Глава 4. Использование документов

154. Основными формами использования документов являются информационное обеспечение деятельности организации, исполнение запросов организаций и граждан.

155. Учет использования документов ведется в книге выдачи дел из архивохранилища и журнале регистрации выданных архивных справок, архивных выписок, архивных копий (приложение 20).

§2. Информационное обеспечение деятельности организаций

156. Информационное обеспечение деятельности организации осуществляется в соответствии с запросом руководства или в инициативном порядке в форме информационной справки о составе и содержании документов, перечня заголовков дел (документов) и тематической подборки копий документов.

157. В информационной справке приводятся сведения как об имеющихся документах в целом, так и по определенному вопросу с указанием их поисковых данных.

158. В перечне в зависимости от характера запроса (цели информирования) заголовки документов располагаются по хронологии событий, информационному содержанию, видам или значимости документов.

159. В тематической подборке копии документов располагаются в хронологической последовательности. К подборке составляется титульный лист, историческая справка и перечень заголовков документов.

160. Информационная справка, перечень и тематическая подборка подписываются руководителем ведомственного архива.

§3. Исполнение запросов организаций и граждан

161. Исполнение запросов организаций и граждан осуществляется в форме архивной справки, архивной копии или архивной выписки на бланке письма за подписью руководителя, скрепленной печатью организации.

162. Сроки исполнения запросов определяются законодательством Республики Казахстан.

163. Архивная справка составляется на основании хранящихся документов с указанием их видов, авторов, дат, регистрационных номеров, заголовков, поисковых данных и изложением сведений по существу запроса в хронологической последовательности.

164. Допускается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации, ее структурных подразделений и вышестоящего государственного органа приводятся полностью. В тексте не допускаются сокращения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

165. К архивной справке могут прилагаться копии архивных документов и выписки из них.

166. Архивная копия является официальным документом, воспроизводящим текст или изображение архивного документа.

167. В выписке воспроизводится текст части подлинного документа, относящийся к запросу. Отдельные слова и выражения, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами "так в документе" или "в тексте неразборчиво".

168. Архивная справка, копия и выписка направляются по почте, выдаются под роспись заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего его личность, или доверенному лицу заявителя по предъявлении нотариально заверенной доверенности.

169. При отсутствии запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ, где оговаривается факт отсутствия сведений, интересующих заявителя, и дается рекомендация по их поиску.

170. Ведомственным архивом по письменному запросу владельца и предъявлению документа, удостоверяющего его личность, выдаются подлинные личные документы, неполученные им при увольнении или переводе на работу в другую организацию.

Глава 5. Передача документов Национального архивного фонда

на постоянное хранение в государственный архив,

определение места хранения документов при приватизации,

реорганизации (ликвидации) организации

§1. Передача документов Национального архивного фонда

на постоянное хранение в государственный архив

171. Документы Национального архивного фонда в соответствии с законодательством Республики Казахстан подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив за счет сил и средств организации.

172. Периодичность передачи регламентируется приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 26 декабря 2000 года № 83 "Об утверждении Инструкции о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц" (регистрационный № 1355).

173. Передача осуществляется на основании описи дел постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом.

174. При обнаружении расхождений между количеством дел по итоговой записи в описи и их наличием, к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих дел.

175. Передача оформляется актом приема-передачи дел, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску.

176. На отсутствующие дела, розыск которых не дал результатов, составляется акт об утрате, утверждаемый руководителем организации.

177. Утраченные подлинники документов заменяются их заверенными копиями.

§2. Место дальнейшего хранения документов при приватизации,

реорганизации (ликвидации) организации

178. Место дальнейшего хранения документов при приватизации, реорганизации (ликвидации) организации определяется законодательством Республики Казахстан.

179. При выделении из состава организации структурного подразделения со статусом организации, ему передаются профильные незавершенные в делопроизводстве дела, а также личные дела и лицевые счета работников, перешедших во вновь образованную организацию.

180. При ликвидации организации без правопреемников ее дела с документами по личному составу подлежат передаче в государственный архив.

181. Передаче в государственный архив подлежат документы, образованные в деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего), и ликвидационный баланс организации.

Приложение 1

1. Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) создается в государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, экспертная комиссия (далее - ЭК) - в отдельной государственной организации.

2. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения руководителем государственного органа (организации), согласования (утверждения) в установленном порядке с государственной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан (местного уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией).

3. Состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя из числа работников под председательством одного из заместителей руководителя государственного органа (организации). В состав комиссии в обязательном порядке включаются руководители документационной службы и ведомственного архива (должностные лица, осуществляющие руководство и контроль за документированием, управлением документацией и ведомственным хранением документов).

4. В своей работе ЦЭК (ЭК) руководствуется законодательством Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан, актами Правительства Республики Казахстан, нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан по архивному делу и документации, приказами (распоряжениями) руководителя государственного органа (организации) и Положением о комиссии.

5. Положение о ЦЭК (ЭК) утверждается руководителем государственного органа (организации) по согласованию с государственной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан (местного уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией).

2. Задачи и функции ЦЭК (ЭК)

6. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

1) организация методической и практической работы по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в государственном органе (организации);

2) организация и рассмотрение результатов обработки документов в целях их дальнейшего хранения, учета и использования в ведомственном архиве.

7. В соответствии с основными задачами ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:

1) разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам делопроизводства и архивного дела;

2) организует проведение обработки документов;

3) выносит решение об одобрении: положений о документационной службе и ведомственном архиве государственного органа (организации); инструкции по делопроизводству (ведомственной, отраслевой, государственного органа (организации); типовой (примерной) номенклатуры дел; номенклатуры дел государственного органа (организации); отраслевого (ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения; отраслевых (ведомственных) методических документов по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела; предложений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов; разделов сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; описей особо ценных дел и документов страхового фонда; актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; актов о неисправимых повреждениях дел.

3. Порядок работы ЦЭК (ЭК)

8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК (ЭК), рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

9. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов.

10. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются, протоколы заседаний подписываются председателем, секретарем комиссии и утверждаются руководителем государственного органа (организации).

11. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и оперативное хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

12. Работа в ЦЭК (ЭК) работников государственного органа (организации) предусматривается в годовых планах и дополнительной оплате не подлежит.

Приложение 2

к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма разделов сводных описей дел

постоянного хранения и дел по личному составу

УТВЕРЖДЕНА                                                                           УТВЕРЖДАЮ

протоколом ЭПК уполномоченного                     Наименование должности

от «_»_________ ______ года № ___                     ____________ Расшифровка

                                                                                             (личная подпись) подписи

Дата

Сводная опись № ____

______________________

(название сводной описи дел)

за _____________­­­__ годы

 

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

В данный раздел сводной описи внесено _________________ дел с № __

                                                                    (цифрами и прописью)

по № __, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности                                                                        Расшифровка

                                                                                 (личная подпись)

Дата

протоколом  ЦЭК (ЭК) организации

Приложение 3

Дата

Сводная опись № ___

____________________________

(название сводной описи дел)

за ____________годы

№№ п/п	Индекс дела	Заго- ловок дела	Дата дела	Коли- чество листов в деле	Объем дела (в Мбайтах)	Формат данных	Состав    текстовой сопроводи- тельной   докумен-  тации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел сводной описи внесено_____________ дел на электронных носителях

                                (цифрами и прописью)

с №___по №___.

Наименование должности                           Расшифровка

составителя раздела сводной описи ____________   подписи

Дата                            (личная подпись)

                                                           Одобрена

                                                протоколом ЦЭК (ЭК) организации

                                                от "___"_________ ___ года № __

Формат А4 (210Х297)

Приложение 4

к Основным правилам работы

ведомственных архивов

Форма раздела сводной описи дел

временного (свыше 10 лет) хранения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

___________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Архивный фонд № ___

дел временного (свыше 10 лет)

хранения за ______годы

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Даты дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 В данный раздел сводной описи внесено_____________ дел с №__ по №__, в том

                                   (цифрами и прописью)

числе:

литерные номера:

Наименование должности                           Расшифровка

составителя раздела сводной описи ___________    подписи

Дата                            (личная подпись)

                                                           ОДОБРЕНА

                                                протоколом ЦЭК (ЭК) организации

                                                от "___"_________ ___ года № __

Формат А4 (210Х297)

Приложение 5

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

___________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Архивный фонд № ___

дел временного (свыше 10 лет)

хранения на электронных

носителях за ______годы

                                 (цифрами и прописью)

с №___по №___.

Наименование должности                           Расшифровка

составителя раздела сводной описи _____________  подписи

Дата                             (личная подпись)

                                                           ОДОБРЕНА

                                                протоколом ЦЭК (ЭК) организации

                                                от "___"_________ ___ года №

Формат А4 (210Х297)

УТВЕРЖДАЮ