Ұйым мұрағатының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратын жасау тәртібі

311. Басқару құжаттамасының автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараты ұйымның ағымдағы іс жүргізуінде, соның ішінде электрондық тіркеу-бақылау картотекалары мен электрондық істер номенклатурасы сияқты оның элементтерінде жасалатын ақпараттық-іздестіру жүйесіне негізделеді.

Электрондық тіркеу-бақылау карточкаларының негізгі өрісі: авторы (хат алмасушы), құжат түрінің атауы, құжаттың уақыты, әріп саны, тақырыбы (қысқаша мазмұны), қарар, орындалу мерзімі, орындалғаны туралы белгі болып табылады.

Құжат туралы ақпарат іздестіру бір өрісі бойынша да, өрістерді қисындастыру бойынша да жүзеге асырылуы мүмкін.

312. «Номенклатура бойынша істер нөмірі» тіркеу-бақылау карточкаларының өрісі құжат деңгейіндегі ақпаратты іздестіруден істер деңгейіндегі іздестіруге өткен кездегі байланыстырушы іздестіру деректері болып табылады.

Автоматтандырылған режімде істердің электрондық номенклатурасы болған жағдайда істегі құжаттарды есептен шығару және істерден құжаттарды алу жүзеге асырылады.

Егер пайдаланушы ақпаратты істер номенклатурасы бойынша іздеуді жүзеге асыратын болса, ал оған нақты бір құжатқа өту үшін, онда істерге енетін құжаттардың тізбесі автоматты түрде жасалуы мүмкін.

Істер номенклатурасының негізгі іздестіру деректемелері: істің әріп саны, істің (томның, бөлімнің) тақырыбы, істің (томның, бөлімнің) саны, тізбе бойынша сақтау мерзімі мен тармағы болып табылады.

313. Автоматтандырылған режимдегі істердің электрондық номенклатурасы негізінде істер тізімдемесін қалыптастыру жүзеге асырылады.

Бұндай жағдайда ақпаратты іріктеу үшін құжаттардың (тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары), уақытша (10 жылға дейінгі қоса алғанда) сақтау) сақтау мерзімдері «сүзгі» болып табылады.

314. Істердің электрондық тізімдемесінде іс деңгейіндегі ақпаратты сипаттау деректемелері болады. Сипаттаудың міндетті деректемелері:

1) жазбаның (істің нөмірі) реттік нөмірі;

2) істің индексі;

3) істің тақырыбы;

4) түпнұсқалығына (көшірмесіне) нұсқау;

5) құжаттардың соңғы күндері;

6) істегі парақтар саны;

7) құжаттар аннотациясы болып табылады.

Электрондық тізімдеменің жиынтығы мұрағаттық қор жөнінде тұтастай ақпарат береді.

315. Электрондық тіркеу-бақылау карточкалары автоматтандырылған каталог жасау үшін негіз болып табылады.

Егер кәдімгі ғылыми-анықтамалық аппаратта каталогтар түрлері мен әртүрлілігі (жүйелі, тақырыптық, атаулы, ұйымның және басқалардың тарихы бойынша) бір-бірімен сілтеме жүйесімен байланысса, автоматтандырылған режімде құжат немесе іс деңгейінде жазбасы бар бір электрондық каталог қалыптасады.

Каталог тақырыптарды, географиялық атауларды, қызметкерлерді және тағы басқаларды айқындайтын негізгі сөздермен жабдықталады. Каталогте қарастырылған жіктеудің сұлбасы құжатты бір немесе бірнеше айдарға жатқызуға мүмкіндік береді. Жіктеу сұлбасы бойынша ақпарат іздестіру электрондық каталогті жүйелеу каталогі, географиялық атауы бойынша каталогті географиялық каталогі және тағы сол сияқты (ретінде) пайдалануға болады.

316. Ұйымда құжаттарды тіркеудің автоматтандырылған жүйесі болмаған жағдайда басқару, дыбыс-бейне жазук және ғылыми-техникалық құжат деңгейінде жазбалаудың деректер базасы (электрондық каталог) жасалады.

Электрондық каталогта жазбалаудың негізгі деректемелері:

1. 
   индексі, айдары, айдаршасы;
   
2. 
   оқиғаның уақыты, оқиғаның орны;
   
3. 
   мазмұны;
   
4. 
   мұрағаттық қордың атауы, мұрағаттық қордың нөмірі;
   
5. 
   істер (құжаттар) тізімдемесінің нөмірі;
   
6. 
   істің (құжаттың) нөмірі, парақтың нөмірі болып табылады.
   

317. Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат кәдімгі ғылыми-анықтамалық аппаратпен салыстырғанда мұрағаттық құжаттарды жедел және жан-жақты іздестірудегі мүмкіндігі өте ауқымды. Ғылыми-анықтамалық аппарат функциясы ақпаратты іздестіру рәсімінің көмегімен атқарылатын, іздестіру нәтижесі экранда немесе файлдар түрінде қарау және басып шығару, анықтамалықтардың мәтінін қалыптастыру болады.

Жүйеге, нысананы жазбалауды сипаттайтын негізгі сөздер, жазбалау процесінде немесе оны аяқтағаннан кейін енгізіледі. Негізгі сөздер пайдаланушыларға мұрағаттық қор, істер тізімдемесі, іс, құжат деңгейіндегі ақпаратты жедел іздестіруге мүмкіндік береді.

Материалдардың толық мәтінін (мұрағаттық құжаттарды, журнал мақалаларын, заң актілерін) қамтитын толық мәтінді деректер базасы бойынша ақпарат іздеу ең алдымен пайдаланушылардың рефератқа (кіріспеге) және қажет болған жағдайда тиісті мәтінге ауыса отырып құжат тақырыбының бөлімдеріне назар аударуын қарастырады.

Пайдаланушыларға, қажет болған жағдайда, құжаттың толық мәтінінің көшірмесін жедел түрде алу мүмкіндігі беріледі.

Толық мәтінді құжат бойынша ақпарат іздеу дереккөздіктің баспалық нұсқасынан немесе жіктелу әріп саны бойынша, сондай-ақ құжат мәтінінен кәдімгі тілдегі сөздер бойынша таңдалатын дескриптормен жүзеге асырылуы мүмкін.

318. Тұрақты сақтауға жататын құжаттар, мұрағатқа автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратпен бірге тапсырылады.

Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың деректер базасының құрылымында міндетті деректемелердің болуы және осы деректемелер бойынша электрондық пішінде ақпарат беру ұйым мұрағатының деректер базасы мен мемлекеттік мұрағаттың автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратының сәйкес келуін қамтамасыз етеді.

320. Мұрағат пайдаланушыларға ашық мұрағаттық құжаттарды, сондай-ақ оларға анықтамалық-іздестіру құралдарын (ғылыми-анықтамалық аппарат) және кітапхана қорының (анықтамалық-ақпараттық) басылымдарын беруді/ұсынады.

Қазақстан Республикасының заңнамасымен, сондай-ақ жеке меншікте тұрған мұрағаттық құжаттардың меншік иесінің немесе иесінің өкіміне сәйкес қол жеткізуі шектелмесе, барлық мұрағаттық құжаттар ашық болып табылады.

321. Қол жеткізуі шектелген мұрағаттық құжаттарға:

1) мемлекеттік құпиядан немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын құпия сырдан тұратын мәліметі бар мұрағаттық құжаттар;

2) азаматтың жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмірі туралы мәліметтері, сондай-ақ оның қауіпсіздігіне қатер тудыратын мәлімет бар мұрағаттық құжаттар;

3) меншік иесі немесе иесі құжаттарын мұрағатқа тапсырған кезде оларға қол жеткізуі мен оларды пайдалану шарттарын белгіленген, мұрағаттық құжаттар жатады.

Пайдаланушылардың бұндай құжаттарға, деректер базасына қол жеткізуі және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеулерді және мұрағаттық құжаттардың меншік иесі немесе иесі оларды мұрағатқа тапсырған кезде қойған шарттарын ескере отырып жүзеге асырылады.

Қол жеткізуі шектелген мұрағаттық құжаттарға физикалық жай-күйі қанағаттанарлықсыз деп танылған құжаттар да жатады.

Пайдаланушылардың көрсетілген құжаттарға қол жеткізуі, сондай-ақ оларды пайдалануы, ерекше жағдайларда, ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен жүзеге асырылады.

322. Қазақстан Республикасының заңдарында көзделген немесе ақпараттық қызмет көрсету бойынша мұрағаттың пайдаланушыларымен жасалған шартында ескертілген жағдайлардан басқа, ұйым мұрағаты пайдаланушыларға өзіндік іздестіру нәтижесінде алынған немесе ұйым мұрағаты көрсеткен қызметі ретінде берілген ақпаратты пайдалануға шек қоюына немесе шарт белгілеуіне болмайды.

323. Ұйым мұрағатының құжаттарын пайдаланудың негізгі нысаны:

1) пайдаланушыларды өтініштері бойынша, сондай-ақ ұйым мұрағатында мынадай немесе басқадай құжаттардың бары және олардың мазмұны туралы бастамашылық тәртіпте хабардар ету. Пайдаланушыларды бастамашылық хабардар етуді оларға тиісті ақпараттарды хат, құжаттардың тізбесі және шолу және тағы сол сияқты түрде жіберу жолымен жүзеге асырылады.

2) ұйым мұрағатының оқу залында жұмыс жасау үшін құжаттар беру;

3) құжаттарды бұқаралық ақпарат құралдарында пайдалану;

4) ақпараттық іс-шаралар дайындау: көрме, конференциялар және басқа да іс-шаралар;

5) құжаттарды уақытша пайдалануға беру болып табылады.

324. Пайдаланушыларды ақпараттық қамтамасыз ету бойынша жұмысындағы мұрағаттың негізгі құжаттары:

1) мұрағаттық анықтама – мұрағаттық құжаттар негізінде құрастырылған, заңды күші бар және өтініші бойынша құжатты ақпаратымен, мұрағаттық шифрін және сол мұрағаттық құжаттарды сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып ұйымның хат бланкісінде дайындалған құжат.

2) мұрағаттық көшірме – мұрағаттық шифрін және сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып, белгіленген тәртіппен куәландырылған, мұрағаттық құжат мәтінін дәл түсірген көшірме;

3) мұрағаттық үзінді – белгілі бір фактіге, оқиғаға, тұлғаға қатысты мұрағаттық құжат мәтінінің бөлігін дәлме-дәл түсірген, мұрағаттық шифрін және сақтау бірлігінің парақтар нөмірін көрсете отырып, ұйым мұрағатының хат бланкісінде жазылған құжат;

4) бастамашылық хат–белгіленген мәселе, тақырып бойынша мұрағаттың сақтауындағы құжаттар туралы ақпараты бар пайдаланушылардың өтініші немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша ұйымның хат бланкісінде дайындалған хат;

5) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық тізбесі–пайдаланушылардың өтініші бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша, уақыты мен мұрағаттық шифрін көрсете отырып жасалған, белгілі бір тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар, сақтау бірлігі/есепке алу бірлігі тақырыптарының қысқаша жүйеленген немесе мазмұндалған тізбесі;

6) мұрағаттық құжаттар көшірмелерін тақырыптық іріктеу-пайдаланушылардың өтініші бойынша немесе ұйым мұрағатының бастамасы бойынша дайындалған, белгіленген тақырып бойынша мұрағаттық құжаттар көшірмесінің жүйеленген толық жинағы немесе олардың бөлігі;

7) мұрағаттық құжаттардың тақырыптық шолуы болып табылады.

325. Мұрағатқа келіп түсетін сұранымдар былайша бөлінеді:

1) нақты мәселелер, тақырып, оқиға, факті (тақырыптық сұраным) бойынша ақпарат беру туралы сұранымға; Тақырыптық сұранымдардың әртүрлілігі, нақты тұлғаның өмірі мен қызметін зерделеу үшін қажетті мәліметті анықтайтын өмірбаяндық сұраным болып табылады;

2) екі немесе одан да көп тұлғалардың туыстық, туыстық байланысын, отбасының тарихын, тегін (тектану сұранымы) анықтау үшін қажет ақпарат алу жөніндегі сұранымға;

3) әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранымға. Оған жұмыс өтілі мен жалақы мөлшерін растау, жасы, отбасының құрамы, білімі, марапатталғаны, зейнетақы жарнасы мен әлеуметтік аударылымын, ғылыми дәрежесі мен атағы туралы, сәтсіз оқиғаға ұшырағаны, емделуде, қоныс аударуға, қуғын-сүргінде болғаны, ақталғаны, әскери бөлімдер мен түзетулерде, экологиялық апат аймағында тұрғаны, бас бостандығынан айырылу орынында болғаны, азаматтық хал актілері туралы сұранымдар жатады.

326. Пайдаланушылардың сұранымын ұйым мұрағаты, сұранымда заңды тұлғаның атауы (азаматтар үшін – тегі, аты және әкесінің аты), пайдаланушының пошта және/немесе электрондық мекен-жайы, сұралған ақпараттың тақырыбы (мәселе), хронологиясы көрсетілген жағдайда қарайды және орындайды.

Сұранымға өтініш иесі қол қояды. Азаматтар сұранымы тегі, мекенжайы және өтініш білдірушілердің қойған қолы болмаса, ол бүркемелі болып есептеледі және қарауға жатпайды.

327. Ұйым мұрағатында сақтаудағы құжаттар құрамына жатпайтын сұраным тіркелген сәттен бастап 3 күнтізбе ішінде пайдаланушыны хабардар ете отырып немесе пайдаланушыға тиісті ұсыным жасай отырып, қажетті мұрағаттық құжаттар сақталатын мемлекеттік мұрағатқа немесе ұйымға жіберіледі.

328. Мұрағатқа пайдаланушының электрондық поштасы және/немесе пошталық мекен-жайы көрсетілген интернет-өтініші (сұраным) түскен кезде, оған өтінішінің (сұранымының) қарауға қабылданғаны туралы немесе қарауға жатпайтынын дәлелдейтін хабарлама жіберіледі. Қарауға қабылданған өтініш (сұраным) басылып шығарылады және одан әрі қарай онымен жұмыс белгіленген тәртіп бойынша жүреді.

329. Мемлекеттік органның, жергілікті атқару органының, сот органының өз функцияларын атқаруымен байланысты тақырыптық сұранымдарын мұрағат заңнамада белгіленген тәртіп бойынша бірінші кезекте немесе олармен келісілген мерзімде қарайды.

Осы сияқты сұранымдар ақысыз негізде жүзеге асырылады.

330. Мұрағат ереже бойынша тақырыптық, соның ішінде азаматтардың және өзге ұйымдардың тектану бойынша құжаттар анықтау сұранымымен айналыспайды. Азаматтар мен ұйымдарға олар сұраған мәселелері бойынша құжаты бар қордың орны туралы мәліметті хабарлайды және құжаттармен танысудың тәртібін түсіндіреді. Осындай сұранымдар Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес ақылы қызмет көрсету тәртібімен жүргізілуі мүмкін.

331. Мұрағат әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұранымды Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңда белгіленген мерзімде ақысыз орындайды және пайдаланушыға мұрағаттық анықтама, мұрағаттық көшірме және мұрағаттық үзінді нысанында жауабы беріледі.

332. Мұрағаттық анықтама және мұрағаттық үзінді ақпараттық құжаттың атауын «МҰРАҒАТТЫҚ АНЫҚТАМА», «МҰРАҒАТТЫҚ ҮЗІНДІ» деп белгілей отырып ортақ бланкіде жасалады.

333. Мұрағаттық анықтамадағы мәтін осы қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мұрағаттық құжат түрлерін және олардың уақытын көрсете отырып оқиғасы хронологиялық ретпен беріледі. Мұрағаттық анықтамада мұрағаттық құжаттарды сандық форматқа ауыстыруға рұқсат етіледі.

334. Сұранымда баяндалған мәліметтермен мұрағаттық құжаттардың жекеленген деректері сәйкес келмеуі, егер де басқа барлық мәліметтердің сәйкестігі мұрағаттық құжаттардағы айтылған тұлғалар немесе фактілердің растығына шүбә келтірмесе, оларды мұрағаттық анықтамаға енгізуге кедергі болмайды. Бұл деректер, мұрағаттық анықтамаға, мұрағаттық құжаттарда қалай баяндалса солай түсіріледі, ал алшақтығы, сәйкес келмеуі және атауының дәл келмеуі, аты, әкесінің аты, аты-жөні берілмеуі немесе бірінің болуы жөнінде анықтаманың мәтінінде жақша ішінде түсіндіріледі. («Құжатта солай», «Түпнұсқаның мәтінінде солай»).

335. Мұрағаттық анықтаманың мәтіні бойынша ескертпеде түсініксіз жазылған, автордың түзеткені, түпнұсқа мәтінінің бүлінуі салдарынан оқуға жарамайтын орындары («Түпнұсқаның мәтінінде осылай», «Мәтінде түсініксіз») деп ескертіледі.

Мұрағаттық құжаттар мазмұны бойынша негізделіп жасалған мұрағаттық анықтаманың мәтінін орындаушының өзгертуіне, дұрыстауына, түсініктеме беруіне, жеке тұжырымын жасауына рұқсат етілмейді.

336. Мұрағаттық анықтаманың соңына мұрағаттық анықтаманы жасауда пайдаланылған мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігінің, баспа басылымдарының мұрағаттық шифрі мен парақтар саны қойылады. Мұрағаттық анықтаманың мәтініне әрбір фактіні немесе оқиғаны баяндағаннан кейін бірден мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрларын және парақтар нөмірін қоюға болады.

337. Көлемі бір парақтан асатын мұрағаттық анықтамаға парақтар тігіледі, нөмірленеді және ұйымның мөрі қойылады.

338. Мұрағаттық анықтамаға ұйым басшысы, орындаушы қол қояды және ұйымның мөрімен куәландырылады. Ондағы көрсетілген мәліметтер толық болмаған жағдайда, оның себебі көрсетілген ілеспе хат жазылады.

Қажет болған жағдайда мұрағаттық анықтамаға мұрағаттық анықтамада баяндалған мәліметтерді растайтын мұрағаттық құжаттар көшірмесі немесе олардан үзінділер қоса беріледі.

339. Сұранымда орындау үшін қажетті құжаттар мұрағатта болмаған жағдайда ұйымның бланкісіне сұранымның тақырыбы бойынша мұрағаттық құжаттардың жоқ болу себептері туралы жауап құрастырылады, және мүмкіндігінше қайда хабарласу қажеттігіне ұсыным береді. Қажет болған жағдайда жауап ұйым мөрімен бекітіледі.

340. Сұраған мәліметтері бар мұрағаттық құжаттардың жоғалған фактісі құжатпен расталған жағдайда, ұйым мұрағаты осы мәселе бойынша, қажет болған жағдайда, ұйым мөрімен куәландырылған анықтама береді.

341. Мұрағаттық үзіндіде мұрағаттық құжаттың атауы, оның нөмірі мен уақыты толық көшіріледі. Сұраным бойынша барлық бар деректер мұрағаттық құжаттар мәтінінен жан-жақты алынуы тиіс. Үзінді бір-біріне қатысы жоқ бірнеше жекеленген мәселелері бар құжаттардан ғана алынады.

Әрбір үзіндінің бастауы мен соңы, сондай-ақ мұрағаттық құжат мәтініндегі жекеленген сөздердің болмағаны көп нүктемен белгіленеді.

Мұрағаттық үзінді мәтініне ескертпеде түпнұсқа мәтінінің бөлігі, түсініксіз жазылғаны, автордың түзеткені, мәтіннің бүлінуі салдарынан оқылуға жатпайтындығы және тағы сол сияқтылар туралы тиісті ескертулер жасалады.

Дәлдігіне күмән келтіретін жекеленген сөздер мен түпнұсқаның сөйлемі «Түпнұсқа мәтінінде солай», «Құжатта осылай» деген сөздермен ескертіледі.

Мұрағаттық үзіндінің мәтінінен кейін мұрағаттық құжаттың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрі мен парақтар нөмірі көрсетіледі.

Сұраным бойынша берілген мұрағаттық үзіндінің түпнұсқалығы ұйым басшысының қол қоюымен және ұйымның мөрімен куәландырылады.

342. Баспа құралдарын, жеке компьютер пайдалана отырып дайындалған мұрағаттық көшірмелер және үзінділер ұйымның ортақ бланкісіне құжаттың атауын «Мұрағаттық көшірме», «Мұрағаттық үзінді» белгілеумен ресімделеді. Құжаттың ксерокөшірмесін немесе фотокөшірмесін дайындаған кезде ұйымның ортақ бланкісін пайдаланбайды.

Мұрағаттық көшірменің немесе мұрағаттық үзіндінің мәтінінен кейін құжаттың мұрағаттық шифрі көрсетіледі. Егер көшірме немесе үзінді бір парақтан артық болса, мұрағаттық шифр әрбір парақтың сырт жағына қойылады. Мұрағаттық көшірменің немесе үзіндінің барлық парағы тігіледі, нөмірленеді және ұйым мұрағатымен бекітіледі. (куәландырылады)

343. Мұрағаттық көшірменің әрбір парағының сыр жағына мұрағаттық құжаттың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрі және парақтар нөмірі қойылады. Мұрағаттық көшірменің барлық парағы бекітіледі және бекітілген жеріне мөр басылады және уәкілетті лауазымдық тұлға қол қояды.

344. Мұрағаттық анықтама, мұрағаттық үзінді, мұрағаттық көшірме және сұранымға жауап жай конвертермен пошта арқылы жіберіледі.

345. Азамат немесе оның сенім білдірілген адамы мұрағатқа жеке өтініш білдірген жағдайда мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық үзіндіні, мұрағаттық көшірмені төлқұжатын немесе басқа да куәландыратын құжатын көрсеткен кезде қол хаты арқылы беріледі; сенім білдірілген адамына – белгіленген тәртіпте ресімделген сенімхаты арқылы беріледі. Мұрағаттық анықтаманы және мұрағаттық үзіндіні алушы олардың көшірмелеріне немесе оған жасалған ілеспе хаттың сырт жағына, алынған уақытын көрсете отырып, қолын қояды.

346. Құжат иесі уақытында алмаған азаматтық хал-жағдайы туралы, білімі туралы жеке түпнұсқа құжаттарын, еңбек кітапшасын және басқаларын мұрағаттық істен алып иесіне немесе олардың туыстарына беруге болады.

Жеке құжаттардың түпнұсқасы ұйым басшысының рұқсатымен өтініш білдірушіге куәлігі, жеке басын куәландыратын басқа да құжаты бойынша, ал олардың туыстарына немесе сенім білдірілген адамына нотариалдық куәландырылған сенімхаты бойынша беріледі.

Жеке түпнұсқа құжат өтініш білдірушіге бағалы хат арқылы да жіберілуі мүмкін.

347. Істен алынған құжаттың орнына алынған құжаттың көшірмесі салынады. Мұрағаттық құжаттың алынғаны, сондай-ақ оларды көшірмесімен ауыстырылғаны істің куәландырма парағында, істердің, құжаттардың тізімдемесінде айқындалады.

348. Мұрағаттық құжаттардың қайтарылуы көрсетілген құжаттардың істен алынғаны туралы актімен ресімделеді. Акт және мұрағаттық құжаттардың қайтарылуын жүргізуге негіз болған басқа да құжаттар, және оларды қолына алған тұлғаның қолхаты қор ісіне енгізіледі.

Оқу залының жұмыс тәртібін ұйым басшысы белгілейді.

Ұйым мұрағатында оқу залына арнайы бөлме болмаған жағдайда пайдаланушылардың құжаттармен жұмысы ұйым мұрағатының немесе басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету қызметінің жұмыс бөлмелерінде ұйым мұрағаты қызметінің бақылауымен жүргізіледі.

350. Пайдаланушылар оқу залына жеке өтініші негізінде жіберіледі; ғылыми ұйымдардың жоспарына сәйкес ғылыми жұмыс жүргізуші немесе қызметтік тапсырманы орындаушы, пайдаланушылар, оларды жіберген ұйымның хатын көрсетеді; ұйымның қызметкерлері оқу залына қызметтік куәліктері бойынша жіберіледі. Мұрағаттық құжаттар ұйым қызметкерлеріне қызметтік мақсатта пайдалану үшін жұмыс бөлмелеріне беріледі.

Жеке өтінішінде немесе хатта пайдаланушының тегі, есімі, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесі, тақырыбы және зерттеудің хронологиялық шегі көрсетіледі.

Оқу залында жұмыс жасауға, пайдаланушының қажетті мерзіміне қарай рұқсатты ұйым басшысы, ереже бойынша ресімделген күннен 1 жылға береді.

351. Ұйым мұрағаты пайдаланушыларға оқу залында пайдалану үшін есепке алынған және ғылыми-техникалық өңдеуден өткен, анықтамалықтары мен басқа да іздестіру құралдары бар ашық құжаттарды береді. Пайдаланушыларға есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар оқу залында жұмыста пайдалануға берілмейді.

352. Құжат беруден бас тарту немесе кейінге шегеру мынадай жағдайларда болады:

1) физикалық жай-күйі нашар болса;

2) пайдалануына Қазақстан Республикасының заңнамасымен немесе құжаттарды сақтауға тапсырған кезде қор жасаушы белгілеген шек қойылған болса;

3) құжаттарды қызметтік тапсырманы орындау барысында ұйым мұрағаты қызметкерлерінің пайдалануында болса;

4) құжаттарды уақытша пайдалануға немесе оқу залында басқа пайдаланушыға берген жағдайда.

Ұйым мұрағаты құжаттарды беруден бас тартуын, оның себептерін көрсете отырып жазба түрде түсіндіреді.

353. Ұйым мұрағаты техникалық мүмкіндіктерін ескере отырып, пайдаланушылардың тапсырысымен мұрағаттық құжаттардың көшірмелерін: ксерокөшірмелер, шағынкөшірме, фототаңба, кинокөшірме, бейнекөшірме, үнқұжаттардың көшірмесі, сондай-ақ электрондық тасығыштардағы көшірмелерді дайындайды.

Қанағаттанарлықсыз физикалық жай-күйдегі мұрағаттық құжаттарды көшірмелеуге болмайды.

Қолжеткізуі шектелген (құпия және құпиялық ақпараты бар) мұрағаттық құжаттарды көшірмелеу белгіленген тәртіппен жүргізіледі.

354. Көшірмелеуге тапсырысты орындаудың тәртібін, соның ішінде мұрағаттық құжаттарды, жарияланбаған істер, құжаттар тізімдемесін басқа да мұрағаттық анықтамалық-іздестіру құралдары мен деректер базасын көшірмеге түсірудің көлемін, көшірмелерді дайындау бағасы мен оларды дайындауды есептеудің тәртібі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен және (немесе) ұйым басшысы анықтайды.

355. Пайдаланушылардың тапсырысы бойынша дайындалған мұрағаттық құжаттардың көшірмесінде мұрағаттық құжаттың сақтау бірлігінің мұрағаттық шифрі және парақтар нөмірі көрсетіледі. Құпиясыздандырылған мұрағаттық құжаттарды ресімдеген кезде көшірменің бірінші және соңғы парағының өң бетінің оң жақ жоғарғы бұрышына «Құпиясыздандырылған» мөртабаны қойылады. Қажет болған жағдайда осы мөртабан мұрағаттық құжаттың құпиясыздандырылған көшірмесінің барлық парақтарының өң бетіне қойылады.

356. Мұрағаттық құжаттардың көшірмесі пайдаланушыларға, олардың сенім білдірілген адамына немесе көрсетілген мекен-жайы бойынша жіберіледі.

Көшірме түсірудің тапсырысын есептеу қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған нысанда жүргізіледі.

357. Мұрағаттық қоймадан оқу залына істер осы Қағидаларға 17-қосымшаға сәйкес тапсырыс бланкісін толтыру негізінде беріледі және осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан істер беру кітабында есепке алынады.

358. Мұрағаттық қоймадан оқу залына берілетін әрбір істің осы Қағиданың 20-қосымшасына сәйкес пайдалану парағы болады.

359. Істер ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне уақытша пайдалануға 20 күннен аспайтын мерзімге беріледі.

Істерді уақытша пайдалануға басқа ұйымдарға беру олардың жазбаша сұранымы бойынша осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес актімен ресімделеді. Акті екі дана жасалады, біреуі құжат алушыға беріледі, ал екіншісі ұйым мұрағатында қалады, актіге құжатты беруші ұйымның және алушы-ұйымның басшылары қол қояды; қойылған қолдар ұйым мөрлерімен бекітіледі. Істер не бәрі үш ай мерзімге беріледі.

360. Істерді уақытша пайдалануға берген кезде әрбір іс осы Қағидаларға 19-қосымшаға сәйкес қоймадан берілетін істер кітабына жазылады, ал берілген істің орнына осы Қағидаларға 21-қосымшаға сәйкес әрбір іс үшін ізбасар парақша салынады. Ізбасар парақшалар ұйым мұрағатында қажеті өткенге дейін сақталады. Қайтарылған істердің жай-күйі істі қайтарушы тұлғаның қатысуымен тексеріледі.

361. Уақытша пайдалану үшін мұрағаттық қоймадан берілетін әрбір істе осы Қағидаларға 20-қосымшаға сәйкес істің пайдалану парағы болады.

363. Ұйым мұрағаты бұқаралық ақпарат құралдарымен бірлесе отырып тақырыбын, көлемін және құжаттарды дайындаудың мерзімін анықтайды, тақырыбы мен мерзімін ұйым басшысы бекітеді. Бұқаралық ақпарат құралдары үшін дайындалған, ұйым мұрағатында қалған, мақалалар және басқа да баспа нысандары даналарында пайдаланған құжаттардың іздестіру деректері, сондай-ақ жарияланымның күні мен орны көрсетіледі.

364. Ұйым мұрағаты жеке немесе өзге де ұйымдармен бірлесе отырып құжатты жарияланымдарды дайындау бойынша жұмыс жүргізеді. Бұл жұмыстың ең көп таралған түрі құжаттардың журнал және газет жарияланымдарын дайындау болып табылады. Жекелеген жағдайларда құжаттар жинағы шығарылуы мүмкін. Құжаттар жинағын дайындау кезінде тиісті мемлекеттік мұрағаттар қызметінің қағидаларын басшылыққа алу қажет.

_________________________