Глава VI. Использование комплексной обработки информации для улучшения руководства

Данные — это факты. Применительно к обработке коммерческих данных термин данные означает собрание фактов и цифр, представленный знаками и буквами, стоящими в более или менее определенном порядке, термин информация, который часто употребляется как синоним данных, представляет собой значение, полученное из данных обычно после их обработки. Счета, отчеты о затратах, описи, ведомости заработной платы, производственные программы, заявки, карточки учета времени и другие коммерческие документы представляют собой сырье для обработки коммерческих данных. Это сырье различно в зависимости от вида компании, ее политики, состояния руководства и т. п.

Обработка данных заключается в использовании ряда новых фактов или материалов, т. е. группы фактов или первичных материалов, каждая из которых содержит взаимосвязанные факты или материалы, и применении к ним определенной формулы для получения чего-то более полезного в определенной стандартной форме. Бухгалтер обрабатывает данные когда он, чтобы составить ведомость заработной платы, обрабатывает карточку за карточкой еженедельного учета времени. Обработка данных включает учет, выставление счетов, бухгалтерию, расчет запасов, решение простых или сложных математических задач или выполнение других канцелярских функций.

Точнее, обработка данных представляет собой науку по обработке и использованию данных для повседневных операций, периодического анализа и для получения на основе изучения фактов выводов, которые будут использованы в последующем планировании. Данные можно обрабатывать вручную, с помощью обычных и электронно-вычислительных машин в зависимости от объема работы и требований потребителя.

Как указывалось в гл. IV, комплексная обработка информации (КОИ) представляет собой как идею, так и систему, причем идея должна предшествовать системе. Как система комплексная обработка информации дает средства упрощения канцелярской работы и ликвидации повторяющихся ручных операций. Комплексная обработка информации должна рассматриваться не только как очередной шаг к механизации конторской работы, но и как прогресс в общем руководстве, который при правильном планировании и применении окажет воздействие на всю коммерческую деятельность. Хотя комплексная обработка информации может не иметь такого блеска, как обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин, она должна представлять интерес для всех.

Следующий простой пример показывает применение комплексной обработки информации в канцелярской работе небольшой компании, — «Товары — почтой», аппарат которой укомплектован четырьмя служащими. Каждый из этих четырех — клерк по заказам, бухгалтер, клерк по отгрузке и руководитель — нуждается в определенной информации относительно заказов. При традиционной ручной системе клерк по заказам снимает копии с поступающих заказов и передает по одному экземпляру каждому из своих коллег. В свою очередь каждый из них выбирает информацию, которая ему необходима, и переносит ее (вручную) на формы и в отчеты, необходимые на его этапе обработки.

Используя принципы комплексной обработки информации, клерк по заказам переносит через копирку соответствующие данные с заказа на форму, состоящую из четырех частей. В этом случае одна запись вручную создает формы, необходимые для каждого служащего. Измененная операция требует в основном только контроля за заполнением форм, но тем не менее она достигает двух целей системы комплексной обработки информации — экономии в канцелярских операциях и большей точности.

Клерк по заказам мог бы, если он пользуется специально оборудованной пишущей машинкой, делать перфокарты или перфорированную ленту в качестве побочного продукта при первоначальном копировании соответствующих данных. Если небольшая контора почтовых заказов посылает карточки или ленту в обслуживающий центр по обработке данных, то канцелярская работа компании была бы настолько полностью автоматизирована, насколько она могла бы или должна бы быть автоматизирована.

Намного более сложная система комплексной обработки информации была принята «Юнайтед стейтс стил корпорейшн» в начале 50-х годов. На специальном заседании Американской ассоциации по управлению в феврале 1954 г. должностные лица компании продемонстрировали эту первую крупную систему комплексной обработки информации. Ниже приводятся различные элементы этой системы, используемой на разных этапах.

1. Учет первичных данных (заказы на продажу, заявки на закупку и т. п.). Это в основном «письменная» операция, в которой операторы использовали пишущие машинки, суммирующие машины, машины, учитывающие производство, и кассовые аппараты. Все эти машины были оснащены устройствами для производства перфокарт как побочного продукта обычных операций.

2. Подсчет. Для выполнения простых счетных операций использовались такие конторские машины, как ротационные и клавишные счетчики и бухгалтерские машины.

3. Распределение. Для того чтобы получить данные по распределению, использовались более крупные и сложные бухгалтерские машины.

4. Перенос данных на перфокарты. Для средних и больших по объему учетных и распределительных операций данные с перфолент переносились на перфокарты (в настоящее время электрические пишущие машинки могут перфорировать карты, если в этом есть необходимость).

5. Обработка. Для обработки перфокарт использовались очень мощные машины.

6. Связь. Для передачи данных по сети контор и установок (294 в 90 городах) компания пользовалась телефоном и телеграфом, применяя для систем связи пятиканальный стандарт ленты.

Переход на комплексную обработку информации. На комплексную обработку информации можно перевести или всю деятельность компании, или выполнение ее отдельных функций, или работу ее отдельных структурных подразделений. Изучение в масштабах всей компании показывает, что имеет место дублирование работы по обработке данных и учету, а также излишняя в ряде случаев обработка данных. Это заставляет задуматься, какие данные, в каком объеме и для чего действительно нужны, и оказать помощь руководству в определении его потребностей в этих данных.

В небольшой компании, канцелярская работа которой менее сложна и меньше по объему, переход на комплексную обработку информации должен обычно осуществляться в целом по всей деятельности компании. Однако для более крупных компаний переход в масштабах всей компании может быть не столь практичен. Задача изучения применяющихся систем и планирования новых систем может потребовать слишком много времени и людей и, следовательно, будет слишком дорогостоящей. Кроме того, полученная информация может устареть до окончания исследования. Поскольку исследование в масштабах всей компании затрагивает сферы деятельности не отдельных управлений, отделов и контор, а всю компанию в целом, то необходима поддержка высшего руководства для того, чтобы люди, проводящие это исследование, получали необходимую информацию и статистические данные.

С другой стороны, энергичный и способный руководитель или управляющий в более низком звене может добиться по крайней мере определенного успеха в применении комплексной обработки информации на функциональной или управленческой основе. Этот человек в таком случае сосредоточивает внимание на потребностях в обработке данных для одного подразделения компании, например главной конторы, отдела или даже отдельного завода. Главный недостаток такого подхода состоит в том, что он поддерживает настоящих врагов комплексной обработки информации — расчленение функций и существование отдельных полунезависимых «небольших королевств», в которых персонал часто пытается сохранить свое особое положение и свои традиционные методы.

Тем не менее усилия руководителя могут быть вознаграждены. Если система, которая должна быть превращена в комплексную, является замкнутой (как многие системы компании), тогда необходима лишь небольшая координация с остальными подразделениями компании. Следовательно, в этом случае нужно будет консультироваться и убеждать меньшее число людей относительно предполагаемого применения комплексной обработки информации, и эти люди могут быть среднего, а не высшего ранга. Функциональное применение комплексной обработки информации в отдельных структурных подразделениях может быть полезным при оценке возможностей и перспектив ее применения в масштабах всей компании. Если экономия и большая эффективность будут достигнуты в одной области канцелярской работы или в одном подразделении компании, высшее, руководство будет более склонно рассматривать применение комплексной обработки информации в масштабах всей компании. Будете ли вы изучать канцелярскую работу вашей компании на ограниченной основе, либо в масштабах всей компании ввиду возможного перехода на комплексную обработку информации, эта проблема требует тщательного исследования.

Прежде чем может быть разработана и введена система комплексной обработки информации и фактически может функционировать любая система обработки данных, следует изучить три стороны канцелярской работы, с тем чтобы хорошо понять и оценить каждую. Этими тремя сторонами являются: метод, написание или записи и разработка форм. Разработка форм и контроль, которые важны для эффективности, точности, экономии при обработке данных, а также для функций, связанных с передачей информации, рассматриваются в гл. VIII. Семь предлагаемых этапов перехода на новую систему, которые приводятся ниже, касаются главным образом метода и написания или записей.

1. Тщательно проанализируйте действующие системы и существующие методы обработки данных. Подвергните анализу не только последовательность потока канцелярской работы шаг за шагом, но также людей, операции и оборудование. Если нет схемы потока, следует разработать ее, указав происхождение первичных данных, каждую снимаемую копию до их конечного назначения.

2. Определите реальные цели. Обработка данных не является самоцелью и может оказаться неоправданной тратой сил и времени, как, например, в том случае, когда отчет регулярно подготавливается для двух руководителей, а они его никогда не читают. Среди целей предлагаемой системы комплексной обработки информации могут быть такие, как сокращение канцелярских расходов, ускорение поступления отчетности руководству, улучшение обслуживания потребителей, сокращение времени обработки заказов и т. п.

3. Планируйте творчески, с воображением. Хотя не существует какого-либо предела на этом этапе планирования, плановик поступит правильно, если не ликвидирует давно установившиеся системы (которые в значительной степени стали систематизированными, если даже не стандартизованными), но начнет с них и попытается разработать программу выполнения канцелярской работы, которая приведет не только к упрощению; но и к стандартизации. Разрабатывайте не один новый метод, а несколько; изучайте их, исключайте и отбрасывайте элементы, которые не нужны, и выбирайте ту альтернативу, которая дает наилучшую возможность достижения желаемых целей.

Способный и энергичный руководитель, пытающийся разработать систему только для одного подразделения своей компании, может использовать свое воображение и мечту. Хорошо разработанная, практическая и работоспособная система для его подразделения могла бы вызвать исследования, которые буквально революционизировали бы систему обработки данных в масштабах всей компании.

1. В небольшом коммерческом предприятии принципы комплексной обработки информации могут быть использованы для обеспечения значительного улучшения операций, а также экономии времени и персонала, необходимого для того, чтобы иметь возможность конкурировать со средними и крупными предприятиями. В такой компании переход на комплексную обработку информации может потребовать лишь реорганизации административного процесса и упрощения методов канцелярской работы. Ленты на общем языке и перфокарты могут не потребоваться. Если желательно применение какого-либо из этих средств, то компания может приобрести машины для перфорирования ленты или карт и воспользоваться услугами современного (электронного) центра по обработке данных.

2. У большого количества средних компаний введение комплексной обработки может вызвать лишь покупку дополнительной пишущей машинки, перфорирующей ленты, суммирующей или бухгалтерской машины. Другим компаниям может потребоваться оборудование для перфорирования. Недавнее обследование показало, что в настоящее время только 40% компаний, достаточно больших для применения систем перфокарт, применяют их. В другом источнике указывается, что только 25% компаний, применяющих перфорационные машины, достигли примерно 75% уровня использования мощности имеющегося оборудования.

Применение комплексной обработки информации. Компания «Америкен фернис» в Сент-Луисе имеет менее 300 человек. Она выполняет заказы только через агентов, которые фактически устанавливают печи для потребителя. Компания имеет склад в Сент-Луисе, но печи хранить нелегко и большая часть ее заказов выполняется с завода в Ред-Баде, штат Иллинойс.

До недавнего времени компания применяла многие канцелярские методы, введенные еще при ее основании в 1900 г. К концу 50-х годов объем поставок компании достиг 35 тыс. единиц в год. 75% этих поставок имели различные компоненты. Возросла сложность этой отрасли промышленности. Такие части, как топливные трубопроводы и запасные моторы, оборудование для охлаждения, были добавлены к основному оборудованию печей, работающих на угле, газе и нефти. Быстро растет применение электрического нагрева и кондиционирования воздуха. Компания переросла рамки своей системы обработки данных с помощью записей вручную и на пишущей машинке и перешла на комплексную обработку информации.

При старом методе поступающие заказы записывались вручную на форму, состоящую из 5 экземпляров: один — для выписки счета, другой — для отгрузки, третий — упаковочный лист, четвертый и пятый — подтверждение продавца и потребителя. Экземпляр для отгрузки и упаковочный лист обычно ежедневно посылались на грузовиках в Ред-Бад. В Ред-Баде выписывались вручную накладные, а сообщение об отгрузке ежедневно посылалось обратно в Сент-Луис также на машинах. Одна девушка тратила все свое время на подсчеты отсрочек, а другая — на печатание накладных. Поскольку значительная часть информации была написана от руки, то имелись ошибки и велись споры в отношении того, кто их допустил. Для составления таких, например, докладов, как анализ продаж, о комиссионном вознаграждении, о территориальном распределении и т. п., приходилось выбирать данные вручную, и ошибки можно было обнаружить только в конце месяца. Иногда грузовик опаздывал из-за плохой погоды и поломок. Поставки задерживались и компания постоянно отставала с выставлением счетов и несла большие расходы, связанные со сверхурочной работой.

Для ликвидации задержек доставки заказов в Ред-Бад и сокращения времени и расходов, связанных с поисками заказов по телефону между двумя городами, компания «Америкен фернис» решила использовать телеграфную связь. В целях дальнейшей автоматизации подготовки заказов и накладных компания решила применить вычислительную машину «Фрайден флексорайтер» и автоматическую пишущую и счетную машину «ИБМ 632».

В качестве побочного продукта этой операции машина перфорирует сводную ленту, которая содержит всю информацию в закодированном виде. В то время как форма подтверждения, состоящая из 4 частей отделяется и распределяется, лента используется для подготовки отгрузки оборудования в соответствии с заказом. Для заказов, по которым оборудование отгружается со склада в Сент-Луисе, формы на отгрузку подготавливаются на месте. Если заказы выполняются заводом в Ред-Баде, то лента передает их на завод по телетайпу через Миссисипи. Там приемная машина, загруженная непрерывной формой, состоящей из 7 частей, дает приказ на отгрузку, упаковку и комплект накладных из 4 экземпляров. Два экземпляра накладной вместе с приказом на отгрузку возвращаются в управление заказов. Там копии, используемые для выписки счетов-фактур, и ленты присоединяются к приказам на отгрузку, после его полный комплект документов передается оператору счетной машины для подготовки счета-фактуры.

Машина «ИБМ 632», применяющаяся для подготовки счетов, оснащена устройством, позволяющим вводить информацию с помощью перфорированной ленты. Машина также оснащена автоматическим устройством для нахождения строк, которое имеет то же назначение, что и устройство на «Флексорайтере», и действует по кодированным инструкциям, нанесенным на перфорированную ленту или получаемым непосредственно от клавиатуры пишущей машинки. Пишущая и счетная машина дает комплект счета-фактуры из 8 экземпляров. Вся необходимая постоянная информация поступает автоматически с ленты, а оператор на клавиатуре пишущей машинки вручную добавляет меняющиеся данные, например даты и номера счетов-фактур. Цены и количество вносятся автоматически. Комплект из 8 экземпляров состоит из оригинала и дубликата счета-фактуры, копии для подшивки в дело, копии для отсылки, копии для контроля, копии для руководителя сбыта, торгового агента и кредитного управления. Нет нужды говорить, что введение системы комплексной обработки информации потребовало тщательной разработки накладных и других форм.

В качестве побочного продукта операции по подготовке счетов-фактур «ИБМ 632» дает перфокарты, содержащие информацию, необходимую для анализа продаж, отчетов о ценах, затратах и географическом направлении сбыта продукции. Эта информация включает данные о комиссионном вознаграждении, скидках, количестве клиентов и распределении по штатам, а также следующие данные о продукции: затраты материалов на единицу, затраты труда на единицу, фрахт, налоги и т. п.

Компания «Америкен фернис» не установила оборудование для обработки перфокарт. Она посылает карты в бюро обслуживания по обработке коммерческих данных, где по ним подготавливаются анализы продаж, отчеты о комиссионных, о цене и затратах и другие отчетные данные, необходимые для руководства.

Новая система ликвидировала сверхурочную работу, мелочные споры среди персонала и задержки с отгрузкой продукции и выставлением счетов. Теперь заказ может обрабатываться в 3 мин., а счет-фактура — в 2 мин. Комплексная обработка информации не позволила, как предусматривала компания на этапе планирования, работать «в течение нескольких лет» без расширения численности канцелярского персонала. Потребовался дополнительный человек для производства контрольных лент на все перфокарты, которые появлялись ежедневно в результате обработки счетов-фактур, и для непрерывного направления заказов через телетайп для получения копий на отгрузку.

«Основные выгоды нашей новой системы, — говорил Уолтер X. Бэнди, управляющий отделом заказов, в конце первого года применения системы комплексной обработки информации, — пока что ограничились облегчением обработки заказов и процедуры оформления счетов-фактур и повышением точности анализа продаж. Следующий шаг состоит в разработке карточек по кредитным платежам, с тем чтобы мы могли получать всю необходимую информацию о чистой сумме продаж, необходимую для уплаты налогов по штатам. В конечном счете мы предполагаем распространить нашу систему на обработку данных по точному учету всех частей машин, перепись инвентаря. Тогда наша система комплексной обработки информации обеспечит полный контроль за производством и переписью инвентаря».

К тому времени компания «Америкен фернис» может обнаружить, что ей нужна вычислительная машина. Действительно, компания уже рассматривает вопрос о покупке в будущем небольшой вычислительной машины, ввод данных в которую будет производиться с помощью ленты.

Для крупной компании все, вплоть до крупнейшей вычислительной машины и ее принадлежностей, может быть использовано самым экономичным способом для обработки данных. Однако компания меньшего размера может прийти к выводу, что для удовлетворения своих потребностей она может обойтись и без обременения своих финансов покупкой оборудования по обработке данных на перфокартах. В обследовании, охватившем тысячи контролеров и руководителей обработки данных, проведенном журналом «Business Automation», 94,5% ответивших руководителей, сообщили, что их компании используют перфокарты, 33,7% компаний применяют перфорированную ленту и 19,2%—магнитную ленту.

В 1956 г. компания установила перфорационное оборудование УНИВАК. На рис. 27 показана планировка установки, с указанием расположения машин и другого оборудования, а также направления истоков работы. Все функции по учету осуществляются перфорационным оборудованием. Одной из первых работ, переведенных на машинную обработку, была подготовка ведомостей заработной платы водителей автомашин, работающих по контракту.

Среди 70 сотрудников компании «О'Бойл» имеется немного водителей, работающих на автомашинах, принадлежащих компании. Для перевозки основной массы грузов компания арендует вместе с услугами свыше 200 грузовых автомашин у их владельцев, являющихся одновременно и водителями. Оплата услуг и аренды машин этих владельцев — водителей — производится дважды в месяц в определенных процентах от стоимости перевозимых ими грузов. На рис. 28 представлена схема последовательности операций по обработке отчетов водителей, расчета ведомости заработной платы и подготовки чеков.

До установки перфорационного оборудования компания «О'Бойл» имела 9 канцелярских работников в Арлингтонской конторе. С 1956 г. операционные доходы более чем удвоились, а вместе с ними и канцелярская работа. Для обработки растущего числа документов к численности конторского персонала был добавлен только один дополнительный сотрудник. Перфорационное оборудование осталось тем же. Из 10 сотрудников 4 необходимы для обслуживания установки и каждый из них знает я может работать на любой ее составной части. Оборудование УНИВАК выполняет работу быстрее и более точно — «хорошая, ясная, чистая работа», говорит Дональд Ч. Гибо, вице-президент компании по административным и финансовым вопросам.

Любой человек, имеющий прочные знания принципов перфорации, может написать отличные правила для работы на машинах, следуя нескольким простым правилам. Ниже даются некоторые из них, предложенные Робертом А. Нельсоном, который в течение 16 лет занимается обработкой данных и консультациями и связан с лос-анжелосской конторой «Корпорации статистического табулирования»:

1. Выберите простую стандартную форму, которая будет использоваться при всех методах обработки данных (рис. 29).



Рис. 29. Образец последовательности операций и наглядной схемы процесса составления ведомости заработной платы

2. При применении схем последовательности выполнения операций решите вопрос о стандартных условных обозначениях. Применяйте их постоянно. Общепринятая группа условных обозначений показана на рис. 30.

3. Будьте последовательны в терминологии. Это убыстряет обучение операторов машин и облегчает связь.

4. Обозначьте все документы. Объясните в тексте или на рисунке, откуда они поступили, как они выглядят и куда они направляются.

5. Тщательно опишите каждую операцию. Будьте максимально краткими, но не в ущерб полной ясности.

6. Обеспечьте исчерпывающую информацию о машинах. Это довольно большой вопрос, который можно конкретизировать следующим образом:

а) укажите тип применяемой машины;

б) определите положение устройств по управлению машиной, например, изменение положения переключателей, клавишей, устройств для подсчета карт и т. п.;

в) уточните системы ввода карт, которые будут применяться, если их имеется несколько;

г) укажите вид, размер и сорт бумаги, который будет применяться. Если необходимо, определите, какая лента будет использоваться;

д) если будет применяться постоянная монтажная панель, дайте ей номер и всегда указывайте ее по названию и номеру. Если монтаж панели должен быть произведен для выполнения определенной операции, то укажите либо схему монтажа, либо специальную таблицу для помощи оператору и сокращения до минимума времени монтажа;

е) поместите в тексте правил образец каждого отчета, получаемого в результате процесса обработки, а также контрольный материал, необходимый для составления такого отчета. Перед выполнением фактической работы всегда пропустите контрольный материал и полностью сверьте результаты с образцом для правильной подготовки операции и проверки работы машин. При подготовке контрольных материалов обязательно создавайте все возможные условия, например, отбор икса, отбор однозначных чисел и т. п.

7. Определить все обычные методы контроля и гармонию элементов процесса и его режима. Если процесс обработки надо приостановить из-за нарушения режима, несоответствия карт и т. п., обязательно укажите на это.

Рис. 31 включает четыре схемы блоков, срисованных с диапозитивов, применяющихся одним фабрикантом при подготовке программистов и операторов для вычислительных машин. Подобные схемы часто называются схемами последовательности выполнения операций, но, строго говоря, последние (являющиеся средством системы, дающей графическое изображение процесса) показывают схемы блоков, схемы обычной последовательности операций, систему операционного потока и т. п.

Применение вычислительной машины включает обработку данных от ввода соответствующих данных до получения информации. Сортировка представляет собой процесс установки данных в желаемый порядок согласно правилам, зависящим от ключа или поля, находящегося в каждом показателе. Ведение картотек позволяет вносить изменения в содержащиеся в них материалы, которые не связаны с арифметическими операциями, например, включение, исключение, перенос и поправки.

Обработка данных с помощью электронно-вычислительных машин за 1500 долл. в месяц. Как уже указывалось в гл. V, компания «Анчор Серум» в Сент-Джозефе, штат Миссури, представляет собою компанию средних размеров. Она имеет 400 сотрудников. Объем продаж составляет приблизительно 10 млн. долл. в год. У нее имеется небольшая вычислительная машина (ЛГП-30), обслуживаемая канцелярским персоналом самой компании.

Имея многочисленные преимущества, связанные с небольшими размерами, высокой скоростью, большой памятью, небольшими затратами и простотой операций, эта вычислительная машина оказалась подходящей для коммерческих целей компании. Компания «Анчор» производит и сбывает как непосредственно, так и через дочерние компании 500 различных продуктов в упаковке трех различных размеров. Компания использует свою вычислительную машину для удовлетворения повседневных и возникающих при эпидемиях потребностей в ветеринарном обслуживании, для решения проблем определения сроков действия биологических средств и доскональной проверки поступающих заказов для выявления тенденций, которые сигнализируют о росте потребности в данном специальном медикаменте в определенном районе.

Новая система проста в применении и использует те же методы, что и применявшиеся ранее при обработке получаемых отчетов. Переход на обработку данных с помощью электронно-вычислительной машины был постепенным, и после его завершения компания использовала следующие программы при обработке данных:

Программа проверки ленты, содержащей данные счетов-фактур.

Анализ продаж торговцами и журнала продаж.

Печатание журнала продаж.

Печатание анализа продаж торговцами.

Анализ продаж клиентами.

Печатание анализа продаж клиентами.

Настройка машины и печатание информации об отгрузках биологических средств.

Программа проверки ленты, имеющей данные о заработной плате. Программа заработной платы.

Печатание данных, о заработках служащих и о распределении рабочей силы.

Распределение рабочей силы между отделами.

Распределение рабочей силы по производству различных видов продукции.

Заработки служащих для определения налогообложения и страхования.

Шестидесятичное перфорирование.

Печатание десятичной памяти.

Программа обычного ввода данных.

Увязка с банковскими выписками.

Следующие отчеты подготавливаются периодически.

Распределение рабочей силы между отделами.

Заработки служащих для определения налогообложения и страхования.

Журнал продаж.

Продажи филиалами (всего и в районах нахождения филиалов).

Анализ продаж торговцами.

Анализ продаж по штатам.

Анализ продаж клиентами.

Отгрузка биологических средств по видам и размерам упаковки.

Количество чеков, подлежащих оплате с банковского счета.

Каждый день счета-фактуры табулируются на вычислительной машине или на одной, из двух обычных суммирующих машин, оснащенных устройством для перфорирования ленты, вводимой в вычислительную машину. Эти машины регистрируют номер счета, номер клиента, номер продавца, код продукта по каждому заказанному виду продукции, отгруженное количество и стоимость продажи в долларах. Код продукта состоит из группы трехзначных чисел: один номер обозначает группу продуктов, например, «биологические средства для небольших животных», фармацевтические средства для комнатных животных» и т. п. Второй номер указывает вид продукта, например, «вакцина против свиной холеры» или «сыворотка от свиной холеры», а третий указывает размеры упаковки.

Эта ежедневная табуляция используется для подготовки пяти докладов, из которых три подготавливаются ежемесячно: один анализирует продажи по клиентуре, по видам продуктов и по стоимости в долларах; второй анализирует продажи торговцами по 72 различным группам продукции и по стоимости в долларах, а данные третьего переносятся в журнал продаж. Данные об отгрузке соответствующей продукции также находятся в запоминающем устройстве машины и печатаются ежемесячно в качестве вспомогательного материала для анализа производственных затрат.

Подготовка ведомостей заработной платы. Компания имеет две ведомости заработной платы — 300 сотрудников получают заработную плату еженедельно и 100 — 2 раза в месяц. Первоначально продукцией программы по заработной плате являлись текущая ведомость заработной платы и ежедневный учет заработков сотрудников. В настоящее время затраты на оплату труда распределяются не только по счетам, ведущимся в главной книге соответствующей производящей компании, но и по косвенным отчислениям на любой из нескольких общих видов деятельности, таких, например, как научно-исследовательская работа.

Информация на картах учета времени работы, кодовый номер сотрудника, отработанные часы, тариф заработной платы, количество вычетов для целей налогообложения, любые специальные ставки за сверхурочную работу, обозначение специальных вычетов, таких, например, как на приобретение сберегательных облигаций или страховые взносы, а также размер вычетов — все эти сведения перфорируются на ленту для ввода в вычислительную машину. Кроме того, перфорируются кодовые обозначения, показывающие распределение затрат труда по любой из 64 различных статей затрат. Вычислительная машина затем подсчитывает и печатает текущие еженедельные или полумесячные заработки, обновляет сведения о заработках сотрудников в запоминающем устройстве для квартальных отчетов правительству и вносит затраты на оплату труда на соответствующий счет.

Подготовка ведомости заработной платы требует еженедельно 2—3 час. работы по перфорированию ленты для ввода в машину, 45 мин. для обработки на вычислительной машине и перфорирования выдаваемой ленты и дополнительно 30 мин. для печатания отчета в форме ведомости. Этот отчет подготавливается находящейся вне линии машиной «Флексорайтер», которая установлена таким образом, чтобы отчеты могли быть напечатаны с выдаваемой вычислительной машиной ленты и не занимали печатающее устройство вычислительной машины.

Работа вычислительной машины экономит 2 человеко-дня каждую неделю, которые до этого тратились на составление ведомости для оплаты труда, поскольку теперь это делается автоматически. Это также дает экономию от 6 до 10 дней ежеквартально, которые раньше тратились на подведение итогов по заработной плате ко дню составления отчетов, поскольку отчеты, представляемые властям штатов и федеральным властям, в настоящее время печатаются отдельно вычислительной машиной одновременно с ведомостью заработной платы.

Материальные затраты известны из отчетов об использованном сырье, и они могут быть суммированы по видам продукции. Поскольку вычислительная машина также знает общее количество продукции, произведенное за определенный период, она легко делит на него сумму затрат по данному виду продукции (которые получаются путем суммирования затрат по отдельным статьям) и затем сравнивает получающиеся затраты на единицу продукции со стоимостью продаж и сообщает разницу руководству.

Несмотря на кажущуюся простоту этих методов контроля, следует помнить, что при производстве большей части продукции в компании «Анчор» применяются биологические методы. Контроль в этих случаях должен быть внешним по отношению к существующему процессу производства. Часть процесса производства биологических продуктов, например вакцин и сывороток, происходит в живых тканях. Следовательно, значительную часть «производственного аппарата» компании «Анчор» составляет скот.

Для экономичности ведения производства необходимо тщательно изучать конъюнктуру рынка, чтобы не производить сыворотки слишком много или слишком мало. Излишнее количество пришлось бы просто уничтожить через определенный срок, несмотря на то, что в торговой системе все скоропортящиеся продукты хранятся в холодильниках. К сожалению, при подобных методах производства невозможно увеличить выпуск продукции только путем введения второй смены или сверхурочной работы. Увеличение производства должно планироваться в размерах, превышающих потребности.

Компания «Анчор», как типичная компания, пользующаяся вычислительной машиной, с ростом ее опыта развила дополнительные сферы применения машины (программы). Первоначально компания планировала использовать вычислительную машину только 2 раза в неделю и сдавать в аренду свободное время машины другим компаниям в Сент-Джозефе. За полгода применение вычислительной машины увеличилось настолько, что она стала использоваться 30 час. в неделю, а позднее 5 1/2 дней в неделю. Когда подготавливаются отчеты для штатных и федеральных властей и для целей страхования, машина используется круглосуточно. Компания «Анчор Серум» использовала свою вычислительную машину для экономии времени, улучшения использования персонала, увеличения прибылей и повышения конкурентоспособности. Другие компании небольших размеров, скажем компания, имеющая менее 250 сотрудников, как предполагает журнал «Small Business Administration», могут думать, что им не по силам покупка или аренда вычислительной машины. Эти небольшие коммерческие предприятия, однако, могут прибегнуть к услугам имеющихся организаций по обработке данных, обеспечив тем самым для себя экономию времени, рабочей силы и затрат в результате обработки данных с помощью электронно-вычислительной техники.

Информация для принятия решения руководством. Вычислительная машина может выполнять огромное количество канцелярской работы с фантастической скоростью — обрабатывать подлежащие оплате и инкассации счета, накладные, счета потребителей, делать анализ продаж и т. п.; давать руководству краткую и своевременную информацию, необходимую для принятия решений.

В первые несколько лет применения вычислительных машин они были заняты обработкой огромного количества документов, подходящих для обработки с большой скоростью. Например, в 1958 г. в исследовании по вопросам применения электронно-вычислительной техники в коммерческом деле «Фонд по контролю»¹ обнаружил, что для выполнения лишь одной финансовой операции (обработки ведомостей заработной платы) требуется в 12 раз больше машинного времени, чем для выполнения всех других видов операций, связанных с анализом, моделированием и линейным программированием, вместе взятых.

Большинство компаний, установивших вычислительные машины, сделали это в силу предполагаемой экономии канцелярских затрат. Вычислительные машины в определенной мере возникли из потока растущего объема канцелярской работы. Однако многие компании считают, что их канцелярские расходы остались без изменений. Руководители высшего ранга начинают переносить упор с функции вычислительных машин как «фабрики бумаг», т. е. с ориентации на них как на источник сокращения затрат на более широкое использование вычислительной машины для увеличения прибылей. Они начинают осознавать, что вычислительная машина намного ценнее для них как источник качественной информации для руководства, необходимый для принятия решения и контроля, чем как средство снижения расходов на заработную плату канцелярского персонала.

Действительно комплексная система информации. Высшие руководители не имеют недостатка в информации и отчетах. Отделы и подотделы их компаний — производственные, учетные, сбытовые, технические — все нуждаются в отчетах и составляют их, собирая свои собственные данные, представляемые для различных целей. Столкнувшись с необходимостью принятия важных решений на основе коммерческой информации, «бесконечной и беспредельной в отношении дублирования», высшее руководство часто чувствует себя крайне неуверенно, сказал один из высших руководителей. Высшее руководство нуждается в отчетах, отражающих деятельность предприятия в целом, а не с точки зрения интересов его отдельных подразделений. Им нужны отчеты, отражающие все аспекты продукции, рынка и предприятия.

«Отчеты для руководства, — отмечает Джеймс Д. Галлахер, — должны соответствовать уровню руководителей, которые их получают: чем выше положение руководителя, тем насыщеннее и лаконичнее должен быть отчет». Региональный руководитель сбыта, например, нуждается в большом числе подробных статистических данных о продажах, составляемых периодически по всем подчиненным ему торговым предприятиям. Такие статистические таблицы будут длинными. С другой стороны, вице-президент компании, занимающийся вопросами сбыта, нуждается лишь в итоговых статистических данных и в общем итоге по всем географическим районам. Президенту может потребоваться лишь текущий итог (один показатель) по всей стране.

«Эффективная система информации руководства, — отмечает Галлахер, — облегчает процесс принятия решения, обеспечивая руководителей как бы одним средством для достижения оптимальных целей компании в целом, а не более узких целей того или иного из ее отделов».

Прогноз коммерческой деятельности — наука. Прорыв в информации руководства никоим образом не ограничивается влиянием на систему более быстрой и увязанной обработки данных. Огромное значение также имеет превращение коммерческого прогноза в науку, позволяющую «заглянуть» в будущее.

Планирование коммерческой деятельности всегда связано со взглядом в будущее — прогнозом, и коммерсанты всегда разрабатывают свой курс действий на основе своих прогнозов. В течение поколений они делали это главным образом на основе интуиции. В последнее время они стали основывать свои решения на прогнозах, составленных на базе данных за прошедшее время и на тенденциях развития.

Джордж В. Чейн, вице-президент по финансовым и административным вопросам «Радиокорпорации Америки» говорит: «Для того, чтобы снабжать товарами и услугами растущую экономику... иметь эффективную структуру и эффективно действовать... управлять внутренними и внешними взаимосвязями... принимать своевременные и разумные решения, бизнес сейчас не может больше полагаться на традиционные методы и сбор информации». При современном состоянии бизнеса во времена быстрых падений и изменений, говорит Чейн, «...рамки успеха становятся слишком узкими, затраты слишком высокими, риск слишком большим, время слишком недостаточным, а конкуренция слишком сильной для того, чтобы действовать на основе предчувствия, интуиции или прошлой истории».

Менее чем за 10-летие коммерческий прогноз превратился в науку. Это превращение было достигнуто путем объединения возможностей вычислительной машины обрабатывать данные и математической точности исследования операций. При применении техники исследования операций обычно получается математическая модель (в действительности сложное математическое уравнение), дающая альтернативные методы подхода к указанным целям и показывающая возможные последствия решений, которые может принять руководство.

Когда модель применяется для помощи руководству в принятии решений при определенной коммерческой конъюнктуре, необходимы как быстрота, так и мощность вычислительной машины. Модель в одном из проектов «Радиокорпорации Америки» насчитывала «смесь» 49 переменных величин. Максимально человеческий мозг может охватить отношения только 3—4 переменных.

Ряд крупных компаний применяет математические модели и вычислительные машины для перспективного планирования деятельности всей корпорации в целом — планирования, которое затрагивает более широкий круг вопросов, чем финансы, учет, программы, контроль запасов и другие текущие коммерческие операции. «Радиокорпорация Америки», применявшая такую модель для подсчета результата выборов в ноябре 1960 г., использовала модели и вычислительные машины для того, чтобы дать возможность руководству «видеть сразу, каковы должны быть вероятные результаты определенных решений». Один из случаев применения моделей Чойн описывает следующим образом:

«Мы применили ее в одном из наших небольших подразделений. Цель состояла в том, чтобы максимально увеличить прибыли выше 10%, получение которых требовалось при продажах.

Модель дала рекомендацию о полном преобразовании операций по сбыту, о переходе от прямых продаж к продажам через торговцев. Более того, математическая модель, примененная на вычислительной машине, проанализировала и дала прогноз того, что произойдет, если структура торговли будет изменена. Это было неожиданно, поскольку самая крупная конкурирующая компания получала отличные результаты при прямом сбыте.

Однако, когда мы применили эту модель для изучения стратегии сбыта конкурента, мы обнаружили, что в данном случае прямые продажи являлись наиболее подходящими для его конкурентоспособности. Таким образом, модель дала нам ясную картину отношений между конкурентоспособностью и оптимальной стратегией сбыта.

В январе 1959 г. мы решили следовать этой рекомендации. В течение года продажи увеличились на 50%, в то время как расходы по торговле сократились на 40%.

Кроме того, модель показала районы наибольших возможностей для сбыта. И вновь, к нашему удивлению, они оказались не там, где мы и конкуренты сосредоточивали свои наибольшие усилия. Они были в местах, где был фактический рыночный вакуум. Мы двинулись в эти районы и заполнили вакуум».

Центры, оказывающие услуги по обработке данных (вычислительные центры)

Такой вычислительный центр по обработке данных имеет оборудование для оказания услуг компаниям, которые желают «арендовать» эти услуги. Он обрабатывает данные в своих конторах. Компания, нуждающаяся в услугах, может воспользоваться центром, имеющим перфорационное оборудование или вычислительную машину (или машины), или то и другое. Некоторые центры специализируются на оказании определенных видов услуг, таких, например, как услуги по использованию электронно-вычислительных машин, предоставляемых банкам, страховым компаниям и т. д. .

Развитый центр оснащен для того, чтобы выполнять все общие коммерческие операции, включая обработку счетов, подлежащих оплате, поступлений по счетам, контроль товарных запасов, определение затрат труда и материалов, заработную плату, контроль производства, заказы на закупки, прогнозы и анализ продаж. Он также может осуществлять операции, связанные с исследовательской, конструкторской и научной работой, например, линейное программирование, теплоснабжение, термическое напряжение, вариационный анализ и т. д.

Многие центры созданы и содержатся крупными фабрикантами оборудования, такими, как «Интернешэнл Бизнес машина», «Национальная компания кассовых аппаратов», «Радиокорпорация Америки», отдел УНИВАК корпорации «Сперри рэнд». Другие не имеют прямой связи с изготовителями оборудования и принадлежат и содержатся либо отдельными лицами, либо корпорациями, предлагающими свои услуги. Ярким примером такого рода корпоративного центра по оказанию услуг является компания, имеющая отделения в 7 городах Соединенных Штатов, а также в Париже, Лондоне и Мехико.

После открытия в 1956 г. первых центров, применяющих электронно-вычислительное оборудование, увеличение количества таких центров было феноменальным. В. X. Эванс, вице-президент по административным вопросам «Ассоциации организаций, оказывающих услуги по обработке данных», образованной в 1960 г., считает, что в конце 1961 г. насчитывалось 500 центров (один фабрикант имел 80 центров). Их число быстро растет.

При такой широкой распространенности центров большинство небольших коммерческих предприятий могут легко найти один из них, и отдаленные небольшие коммерческие предприятия могут связаться с центром с помощью арендуемого телеграфа, точно так же, как разбросанные отделения компании связываются с главной конторой и передают ей данные. Огромные достижения имеют место в сети связи и в использовании этих сетей для передачи коммерческих данных. К 1970 г. связь по передаче коммерческих данных, как ожидается, будет равна или превысит всю остальную связь.

1. Компании, которые недостаточно велики для того, чтобы оправдать содержание своих собственных установок. Один специалист считает, что имеется по меньшей мере 10 тыс. компаний, размеры и операции которых не оправдывают покупку или аренду вычислительной системы, но которые, однако, получают значительные выгоды от быстроты и точности обработки данных с помощью электронно-вычислительных машин.

2. Компании, имеющие полные установки, но прибегающие к услугам центров в целях получения «поддержки». В эту группу входят компании, имеющие постоянное превышение объема работы, которая при этом недостаточно велика или недостаточно продолжительна, чтобы оправдать приобретение дополнительного оборудования и содержание высококвалифицированных и высокооплачиваемых операторов, которые будут простаивать часть времени. Для подобных компаний центры могут поглощать пики в колебаниях рабочей нагрузки и тем самым помочь стабилизировать затраты.

Центры также помогают объединять взаимосвязанные, но разделенные виды деятельности в рамках той же самой корпорации, и они предоставляют средства для обработки данных децентрализованным отделам или подразделениям крупных корпораций, которые не желают организовывать у себя операции по обработке данных.

3. Компании, которые нуждаются в детальном программировании вычислительной машины только один раз или редко, для выполнения очень специализированных коммерческих или инженерных расчетов.

4. Компании, планирующие установить перфорационное или вычислительное оборудование, используют вычислительные центры для ознакомления с этим делом перед переходом на механизированные или электронные методы обработки данных. Такого рода услуги центров могут быть полезными для компаний всех размеров. Вез центра обслуживания компания, устанавливающая вычислительную машину средних размеров, могла бы потратить по меньшей мере 200 тыс. долл., для того чтобы «подготовиться» к обработке данных. Одна крупная организация по обслуживанию имеет вычислительную систему даже в автомашине, которая подвозит электронное оборудование прямо к дверям потребителя для предварительного обучения и практики перед установкой машины.

— Каждый месяц один мелкий фабрикант посылает отчетность центру обслуживания, получает написанную на машинке ведомость для книги, счетов, отчет о доходах и баланс за каждый месяц. Эта работа стоит 35 долл. в месяц.

— Одна компания средних размеров посылает в центр составленные вручную ведомости об отработанном времени и выходе на работу, получает еженедельно 375 напечатанных на машинке чеков на выплату заработной платы, еженедельный реестр вычетов, квартальный отчет и 941 форму, а также ежегодные формы W-2. Эта работа стоит 350 долл. в месяц.

— Один универмаг с 5 филиалами ежедневно передает чеки о продажах в центр обслуживания, получает ежедневные, еженедельные и ежемесячные анализы продаж по отделам, полумесячные отчеты о комиссионном вознаграждении клерков, ежемесячные и полугодовые сведения о продажах отдельных видов товара. Эта работа стоит 1000 долл. в месяц.

— Одна крупная транспортная компания, имеющая комплексную вычислительную установку, переносит данные о заработной плате с перфокарт на магнитную ленту и направляет ее на стороннюю вычислительную машину для получения данных об общей сумме заработной платы, налогах, вычетах и чистой заработной плате.

— Одна городская автобусная компания использует центр обслуживания для корректировки графика движения автобусов на основе загрузки их пассажирами. Работа, которая обычно занимала несколько недель, производится на электронно-вычислительной машине за 20 мин. Зная, сколько автобусов требуется на разных маршрутах в различное время, компания может эффективнее руководить работой автобусного парка.

— Одна строительная компания хотела получить анализ нагрузки для планирования на фабрике трех систем трубопроводов. Обычно для расчета такого анализа требуется 2 человеко-месяца. В данном же случае инженер потратил 2 часа для внесения спецификаций на специальные формуляры и послал их в центр для расчета на электронно-вычислительной машине. В пределах 24 час. центр возвратил расчет, в котором компании указывалось, какой должен быть диаметр трубы и толщина ее стенок. Эта услуга стоила 333 долл. Компания сэкономила 7 тыс. долл.

Многие центры обслуживания по заказам потребителей производят аналогичные операции на перфорационном или электронно-вычислительном оборудовании. Они разработали серию основных методов для выполнения подобных работ. Для компаний, пользующихся этими методами обработки данных, работа выполняется быстрее, при меньших затратах, поскольку ликвидируются затраты на однократное программирование. Такие комплекты методов имеются для обработки данных розничных магазинов, финансовых учреждений, промышленных компаний, коммунальных предприятий, отдельных специалистов и учебных заведений.

Для удовлетворения потребностей клиентов центры оказывают услуги в соответствии с регулярно составляемым расписанием, а также по мере возникновения специальных потребностей. А поскольку клиенты обычно хотят; чтобы обработка данных производилась быстро (часто во внеурочное время), центры могут работать круглосуточно, 7 дней в неделю. Самым напряженным временем работы для некоторых центров являются суббота, воскресенье и ночные часы. Не является необычным, когда центр получает данные, например, в 5 час. вечера в среду и выдает обработанную информацию в окончательной форме в 8 час. утра в четверг.

Центры, оказывающие услуги по обработке данных, устанавливают цены за свои услуги различным образом. Оплата часто представляет собой стандартные расценки за единицу выполненной работы — практика, которая имеет преимущество для клиента, поскольку заранее установленный прейскурант ставок позволяет ему точно подсчитывать и контролировать затраты.

Стоимость выполняемых работ очень различна и зависит наряду с другими элементами от объема выполненной работы, объема информации, которую желает получить клиент, оборудования, использованного для выполнения работы, и места нахождения. На основании обследования оплаты выполняемых работ, проведенного в 1961 г., журнал «Modern Office Procedures» приводит следующие сведения о среднечасовой плате за пользование услугами перфорационного оборудования: перфорирование и верификация — 3,75 долл., перенос данных с ленты на карту или сортировка — 5,5 долл.; раскодирование — 5,25 долл.; подсчет — 8 долл. и табулирование —10,5 долл. Почасовые ставки за обработку данных на электронно-вычислительных машинах колеблются от 25 долл. в час для небольшой вычислительной машины до 550 долл. и выше для крупных и сложных систем. Плата за услуги специалистов отражает их квалификацию: для специалистов по анализу, которые сводят сложные проблемы к форме, которую можно запрограммировать, и старших программистов — 15 долл. в час, а для младших программистов — 10 долл. в час.

Некоторые центры были созданы для оказания услуг по обработке данных определенным клиентам или членам данной корпорации, например «Корпорации по обслуживанию бирж Среднего Запада», созданной «Биржей Среднего Запада». Вводные данные подготавливаются фирмами, являющимися членами корпорации, и передаются по телетайпу. За 1 мин. эта система может рассчитывать 540 сделок, печатать 50 таблиц и анализировать и переделывать 200 счетов или переносить и печатать 500 биржевых сделок. Фирмы, являющиеся членами корпорации, получают ежедневно сообщения о покупках и продажах, карточки о движении наличности, сведения о сальдо на счетах клиентов и брокеров, а также информацию о дивидендах и доверенностях. Раз в неделю передаются подробные записи акций, включая пробные балансы клиентов и брокеров и комиссионные продавцов. Ежемесячные отчеты содержат отчеты для клиентов, расчеты и данные о комиссионном вознаграждении брокеров. Первоначально членами корпорации были 42 брокерские конторы в 7 городах Среднего Запада.

1. Имеется в виду одна из общественных организаций, финансирующих научно-исследовательскую работу в области организации финансового контроля, бухгалтерии и т. д. — Прим. ред.