ШЫҒыс қазақстан облысы мемлекеттік мұРАҒаттындағы сұраныстарды орындау тәртібі туралы нұСҚаулық

мемлекеттік мұрағаты» ММ «Шығыс Қазақстан облысы

мемлекеттік мұрағаты» ММ

директоры

__________ О.Г. Полякова

«___»__________ 2010 жыл

Құрастырушылар: Сарсембаева Г.Е.

Елюбаева А.Ж.

Шығыс Қазақстан облысы

мұрағаттар және құжаттама

басқармасының

2010 жылғы 18 ақпандағы

№3 хаттамасымен

КЕЛІСІЛДІ
Өскемен қаласы

2010 жыл

1. ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕ ................................................................................................ 3

ЖҰМЫСТЫ ҰЙЫМДАСТЫРУ ....................................................................... 5

ЖАУАПТАРДЫ БЕРУ ТӘРТІБІ ........................................................................7

ХАТТАУҒА ҚОЙЫЛАТЫН ОРТАҚ ТАЛАПТАР ........................................ 8

ТАРДЫ, ІЛЕСПЕ ХАТТАРДЫ ХАТТАУҒА ҚОЙЫЛАТЫН

ОРТАҚ ТАЛАПТАР .......................................................................................... 12
8. МҰРАҒАТ АНЫҚТАМАЛАРЫНЫҢ МӘТІНДЕРІН ҚҰРАСТЫРУҒА

ҚОЙЫЛАТЫН ТАЛАПТАР ............................................................................. 14

8.1. Азаматтардың еңбек әрекетін растау туралы..........................................14

8.2. Еңбектің ерекше жағдайын растау туралы ............................................20

8.3. Еңбек ақы бойынша ..................................................................................21

8.4. Зейнетақы және әлеуметтік аударымдарды бекіту туралы ...................23

8.5. Тұру фактісін растау туралы.................................................................... 24

8.6. Ұйымды қайта атау, құру, жою туралы ..................................................26

8.7. Оқу фактісін растау туралы.................................................................. ....28

8.8. Марапаттаулар, атақ беру туралы мәліметтерді растау туралы............29

8.9. Мәліметтерді азаматтық хал актілеріннің, шіркеу-приходтық

кітабының жазбалары бойынша растау туралы................................. 30

8.10. Нотариалдық әрекеттерді, мүліктік құқылар мен меншік

құқыларын растау туралы ....................................................................... 32

8.11. Сот шешімдерін растау туралы..............................................................33

8.12. Эвакуация фактісін растау туралы.........................................................33

8.13. Кулактың мүлігін алу, мүлікті тәркілеу, Шығыс Қазақстан

облысы шегінен тыс жерге көшіру ........................................................ 34

8.14. Әкімшілік-аумақтық өзгерістер туралы ................................................35

8.15. Ата-тектік сипаттағы сұраныстар...........................................................36

8.16. Тақырыптық сипаттағы сұраныстар ......................................................37
Пайдаланылған әдебиеттер....................................................................................38

1. ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕ
Бұл нұсқаулық облыс мемлекеттік мұрағатының қызметкерлеріне сұраныстарды дұрыс және уақытында орындауды ұйымдастыруға, мұрағат анықтамаларын құрастыруға, хаттауға, көшірмелерді, үзінділерді хаттауға қолдау көрсету мақсатында жасалған және Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатындағы азаматтардың өтініштерімен жұмысты ұйымдастыру тәртібін анықтайды.

Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау мемлекеттік мұрағаттар жұмысының күрделі де жауапты учаскелерінің бірі болып табылады.

Мұрағатшылардың негізгі міндеті Қазақстан Республикасының, жақын және алыс шетелдердің жеке және заңды тұлғалардың өтініштері мен сұраныстарын орындау болып табылады, бұл мемлекеттік мұрағаттардың беделін арттырады.

Азаматтардың өтініштерін қарау Қазақстан Республикасының Конституциясымен, Қазақстан Республикасының 2007 жылғы Еңбек Кодексімен, Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы», 2007 жылғы 12 қаңтардағы «Азаматтардың өтініштерін қараау тәртібі туралы», 2000 жылғы 27 қарашадағы «Әкімшілік процедуралары туралы», 1997 жылғы 11 шілдедегі «ҚР тілдері туралы» Заңдарымен, 2009 жылғы 30 желтоқсандағы «Мұрағат анықтамаларын беру» мемлекеттік қызметін көрсету стандартымен реттеледі.

Жоғарыда көрсетілген стандарттарға сәйкес мемлекеттік мұрағат мекемелерінің әрекеті келесі прнинциптерге негізделуі тиіс:

- адамның конституциялық құқылары мен еркіндігін сақтау;

- қызметтік міндетті орындауда заңдылықты сақтау;

- барлық және толық ақпарат беру;

- ақпараттың қорғалуы мен құпиялылығы.

Мемлекеттік мұрағаттар заңды және жеке тұлғаларға сақтаулы құжаттар негізінде олардың құқылары мен заңды мүдделерін қорғауға қажетті мұрағат анықтамаларын беруге міндетті. Заңды және жеке тұлғалар құжаттардан куәлендірілген көшірмелер мен мұрағат үзінділерін алуға құқылы. Мемлекеттік мұрағаттар берген мұрағат анықтамалары құжат түпнұсқасының заңды күшіне ие ресми құжат болып табылады.

Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігі желісінен сұраныстар түскенде Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару бойынша комитеті Төрағасының 2001 жылғы 9 шілдедегі №43 бұйрығымен бекітілген «Шет елден түскен әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау тәртібі туралы нұсқаулық» пайдаланылады.

Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатында сұраныстарды орындаумен әлеуметтік-құқықтық сұраныстарды орындау бөлімі айналысады.

Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағаты азаматтардың құқылары мен заңды мүдделерін қамтамасыз етуге қатысты қызметтік әрекеттер, еңбек ақы мөлшері, білім, марапаттау, ғылыми дәреже мен атақ беру, қоғамдық ұйымдардың жұмысына қатысу, өндірістегі оқыс жағдайлар, мүліктік құқы, туыстық қатынастарды анықтау, жасты анықтау, ата-тек туралы құжаттарды сұрау бойынша сұраныстарды орындайды. Сұраныстар хат, сауалнама және өтініш түрінде түседі. Орындауға Қазақстан Республикасының аумағында болған және Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатын жабдықтау аймағына кіретін деректер мен оқиғалар туралы сұраныстар қабылданады.

Мәселенің мән-жайы баяндалмаған сұраныс қаралмайды.

Анықтама үстелінде арнайы әдебиет, олардың ішінде мекен-жай-анықтамалық кітаптар, телефон желісі абоненттерінің тізімі, әр түрлі мұрағат анықтамалары, электрондық каталог және т.б. болуы тиіс. Сонымен қатар, мұрағатта сұралған мәліметтердің сипатына байланысты анықтама үстелінің жұмысқа қажетті мәліметтері бар картотекасы болуы қажет. Оларға келесі картотекалар жатады: мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардаң қайта аталуы, олардың орналасқан орны бойынша, жеке құрамы бойынша, медальдермен және басқа марапат белгілерімен марапатталуы және т.б. туралы. Анықтама үстелінде бұл деректер компьютерлік мәліміттер базасына енгізілуі тиіс.

Анықтама үстелінің қызметкері өтініш үлгілерінің дұрыс толтырылуына жауап береді, үлгілерде келесі мәліметтер көрсетіледі: тегі, аты, әкесінің аты (сұралып отырған жылдардағы тегі), туылған күні, айы, жылы, өтініш берушінің нақты мекен-жайы (қала/ауыл, аудан, өлке, республика), өтініш иесі жұмыс істеген кәсіпорынның, мекеменің атауы, лауазымы, жұмыс істеген немесе оқыған кезеңі, сұраныс беру себебі, сұранысты орындауға қажетті басқа деректер. Өтінішке тұлғаның жеке басын растайтын куәлігінің, еңбек кітапшасының көшірмелері қосымша беріледі. Туу дерегін немесе туыстық қарым-қатынастарын анықтау туралы сұраныстарда ата-анасының аты-жөндері, туылған жері көрсетіледі.

Бұл мәліметтерді нақтыландыру қажетті құжатты дұрыс іздеуді қамтамасыз етуге жол ашады және сұранысты орындау мерзімін біршама қысқартады.

Нотариалдық әрекеттерге қатысты сұраныстарда өтініш берушінің жеке басын растайтын құжат міндетті түрде көрсетілуі тиіс (нөмірі, берілген ақыты). Өсиетнаманы растағанда мұра қалдырушының өлімі туралы куәлік немесе өсиетнама көшірмесін беруге рұқсат ететін басқа құжат (анықтау, сот шешімі) тапсырылады.

Құжаттарды хаттағанда қате жіберілгені, жоғарыда аталған құжаттар пакетін толық тапсырмау анықталса, немесе құжаттар талапқа сай хатталмаса, сонымен бірге құжат түпнұсқа болмай шықса үш жұмыс күні ішңнде өтініш иесіне немесе Халыққа қызмет көрсету орталығына құжаттар пакеті қайтарылды және құжаттарды қайтару (сұраныстарды орындаудан бас тарту) себебі көрсетіледі.

Поштамен жіберілген сұраныстар бойынша, егер бұл сұраныстарда анықтама беруге қажетті деректер толық көрсетілмесе, немесе дәл көрсетілмесе сұраныс заты бойынша қосымша деректер сұрауға болады.

Барлық жағдайда сұранысқа сұраныс беруші немесе оның сенім жүктелген тұлғасы қол қоюы тиіс. Кез келген азамат басқа тұлғаға бекітілген тәртіпте сұраныс беруге өкілеттік бере алады.

Мұрағатқа сұраныс ғаламтор арқылы түсіп, электрондық поштасы көрсетілсе, оған өтініші орындауға қабылданғаны туралы немесе себебін көрсете отырып, қараудан бас тартылғаны турала хабарлама жолданады. Орындауға қабылданған сұраныс басылып шығарылады да, әрі қарай бекітілген тәртіпте орындауға жіберіледі.

Өтініш беруші сұраныста мемлекеттік немесе орыс тілінде бере алады және өтініш тілінде (ҚР «ҚР тілдер туралы» Заңына сәйкес) жауап алады.

Мұрағат анықтамасын беру туралы анықтаманы мұрағат басшылығы қарайды, басшылық сұранысты орындау туралы шешім қабылдайды және тиісті қарар қояды. Жекелеген жағдайларда өтінішті қарау басқа құрылымдық бөлімшелердің басшылығына тапсырылуы мүмкін.

Азаматтардың сұраныстары бойынша іс жүргізу жалпы іс жүргізуден бөлек жүргізіледі. Азаматтардың өтініштерімен жұмысты ұйымдастыруға, іс жүргізу жағдайына, сұраныстардың уақытылы және сапалы орындалуына жауапкершілік облыс мемлекеттік мұрағаты директорына, директордың орынбасарына, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бойынша бөлімнің басшысына және орындаушыларға жүктеледі.
4. СҰРАНЫСТАРДЫ ОРЫНДАУ БОЙЫНША

ЖҰМЫСТЫ ҰЙЫМДАСТЫРУ
Виза қойылған сұраныстарды әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бойынша бөлімнің басшысы кезек ретімен түскен күндеріне байланысты сұраныстардың орындау күрделілігін және қызметкерлердің біліктілігін ескере отырып, бөледі. Орындаушыларға берілген өтініштер хронологиялық ретте журналға жазылады, сонымен қатар анықтама немесе жауап дайын болғанда сұраныстың орындалғаны туралы белгі қойылады.

Анықтама жүргізу бойынша жұмысты жеделдету үшін (бір күні түскен) өтініштерді мұрағат қорының бір тектілігі бойынша топтастырып алып, бірнеше орындаушыға емес, бір орындаушыға берген жөн, бұл бір мезгілде бірнеше адамның аты-жөнін қарауға, нәтижесінде еңбек өнімділігін арттыруға мүмкіндік береді.

Анықтама жүргізуді жеделдетуге бір орындаушы-қызметкерге сұраныстар көп түсетін белгілі қорлар тобын бекіту де әсерін тигізеді. Бұл мұрағатшыға өзіне бекітіліп берілген қорды, мекеменің құрылымы мен бағыныштылығын тереңірек зерделеуге, қордың ғылыми-анықтамалық аппаратын жақсартуға жол ашады.

Өтініш беруші туралы ақпарат мемлекеттік сақтаудағы мұрағат қорының кең аясында сақталуы мүмкін. Мұрағат анықтамалары өтініш сұрағына жауап беретін барлық құжаттық материалдар бойынша жинақталады.

Тікелей сұраныстарды орындаумен айналысатын қызметкерлердің негізгі жұмысы іздеудегі деректер болуы мүмкін мұрағат қорын анықтаудан, тізімдемелерді және анықтамалық картотекаларды қараудан, ғылыми-анықтамалық аппаратты зерделеуден, істі бет бойынша қараудан тұрады.

Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау бөлімінің қызметкерлері сұралып отырған деректер бойынша құжаттардың қайда сақталатынын білуі тіиіс. Құжаттарды уақытша ведомстволық сақтау мерзімі 2000 жылдың 26 желтоқсанындағы «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша ведомстволық сақтау тәртібі мен мерзімі туралы нұсқаулықпен» анықталады, аталған нұсқаулыққа сәйкес кәсіпорындар, мекемелер, ұйымдар ведомстволық сақтау мерзімі өтіп кеткен соң жоғарыда аталған құжаттарды ведомстволық сақтауға беруге міндетті. Сонымен қатар, өткен жылдардың көптеген құжаттарының, әсіресе азаматтардың еңбек әрекеттері туралы құжаттардың мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың өзінде (кейде құқықтық мұрагерлерінде) сақталып келе жатқанын естен шығармаған жөн. Бұндай жағдайда өздері жұмыс істеген мекемелерге тікелей хабарласу туралы кеңес беріледі.

Құжаттарды қарау сұралып отырған мәселеге тікелей қатысты материалдан басталады. Құжаттарда іздеулі деректер жоқ болған жағдайда, «тікелей емес» немесе бағыныштылығына немесе бір ведомствода болуына байланысты қажетті сұраныстардың деректерінің болуы мүмкін құжаттарды қарау қажет. Сондай-ақ, жеке құрам бойынша дерек жоқ болған жағдайда тұрақты сақтау істерін қарау қажет, олардың құрамында жеке құрам бойынша құжаттар болуы мүмкін. Мысалы, жоғары тұрған ұйымдардың қорларында бағынышты ұйымдардың қызметкерлерінің тізімі болуы мүмкін, аудандық атқару комитеті қорларында – атқару комитеттері бөлімдерінің жеке құрам бойынша құжаттары болуы мүмкін, халыққа білім беру бөлімінің қорларында – мектеп мұғалімдерінің тарифтік тізімі және т.б. болуы мүмкін, жеке құрам бойынша және негізгі әрекет бойынша бұйрықтар, өкімдер бірге қалыптастырылған және тұрақты сақтау тізімдемесіне енгізілген.

Жеке істердегі кадрларды есепке алу парағы, сауалнамалар, өмірбаян мұрағат анықтамасын беруге негіз бола алмайды, себебі олар ресми құжат емес және олардағы ақпараттың ақиқаттығына мұрғат кепілдік бере алмайды.

Тізімдеме бойынша іріктелген істер мұрағат қоймасынан істер беруге арналған талап-қағазға түсіріледі. Істі бергеннен кейін құжаттардың мемлекеттік есебі және олардың сақталуын қамтамасыз ету бөлімінің мұрағатшысы істерді мұқият қарайды. Қарағанда істерді бүктеуге, парақтарды жыртуға, қарындашпен немесе қаламмен белгі қоюға, өзгерістер мен толықтырулар енгізуге тыйым салынады.

Орындалған өтініштің сыртына қаралған қорлар мен істердің нөмірлері қойылады.

Мұрағатта жоқ қорлар бойынша түскен сұраныстар үш күн ішінде ілеспе хатпен бірге ұйымның орналасқан орнына жолданады. Мұрағат мөрімен расталған ілеспе хаттың бір данасы өтініш иесіне жолданады. Жекелеген жағдайларда өтініш берушіге кеңес беру хаты (осы Нұсқаулақтың 6 тарауын қара) жолданады.

Мүгедектердің, Ұлы Отан соғысына қатысушылардың және оған теңестірілген тұлғалардың сұраныстары тез арада орындалады. Нотариальдік, құқық қорғау, сот органдарының, прокуратура органдарының, сонымен қатар, Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігінің желісі бойынша шет елден түскен сұраныстар жоғарыда көрсетілген заңнамада бекітілген мерзімде орындалады.

Мемлекеттік органның, жергілікті атқару комитетінің, сот органының өздерінің функцияларын орындауға байлынысты тақырыптық сұраныстары заңнамамен бекітілген мерзімде бірінші кезекте олармен келісілген мерзімде қаралады. Бұндай сұраныстарды орындау ақысыз негізде жүзеге асырылады.

Азаматтар мен ұйымдардың тақырыптық сұраныстары бойынша құжаттар анықтау әдетте жүргізілмейді. Азаматтар мен ұйымдарға оларға қажетті сұрақтар бойынша құжаттары бар қорлардың орналасқан орны туралы деректер хабарланады, және құжаттармен танысу тәртібі түсіндіріледі. Бұндай сұраныстарды орындау Қазақстан Республикасының нормативтік-құқықтық актілеріне сәйкес ақылы қызмет көрсету тәртібінде жүргізілуі мүмкін.

Ата-текке байланысты сұраныстарды мұрағат ақылы қызмет көрсету тәртібінде жүргізеді (оның ішінде келісім шарт негізінде). Көрсетілген сұраныс өтініш иесіне қатысты да, сонымен бірге, бекітілген тәртіпте басқа тұлғаларға қатысты да орындалады.

Қосымша еңбекті және уақытты талап ететін ата-тектік және тақырыптық сипаттағы сұраныстар ақырына дейін орындалғанша қосымша бақылауға алынады, ол туралы сұраныс иесіне өтінін тіркелгеннен сәттен үш күн ішінде хабарланады.

Ата-тектік сұранысты орындауға мүмкіндік болмаса мұрағат қызметін пайдаланушыға ата-тектік сипаттағы қажетті ақпаратты мұрағаттың оқу залында жұмыс істеу арқылы іздеуге кеңес беріледі.

Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды мұрағат ақысыз негізде, Қазақстан Республикасының заңнамасымен бекітілген мерзімде орындайды.

Азаматтардың сұраныстарына жауаптардың барлық түрі кейіннен сұрақтар туындатпау үшін өтініш берушіге жеке басын растайтын құжатын көрсеткен жағдайға ғана беріледі, ал оның сенімді тұлғасына бекітілген тәртіпте хатталған сенімхат арқылы беріледі. Алушы жауаптардың көшірмелеріне қол қойып, жауапты алған күнді көрсетеді. Қалада тұрмайтын арыз иелеріне жауап пошта арқылы жолданады.

Құжаттардың өтініштері мен оларды қарау бойынша құжаттар томдарға тігіледі, олар 5 жыл бойы сақталады. Қазақстан Республикасы азаматтарының, алыс және жақын шетелдердің азаматтарының қаралған өтініштері, тақырыптық сипаттағы сұраныстар жеке томдарға қалыптастырады.

Жаңа дәлелдер немесе жаңадан белгілі болған жағдайлар ұсынылмаған қайталама сұраныстар тексеруге жатпайды. Егер олар бойынша бұрын толық жауап берілсе, сол жауапты қайталуға болады. Бұрын орындалған сұраныс бойынша жаңа деректер, немесе қосымша мәліметтер ашылған жағдайда сұраныс қайта тіркеледі және Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасымен бекітілген мерзімде орындалады. Мұрағат сол мұрағат анықтамасына енгізілген деректердің мұрағат құжаттарына сәйкестігін тексереді, қосымша мәліметтер анықталған жағдайда оларды екінші қайтара берілген анықтамаға енгізеді.

Сұраныс берушінің түпнұсқа жеке құжаттары (еңбек кітапшалары, аттестаттар, дипломдар, оқуды бітіргені туралы куәліктер) өтініш берушінің жеке өз қолына қол қойдыра отырып беріледі және жеке бас куәлігінің нөмірі, берілген күні жазылып алынады. Қол өтінштің сыртына қойылады. Мұрағат қорынан шығатын құжаттың көшірмесі жасалып, іске кірістіріледі. Сонымен бірге, тізімдемеге еңбек кітапшасының, аттестаттың, дипломның берілгені туралы белгі қойылады.
6. МҰРАҒАТ АНЫҚТАМАЛАРЫН,ҮЗІНДІЛЕРДІ, КӨШІРМЕЛЕРДІ ХАТТАУҒА ҚОЙЫЛАТЫН ОРТАҚ ТАЛАПТАР
Іздеу нәтижесі облыс мемлекеттік мұрағаты үшін бекітілген өтініш иесіне жауаптың бір түрінде хатталады: мұрағат анықтамасы, мұрағат үзіндісі, мұрағат көшірмесі. Сұраныс заты туралы деректер жоқ болса хат-қайта жолдау, хат-кеңес, теріс жауап хатталады. Азаматтардың сұраныстарына жауаптар А4 форматты парақта хатталады, жекелеген жағдайларды елтаңбалы бланклерде жасалады. Парақтың сол жақ өрісі 20 мм-ден, оң жақ, жоғары және төмен жақ өрістері 10 мм-ден кем болмауы тиіс. Мәтін компьютерлік техника көмегімен 14 өлшемді Times New Roman шрифтімен, бір жоларалық интервалмен хатталады. Жекелеген жағдайларда шрифт басқа болуы мүмкін (кестені толтырғанда). Анықтаманың немесе жауаптың мәтіні парақ еніне теңестірілген болуы тиіс. Мәтіннің бірінші жолынан мәтіннің басына дейінгі қашықтық 60 мм-ден кем болмауы керек. Бірінші жолдың басы азатжолдан басталады. Азатжол сол жақ шекарадан бес баспа белгісінен (15 мм) кейін басталады. Мәтінді басқанда компьютерде тасымал жасау операциясы орнатылуы тиіс. Тыныс белгілері, бұйрық нөмірі, адамның аты жөнінің бас әріптері келесі жолға ауыстырылмайды.

Еңбекақыны есептеу туралы мұрағат анықтамалары үшін облыс мемлекеттік мұрағатында арнайы әзірленген, типографиялық тәсілмен басылған елтаңбалы бланк қарастырылған, бұл бланкінің графалары қолмен толтырылады. Қазақстан Республикасының «Қазақстан Республикасындағы тілдер туралы» Заңына сәйкес азаматтардың сұраныстарына жауаптар мемлекеттік немесе орыс тілдерінде хатталады.

Құжат жолданып отырған адресат парақтың жоғары оң жағында көрсетіледі. Жауап жеке тұлғаға жолданған жағдайда бірінші оның мекен-жайы, содан кейін барыс септігінде оның аты-жөні, тегі көрсетіледі. Заңды тұлғаға жіберілген жағдайда оның толық атауы, құрылымдық бөлімшесінің атауы атау септігінде беріледі, содан кейін оның толық мекен-жайы көрсетіледі.

Мұрағат анықтамасы – заңды күші бар, сұраныс заты туралы ақпарат берілген, құжаттың іздеу деректері көрсетілген мұрағаттың ресми құжаты.

Мұрағат анықтамасы мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың сұраныстары негізінде олардың әрекеттеріне сәйкес сала жөніндегі сұрақтары бойынша беріледі; ал азаматтарға олардың заңды құқылары мен мүдделеріне байланысты сұрақтар туралы өтініштер негізінде беріледі.

Мұрағат анықтамалары мұрағатта сақталған және өтініште көрсетілген сұрақ бойынша жасалады. Мұрағат анықтамасын әзірлеу сұралып отырған деректерге қатысты тікелей және қосымша құжаттарды мұқият зерделеуді талап етеді. Сұралып отырған сұрақ бойынша деректер кірген құжат мұрағатта жоқ болса, мұрағат анықтамасын мұрағатта бар баспа материалдарының негізінде беруге болады.

Мұрағат анықтамасы сұраныс заты туралы кез келген дерек табылған жағдайда барлық мұрағаттар үшін ортақ нысанда хатталады: парақтың жоғары оң жағында адресат көрсетіледі, парақтаң ортасында құжаттың аты: «Мұрағат анықтамасы» көрсетіледі, әрі қарай анықтама мәтіні беріледі.

Мұрағат анықтамасын әзірлегенде қызметкер құжаттарда бар деректерді пайдалануы мүмкін, сұраныс бойынша құжаттарда бар мәліметтерді осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес дәл және түсінікті етіп мазмұндайы. Сұранысқа қатысы жоқ деректер анықтамаға кіргізілмейді.

Анықтамада құжаттың толық атауы, олардың күні көрсетіліп, құжаттағы дерек толық мазмұндалады. Деректер оқиғалардың хронологиялық ретімен беріледі. Анықтамада атауы тырнақшаға алынған құжаттан үзінді келтіруге болады. Анықтамада ұйым атауы бірінші рет берілгенде толық жазылады (жақшаның ішінде қысқартылған аты жазылады). Сол ұйымның атауын қайта жазғанда қысқартылған түрінде беруге болады.

Нормативтік-құқықтық және өкімдік құжаттамаларға жасалғанда сілтеме сөздік-сандық тәсілмен беріледі, мұнда бірінші күні, содан соң құжат нөмірі көрсетіледі: «2001 жылғы 15 қарашадағы №65 бұйрықпен...»

Мұрағат анықтамасы қысқаша жазылуы тиіс, анықтамада өзгерістерге, түзетулерге, комментарийге, қысқартуға, мұрағат құжаттарын өзінше пайымдауға, мұрағат анықтамасына негіз ретінде алынған құжат мазмұнын орындаушының қорытындылауына жол берілмейді.

Сұраныстарда көрсетілген кейбір деректердің мұрағат құжаттарына сәйкеспеуі егер құжаттағы басқа деректер және сол деректер қатысты тұлға сұралған мәліметке сәйкес болған жағдайда бұл деректерді мұрағат анықтамасына енгізуге кедергі бола алмайды. Мұрағат анықтамасында бұл деректер мұрағат құжатында берілген ретінде баяндалады, ал сұралған мәліметтерден айырмашылықтар, сәйкессіздіктер және анық емес мәліметтер және т.б. болғанда, тұлғаның аты, әкесінің аты көрсетілмесе, немесе оның біреуі ғана болғанда, аты-жөнінің басқа әріптері түсініксіз болған жағдайда анықтама мәтінінде жақшаның ішінде «(құжатта осылай)», «(құжатта көрсетілмеген)» деп көрсетіледі.

Мұрағат анықтамасының мәтіні бойынша ескертуде түсініксіз жазылған, автор түзеткен, оқу мүмкін емес сөздерге қатысты «түпнұсқада осылай», «мәтінде түсініксіз жазылған» деген ескертпелер беріледі.

Бір мұрағаттың құжаттарынан анықталған бірнеше мекемеде жұмыс істегені, бірнеше оқу орнында оқығаны туралы деректер бір мұрағат анықтамасына енгізілуі мүмкін.

Анықтама мәтінінен кейін анықтаманы жасауға негіз болған іздестіру деректері көрсетіледі (мұрағаттың атауы, қор, тізімдеме, іс нөмірі, құжаттың парағы), анықтама мәтінінде әр факт немесе оқиғада мазмұндалған соң істің мұрағат шифрін көрсетуге, бет нөміріне сілтеме беруге рұқсат етіледі.

Құжаттың төменгі жағында лауазымды тұлғаның қолы қойылады, бұл деректемеге ұйымның атауы (егер құжат бланкіге орындалмаса), лауазым, жеке қолы және қолды ашып жазу (аты мен әкесінің атының басқы әріптері мен тегі) кіреді. Елтаңбалы бланкіге орындалған құжатқа қол қойғанда ұйымның атауы көрсетілмейді. Төменірек орындаушының қолы, қолы ашып жазу (тегін көрсету), телефоны қойылады. Егер қойылатын қол анықтама мәтінімен бір бетке бірге сыймаса қол анықтама парағының сырт жағына қойылады.

Көлемі бір парақтан асатын мұрағат анықтамасында парақтар тігілуі, нөмірленуі, мұрағаттың елтаңбалы мөрімен расталуы тиіс. Парақтарды тіккенде жіптің ұшы соңғы парақтың сырт жағында қалатындай болуы керек. Жіп түйілген жерге жіптің ұшы шығып тұратындай етіп шағын қағаз жапсырылады. Қағазда жазабаша түрде парақ саны көрсетіледі, орындаушының қолы қойылады, күні көрсетіледі, содан кейін қойылған қол мен жапсырылған парақты қамтитындай етіп елтаңбалы мөр қойылады.

Мұрағат анықтамасын тазалауға және ластауға жол берілмейді.