Инструкции, относно изготвянето на финални финансови отчети

МИНИСТЕРСТВО НА РЕГИОНАЛНОТО РАЗВИТИЕ И БЛАГОУСТРОЙСТВОТО

___________________________________________________________________________

София 1202 ул. “Св. Св. Кирил и Методий” 17-19, централа 94-059, факс 987-2517

Приложение №1

ПРОЕКТ BG 0202.02/ESC/G/DBET “РАЗВИТИЕ НА ЕКО-ТУРИЗМА В БЪЛГАРИЯ”

• 
  Трудови и/или граждански договори;
  
• 
  Месечни ведомости за изплатени суми;
  
• 
  Сметки за изплатени суми, приемо-предавателен протокол за извършена работа;
  
• 
  Timesheets
  
• 
  Платежни нареждания за изплатени данъци, след приложението за трудови или други правоотношения;
  
• 
  Банкови бордера;
  
• 
  Командировъчни (съгласно Наредбата за командировки в страната ) – копие на заповед за командировка с ясно отразени стойности на пътни, дневни и нощувки и придружаващите ги документи;
  

В раздел 1. «Човешки ресурси» се отчитат разходи единственно за физически лица. Отчитане на разходи към юридически лица са недопустимо.

• 
  Пътни листове;
  
• 
  Пътни книжки (шофьорски тетрадки);
  
• 
  Разходни документи за гориво и смазочни материали (Протокол за определяне на разходната норма на използвания автомобил и изминатите километри със придружени разходооправдателни-фактури за гориво );
  
• 
  Билети, абонаментни карти;
  

• 
  Договор за доставка със спечелилия търга под-изпълнител;
  

• 
  Transmission note за одобрение на тръжната процедура
  
• 
  Техническа и финансова оферта
  
• 
  Приемо-предавателни протоколи между Възложител и под-Изпълнител, продавач и купувач;
  
• 
  Фактури за доставка + касова бележка и/или банково бордеро;
  

• 
  Сертификат за произход на закупеното оборудване (страни членки на ЕС или Албания, Босна и Херцеговина, България, Македония, Румъния, Сърбия и Черна гора, Турция, Хърватия). Сертификат ЕВРО 1 (издава се от митническите власти при износ), Сертификат за произход на стоки (Форма А - GSP), издаван от БТПП при износ на стоки извън Република България.
  
• 
  Документ потвърждаващ осчетоводяването на всички активи закупени по проекта и заприходяването им в баланса на организацията, където остават след приключването на проекта /5 години/.
  

• 
  Договор за наем на автомобил и фактура + касова бележка и/или банково бордеро, според заложените съгласно бюджет средства;
  
• 
  Договор за наем на автомобил и квитанция за платен наем ако е физическо лице;
  

• 
  Договор за наем;
  
• 
  Фактура + касова бележка и/или банково бордеро ако договора за наем е сключен с юридическо лице, или квитанция за платен наем ако договора за наем е с физическо лице;
  

• 
  Подробни фактури + касова бележка и/или банково бордеро;
  
• 
  Договор (при необходимост);
  

• 
  Договори (при необходимост);
  
• 
  Фактури + касова бележка и/или банково бордеро;
  
• 
  Извлечения (телефонни сметки);
  
• 
  Протокол за разпределение на разходите (база за изчисляване на
  разходите - ток, вода,отопление, и др.);
  

• 
  Договори;
  
• 
  Transmission note за одобрение на тръжната процедура
  
• 
  Подробни фактури + касова бележка и/или банково бордеро;
  
• 
  Техническа и финансова оферта при договори за доставка;
  
• 
  Задание, Организация и методология и финансова оферта при договори за услуга
  
• 
  Договор за доставка или услуга със спечелилия търга под-изпълнител;
  
• 
  Приемо-предавателни протоколи между продавач и купувач /съответстващи на единиците заложении в бюджета;
  

• 
  Финансови разходи – банкови комисионни за поддръжка на специално откритата банкова сметка по проекта, нотариални и други финансови такси извършени съгласно дейността по проекта;
  
• 
  Одит на счетоводните документи на проекта от външен сертифициран одитор (дипломиран експерт-счетоводител), одиторски доклад;
  

• 
  Фактури + касова бележка и/или банково бордеро;
  

При заложени разходи за проектни дейности, чието изпълнение изисква провеждането на тръжни процедури, се прилагат:

• 
  Transmission note за одобрение на тръжната процедура;
  
• 
  Техническа и финансова офертапри договори за оставка;
  
• 
  Задание, Организация и методология и финансова оферта при договори за услуга
  
• 
  Договор за доставка или услуга със спечелилия търга под-изпълнител;
  
• 
  Сертификат за произход;
  
• 
  Приемо-предавателни протоколи между продавач и купувач /съответстващи на единиците заложении в бюджета;
  

Режийни разходи на Бенефициента (електричество,отопление,телефони,факс, интернет достъп, консумативи-офис материали, наем офис), които са направени при изпълнение на проекта и при условие, че не включват разходи предвидени по други пера от бюджета. Например, административните разходи няма да бъдат признати, ако такива са включени и в раздел 4. Местен офис. Изключение са случаите, при които специално за целите на проекта е разкрит офис, различен от офиса на Водещия партньор. Прилага се удостоверение за местонахождението на офиса подписано от Ръководителя на проекта и регионалния координатор на Министерство но икономиката.

• 
  Кредитно известие към фактурата за финално плащане, ако има непризнати разходи.
  
• 
  Писмо от обслужващата Ви банка, че сметката открита за целите на проекта е закрита.
  

• 
  Документите се подреждат в класьори следвайки поредността на описа на първичните документи- съгласно бюджетните раздели. Прилагат се ксерокопия заверени вярно с оригинала и задължително се копира освен разходния документ, и платежния документ (платежно нареждане или касов бон).
  

• 
  Всяка издадена ф-ра удостоверяваща разход по проекта да съдържа текст с номера на съответния грантов договор.
  
• 
  Задължително в таблицата «Източници на финансиране» /Sources of funding/ в поле Interests accrued да се попълнини размера на натрупаните лихви по сметката открита за целите на проекта.
  

• 
  Отчетите да бъдат придружени с банкова идентификация с IBAN сметка, искане за плащане и фактура.