросами. В первом слу­чае в отчете будет помещена информация из всей таблицы, во втором — только те записи, которые отвечают условиям соответ­ствующего запроса.

По сравнению с выводом на печать информации непосред­ственно из таблицы или результата выполнения запроса отчеты обладают следующими преимуществами:

• 
  позволяют производить группировку данных по отдельным полям, причем группировка данных может носить иерархический (до 10 уровней) характер;
  
• 
  позволяют выводить данные с выполнением вычислений по числовым полям (промежуточных вычислений — по группам за­писей, итоговых — по всему числовому полю);
  
• 
  могут оформляться в виде таблиц, структура которых приня­та на конкретном предприятии. Например, в виде накладных при­ема или отгрузки товара на склад, маршрутных или операцион­ных карт технологических процессов в системах автоматизирован­ного проектирования и др.
  

Перед выводом на печать отчет можно предварительно про­смотреть на экране.

Начало работы по созданию отчета аналогично технологии ра­боты по созданию формы:

=> открыть базу данных;

=> в окне базы данных выделить объект Отчеты.

Открывшееся окно объектов БД Отчеты (рис. 9.1) содержит способы создания новых и перечень ранее разработанных отчетов.

116

Для создания нового отчета в системе Access 2000 предлагается два способа: создание отчета в режиме конструктора и создание отчета с помощью мастера.

Создание отчета в режиме конструктора рекомендуется произ­водить после приобретения навыков создания отчетов с помощью мастера. Поэтому сначала рассмотрим последний вариант.

Создание отчета с помощью мастера представляет собой опре­деленную последовательность ответов на вопросы в последова­тельно открывающихся диалоговых формах.

В первой диалоговой форме, показанной на рис. 9.2, следует:

=> выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет со­ставлен отчет;

=*■ после выполнения всех действий щелкнуть мышью по кноп­ке [Далее].

В открывшемся диалоговом окне, показанном на рис. 9.3, следует добавить уровни группировки по отдельным полям. В данном приме­ре предусмотрены два уровня группировки данных в отчете. На пер­вом уровне все данные будут сгруппированы по фамилиям препода­вателей, т. е. по полю ФИО, а на втором — для каждого преподава­теля по семестрам (весеннему и осеннему), т.е. по полю Семестр.

В следующем открывшемся диалоговом окне (рис. 9.4) необхо­димо выбрать порядок сортировки записей «по возрастанию» или

117

«убыванию» и числовые поля, по которым требуется выполнить итоговые вычисления.

В приведенном примере для сортировки данных выбрано поле Предмет. Это означает, что при оформлении отчета наименова­ния всех предметов, по которым каждый преподаватель читает лекции, проводит лабораторные работы или руководит выпол­нением курсовых работ, будут в каждом семестре располагаться в алфавитном порядке, т.е. «по возрастанию».

Для выбора полей подведения итогов необходимо после уста­новления порядка сортировки щелкнуть мышью по кнопке J Ито­ги...]. В результате откроется новое диалоговое окно, где следует выделить числовые поля, для которых предусматриваются итого­вые вычисления. В приведенном примере предусмотрен подсчет часов по всем числовым полям.

Обратим внимание на следующие указания окна Итоги (см. рис. 9.4), определяющие выбор характера итоговых вычислений: Данные и итоги или Только итоги.

■ В первом случае в отчет будут выведены записи по всем пред­метам с указанием числа часов по каждому полю и еще одна строка, в которой будут показаны результаты вычислений (суммирова­ние) по всем выделенным числовым полям. Такую форму вывода информации называют отчетом с группировкой данных и подве­дением итогов.

119

120

121

Во втором случае для каждого преподавателя будут показаны результаты вычислений по каждому семестру без указания наиме­нований предметов (суммарное число часов в семестре по каждо­му полю).

После выполнения всех указанных действий в диалоговом окне, показанном на рис. 9.5, будут представлены виды макетов отобра­жения данных в отчете. После выбора макета отображения данных откроется окно стилей оформления отчета (рис. 9.6).

Выбором одного из стилей оформления разработка отчета прак­тически заканчивается. Остается только присвоить отчету имя, что производится в последнем диалоговом окне мастера составления отчетов (рис. 9.7).

На рис. 9.8 представлен пример отчета с группировкой данных и подведением итогов, а на рис. 9.9 — пример итогового отчета.

Контрольные вопросы

1. 
   Для каких целей разрабатываются отчеты в базах данных?
   
2. 
   Какие способы создания отчетов имеются в Microsoft Access?
   
3. 
   Для каких целей разрабатывается и что представляет собой отчет с группировкой данных?
   
4. 
   Для каких целей разрабатывается и что представляет собой итого­вый отчет?