6
- ақпараттық (құжаттау, ақпаратты сақтау және беру);
- басқару (басқару мәселелері құжаттардың көмегі арқылы шешіледі);
- коммуникативті (құжаттар ақпарат алмасудың құралы болып саналады);
- құқықтық (құжат сотта жазбаша дәлел және құқықтың көзі болуы мүмкін);
- ұйымдастырушылық (құжат іс-қимылды белгілейді немесе реттейді);
- ғылыми-тарихи (мұрағаттық құжаттардың көмегі арқылы тарихи, ғылыми
және мәдени мұралар сақталады)
Құжаттарды тіркеу
Мекемеге
келіп түсетін хат-хабарды (корреспонденция)
қабылдау
орталықтандыру экспедициясында – кеңсе бөлімшелері немесе
хатшы арқылы
жүзеге асырылады. Келіп түскен конверттердің
барлығы ашылуы тиіс, тек
«жеке» деген белгілері бар конверттерді ашуға болмайды.
Конверт арқылы
жөнелтушінің мекенжайы анықталғанда ғана конверттерді жоюға болады.
Барлық келіп түскен құжаттамалар тіркелетін және тіркеуге жатпайтын болып
іріктеледі.
Құжаттарды тіркеу дегеніміз – деректің шығуын
бекіту немесе құжатқа
бірегейлі тіркеу нөмірін (құжат индексін) тағайындау
және тіркеу журналына
ол туралы мәлімет жазу.
Іс қағаздары қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттар:
1. Жарнама материалдары.
2.
Мәжілістер, конференциялар және олардың
бағдарламалары туралы
мәлімдемелер.
3. Прейскуранттар.
4. Басылымдар (кітаптар, журналдар, газеттер).
5. Жеделхаттар.
6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер.
7. Құттықтау хаттары мен шақыру билеттері.
8. Бухгалтерлік құжаттар.
9. Мәлімет үшін жіберілген хаттардың көшірмелері.
Құжаттарды тіркеу кезінде, мекемелерде келесі
ережелерді орындай білу қажет:
1. Әрбір құжат тек бір рет тіркеледі.
2. Барлық құжаттар тек бір жерде тіркеледі.
3. Барлық құжаттар мекеме қабылдаған бірыңғай нысанда тіркеледі.
Достарыңызбен бөлісу: 
