Шығыс Қазақстан облысыныңмұрағаттар және құжаттама басқармасы Өскемен қаласы, Пермитин көшесі, 23 2012 жылға Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты»

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағаты Қазақстан Республикасы Президентінің Қазақстан халқына «Әлеуметтік-экономикалық модернизация – Қазақстан дамуының басты векторы», «Қазақстан-2050» стратегиясы» Жолдауларын талқылауында қатысты: аяғына нық тұрған мемлекеттің және Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә. Назарбаевтың «Қазақстанның әлеуметтік модернизациясы: Жаппай Еңбек Қоғамына Жиырма қадам» тапсырмаларының жаңа саяси бағыты, Қазақсан Республикасы Парламентінің Мәжіліс, Шығыс Қазақстан облыстық және Өскемен қалалық мәслихаттар депутаттарын сайлауында қатысты. Облыстың мемлекеттік мұрағатымен Қазақстан Республиксының Президенті Н.Ә. Назарбаевтың Жолдауын іске асыру бойынша іс-шаралар жоспары құрылды.

Шығыс Қазақстан облыстық әкімдігінің 2012 жылғы 23 қаңтардағы № 10 «Мемлекеттік мекемелердің қайта атауы туралы» қаулысына сәйкес, облыстың мемелекеттік мұрағаты Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты» коммуналдық мемелекеттік мекемесі (КММ) болып аталатын болды. Осыған байланысты барлық құқық орнататын құжаттарды қайта рәсімдеуі жүргізілді.

Қазақстан Республикасы Басты Прокурорының 2011 жылғы 16 қарашадағы № 109 бұйрығымен бекітілген «Жеке және заңды тұлғалардың үнеулерін есепке алу ережелерін» енгізу бойынша, облыстың мұрағаттар және құжаттама басқармасында ұсыныстар берілді.

Іс жүргізу және мұрағаттық іс бойынша нормативті-құқықтық базасының жаңаруымен байланысты 2011 жылдың қаңтарында, атап айтқанда: 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 жаңа «Ведомстволық және жеке мұрағаттарымен ҰМҚ құжаттарын және де басқа мұрағаттық құжаттарын қабылдау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелері», 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 «Мемлекеттік және басқа арнайы мемлекеттік мұрағаттарымен ҰМҚ құжаттарын және де басқа мұрағаттық құжаттарын жинақтау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелері», 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттау және құжаттамамен басқару үлгілі ережелері», 2012 жылғы 26 желтоқсандағы № 1605 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарының қызметінде құрылатын, сақтау мерзімі көрсетілген үлгілі құжаттардың тізімі» шығуымен, облыстың мемлекеттік мұрағатында оларды зерттеу және енгізу жұмысы басталды.

Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасында Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті Күнін мерекелеуіне байланысты, Шығыс қазақстан облысының құрылу күнінен 80-жылдығына байланысты іс шаралар дайындалды; Қазақстан Республикасының «Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы» Заңын орындау туралы, сыбайлас жемқорлыққа қарсы әрекет бойынша іс шараларды орындау туралы ақпараттар, бейнетәртібінде Шығыс Қазақстан облыстық ЭТК жұмысы туралы және элктронды түрде істер тізімдемесін қарастыру және оларға ҒАА ұсыныстары, тарихи деректерді электронды түріне жинақтау және аударуын, электронды құжаттардың, шет елдердегі мұрағаттарда және ғылыми мекемелерде 2001-2012 жылдардың XVI-XX ғасырлардағы Қазақстан тарихы бойынша айқындалып ие болғанқұжаттар тізімін, үшінші дәрежелі Даңқ Ордені, үшінші дәрежелі Еңбек Даңқ Ордені кавалерлерінің, Совет Одағының Батырлары, Социалистік Еңбек Батырлары тізімін, сонымен қатар 2013 жылға арналған аз шығынды іс шаралар жоспарын сақтауын қамтамасыз ету бойынша электронды мұрағаттың Біріңғай жүйесін құру туралы ұсыныстар көрсетілген.

Апта сайын облыстың мұрағаттар және құжаттама басқармасына келіп түскен және орындалған әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстардың саны туралы, және олардың орындалу мерзімдері туралы мәліметтер, квартал сайын – ҚР Шығыс Қазақстан облысының әкімі мен РФ Алтай өлкесінің әкімшілік арасындағы сауда-экономикалық, ғылыми-техникалық және мәдениет ынтымақтастығы туралы Келісімді іске асыру жөніндегі 2011-2012 жылдардың іс шаралар жоспарын орындау туралы мәліметтер тапсырылып отырады. Күн сайын сұраныстардың тіркеуі және «Халыққа қызмет көрсету Орталықтары үшін біріктірілген ақпараттық жүйесі» жобасы бойынша оларды «Үндеулердің біріңғай есебі» (ЕУОЛ) автоматтандырылған жүйесінен және «Е-акимат» бағдарламасынан бақылаудан шығару жұмысы жүргізіледі. «Е-акимат» бағдарламасында жұмысты жақсарту, сондай-ақ «Шығыс Қазақстан облысының электронды мұрағаты» бағдарламалық-аппараттық кешенінің жұмыс істеу мақсатында, есеп беру кезеңінде Потанина, 12 көшесі бойынша орналасқан облыстың мемлекеттік мұрағатында жергілікті есептеу желісі және ішкі автоматтандырылған телефон станциясы (шағын АТС) орнатылған.

Головкова, 26/1 көшесі бойынша орналасқан облыстың мемлекеттің мұрағат ғимаратының сервер бөлімінде «Raiting» ЖШС ауа, ылғылдық ағынының қадағасы, өрт қадағасы және қуат көзін бар-жоғын анықтайтын қадағасы орнатылды. Қадағалардың жұмысын бақылау «Рұқсат алудың бақылау жүйесі және айналаның мониторингі» бағдарламасында жүзеге асырылады.

Потанина, 12а, Крылова, 39 көшелері бойынша орналасқан мұрағат ғимараттарында автоматтандырылған өрт сөндіру жүйесі қолданысқа қабылданды, Головкова, 26/1 көшесі бойынша орналасқан ғимаратында іске қосылған газ өрт сөндіру жүйесінің сауыттары диоксид көміртегімен қайта зарядталды, осы ғимаратта сорғыс-жоғарлатушылар орналастырылған, мұрағаттың барлық ғимараттарында өрт-күзет дабылдары ауыстырылған. Осы өрт-техникалық іс шараларына 12 млн. 286 мың теңге жұмсалды.

«Шығыс Қзақстан облысының мемлекеттік мұрағаты» (http://e-arhiv.vko.gov.kz), ақпараттық сайты ойдағыдай іс жүзінде және ақпаратпен, жаңалықтарымен ұдайы толтырылып отырады, фильмдардың режиссеры мен авторы, тарих пәнінің мұғалімі В. Типтюкпен түсірілген, Өскемен қаласының құрылу тарихы бойынша, Ұлы Отан соғысында қатысқан шығыс қазақстандық жауынгерлер туралы деректі фильмдер көрсетілген, жаңа «Мұрағаттық бейнематериалдар» бөлімі құрылды. Деректі материалдар мұрағаттық материалдар негізінде дайындалған.

Мұрағат сайтында, семинарлар, дәрістер өткізу туралы, жеке текті құжаттарды қабылдау, шығармашылық кештерінде, семинарларда. қатысу және т.б туралы баяндамалар, фотоальбомдар, ақпараттар, хабарландырулар орналасқан; жаңа нормативті-заңды базасы орналасқан. «Фотогалаерея» бөлімінде «Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә. Назарбаев ығыс Қазқстанда», «Сүретші Семибратовтың сабақтары», «Игорь Григорьевичтың фотожұмыстары», «Өскемен қаласында театр және кино жұлдыздары»жаңа фотоальбомдары (И. Григорьевтың фотосы) қосылған. Барлығы 389 хабарламалар, фотосүреттер орналастырылған. Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағат сайтына 42906 қолданушылар кіріп шықты, олармен 155862 беттер қаралған, 822 қолданушылар сайт арқылы өтілін, тұруын растау, еңбек ақы бойынша анықтамаларды беру т.б. туралы сұрақтары мен үндеулерімен сұрау қойды.

Бұрын құрылған «Электронды қор каталогы», «Мұрағат тіркеушісі», «Мұрағат қоры» мәліметтер базаларын біріктірген, «ШҚО электронды мұрағаты» автоматтандырылған басқару жүйесінде (АБЖ) жұмыс басталды.

Мемлекеттік сатып алу веб-порталында, 2012 жылға арналған облыстық мемлекеттік мұрағатының мемлекеттік сатып алу бойынша жылдық жоспары орналасқан. Оның іске әске асырылуына бақылау жүргізіліп отыр.

Жұмыс жоспарын жүзеге асыру мақсатында, есеп беру кезеңінде облыстық мемлекеттік мұрағатымен құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласында тігу, картондау, құжаттарды өңдеу, сөніп бара жатқан мәтіндерді қалпына келтіру, қағаз және пленка таратушылардағы құжаттардың бар болуы мен табиғи жағдайын тексеру, аса құнды құжаттарды (АҚҚ) айқындау және пайдалану қорын құру бойынша жұмыстар жүргізілді, «Электронды мұрағат» үшін құжаттарды сканерлеу бойынша жұмыс жалғастырылды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен құжаттары мемлекеттік есепке алу бойынша жұмыс жүргізілді: бар болған беттерді жалғастыру,жаңасын, қорлардың жаңа карточкаларын, қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді құру. 2012 жылдың 1 қаңтарға жағдайы бойнша мұрағат қорының төлқұжаты құрылды.

Есеп беру кезңінде, құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдау, құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеу жұмыстры жүргізілді, ұйымдар мен мекемелерге іс номенклатурасын, ЭК туралы ережелерді, іс жүргізу бойынша нұсқауларды, елтаңбалы блаанктерді әзірлеуде әдістемелік, тәжірибелік көмек көрсетілді. Іс ноенклатурасын, ЭК туралы ережелерін келісу бойынша, ведомстволық мұрағаттар туралы, мемлекеттік емес меншік нысанды ұйымдармен, мекемелермен іс жүргізу мен мұрағаттық іс саласындағы қарым-қатынас пен ынтымақтастық туралы келісім шартқа отыру бойынша, ұйымдармен, мекемелермен жұмыс жүгізілді.

Ақпараттық-іздестіру жүйесін құру саласында, облыстың мемлекеттік мұрағаты басқарушылық құжаттамаларды, жеке текті құжаттарды, фото- және бейнеқұжаттарды сипаттаумен, іс тізімдемелерін қайта өңдеумен, құжаттарды каталогтаумен айналысқан.

Есеп беру кезеңінде, «Рудный Алтай» облыстық газетінде, «7 дней» газетінде бір қатар мақалалар дайындалып жарияланды: мұрағаттық істің озаты, Қазақ СРО еңбегі сіңген мідени қайраткері, С.Е. Черныхтың өмірден қайтқан күнінен 20-жылдығына орай «Старые документы как «книги» истории», Қазақстан Республикасының Құрметті журналисті, Ұлы Отан соғыстың қатысушысы, М.Ш. Мусинның туған күнінен 85-жылдығына орай «Почему Мусин разминулся с Джамбулом?», Өскемен қаласының Құрметті азаматы, А.С. Куленовтың туған күнінен 80-жылдығына орай «Золотой человек» Казахстана»; М.И. Чистяковтың туған күнінен 95-жылдығына орай «Я прожил век, но продолжаю век...», Халық бостандығы ұйымының мүшесі Н.Э. Ватсон туралы «Ватсон жил Зайсане» және басқалар.

Бұдан басқа, 1941-1945 жж. Ұлы Отан соғысы Жеңісінің 67-жылдығына орай, мемлекеттік мұрағаты, баяндамаларымен, мультимедиялық тұсаукесерлерімен, көрмелерімен ғылыми-практикалық, сонымен қатар Алматы қаласында ҚР Президентінің Мұрағатында өткен халықаралықконференцияларында, дөңгелек үстелдің жұмысында қатысты, Жеңіс Күніне арналған мекетеп сабақтарын өткізді.

Шығыс Қазақстан облысының құрылған күнінен 80-жылдығына орай «Шығыс Қазақстан: тарих кезеңдері» атты көрме дайындалған. Осы күнге «Өлкетану оқулар» шығармашылық кешінде, «Дидар» облыстық газеті редакциясының «Алтай» журналының мерейтойлық шығарылымында жарияланған, «Семей қаласы орталығымен Шығыс Қазақстан облысының құрылуы» атты баяндамасы арналған. Қазақстан Республикасының Конституция Күніне «Халықпен қабылданды, барлығы үшін жұмыс істейді» көрме дайындалды. Қазақстанның Тұңғыш Президенті Күніне іс шаралар жоспарын іске асыру шеңберінде «Менің елім, менің Президентім» атты көрме дайындалған және «Мұрағаттар: тарихы, қазіргі уақыт және келешек» ашық есік Күні жүргізілді, соның шегінде Қазақстан Республикасының Тәуелсіздік Күніне арналған «Восток благодарный Вас не забудет...», «Григорий Николаевич Потанин», «Оставим память мы...» кітаптардың, «ШҚО мемлекеттік мұрағаты» сайтының, «Тарих кезеңдері», «Менің тәуелсіз елім, мәңгілік күшті бол» көрмелердің тұсаукесері өтті, мұрағат бойынша экскурсия жүргізілді.

«АВ Контент» студиясына (Мәскеу, РФ), Ресей-Америка компанияның қалаушысы Г.И. Шелиховтың өмірі мен қызметіне арналған фильмның Азиялық-Тынық мұхиттық экономикалық ынтымақтастығының саммитіне дайындығына; «Восточно-Казахстанцы – Кавалеры Ордена Славы ІІІ степеней» фильмның түсіріліміне «Я Казахстан» ЖШС; «Восточно-Казахстанской области – 80 лет» фильмның түсіріліміне «Реал-Тайм» ЖШС көмек көрсетілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Чистяков оқулары» («Шығыс Қазақстан облысының мұрағаты қорларындағы Д.Ф.Черепановқа М.И. Чистяковтың хаттары» баяндамасы), «Гребенщиков оқулары» («Д.Г. Панкратьевтың қорындағы Г.Д. Гребенщиков туралы құжаттар» баяндамасы) аймақтық семинарларда қатысты.

Есеп беру жылы облыстың мемлекеттік мұрағаты, Киев қаласында өткен «Электронды құжат: көкейтесті мақсаттары мен тәжірибелік енгізу (Электрондықұжаттың өміршеңдік кезеңі)» Халықаралық ғылыми-практикалық конференциясында қатысты. Конференция, ақпараттық қоғамының және электрондық басқарудың қазіргі кезеңіндегі құжаттанушылардың, мұрағатшылар мен идара қызметкерлердің тәжірибесінде пайда болатын электронды құжаттардың құрылуы мен іске қосылуының теоретикалық-әдістемелік және практикалық мәселелерді талқылауға, сондай-ақ көрсетілген мәселелердің мүмкін шешу жолдарын анықтауға арналаған. Конференция жұмысында, «ШҚО электронды мұрағаты» баяндамасымен облыстың мемлекеттік мұрағаты ақпараттық технологиялар бөлімінің жетекшісі – И.Ю. Носова қатысты.

Microsoft Корпорациясымен бірлесе «Rating» ЖШС ұйымдастырылған, Microsoft өнімдерін көрсетуі өткен, дәл сондай мемлекеттік мұрағаты қатысқан, «Microsoft мемлекеттік мекемелері үшін» семинарында бағдардламалық қамтамасыз етуді лицензиялау сұрақтары ашып талқыланған.

«Назарбаев орталығы» (Астана қ.) ғылыми-аналитикалық мемкемесі үшін, голодоморға арналған Астана қаласындағы көрмесіне облыстың мемлекеттік мұрағатымен біздің аймағымыздың тарихынан құжаттары жолданды.

Григорий Николаевич Потанин туралы саяхатшы туралы кітап шығарылды.

Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті Күніне мемлекеттік мұрағатымен «Ашық есік Күні» жүргізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатында, кәсіби дайындық пен сервис Өскемен колледжінің, Қазақстан-Америка бостандық университетінің, С. Аманжолов атындағы Шығыс Қазақстан мемлекеттік университетінің студенттері өндірістік тәжірибені өтті. Студенттер мұрағаттық құжаттарды сканерлеумен, сөніп бара жатқан мәтіндерді қалпына келтірумен, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындаумен айналысты. Мектеп оқушылары үшін мектеп сабақтары, дәрістер, мұрағат бойынша эксукрсиялар жүргізілді.

Әдістемелік жоспарында, облыстың мемлекеттік мұрағатымен «Кеңес және кеңестен кейінгі кезеңнің аса құнды құжаттарын анықтау, сипаттау, есепке алу және сақтау бойынша әдістемелік ұсыныстар», «Жеке текті құжаттарды сипаттау бойынша әдістемелік ұсыныстар», мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттаудың жаңа Үлгілі ережелер мен құжаттамамен басқару негізінде «Құжаттарды рәсімдеу және құру» әдістемелік ұсыныстары әзірленді.

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемелкетік мұрағаты әлеуметтік-құқықтық және тақырыптық сипаттағы сұраныстарды орындаумен айналысты. Сұраныстардың көп көлемінде түсуімен байланысты, олардың орындауында мұрағат бөлімдерінің қызметкерлері де қатысады.

Облыстың мемлекеттік мұрағатында жоспарлы-есептік, ұйымдық-жарлық, анықтамалық-ақпараттық құжаттамалар, әдістемелік әзірленімдер мемлекеттік тілге аударылады.

2012 жыл ішінде, 2011 жылдың облыстық мемлекеттік мұрағатының қорытынды жұмыстары, облыстың мемлекеттік мұарағаты бөлімдерінің айлық, кварталдық қорытынды жұмыстары қарастырылған дирекцияның 12 мәжілісі, эксперттік комиссияның 3 мәжілісі өтті.

Облыс мемлекеттік мұрағатында қалыпты тіршілік жағдайын қамтамасыз ету үшін, мұрағат ғимараттарындағы су құбыры жүйесінің, жылумен, электр энергиясымен қамтамасыз ету жүйелерінің, күзет және өрт дабылдарының жұмысына бақылау жасалды.Құжаттарды сақтаудың тиісті жағдайларын ұстап тұру үшін, мұрағат қоймаларында желдету және дымқылдап сүрту жолымен температуралық-ылғалдық режимді оңтайландыру бойынша іс шаралар жүргізілді; дезинфекциялық қызметтің көмегімен мұрағат ғимараттарында мұрағат қоймаларын, жертөлені өңдеу жүргізілді.

Құжаттардың табиғи жағдайын жақсарту мақсатында, 2012 жылы облыстың мемлекеттік мұрағаты 385 с.б., 10 058 парақтарды қайта жөндеді, істердің бар болуы мен табиғи жағдайларын тексеру барысында, сондай-ақ Шығыс Қазақстандық облпотребсоюздың істер тізімдемелерін қайта өңдеуден кейін анықталған жеке текті құжаттарының 159 с.б., басқармалық құжаттама мен жеке құрамы бойынша істердің 3398 с.б. тігілді. Сонымен қатар, көшірмелегеннен, қайта өңделгеннен және сөніп бара жатқан мәтіндерді қалпына келтіргеннен кейін, 590 с.б. тігіліп, істердің 789 мұқабалары рәсімделдіп,57 143 парақ қайта нөмірленді. Бұдан басқа, 150 іс тізімдемелері тігілді, 137 іс тізімдемесінің мұқабасы дайындалды, зауыттық әдіспен 300 қорап жасалынды, 131 қорап шиврленді, 1548 с.б. –қайта қатты қағаздалды, 1084 жаңа жапсырма жасалды, 6390 тозған жапсырма ауыстырылды, қораптарға 3109 жапсырма желімделді, 13 139 бума құралды, 132 с.б. мұрағаттық мөртаңба қойылды. Құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу кезінде қате шифрленген 1111 с.б. қайта шифрленді: №177 «Бірлескен мұрағаттық қор: Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама Басқармасы, Шығыс Қазақстан облысының Мемлекеттік мұрағаты»қор (406 с.б.), №190 «Өскемен АХАЖ» қор (32 с.б.), №406 «Жергілікті өнеркәсіп және коммуналдық тұрмыстық кәсіпорындар жұмысшылар кәсіподағының Шығыс Қазақстан облыстық комитеті» қор (411 с.б.), №407 «Мемлекеттік мүлік пен жекешелендірудің Шығыс Қазақстан аумақтық комитеті» қор (20 с.б.), №839 «Өскемен қаласының халық соттары» қор (21 с.б.), № 1155 «Өскемен қалалық әкімшілігі денсаулық сақтау Бөлімінің физиотерапевтикалық емханасы» қор (42 с.б.), № 1095 «Өскемен қалалық әкімшілігі денсаулық сақтау Бөлімінің №2 балалар ауруханасы» қор (133 с.б.), № 1196 «Өскемен горпищеторгтың №11 шаруашылық есеп дүкені» қор (27 с.б.) және№802 «Өскемен қаласының санитарлық-эпидемиологиялық бақылау басқармасы» қор (19 с.б.).

2011 жылы қорлардың бар болуын және табиғи жағдайын тексеру барысында, дезинфекцияны талап ететін құжаттар айқындалды. Ағымды жылы сондай жұмыс жүргізілді, келесі қорлардың 29 с.б. формалинмен өңделді: №6п «Қазақстан Коммунистік партияның Киров аудандық комитеті», №13п «Қазақстан Коммунистік партияның Таврия аудандық комитеті», №624 «Жұмысшы депутаттар Шығыс Қазақстан облыстық Кеңесінің атқару комитетінің еңбек ресурстарын қолдану бойынша бөлімі», №676 «ҚР денсаулық сақтау Министрлігінің мемлекеттік санитарлық-эпидемиологиялық бақылау Шығыс Қазақстан облыстық басқармасы», №839 «Өскемен қаласының халық соттары», №929 ««Өскемен жиһаз комбинаты» ашық акционерлік қоғамы».

2012 жылы өшуге айналған мәтіндерді қалпына келтіру мақсатымен, №19п «ҚК(б)П Өскемен қалалық комитеті» қорының өшуге айналған 153 парағы қалпына келтірді, қалпына келтірілгеннен кейін сөніп бара жатқан мәтіннің 221 парағы салыстырып оқылған.

АҚҚжәне тарихи-мәдени объектілерін айқындау мақсатымен, облыстың мемлекеттік мұрағаты 46 қор бойынша 16 290 с.б. қарап шықты (2618 с.б. - бет бойынша, 13 672 с.б.- тақырып бойынша). Бұлар келесі қорлар құжаттары: №246 «Жұмысшылар, шаруалар және қызыләскер депутаттары Кеңесінің атқару комитетінің Зайсан уездік қаржы бөлімі», №701 «Еңбекшілер депутаттар Предгорненский аудандық Кеңесінің атқару комитетінің қаржы бөлімі», № 712 «Халық депутаттары Таврия аудандық Кеңесі», № 753 «Шығыс Қазақатан Ұлы Отан соғыс жылдары (1941-1945 жж.)» құжаттар топтамасы», № 787 «Еңбекшілер депутаттары Зайсан қалалық Кеңесінің атқару комитеті», № 818 «Хахловтардың отбасылық қоры: әкесі андрей Степанович – өлкетанушы, Орыс географиялық қоғамы Батыс-Сібір бөлімінің қазіргі мүшесі; ұлдары – венедикт Андреевич – сібір геологы, Томск мемлекеттік университетінің профессоры; - Виталий Андреевич – орнитолог, биология ғылымының докторы», № 825 «Востокместпром»акционерлік компаниясы», № 939 «Иванов Анатолий Степанович – жазушы, КСРО жазушылар Одағының хатшысы, «Молодая гвардия» журналының бас редакторы», № 941 «Черепанов Дмитрий Феофанович – жазушы-өлкетанушы, журналист», № 969 «Шығыс Қазақстан облысы статистика Департаментінің Глубокий аудананың статистика бөлімі» және басқалар. Шығыс Қазақстан облыстық экспертті-тексеру комиссия шешімімен 30 аса құнды істер сипатталып бекітілді және 233 с.б. тарихи-мәдени мұра объектілеріне жатқызылған (1 қосымша). АҚҚ айқындау қорытындысы есептік құжаттарға енгізілді. Тізімдемелерге, істер мен қораптарға АҚ белгісі қойылды, 51 аса құнды істер жеке бөлінді.

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағатында жекетекті құжаттарын, сондай-ақ АҚҚ пайдалану қорын құру жұмысы жалғасын тапты. Ары қарай электрондық түрде сақтау және «ШҚО электрондық мұрағатын» толықтыру үшін, мұрағатшы, жазушы, өлкетанушы – С.Е. Черныхтың жеке қорының432 с.б./25970 скан-бейнелері (19940 Мб)сканерленген. Бұл аса құнды жеке құжаттар, хат алмасулар, фотосуреттер.

Сонымен қатар, № 1 «Халық депутаттар Өскемен қалалық Кеңесі мен оның атқарушы комитеті» қорының құжаттары сканерлеуге салынған. Барлығы 120 с.б. сканерленген, 22994 скан-бейнелер (15685,23 Мб) құрылған. Бәрі сканерленген құжаттар «ШҚО электрондық мұрағаты» автоматтандырылған жүйесіне енгізілген. Барлығы дерекқорда 1759 с.б., 160415 скан-бейнелер (с.қ. АҚҚ) тіркелеген. Сканерлеуден кейін 114 с.б. жеке бөлініп бекітілген.

2012 жылы қағаз негіздегі 23 178 с.б. (2 қосымша), 2011 жылы пайдалануда болғанқорлардың 16 681 с.б. (3 қосымша) бар болуы және физикалық жағдайы тексерілді, және 1768 с.б. санитарлық-биологиялық жағдайы тексерілді (4 қосымша). Тексеру қорытындысы бойынша, актілер жасалып, құжаттардың есебі мен жағдайы карточкалары толтырылды. 97 қордың есептік құжаттары салыстырылып тексерілді.

Сұраныстарды орындау, оқу залында жұмыс істеу, тізімдемелерді қайта өңдеу мен ғылыми-ақпараттық аппаратты (ҒАА) жетілдіру, АҚҚ анықтау үшін, облыстың мемлекеттік мұрағатымен мұрағат қоймаларынан 99 111 с.б., 18 596 іс тізімдемелері берілді. Уақытша пайдалануға облыстың мемлекеттік мұрағатымен 84 с.б. дайындалды.

Істерді тиімді орналастыру мақсатында,оларды мемлекеттік сақтауға қабылдау нәтижесінде,2012 жылы мұрағат қоймаларында 9999 бума мен қораптардың орындары ауыстырылды.

2012 жылдың өткен кезең ішінде № 423 аз қолданыстағы «Алтайсвинецстрой» ашық акционерлік қоғамы» қордың 592 с.б. мөр басылған.

Оқу залында зерттеушілер жұмысына көрмелер, мультимедиялық тұсаукесерлер дайындап рәсімдеу үшін,90 сканерленіп және 150 құжат пен фотосуреттербасылып шығарылған. Есеп беру кезеңінде 7112 парақ көшірмеленді (әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындауда, оқу залына зерттеушілерге және бас.).

2012 жылға арналған өрт қауіпсіздігін қамтамасыз етудің болашақ жоспарына және өрт қауіпсіздігін қамтамасыз ету бойынша ісшаралар жоспарына сәйкес, «Барс» ЖШС күзет-өрт дабылқаққышымен қызмет көрсету туралы келісім шарт жасалынды. Жұмыс орындарына қайтадан алынған қызметкерлерімен кіріспе нұсқаулық жүргізілді, өрт қауіпсіздігі бұрышы жаңартылды. Қалалық өрт қызметі орындарымен үнемі байланыста, мемлекеттік мұрағат ғимараттарын өрт-техникалық тексеруден өткізу барысында айқындалған өрт қауіпсіздік қағидалары мен ережелерін бұзу бойынша бір қатар ескертулер жойылды: Головкова, 26/1 көшесі бойынша орналасқан мұрағат ғимаратының шатырдағы жайдың ағаш құрылымдары оттан қорғайтын құрамымен өңделді, ғимараттың кіріс су құбыры желісі мен өрт шүмектері қысымы мен су қайтаруына тексерілді.

Потанина, 12а, Крылова, 39 көшелері бойынша орналасқан мұрағат ғимараттарында автоматтандырылған өрт сөндіру жүйесі қолданысқа қабылданды, Головкова, 26/1 көшесі бойынша орналасқан ғимаратында іске қосылған газ өрт сөндіру жүйесінің сауыттары диоксид көміртегімен қайта зарядталды, осы ғимаратта сорғыс-жоғарлатушылар орналастырылған, мұрағаттың барлық ғимараттарында өрт-күзет дабылдары ауыстырылған.

Өскемен қаласының төтенше жағдайлар бойынша басқармасына азаматтық қорғау және 2012 жылдың 9 айдың облыс мелекеттік мұрағатының төтенше жағдайлары бойынша есебі тапсырылды.

2012 жылы облыстың мемлекеттік мұрағаты 2011 жылы болған қор құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді, 2012 жылғы 1 қаңтар жағдайындағы мұрағат қоры төлқұжатын жасады. Бұдан басқа, облыстың мемлекеттік мұрағатында ағымды жылы60 жаңа қор парақтары жасалынды, 120 қор парақтары қайта жасалынып жалғастырылды, 84 қор парағына өзгерістер енгізілді. 64 жаңа қор карточкасы жасалды, олардың – 4 қор карточкасы АҚҚ, 123 қор карточкалары жалғастырылып қайта жасалынды, 84 қор карточкаларына өзгерістер енгізілді. Қордық топографиялық көрсеткіштерінің 334 карточкалары және сөрелік топографиялық көрсеткіштерінің124 карточкалары жасалынды. Түсулердің есеп кітабына 60 қор енгізілді. Тізімдеме тізіліміне 154 іс тізімдемесі енді, АҚҚ тізімдемелер тізіліміне – 4 іс тізімдемесі енгізілді. Қорлар тізіміне 14 жаңа қорлар енгізілді.

Есеп беру кезеңінде, 184 қорлар ісін енгізу (бар-жоғын тексеруге, АҚҚ анықтауға, құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдауға байланысты), іс тізімдемелеріне 468 қорытынды жазба енгізу, мұрағат қоймаларының төлқұжаттарын анықтаубойынша жұмыстары жүргізілді.

2012 жылы «Шығыс Қазақстан облысының электрондық мұрағаты» АБЖ мәліметтер енгізу жұмысы жалғасын тапты (құжаттарды есепке алу модулі), барлығы өткен кезеңде 135 қорлар, 388 тізімдемелер енгізілді. 62 қорларға өзгертулер енгізілді.

2012 жыл ішінде, облыстың мемлекеттік мұрағатымен мемлекеттік сақтауға басқарма құжаттамаларының 4049 с.б., жеке құрамы бойынша 2200 с.б., жеке текті құжаттарының 352 с.б., ғылыми-техникалық құжаттаманың 266 с.б. (5 қосымша), фотоқұжаттардың 150 с.б., бейнеқұжаттардың 5 с.б.(31 есеп бірліктері) (лазер дискілері) қабылданды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен, есеп беру кезеңінде, басқарма құжаттамаларының 1232 с.б., жеке құрам бойынша 1041 с.б., ғылыми-техникалық құжаттаманың261 с.б. тәртіпке келтірілді, олардың ішінен басқармалық құжаттмалардың 855 с.б., жеке құрам бойынша 1041 с.б., ғылыми-техникалық құжаттаманың 261 с.б.ЭТКбекітілді (6 қосымша).

Есеп беру кезңінде, іс номенклатурасын, ведомстволық мұрағаттар және ЭК туралы ережелерді, құжаттау мен құжаттамамен басқраудың ережелерін, елтаңбалы бланктерді, құжаттарды ғылыми-техникалықөңдеуін әзірлеу бойынша құжаттамамен басқару қызметінің, ведомстволық мұрағаттардың қызметкерлеріне әдістемелік, тәжірибелік көмек көрсетілді – 301 ұйымдар: мемлекеттік өкімет орындарына, облыстық департаменттері мен басқармаларына, сот орындарына, прокуратура орындарына, қылмыстық-атқарушы жүйесіне, қалалық, аудандық бөлімдеріне және Шығыс Қазақстан облысының барлық меншік түріндегі басқа ұйымдармен (7 қосымша).

2012 жылы мемлекеттік және мемлекеттік емес заңды тұлғалардың 152 істер номенклатурасы келісілді, олардың: 21 – құпиялы іс жүргізу, 12 – “ДСП” (ҚПҮ) белгісімен, 1 – «конфедициалды» белгісімен, 105– мемлекеттік және орыс тілдерінде (8 қосымша).

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылдың 26 желтоқсандағы № 1605 қаулысымен бекітілген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарының қызметінде құрылатын, сақтау мерзімі көрсетілген үлгілі құжаттардың тізімі шығуымен байланысты, эксперттік комиссиясымен облыстың мемлекеттік мұрағатының істер номенклатурасы қайта құрылып келісілді.

Есеп беру кезеңінде, 10 ұйымға сараптау комиссиясы (СК) туралы ережелер әзірленіп келісілді, 8 ұйымға ведомстволық мұрағат туралы ережелер келісілді, 2 ұйымға құжаттау және құжаттамамен басқару ережелері келісілді, норамтитвті базасы талаптарының өзгеруіне сәйкес, 116 ұйымға құжаттарды ұйымдастыру-реттеу бланкісі келісілді (9 қосымша).

Кәсіпорын мен ұйымдарға аудио-бейнеқұжаттарын және ведомстволық сақтау мерзімі өтіп кеткен басқарма құжаттамаларын мемлекеттік сақтауға өткізу және тәртіпке келтіріу қажеттілігі туралы 33 хаттар жазылды (10 қосымша).

Мемлекеттік емес меншік нысанындағы 9 ұйыммен, олардың ішінен 2 қоғамдық ұйым және 7 жеке ұйымдар, іс жүргізу және мұрағат ісі саласында өзара қарым-қатынас пен ынтымақтастық туралы келісім шарт ұзартылды (11 қосымша).

Қазақстан Республикасының ақпарат және мұрағаттар Комитетінің ғимараты бойынша, облыстың мемлекеттік мұрағаты, Қазақстан Республикасының әділет Министрлігі жүйесінің ұйымдарында тәуекел тобын айқындау мақсатымен, құжаттандыру және мұрағат құжаттарын ведомстволық сақтаудың жағдайын тексеруінде қатысты. Шығыс Қазақстан облысының әділет Департаменті мен Өскемен қаласының әділет басқармасы тексерілді.

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағаты «Ғылыми-техникалық ақпараттың ұлттық орталығы» АҚ Шығыс Қазақстандық бөлімшесінің негізінде өткізілген үш семинарында қатысты. Семинарларда, құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеу, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылдың 22 жлтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген, ведомстволық және жеке мұрағаттарымен Ұлттық Мемлекеттік Қорының құжаттарын және де басқа мұрағаттық құжаттарын қабылдау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелеріне сәйкес, істер тізімдемесі мен ғылыми-анықтамалық аппаратының рәсімдеуіндегі өзгерістер мәселелері қарастырылған. Нормативтік базасы талаптарының өзгеруіне сәйкес, құжаттардың міндетті деректемелерді рәсімдеу өзгерістері, істер номенклатурасын құру және әзірлеу өзгерістері көтерілді. Семинарларда барлық меншік нысанындағы ұйымдарының 108 іс жүргізушілер мен мұрағатшылар қатысты.

Шығыс Қазақстан облыстық сотында семинар өткізілді. 62 қатысушылардың арасында, құжатхананың қызметкерлері мен арнайы соттардың, аудандық және оларға теңестірілген облыстың соттарының қызметкерлері болды. Семинарда құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуінің күрделі мәселелері талқыланған, сот материалдарын өңдеу жұмысы бойынша ұсыныстар берілді.

Қала орта мектептері іс жүргізу қызметінің қызметкерлері үшін, 30 мамандар қатысқан, ұйымдастыру-реттеу құжаттаманы рәсімдеу және істер номенклатурасын құру бойынша семинар өткізілді.

Есеп беру кезеңінде, қызмет ету аймағы Шығыс Қазақстан облысының аудандарын қамтып алған жеке нотариустар үшін, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеу сұрақтары және іс жүргізуде оларды қалыптасу ерекшелігі бойынша семинар жүргізілді. Семинар, Шығыс Қазақстан облысы Жергілікті нотариалдық палатасының жеке нотариалдық мұрағатында өтті. Семинарда 22 жеке нотариус қатысты.

«Виза» іскерлік оқу орталығында барлық меншік нысанындағы ұйымдар үшін, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылдың 21 желтоқсандағы № 1570 қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттау және құжаттамамен басқару үлгілі ережелерінің негізгі талаптарымен іс жүргізу қызметінің 37 қызметкерлері таныстырылған, құжаттау бойынша екі дәріс оқылды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен, аудандық және ауыл округтерінің әкімшілік қызметкерлері үшін, құжаттарды рәсімдеу, қалыптастыру және құжат айналымының ұйымдастру талаптары сұрақтары қозғалған, екі дәріс оқылды. Дәрістер, мемлекеттік қызметшілерді даярлайтын Аймақтық орталағында өтті және іс жүргізу қызметінің 36 мамандарын қамтыды.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылдың 26 желтоқсандағы № 1604 қаулысымен бекітілген, мемлекеттік және басқа арнайы мемлекеттік мұрағаттарымен Ұлттық Мұрағат Қорының құжаттарын және де басқа мұрағаттық құжаттарын жинақтау, сақтау, есепке алу және қолдану жаңа ережелерінің және жоғарыда айтылған мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттау және құжаттамамен басқару үлгілі ережелерінің шығуымен байланысты, жойылған және қайтадан шығарылған нормативтік базасының салыстырмалы сараптама түрінде облыстың аудандық(қалалық) мұрағаттар қызметкерлеріне семинар жүргізілді.

Кіруге рұқсаты шектеулі таңбасы бар құжаттармен жұмыс істеу рұқсаты бар ұйымдарының құрамы өзгеруімен байланысты, «мүлде құпия» және «құпия» таңбасы бар құжаттарымен облыстың мемлекеттік мұрағатының жинақтаушы көзі болатын мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындардың тізімі қайта құрылған. Тізімге 100 ұйым енгізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатын жеке текті құжаттарымен жабдықтау жұмысы жалғасын тапты. Ұлы Отан соғысының қатысушысы, дербестендірілген зейнеткер Н.И. Шереметьевпен келіссөздер жүргізілді. Келіссөздер нәтижесінде, мемлекеттік сақтауға фотосүреттер, қолжазбалы еске түсірулерімен дәптері, машинамен басылған баяндама, мақалаларымен газет кесінділері тапсырылды. Барлығы 12 құжат сақтауға берілді. Мемлекеттік сақтауға әйгіліғалым-демограф, тарих ғылымының докторы, профессор, Өскемен қаласының құрметті азаматы – Н.В. Алексеенконың жеке құжаттары (11 кітап) тапсырылды. Филология ғылымының кандидаты – С.С. Царегородцева облыстың мемлекеттік мұрағатына сақтауға 96 кітап пен мерзімдік басылымдарды берді. Медицина ғылымының кандидаты, онколог-дәрігері, облыстық онкологиялық диспансерінің бұрынғы бас дәрігері, А.Г. Штихлинг мемлекеттік сақтауға 11 жеке құжаттарын берді (фототүсірілімдер, рентгентүсірілімдері, қолжазба материалдары). Өскемен қаласының құрметті азаматы, жазушылар одағының мүшесі, Б.В. Щербаков облыстың мемлекеттік мұрағатына сақтауға 80 істер көлемінде, өлең жинақтарын, газет кесінділерін, тұсаукесерлер жүргізу сценарийларын тапсырды.

Есеп беру кезеңінде, «Казцинк» ЖШС жұмысы барысында пайда болған ғылыми-техникалық құжаттаманы мемлекеттік сақтауға беру бойынша ұйымдастыру жұмысы жүргізілді. Келіссөздер нәтижесінде, мемлекеттік сақтауға 150 объектіге 7 мың с.б. көлемінде, жобалы, ғылыми-зерттеу құжаттама тапсырылды.

Бейнеқұжаттармен жабдықтау бойынша ұйымдастыру жұмысы жалғастырылды. «Студия «Реал Тайм» ЖШС облыстың мемлекеттік мұрағатына сақтауға фильмдармен 5 диск тапсырды: «Мы приближали как могли» (жеңістің 65-жылдығына), «Регион неисчерпаемых возможностей», «Мои университеты», «Восток. Время взлета», «Успешная молодежь».

Ұйымдар жұмысының есепке алу карточкаларына мәліметтерін енгізу бойынша жұмысы жүргізіліп жатыр, негізгі есептегі ұйымдардың бақылау істері ұдайы толтырылып жатыр.

Есеп беру кезеңінде, «ШҚО электрондық мұрағаты» БАЖ жұмыс жүргізілді. «Жабдықтау көздері» модуліне мекемелермен жұмысының есебі бойынша мәліметтер енгізілді (50 позиция).

2012 жылы келесі мерекелердің 41 фото- және бейнетүсірілімдері жүргізілді: ШҚО мұрағаттық мекемелер жетекшілерінің облыстық кеңесі (ШҚО МжҚБ); ҰОС ардагері – Б.Кітапбаевпен, ШҚО ардагерлер Кеңесінің төрағасы – Г.Л. Бердюгинмен, халықты жұмиыспен қамту және әлеуметтік қорғауның координация облыстық басқармасының бастығы – О.Г. Кузовлевамен, ШҚО Көкпекті ауданының әкімі – Д.М. Мусинмен сұхбат, «Өлкетану оқулары» (А.С. Пушкин атындағы кітапхана); Ұлы Отан соғыс жылдарындағы (1941-1945 жж.) Мәскеу үшін шайқастың 70-жылдығына арналған «Кеңес халқының Ұлы ерлігі» ғылыми-практикалық конференциясы (Халықтар достығы Үйі); Шығыс Қазақстан облысының әкімі Б. Сапарбаев 2011 жылдың жұмыс қорытындысы туралы; прозаик және публицист, Ресей жазушылар одағының мүшесі –К.С. Первушин ақынның туған күнінен 65 жыл (ШҚ өнер мұражайы); ҰОС ардагерлерінің, Кенигсберг қорғанысына атой салған қатысушылардың «Нас объединил Кенигсберг» 12-ші кездесуі (ШҚ өнер мұражайы); «Чистяков оқулары» 6-шы Аумақтық семинар (ҚАБУ); Шемонаихадағы Гребенщиков оқулары 1992-2012жж. (Г.Д. Гребенщиков жазушының туған күнінен 130-жылдығына орай); Сыбызғышы Калек Кумакайұлының – шығармашылық мерейтой кеші 80 жас (Монголия және Қазақстан Республикасы халық шығармаларының отаға орындаушысы) (ШҚ өнер мұражайы); саяси қуғын-сүргін құрбандары Жадының мұражайы ашылуы (ШҚ тарихи-өлкетану мұражайы); сталинизм қуғын-сүргін құрбандарының жады Күні (75-жылдық) (Халық достығы Үйі); Предгорненский орта мектебінің құрылуынан 130жыл, «Школа – любовь моя» кітабының тұсаукесері (Предгорный с.); Өскемен қаласындағы қазақстандық олимпиялық жүлдегерлердің салтанатты кездесуі – Лондон 2012; Ертістің Сол жағалауындареспубликадағы көлемі бойынша 3 орындағы мешіттің салтанатты ашылу рәсімі; «Анисимов оқулары» (Предгорное с.); «Ғасырлар іргесінде» – Н.П. Аштемның жеке мерейтойлық көрмесі (ШҚӨМ); И.А. Григорьевтың фотосүреттерінің жеке көрмесі (А.С. Пушкин атындағы кітапхана); ҚР Тұңғыш Президенті Күніне арналған іс шара (А.С. Пушкин атындағы кітапхана); облыстың мемлекеттік мұрағатында «Мұрағаттар: тарихы, қазіргі кезең және келешек» ашық есік Күні (ҚР Тұңғыш Президенті Күніне арналған); «Еңбек адамы» форумы (Ульба МҮ); Лариса Мартынованың «Кері келешегі» шығармашылық кеші (ШҚӨМ); Б.В. Щербаков «Восточный Казахстан»-«Сердце Евразии» атты кітабының тұсаукесері (А.С. Пушкин атындағы кітапхана); Қазақстан Республикасының Тәуелсіздік Күніне және Шығыс Қазақстан облысының құрылу күнінен 80-жылдығына арналған А.А. Аубакировтың жеке топтамасынан «Әсемділік ақиқаты» сүреттер көрмесі (А.С. Пушкин атындағы кітапхана) және тағы басқалар.

2012 жылы облыстың мемлекеттік мұрағатымен, геология-минерология ғылымының кандидаты, ақын, педагог, В.С. Аксеновтың (67 с.б.), Қазақ СРО еңбегі сіңген заңгері, А.З. Клигердың (13 с.б.), сүретші,ақын, С.Я. Семибратовтың (33 с.б.) жеке текті құжаттары сипатталған; Қазақстан Республикасының Құрметті журналисті, Ұлы Отан соғысының қатысушысы, М.Ш. Мусинның (22 с.б.), география ғылымының докторы, профессор, А.В. Егоринаның (34 с.б.), тарих ғылымының кандидаты, В.С. Федоровтың тізімдемелері, шет мемлекеттердің ғылыми мекемелерінде және мұрағаттарында айқындалған Шығыс Қазақстан тарихы бойынша (28 с.б.), Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының бастығы А.А. Аубакировтың (10 с.б.) құжаттар топтамасы жалғастырылған. Филология ғылымының кандидаты Э.З. Юфа құжаттарын сипттау бойынша жұмысы басталған (50 с.б.). Барлығы 432 с.б. сипатталған, 382 с.б. ЭТК бекітілген. Бейнеқұжаттардың 5 с.б./31 е.б және фотоқұжаттардың 150 с.б. тізімдемеленді.

Есеп беру жылында, тұрақты сақтаудағы және жеке құрамы бойынша істер тізімдемесін қалпына келтіру жұмысы жүргізілді. № 584 «Шығыс Қазақстан облыстық өкпе құрт ауруына қарсы диспансері» қорының 6 с.б., № 330 «Қазақ СРО азық-түлік өнеркәсіп Министрлігінің Өскемен май сыққыш зауыты» қорының 226 с.б., № 1191 «Өскемен горпромторгтың №8 шаруашылық есептегі дүкен» қорының 21 с.б., № 1195 «Өскемен горпищеторгтың №7 шаруашылық есептегі дүкені» қорының 81 с.б., № 1200 «Өскемен горпищеторгтың №5 шаруашылық есептегі дүкені» қорының 28 с.б., № 1155 «Өскемен қалалық әкімшілігі денсаулық сақтау бөлімінің физиотерапевтикалық емханасы» қорының 84 с.б., № 1095 «Өскемен қалалық әкімшілігі денсаулық сақтау бөлімінің №2 балалар ауруханасы» қорының 147 с.б., № 1192 «Өскемен горпищеторгтың №1 шаруашылық есептегі дүкені» қорының 119 с.б., № 1196 «Өскемен горпищеторгтың №11 шаруашылық есептегі дүкені» қорының 132 с.б. және № 1207 «Өскемен горпищеторгтың №10 шаруашылық есептегі дүкені» қорының 3 с.б. тізімдемеленді. Осы жұмыс барысында 137 с.б. сараптау жүргізілді. Келесі қорлардың сақтау мерзімі өтіп кеткен 124 с.б. жойылуға таңдалды: № 163 «Өскемен аудандық әлеуметтік қамтамасыз ету бөлімі», № 1195 «Өскемен горпищеторгтың №7 шаруашылық есептегі дүкені».

Сондай-ақ ағымды жылы, 2012 жылдың 1 қаңтарға жағдайы бойынша облыстың мемлекеттік мұрағатында сақтаудағы республикалық және шетелдік мерзімді басылымдардың (газеттер) тізімі құрылған. Барлығы тізімге 1061 газеттер енгізілді.

Сібір казак әскерлер тарихы бойынша В.И. Петровтың жеке қорынан скан-бейнелерді сипаттау бойынша жұмыс аяқталды (4700 б/103 с.б.).

«Тұтынушы қоғамдарының Шығыс Қазақстан облыстық одағы» қорының істер тізімдемесін өңдеу бойынша жұмысы аяқталды. Жұмыс барысында, істер құндылығына беттік сараптама жүргізілді, істердің тақырыптары түзетілді, жаңа тізімдеме жасалынды (2465 с.б.).

«Өскемен қаласының әкімі» қор құжаттарын каталогтау барысында 50 с.б. қарастырылды, 1906 карточкалар құрылды. Сонымен қатар «Шығыс Қазақстан облысының жер орналастыру бойынша құжаттар топтамасы» қорының ҒТҚ 80 с.б. (80 касрточка) каталогтанған. Журналист, «Ақ Ертіс» журналының редакторы, С. Габдулинның жеке текті құжаттарын каталогтау барысында, 127 с.б. қарастырылды, 127 карточка құрылды. «Рудный Алтай» газетін каталогтау кезінде, фотоқұжаттардың 150 с.б., бейнеқұжаттардың 31 с.б. каталогтандырылған, 100 карточка жасалынған. Карточкалардың барлығы жүйелендірілген, индекстелген және каталогтарға енгізілген.

«Атаулы каталогы» дерекқорына «Қазақстан Коммунистік партиясының Шығыс Қазақтан облыстық комитеті» қоры бойынша (қ. 1п, 3 т.) мәліметтер енгізілді – 4355 позиция, «Жад кітабы» – Тарбағатай (1403 позиция), Күршім (2255 позиция), Глубокий (1745 позиция) аудандары, Серебрянск қаласы (2352 позиция) және Зырян қаласы (1772 позиция) бойынша Ұлы Отан соғыс жылдарында қайтыс болған және ізсіз жоғалғандар туралы мәліметтер. «Бейнетека» дерекқорына мәліметтер енгізілген (64 позиция). «Тарихта өз ізіңді қалтыр» дерекқорымен жұмыс басталды. Барлығы есеп беру кезеңінде, тақырыптық дерекқорларға 14101 позиция енгізілді, қорытынды 25279 позиция тіркелді.

Есеп беру кезеңінде, «Рудный Алтай» және «7 күн» облыстық газеттерінде Мұрағат ісінің озаты, Қазақ СРО еңбегі сіңген мәдениет қайраткері, С.Е. Черныхтың қайтыс болған күнінен 20-жылдығына орай «Старые документы как «книги» истории»; Қазақстан Республикасының Құрметті журналисті, Ұлы Отан соғысының қатысушысы, М.Ш. Мусинның туған күнінен 85-жылдығына орай «Плчему Мусин разминулся с Джамбулом?» және «Оставим память мы...»; «Усть-Каменогорск – город моего детства» – (ШҚОММ қорларындағы А.М. Волковтың құжаттары); Народная Воля ұйымының мүшесі, Н.Э. Ватсон туралы «Ватсон жил в Зайсане»; жазушы-өлкетанушы, журналист, Д.Ф. Черепановтың туған күнінен 105-жылдығына орай «В старых письмах – аромат времени»; филология ғылымының кандидаты, Өскемен педагогикалық институты орыс және шетел әдебиет кафедрасының оқытушысы, Э.З. Юфаның туған күнінен 90-жылдығына орай «Бриллиант в короне ВУЗа»; педагог, жазушы, Н.И. Мельникованың туған күнінен 85-жылдығына орай «Одиссея Нелли Бастерс»; бақшашы-өлкетанушы Д.Г. Панкратьевтың туған күнінен 145-жылдығына орай «Шумит базарная площадь»; Өскемен қаласының Құрметті азаматтары – А.С. Куленовтың туған күнінен 80-жылдығына «Золотой человек» Казахстана», М.И. Читсяковтың туған күнінен 95-жылдығына «Я прожил век, но продолжаю век...», З. Кырыкпаевтың туған күнінен 70-жылдығына «Рабочий герой», М.И Чистяковтың туған күнінен 95-жылдығына «И поэт с поэтом говорит...» мақалалар жарияланған. «Қазақстан мұрағаттары» журналында «Отражение колхозной жизни в документах о ликвидации нарушения Устава сельскохозяйственной артели в первые послевоенные годы в Восточном Казахстане» және «Усть-Каменогорск – город моего детства (Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағат қорындағы А.М. Волковтың құжаттары)» мақалалар жарияланған. Барлығы 20 мақала жарияланған (12 қосымша).

«АВ Контент» студиясына (Мәскеу, РФ), Ресей-Америка компанияның қалаушысы Г.И. Шелиховтың өмірі мен қызметіне арналған фильмның Азиялық-Тынық мұхиттық экономикалық ынтымақтастығының саммитіне дайындығына; «Восточно-Казахстанцы – Кавалеры Ордена Славы ІІІ степеней» фильмның түсіріліміне «Я Казахстан» ЖШС; «Восточно-Казахстанской области – 80 лет» фильмның түсіріліміне «Реал-Тайм» ЖШС; 1991 жылдағы Қазақстанның ядролық қарусыздандыру туралы фильмге құжаттарды айқындауында Т. Бекмамбетовтың мәдени бастама Қорының қызметшілеріне көмек көрсетілді.

Жазушы-өлкетанушы, Ұлы Отан соғысының қатысушысы, Д.Ф. Черепановтың туған күнінен 105-жылдығына байланысты, ШҚМУ оқытушылардың жеке текті құжаттарын жинақтау туралы, Өскемен қаласының Құрметті азаматы, М.И. Чистяковтың туған күнінен 95-жылдығына, «Мұрағаттар: тарихы, қазіргі кезең және келешек» ашық есік Күні туралы С. Аманжолов атындағы Шығыс Қазақстан мемлекеттік университетіне бастама-ақпараттық құжаттар жолданды (12 қосымша).

Ұлы Отан соғысы (1941-1945 жж.) Жеңісінің 67-жылдығын тұрарлық қарсы алу бойынша іс шаралар жоспарына сәйкес, мемлекеттік мұрағат:

- біратаулы тақырыбымен көрме көрсетілген, Мәскеу үшін шайқастың 70-жылдығына «Кеңес халқының Ұлы ерлігі» ғылыми-практикалық конференциясында (Халықтар достығы Үйі);

- «Ұлы Отан соғыс туралы Шығыс Қазақстан облысы мемлекеттік мұрағатының құжаттары» баяндамамен және «От советского информбюро...» (1, 2 бөлімдер), «Восточный Казахстан в годы Великой Отечественной войны. 1941-1944 жж.» кітаптар тұсаукесерімен «Ұлы Отан соғысы: шындық және жалған» дөңгелек үстел жұмысында (С. Аманжолов атныдағы ШҚМУ) қатысты.

- «Мой город» газеті үшін «Я пока жив...» мақаласына құжаттар топтамасы, майданнан хаттар әзірленген.

Одан басқа, облыстың мемлекеттік мұрағаты, «Шығыс Қазақстанда соғыстан кейінгі бірінші жылдардағы ауылшаруашылық артелі Уставының бұзушылығын жою туралы партиялық құжаттарында колхоз өмірін көрсету» баяндама мен мультемедиялық тұсаукесерлерімен «Қазақстан: 1946-1953 жж. соғыстан кейінгі қоғам» халықаралық ғылыми-практикалық конференциясында қатысты (Қазақстан Республикасының Президент Мұрағаты Алматы қ.). (12 қосымша).

№ 7 мектептің 9 сынып оқушыларына және Предгорненский мектебінің 9-11 сынып оқушыларына «Майданнан хаттар» мектеп сабақтары жүргізілді (барлығы 8 сабақ).

Шығыс Қазақстан облысының құрылуы күнінен 80-жылдығына «Шығыс Қазақстан: тарих кезеңдері» көрме дайындалды (12 қосымша). Осы күнге, аумақтық ақпараттық-аналитикалық «Алтай» журналының мерейтойлық шығарылымында басылып шыққан, «Өлкетану оқулар» шығармашылық кешінде «Семей қаласы орталығымен Шығыс Қазақстан облысының құрылуы» атты баяндамасы арналған («Шығыс-Ақпарат» медиахолдингінің аумақаралық жобасы); «Рудный Алтай» газетіне «Передовые позиции области длинною в 80 лет» мақала үшін құжаттардың топтамасы дайындалды.

Қазақстан Республикасының Конституция Күніне «Халықпен қабылданды, барлық үшін жұмыс істейді» көрме дайындалды. Қазақстанның Тұңғыш Президенті Күніне іс шаралар жоспарын іске асыру шеңберінде, «Менің елім, менің Президентім» атты көрме дайындалған және «Мұрағаттар: тарихы, қазіргі уақыт және келешек» ашық есік Күні жүргізілді, соның шегінде «Восток благодарный Вас не забудет...» кітабының, «Григорий Николаевич Потанин», «Оставим память мы...» мультимедиялық тұсаукесерлері, «ШҚО мемлекеттік мұрағаты» сайтының, «Тарих кезеңдері» көрменің тұсаукесері өтті, мұрағат бойынша экскурсия жүргізілді. Қазақстан Республикасының Тәуелсіздік Күніне арналған «Менің тәуелсіз елім, мәңгілік күшті бол» көрмесі әзірленді. (12 қосымша).

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағаты «Шығыс Қазақстан облысының мұрағаты қорларындағы Д.Ф.Черепановқа М.И. Чистяковтың хаттары» баяндамасы мен мультемедиялық тұсаукесерімен «Чистяков оқулары», «Д.Г. Панкратьевтың қорындағы Г.Д. Гребенщиков туралы құжаттар» баяндамасы мен мультемедиялық тұсаукесерімен «Гребенщиков оқулары», «Анисимов оқулары» («ШҚО мемлекеттік мұрағат қорларындағы М.С. Анисимов туралы құжаттар» баяндамасы) аймақтық семинарларда, орыс тілі мен әдебиет мұғалімдер аудандық әдістемелік бірлестігінің секция жұмысында («Жеке текті қорлары аймақтық әдебиетінің қайнар көзіндей» баяндамасы) қатысты, орталық қалалық кітапханасында «Н.А. Петровский – біртума ғылым, «Орыс халқының аттарының сөздігі» авторы» дәрісі оқылды. (12 қосымша).

Саяхатшы «Потанин Григорий Николаевич» туралы кітап басылып шығарылды. М.Ш. Мусинның туған күнінен 85-жылдығына «Оставим память мы...» кітабының үлгісі әзірленді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен, голодоморға арналған (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты Астана қ.) көрме үшін, Қазақстандағы ұжымдастыру мен жаппай аштық салдарының тарихы бойынша (Л.Н. Гумилев атындағы ЕҰУ «Евразия» гуманитарлық зерттеулердің ғылыми орталығы, Астана қ.) құжаттар, «Назарбаев орталығы» ғылыми-аналитикалық мекемесі үшін (Астана қ.) – Қазақстанның Тәуелсіздік жылдарындағы Шығыс Қазақстан облысының жетістіктері тарихын көрсететін, фотоқұжаттар әзірленіп жолданды.

Императорлық Орыс Географиялық Қоғамы Батыс-Сібір бөлімінің Семей шағын бөліміне 110-жылдығына арналған ғылыми-практикалық конференция жұмысында қатысу үшін, «Шығыс Қазақстанның ғылыми зерттеуіне Императорлық Орыс Географиялық Қоғамының Батыс-Сібір бөлімі Семей шағын бөлімінің салымы» баяндамасы дайындалды, «Орталық Азия мен Қазақстан еврейлерінің тарихы» VI Халықаралық ғылыми конференциясында қатысу үшін («Мицва» Қауымдастығы, Алматы қ.) – «Қазақ СРО еңбегі сіңген заңгері А.З. Клигер» баяндамасы; Алматы қаласындағы Орталық мемлекеттік мұрағатының құрылуы күнінен 30-жылдығына «Қазіргі кезеңдегі мұрағаттың рөлі» ғылыми-практикалық конференциясында қатысу үшін – «Ол жалғанға шыдамаған...» баяндамасы (Хахловтар, өлкетанушылар, ғалымдар әулеті); «Кіші Қазан» саясаты және Қазақстандағы аштық» ғылыми-практикалық конференциясы үшін (Л.Н. Гумилев атындағы ЕҰУ «Евразия» гуманитарлық зерттеулердің ғылыми орталығы, Астана қ.) – «КОКП бұрынғы мұрағаттық қорының құжаттарындағы жаппай ұжымдаструдың қасіреті» баяндамасы (12 қосымша).

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағаты «Шығыс Қазақстан облысының элктрондық мұрағаты» баяндамасымен, Киев қаласында өткен «Электронды құжат: көкейтесті мақсаттары мен тәжірибелік енгізу (Электрондықұжаттың өміршеңдік кезеңі)» Халықаралық ғылыми-практикалық конференциясында қатысты. Халықаралық ғылыми-практикалық конференциясында қатысты. Конференция, ақпараттық қоғамының және электрондық басқарудың қазіргі кезеңіндегі құжаттанушылардың, мұрағатшылар мен идара қызметкерлердің тәжірибесінде пайда болатын электронды құжаттардың құрылуы мен іске қосылуының теоретикалық-әдістемелік және практикалық мәселелерді талқылауға, сондай-ақ көрсетілген мәселелердің мүмкін шешу жолдарын анықтауға арналаған.

Есеп беру кезеңінде, кәсіби дайындық пен сервис Өскемен колледжінің және «Іс жүргізу және мұрағаттану» мамандығы бойынша, Қазақстан-Америка бостандық университетініңм колледжінің 3 курс студенттеріне (20 адам), «халықаралық қатынастар» мамандығы бойынша, С. Аманжолов атындағы Шығыс Қазақстан мемлекеттік университетінің 2, 3 курс студенттері (8 адам) үшін оқу-мұрағаттық тәжірибе жүргізілді. «Мұрағаттық іс тарихы», «Құжаттық ақпаратты жіктеу туралы түсінік пен каталогтар туралы», «Жеке текті қорлар», «Оқу залындағы жұмыс ережесі», «Әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау», «Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттық мекемелеріндегі ақпараттық технологиялар» - дәрістер оқылды, экскурсиялар жүргізілді, студенттер мұрағаттық құжаттарды сканерлеумен, сөніп бара жатқан мәтіндерді қалпына келтірумен, әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындаумен айналысты.

2012 жылдың ішінде облыстың мемлекеттік мұрағатына 14345 әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстар түсті (соның санында таяу және қиыр шетелдерден – 2836). 17845 анықтамалар берілді (соның санында таяу және қиыр шетелдерден – 4411). Болымды нәтижесімен 14894 мұрағаттық анықтамалар рәсімделді (соның санында таяу және қиыр шетелдерден – 3649). Қазақстан Республикасының ІІМ жолымен 18 сұраныстар түсті, 34 анықтама берілді, болымды нәтижесімен 27 анықтама берілді.

Генеалогиялық сипаттағы сұраныстар бойынша 36 анықтама түсіп орындалды, оның ішінен 16 – болымды нәтижесімен.

Тақырыптық сұраныстар бойынша 69 анықтама түсіп орындалды. Болымды нәтижесімен – 45. Бұл қалалық және аудандық әкімшілік шешімдерінің көшірмелерін көрсетумен байланысты, жерлерді жеке меншік қолдануға беру туралы, ұйымдарды қайта атау, шағын, жеке фирмаларды, кәсіпорындарды жою, ғимараттарды сатып алу-сату және тағы басқалар туралы әкімдіктің сұраныстары.

Барлығы облыстың мемлекеттік мұрағатымен 14468 үндеулер қабылданды, оларға 17984 анықтамалар берілді. Болымды нәтижесімен 14982 анықтамалар берілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатының оқу залында 618 зерттеушілер жұмыс істеді, 694 келіп кетулер болды. Бұл – ЖОО, мектеп оқытушылары, студенттері, мұражай қызметкерлері, жеке тұлғалар және басқалар. Зерттеу тақырыптары әр түрлі: өлкетанушылар, жазушылар, елді мекеннің, көшелердің тарихы, жеке меншік үй салуға жер беру туралы шешімдер және басқалар.

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағаты Шығыс Қазақстан облыстық экспертті-тексеру комиссиясының мәжілістерінде, облыстың мұрағаттық мекемелер басшыларының кеңестерінде қатысты. Облыстың мемлекеттік мұрағатында, облыстың мемлекеттік мұрағатының 2011 жылдың, 2012 жылдың 1 жартыжылдығы жұмыс қорытындысы бойынша есептік жиналысы, Қазақстан Республикасы Тәуелсіздіктің 21-ші жылдығымен байланысты жиналыс өткізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатының қызметкерлерімен Қазақстан халқына Қазақстан Республикасы Президенті Н.Ә. Назербаевтың «Әлеуметтік-экономикалық модернизация – Қазақстан дамуының басты векторы» Жолдауы, Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә. Назарбаевтың «Қазақстанннық әлеуметтік модернизациясы: Жаппай Еңбек Қоғамына жиырма қадам» тапсырмалары тыңдалып талқыланды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатын Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты» КММ қайта атауымен байланысты, бөлім ережелері мен қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулары қайта жасалынды.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің жаңа 2011 жылдың 26 желтоқсандағы № 1604 қаулысымен бекітілген, «Мемлекеттік және басқа арнайы мемлекеттік мұрағаттарымен Ұлттық Мұрағат Қорының құжаттарын және де басқа мұрағаттық құжаттарын жинақтау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелері», 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 жаңа «Ведомстволық және жеке мұрағаттарымен ҰМҚ құжаттарын және де басқа мұрағаттық құжаттарын қабылдау, сақтау, есепке алу және қолдану ережелері» және 2011 жылдың 21 желтоқсандағы № 1570 «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың құжаттау және құжаттамамен басқару үлгілі ережелері» шығуымен байланысты, жойылған және қайтадан шығарылған нормативтік базасының салыстырмалы сараптама түрінде облыстың аудандық(қалалық) мұрағаттар қызметкерлеріне семинар жүргізілді.

Тапсырманы орындау мақсатымен Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасы Шығыс Қазақстан облысының мұрағатта және құжатам басқармасының «Жаңа тарихтың құжаттау орталығы» КММ негізгі қызметіне өзара тексеріс жүргізді.

Сондай-ақ, облыстың мемлекеттік мұрағатының қызметкерлеріне, нормативтік базасында болған өзгерістер жайлы оқу жүргізілді.

Ай сайын, 2011/2012 оқу жылдарына өндірістік оқуына сәкес, облыстың мемлекеттік мұрағатының бөлімдерінде өндірістік оқу жүргізілген.

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағатымен кезекті аттестация және облыстың мемлекеттік мұрағатына жаңадан қабылданған қызметкерлеріне аттестация жүргізілді, соның нәтижесінде, аттестацияны ойдағыдай өткен қызметкерлердің дәрежелері жоғарлатылды.

Бейінді білім алу жоспарында, екі қызметкер «Мұрағаттану және іс жүргізу» мамандығы бойынша «Кәсіби дайындык пен сервис» колледжінде ойдағыдай оқуын бітірді. ҒАА, құжаттарды жариялау және ғылыми пайдалану бөлімінің жетекшісі Л.П. Рифель «Іс жүргізу және мұрағаттық іс» мамандығы бойынша мемлекеттік қорытынды комиссиясының төрағасы болады.

Есеп беру кезеңінде, қаланың коммуналдық қызметтерімен келісім шарт жасалды. 2012 жылға мемлекеттік сатып алу жоспарына сәйкес, мемлекеттік сатып алу бойынша жұмыс жүргізілді. Бюджеттік қаржылық қаражаттарды қамту бойынша жұмыс бақыланды.

Ұжымдық келісі шартымен сәйкес, мұрағаттық салада 10 және одан көп жылдар жұмыс істеп шыққан облыстың мемлекеттік мұрағатының қызметкерлеріне, сонымен қатар мерейгерлерге материалдық көмек көрсетілген. Ұлы Отан соғыс 1941-1945 жылдарындағы Жеңістің 67-жылдығын мерекелеумен байланысты, тыл еңбекші мәртебесі бар, облыстың мемлекеттік мұрағатының бұрынғы қызметкерлеріне, сондай-ақ материалдық көмек көрсетілді. Қарт адам Күніне, сондай-ақ зейнеткерлерге материалдық көмек көрсетілді.

Шығыс Қазақстан облысы әкімінің тапсырысы бойынша, есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағаты, Шығыс Қазақстан облыстық «Парыз» қайрымдылық қорына, сонымен бірге облыстың мұрағаттық мекемелері қамқорлыққа алған, «ЖилСтройСбербанк» мүгедек-бала жеке шотына ақша қаражатын аударды.

Қазақстан Республикасының Конституция Күніне және Қала Күніне мұрағат ғимаратында мерекелі баннер орналастырылған. Облыстың мемлекеттік мұрағаты қызметкерлері Конституция Күніне арналған мерекелік демонстрациясында қатысты.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты бекітілген қала территорияларын жинастыру және тазалау бойынша сенбіліктерде қатысты.

Есеп беру кезеңінде, облыстың мемлекеттік мұрағаты компьютерлер мен ұйымдастру техникаларға қызмет көрсету мен жөндеу, жергілікті есептеу желісін икемдеу, антивирустық бағдарламаларды орнатау, қажетті драйверлерді орнату, түсірілу, сақтық көшірмелеу және «Тұлғалар үндеулерінің бірыңғай есебі» (ЕУОЛ) автоматтандырылған ақпараттың жүйесін жаңарту жұмыстарын жүргізді.