Ооо «Дирекция Единого

Офис-менеджер Генеральный директор

______________М.Е. Латинова _______________А.В.Герасименко

«____»_______________2009г. «____»_________________2009г.

ПП – АХО – 011109

ПОЛОЖЕНИЕ

О структурном подразделении

«АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ»
СОГЛАСОВАНО:

Финансовый директор

ООО «ДЕЗ Калининского района»

_________________С.Ю. Просекова

«____» ________________2009 г.
Директор по развитию

ООО «ДЕЗ Калининского района»

__________________К.И.Смирнов

«____»________________2009г.

ООО «ДЕЗ Калининского района»

__________________Е.В.Савина

«____»________________2009г.

__________________ М.В.Гагарина

«____» _______________ 2009г.

Челябинск

2009г.


СОДЕРЖАНИЕ
№ Раздел Стр.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………………….3
II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ……………………………………………………………...3

Ш. ЦЕЛИ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ……………………………………………………………4

i. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2.Положение является внутренним нормативным документом, регламентирующим работу АХО, а также первичным документом для разработки должностных инструкций сотрудников подразделения.

1.3.АХО осуществляет административно-хозяйственную деятельность организации.

1.4.АХО является структурным подразделением ООО «ДЕЗ Калининского района» и подчиняется Финансовому директору.

1.5.Отдел возглавляется Офис-менеджером, назначаемым на должность приказом Генерального директора по согласованию или представлению Финансового директора.

1.6.В период отсутствия Офис-менеджера его обязанности исполняет назначенный приказом Генерального директора сотрудник ООО «ДЕЗ Калининского района».

1.7.Офис-менеджер или лицо, исполняющее его обязанности, имеет право подписи документов, направляемых от имени АХО по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.8.Сотрудники АХО назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом Генерального директора по представлению Офис-менеджера и по согласованию с Финансовым директором.

1.9.Структуру и штатную численность отдела утверждает Генеральный директор организации, исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия, по представлению Финансового директора и Офис-менеджера. Организационная структура отдела представлена в Приложении 1.

1.10.Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность офис-менеджера и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Генеральным директором организации.

1.11.В своей деятельности АХО руководствуется (Приложение 2):

• 
  Действующим законодательством РФ,
  
• 
  Трудовым кодексом РФ,
  
• 
  организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами организации,
  
• 
  правилами внутреннего трудового распорядка,
  
• 
  настоящим Положением,
  
• 
  должностными инструкциями.
  

1.13.Подлинник настоящего Положения хранится у Офис-менеджера, копия в кадровой службе.

3.1.Основной целью деятельности АХО является:

3.1.1.составление, ведение, оформление документации в соответствии с требованиями стандартов предприятия, утвержденных в ООО «ДЕЗ Калининского района»;

3.1.2.соблюдение сотрудниками организации требований стандартов предприятия в области содержания, оформления, согласования, утверждения корпоративной документации ООО «ДЕЗ Калининского района»;

3.1.3.обеспечение комфортной работы сотрудников организации путем проведения мероприятий по качественному обслуживанию здания ООО «ДЕЗ Калининского района»;

3.1.4.своевременное и в полном объеме хозяйственное обеспечение всех структурных подразделений организации;

3.1.5. своевременное обеспечение автотранспортом сотрудников предприятия.

3.2.Основными задачами АХО являются:

3.2.1. организация делопроизводства предприятия и обеспечение соблюдения сотрудниками СТП;

3.2.2.организация информационной работы и своевременное ее доведение до заинтересованных лиц;

3.2.3.организация работы по заключению договоров и своевременное внесение в них изменений, контроль соблюдения выполнения договорных обязательств;

3.2.4.сотрудничество с подрядными организациями по вопросам текущего ремонта здания ООО «ДЕЗ Калининского района»;

3.2.5. организация обеспечения сотрудников организации хозяйственным инвентарем;

3.2.6.организация систематического проведения работ по поддержанию автотранспорта в рабочем состоянии и обеспечение доставки сотрудников предприятия;

3.2.7.организация проведения корпоративных мероприятий;

3.2.8.обеспечение эффективной деятельности подразделения;

3.2.9.решение иных задач в соответствии с целями организации.

IV. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

4.1.1.документное и бездокументное обслуживание Генерального директора предприятия;

4.1.2.прием и регистрация корреспонденции и доверенностей;

4.1.3.организация работы по заключению закрепленных за АХО договоров и своевременное внесение в них изменений, контроль над соблюдением выполнения договорных обязательств;

4.1.4.осуществление подписки на периодические издания и их хранение;

4.1.5.ведение календаря праздничных и юбилейных дат сотрудников организации и руководителей подрядных организаций и их поздравление;

4.1.6.организация корпоративных мероприятий;

4.1.7.содержание и ремонт здания;

2.1.8.организация уборки и содержание в чистоте служебных помещений;

4.1.9.осуществление контроля за чистотой и порядком в помещениях и на закрепленной территории;

4.1.10.взаимодействие с подрядными организациями по вопросам озеленения в летнее время года и уборке снега в зимнее время года на закрепленной территории;

5.1.11.обеспечение СП водой, канцелярией, транспортными картами, мебелью;

4.1.12. выдача пропусков на вынос ТМЦ из здания ООО «ДЕЗ Калининского района»;

4.1.13.своевременное пополнение транспортных карт;

6.1.14.организация работ по поддержанию а/транспорта в надлежащем состоянии;

4.1.15.обеспечение автотранспортом сотрудников организации и ведение отчетных документов по расходованию топлива;

4.1.16.формирование отчетов по результатам деятельности отдела;

4.1.17.выполнение распоряжений Генерального директора организации по вопросам работы предприятия;

4.1.18.обеспечение соблюдения выполнения отделом бюджетных показателей;

4.1.19.осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.

4.2.Структура и штат определяются штатным расписанием, утвержденным в установленном порядке. Для организации эффективного процесса управления, осуществления возложенных на отдел функций каждой должности присвоен идентификационный номер (Таблица 1). В основу присвоения идентификационного номера каждой должности положена существующая структура отдела (Приложение 1).

4.3.Функции АХО (подразделения) распределяются его руководителем по должностным обязанностям сотрудников подразделения.

Табл.1

Перечень наименований должностей сотрудников структурного подразделения

Идентификационный номер	Наименование должности
1	2
АХО - 01	Офис-менеджер
АХО – 02	Водитель-экспедитор
АХО – 03	Водитель
АХО - 04	Уборщик служебных помещений в ДУ
АХО - 05	Уборщик служебных помещений в УК
АХО - 06	Уборщик служебных помещений в УК
АХО - 07	Дворник в ДУ

4.4.Перечень закрепления функций обеспечения за сотрудниками подразделения представлен в Приложении 3.

V. Права

5.1.1.получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учёта и использования в работе;

5.1.2.запрашивать и получать от руководителей организации и её структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;

5.1.3.знакомиться с проектами решений руководства, касающимися обеспечения выполнения задач и функций, вносить свои предложения по улучшению качества работы отдела;

5.1.4.осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам соответствия стандартам организации, о результатах проверок докладывать руководству организации;

5.1.5.вносить предложения по совершенствованию методов работы отдела и организации в целом;

5.1.6.бесплатно пользоваться средствами мобильной связи в порядке и объеме, установленном приказом по предприятию;

5.1.7.участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесённых к компетенции отдела.

5.2.Офис-менеджер имеет право:

5.2.1.осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, а также другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию АХО;

5.2.2.давать руководителям структурных подразделений организации разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, находящимся в компетенции АХО, которые являются обязательными для исполнения подразделениями;

5.2.3.привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений организации, специалистов обслуживающих организаций для участия в выполнении работ по вопросам, входящим в компетенцию отдела в соответствии с настоящим Положением;

5.2.4.создавать распорядительные документы от имени и по поручению директората;

5.2.5.организовывать и проводить совещания по вопросам деятельности отдела, в пределах компетенции отдела;

5.2.6.представлять Финансовому директору предложения о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину; о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших некачественное исполнение своих должностных обязанностей, недоброкачественное оформление и составление документов, несвоевременную передачу их для отражения в отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных;

5.2.7.повышать профессиональную квалификацию путём посещения семинаров и тренингов за счёт предприятия.

6.1.Офис-менеджер несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством, и в соответствии с внутренними корпоративными стандартами за:

6.1.1.ненадлежащее и несвоевременное выполнение отделом функций, возложенных на него настоящим Положением и Должностными инструкциями;

6.1.2.организацию работы отдела, несвоевременное и неквалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

6.1.3.нерациональное и неэффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

6.1.4.непредоставление в установленном порядке достоверной информации о деятельности отдела;

6.1.5.состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

6.1.6.несоблюдение сотрудниками АХО правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

6.1.7.разглашение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну.

6.1.8.причинение или способствование причинению действием (бездействием) сотрудниками отдела материального или морального ущерба организации;

6.1.9.правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

6.2.Сотрудник АХО несет ответственность за:

6.2.1.ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями, - в порядке, установленном действующим законодательством РФ;

6.2.2.ненадлежащее и несвоевременное исполнение разовых служебных поручений руководства, если они не противоречат действующему законодательству;

6.2.3.правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим законодательством РФ;

6.2.4.причинение ущерба организации, - в порядке, установленном действующим законодательством РФ;

6.2.5.нарушение Правил корпоративного поведения (несоблюдение субординации, некорректное отношение к руководителям, коллегам по работе);

6.2.6.несоблюдение Правил и норм охраны труда и техники безопасности, Правил внутреннего трудового распорядка;

6.2.7. нарушение сроков выполнения поручений руководства организации;

6.2.8. не обеспечение сохранности документов, товарно-материальных ценностей отдела.

7.1.АХО осуществляет свою работу во взаимодействии со структурными подразделениями организации (внутренними пользователями), а также со сторонними организациями, (внешними пользователями). Перечень документационного взаимодействия подразделения представлен в Приложении 4.

8.1.АХО координирует свою деятельность со специалистами других подразделений предприятия (внутренних пользователей), а также выстраивает взаимодействие с представителями контролирующих органов по установленной отчетности (внешними пользователями). Наименование и состав отчетности подразделения представлен в Приложении 5.

9.1.Настоящее Положение вводится в действие с момента утверждения и действует до его отмены.

9.2.Актуализация настоящего Положения зависит от функциональных, организационных изменений предприятия, изменения видов деятельности, изменения других организационно-распорядительных документов.

9.3. Решение об актуализации Положения принимает фис-менеджер.

9.4.Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение производится приказом Генерального директора предприятия.
X. СОСТАВ ПРИЛОЖЕНИЙ

Приложение 1 «Организационная структура подразделения».

Приложение 2 «Перечень нормативных документов, которыми руководствуется СП».

Приложение 3 «Перечень функциональных направлений и обеспечивающих функций по видам деятельности».

Приложение 4 «Документационное взаимодействие подразделения».

Приложение 5 «Система отчетности подразделения».

офис-менеджер

(код АХО- 01)

Водитель-экспедитор

(код АХО-02)

Уборщик служебных помещений в ДУ

(код АХО-04)

1 эт.

Дворник в ДУ

ОИ – ответственный исполнитель;

К – контролирующий.




Направление (вид) деятельности № 1: Документное и бездокументное обслуживание Генерального директора.

Функциональное направление по виду деятельности № 1	Функция обеспечения функционального направления по виду деятельности № 1	Офис-менеджер (код АХО -01)	Водитель-экспедитор (код АХО- 02)	Водитель (код АХО- 03)	Курьер (код АХО-04)	Уборщик служебных помещений (код АХО-04, 05)	Все СП
Документное обслуживание. 1.2.Бездокументное обслуживание.	1.1.1.Прием документов на подпись Генерального директора. 1.1.2. Контроль качества подготовки, правильности оформления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору. 1.1.3.Передача документов с резолюцией Генерального директора директорату. 1.1.4.Оформление и отправка документов по поручению Генерального директора. 1.1.5.Обеспечение Генерального директора необходимыми для работы справочными материалами. 1.2.1.Осуществление контроля исполнения поручений Генерального директора. 1.2.2.Осуществление телефонной связи Генерального директора с абонентами. 1.2.3.Свревременон доведение информации, предназначенной для Генерального директора.	ОИ К ОИ ОИ ОИ К ОИ ОИ					ОИ ОИ

Направление (вид) деятельности № 2: Делопроизводство и контроль соблюдения сотрудниками СТП.

Функциональное направление по виду деятельности № 2	Функция обеспечения функционального направления по виду деятельности № 2	Офис-менеджер (код АХО -01)	Водитель-экспедитор (код АХО- 02)	Водитель (код АХО- 03)	Курьер (код АХО-04)	Уборщик служебных помещений (код АХО-04, 05)	Все СП
1.1.Делопроизводство. 1.2. Контроль соблюдения сотрудниками СТП.	1.1.1. Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции и доверенностей. 1.1.2. Регистрация доверенностей. 1.1.3. Передача документов с резолюцией директората в структурные подразделения. 1.1.4.Доставка исходящей корреспонденции адресатам. 1.1.5. Организация хранения организационно-распорядительной документации. 1.1.6. Систематизация архива организации. 1.1.7. Регистрация договоров в программе «Реквестер». 1.1.8. Своевременная передача первичных бухгалтерских документов по своему направлению деятельности в ФЭО. 1.1.9. Создание регламентирующих документов по специфике своей работы 1.2.1. Контроль сроков согласования договоров и СТП в программе «Реквестер». 1.2.2. Контроль сроков исполнения писем из Прокуратуры, Городской думы. 1.2.3. Контроль соответствия документов стандартам предприятия.	ОИ ОИ ОИ К ОИ К ОИ ОИ ОИ К К К			ОИ		ОИ ОИ ОИ ОИ

Направление (вид) деятельности № 3: Информационная работа.

Функциональное направление по виду деятельности № 3	Функция обеспечения функционального направления по виду деятельности № 3	Офис-менеджер (код АХО-01)	Водитель-экспедитор (код АХО- 02)	Водитель (код АХО- 03)	Курьер (код АХО-04)	Уборщик служебных помещений (код АХО-04,05)	Все СП
2.1.Интернет. 2.2. Средства массовой информации. 2.3.Корпоративный сайт. 2.4. Организация совещаний.	2.1.1. Просмотр сайтов. 2.1.2. Доведение новостей ЖКХ до директората. 2.2.1.Мониторинг СМИ 2.2.2.Доведение актуальной информации до директората. 2.2.3. Осуществление подписки на периодические издания. 2.3.1.Сбор материалов для размещения на корпоративном сайте ДЕЗ. 2.3.2.Контроль за своевременным предоставлением новостей для сайта от СП. 2.3.3. Размещение информации на корпоративном сайте. 2.1.4. Своевременное оповещение приглашенных участников о месте и времени совещания. 2.4.2.Оснащение участников совещания необходимыми материалами.	ОИ ОИ ОИ ОИ ОИ ОИ К ОИ ОИ ОИ					ОИ

Функциональное направление по виду деятельности № 5	Функция обеспечения функционального направления по виду деятельности № 5	Офис-менеджер (код АХО -01)	Водитель-экспедитор (код АХО- 02)	Водитель (код АХО- 03)	Курьер (код АХО-04)	Уборщик служебных помещений (код АХО-04,05)	Все СП
4.1. Содержание здания. 4.2.Ремонт здания.	4.1.1. Организация уборки помещений внутри здания ООО «ДЕЗ Калининского района». 4.1.2. Обеспечение приобретения хозинвентаря. 4.1.3. Контроль за сохранностью хозинвентаря. 4.1.4. Взаимодействие с сотрудниками подрядных организаций по организации уборки территории вокруг здания ООО «ДЕЗ». 4.1.5. Взаимодействие с охранным агентством по вопросам обеспечения безопасности внутри здания ООО «ДЕЗ Калининского района». 4.1.6.Выдача пропусков на вынос ТМЦ. 4.1.7. Изготовление дубликатов ключей при смене замков в кабинетах. 4.2.1. Подача заявок в СЭ для составления сметы стоимости работ по ремонту здания. 4.2.2. Взаимодействие с подрядными организациями по вопросам проведения мелкого ремонта здания. 4.2.3. Контроль качества произведенного ремонта здания.	К ОИ К ОИ ОИ ОИ К ОИ ОИ ОИ			ОИ	ОИ ОИ	ОИ

Направление (вид) деятельности № 7: Обеспечение автотранспортом сотрудников организации.

Направление (вид) деятельности № 9: Обеспечение деятельности отдела.

Функциональное направление по виду деятельности № 9	Функция обеспечения функционального направления по виду деятельности № 9	Офис-менеджер (код АХО -01)	Водитель-экспедитор (код АХО- 02)	Водитель (код АХО- 03)	Курьер (код АХО-04)	Уборщик служебных помещений (код АХО-04,05)	Все СП
8.1.Работа с персоналом 8.2.Обеспечение отдела. 8.3.Составление отчетности, контроль, разработка стандартов, положений.	8.1.1.Подбор, расстановка кадров. 8.1.2.Распределение должностных обязанностей сотрудников отдела; установление степени их ответственности; разработка, согласование и утверждение должностных инструкций. 8.1.3.Контроль выполнения сотрудниками отдела своих должностных обязанностей. 8.1.4.Контроль соблюдения сотрудниками АХО трудового законодательства, охраны труда, правил внутреннего трудового распорядка, а также корпоративных стандартов организации. 8.1.5.Контроль над сохранностью ТМЦ. 8.1.6.Контроль процедуры увольнения сотрудников отдела (заполнение обходных листов). 8.2.1.Обеспечение СП канцелярскими товарами, хозяйственным инвентарем, водой, мебелью. 8.2.2.Обеспечение чистоты и порядка в рабочих кабинетах подразделения. 8.3.1.Подготовка отчета о работе персонала, оценка качества их работы. 8.3.2. Ведение табеля учета рабочего времени. 8.3.3.Составление графика отпусков сотрудников СП и директората, контроль его соблюдения. 8.3.4.Контроль и управление затратами подразделения. 8.3.5.Разработка стандартов, положений, касающихся деятельности подразделения.	ОИ ОИ К К К К ОИ К ОИ ОИ ОИ ОИ ОИ	ОИ ОИ ОИ ОИ ОИ	ОИ ОИ ОИ ОИ ОИ	ОИ ОИ ОИ ОИ ОИ	ОИ ОИ ОИ ОИ ОИ

№	Наименование отчета	Состав	Пользователь	Кол-во экз.	Периодичность	Срок (дата, время)	Исполнитель	Место хранения
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Внешним пользователям
1	Табель учета рабочего времени администрации, АХО	Установленная форма	ООО «Агентство Сервис»	1	ежемесячно	Последний день месяца	Офис-менеджер АХО-01	ООО «Агентство Сервис»
Внутренним пользователям
1	Отчет о работе водителей	Таблица в электронном виде	ФЭО	1	ежемесячно	до 10 числа месяца следующего за отчетным	Офис-менеджер АХО-01	Каб.213
2	Отчет о работе персонала	Установленная форма	ФЭО	20	ежемесячно	Последний день месяца	Офис-менеджер АХО-01	Каб.207
3	Отчет о пополнении транспортных карт	Таблица в электронном виде	ФЭО	1	ежемесячно	до 10 числа месяца следующего за отчетным	Офис-менеджер АХО-01	Каб.213
4	Отчет о проведении корпоративного мероприятия	Устная форма	Генеральный директор	1	По мере проведения мероприятия	5 рабочих дней, следующих за мероприятием	Офис-менеджер АХО-01	Каб. 201