Дипломатиялық және мемлекеттік құжаттарды рәсімдеу

5 
I ТАРАУ 
ІС ЖҮРГІЗУ 
 
Іс жүргізу – құжаттармен жұмыс істеуді үйрететін ғылым: іс қағаздарын 
дұрыс жасау, толтыру және рәсімдеу, сондай-ақ олардың қозғалысын, есепке 
алуды, орындауды, сақтауды ұйымдастыруды бақылау. Қазір бір де бір мекеме, 
ұйым іс жүргізусіз жұмыс істемейді. Іс жүргізуді дұрыс ұйымдастыру 
мекеменің үздіксіз жұмыс істеуіне ықпал етеді және табысқа жету жолында 
тиімді құрал болып саналады. Іс жүргізудің маңызды құрамдас бөлігі болып іс 
қағаздарын жасау және рәсімдеу үдерісі – құжаттау болып саналады.
Іс жүргізу – бұл басқару іс-қимылдары үдерісінде құжаттау және 
құжаттармен жұмысты ұйымдастыру мәселелерін қамтитын қызмет. Ол 
құжаттарды жасау және рәсімдеу бойынша барлық операциялардың да, 
құжаттармен жұмыстың барлық кешенін де құрайды (хат алмасуды жүргізу, 
орындау және орындауды бақылау, құжаттарды есепке алу, оларды 
жүйелендіру, сақтау, пайдалану, мұрағатқа тапсыру тәртібі және т.б.). Іс 
жүргізуді зерделеудегі негізгі объект құжат, сондай-ақ олармен жұмыс істеу 
үдерісі болып саналады. Құжат – уақыт және кеңістікте таратуға арналған адам 
бекіткен тәсілмен құрастырылған ақпараты бар материалдық объект. 
Белгіленген тәртіпте жасалған және рәсімделген құжат ресми (басқару) құжаты 
деп аталады. Әрбір құжаттың құрамына бірқатар элементтер (реквизиттер) 
кіреді: мәтін, құжат түрінің атауы, авторы, адресаты, күні, қолы және т.б. 
Құжаттың негізгі реквизиті болып оның мәтіні саналады. Барлық құжаттар 
әртүрлі белгілері бойынша жіктелуі мүмкін. Ең алдымен, құжаттарды шығу 
уақыты бойынша топтарға бөлуге болады. Өз кезегінде, әрбір тарихи кезеңнің 
құжаттамасы шығу тегі бойынша сыртқы және ішкі, қызметтік және жеке 
болып бөлінеді. Мазмұнының күрделілігі бойынша құжаттар жай және күрделі, 
шығарылымы бойынша – түпнұсқа және көшірме болып бөлінеді. Маңызды 
болып саналатыны құжаттарды түрлері және әртүрлілігі бойынша жіктеу. Түр – 
бір атауы бар (бұйрық, акт, жазба) құжаттар тобын білдіру үшін қолданылатын 
ұғым. Құжаттың әртүрлілігі «түр» ұғымын нақтылайды, осы түрмен (қызметтік
хат, баянжазба, түсініктеме, түсініктеме жазба) құжатталған қызмет сипатын 
анықтайды. Кез келген басқару шешімі ақпараттың негізінде шығарылады, ал 
қабылданған шешімнің дұрыстығы берілген ақпараттың толықтығына, 
нақтылығына және уақытына байланысты. Құжат ақпаратты бекітуді, жинауды, 
өңдеуді, беруді, пайдалануды және сақтауды қамтамасыз етеді.
Басқару нысандары құжаттардың түрлерімен тығыз байланысты, мысалы, 
есепке алу – әртүрлі есептерді жазу арқылы; жоспарлау – жоспарларды жасау 
арқылы; нұсқау жүргізу – әдістемелерді, нұсқаулықтарды әзірлеу арқылы; 
басшылық – бұйрықтарды, өкімдерді шығару арқылы. 
Құжат ақпараттың тұтынушысы, басқару шешімдерінің бекіту және беру 
құралы, белгілі бір нәрсені дәлелдеудің тәсілі, фактілердің көзі болуы мүмкін. 

жүктеу/скачать 2.02 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: