Дизайн выполнен в Студии Артемия Лебедева Архангельский Г. А
Приоритетность долгосрочных целей
жүктеу/скачать 1.58 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Личное раз- Семья (0.3) Проф. разви- Благосостоя- Суммарная витие (0.3) тие (0.2) ние (0.2) оценка
- Шестой шаг создания личной ТМ-системы
- 7. Информация: как управлять творческим хаосом
- Эффективная система чтения
- Фильтрация электронной почты
- Электронная почта как инструмент контроля
Приоритетность долгосрочных целей Самый главный вопрос в том, как тратить время на главное, — это вопрос расстановки приоритетов в списке долгосрочных целей. Невозможно одинаково интенсивно работать над десятком-другим долгосрочных целей одновременно. Как бы вам ни хотелось одновременно и создать бизнес, и стать популярным телеведущим, и иметь при этом пятерых детей — вряд ли все это получится совместить. Нужно выбирать, расставлять приоритеты. Это не значит обязательно отказываться от каких-то целей навсегда. Но определить, какие цели для вас являются первоочередными на данный момент, — крайне важно. Самый простой способ взвесить долгосрочные цели — использовать в качестве критериев 5—7 ваших ключевых ценностей, полученных при ведении «мемуарника» (см. стр. 44). Например, вы выбрали из «мемуарника» 4 ключевых ценности, взвесили их (веса указаны в скобках) и выписали ключевые цели на ближайшее время:
Построить дом 2 3 1 2 2,1 Вырастить сад 2 2 1 1 1,6 Воспитать сына 3 3 1 1 2,2 Стать директором 3 1 3 3 2,4 Дальше, как и в предыдущих примерах применения матрицы критериев, оцениваем каждый вариант по каждому критерию. В данном примере я использовал самую простую, трехбалльную шкалу. Единица означает, что вариант практически не ценен с точки зрения данного критерия — например, «вырастить сад» не вносит никакого вклада в ваше профессиональное развитие. Двойка — средняя ценность варианта, например, сад ценен с точки зрения семейной жизни, но не критично ценен. Тройка — существенная ценность варианта по критерию: например, директорская должность очень ценна с точки зрения благосостояния. Далее — подсчитываем интегрированные оценки вариантов. Из правой колонки видим, что с точки зрения выбранных критериев и их весовых коэффициентов ключевая цель на данный момент — стать директором, и следующая за ней — воспитать сына. Если поменять веса критериев, итоговая приоритетность целей может оказаться совершенно другой. Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени. Участник открытого семинара в Новосибирске в апреле 2005 г., владелец компании, определил приоритетность своих долгосрочных целей с помощью следующих критериев:
116 Глеб Архангельский. Тайм-драйв Критерии, для простоты, не взвешивались (т.е. приняты за равнозначимые, равновеликие). В таблице критерии обозначены в верхней строке номерами от 1 до 5. Оценки (трехбалльная шкала, от О до 2) по критериям были расставлены так: ЗАДАЧИ 1 2 3 4 5 Итог До 31.12.05 внедрить ТО 2 2 2 2 2 10 До ноября 2005 г. увеличить оборот на 40% 0 0 1 2 2 5 Наладить отношения с сыном 2 0 2 2 2 8 Участник сказал: «Это один из самых полезных результатов, которые я получил на семинаре. Я, во-первых, осмыслил и сформулировал критерии, на основе которых принимаю долгосрочные решения; во-вторых - понял, что на одну из ключевых для себя задач, отношения с сыном, тратил до этого дня значительно меньше времени и внимания, чем это заслуживало». Шестой шаг создания личной ТМ-системы Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное. Краткие рекомендации:
7. Информация: как управлять творческим хаосом Наша квартира мне телевизионную передачу напоминает — «Что? Где? Когда?» называется. Потому что не знаешь, что где валяется и когда все это закончится. «Зима в Простоквашино». XXI век — век информации. Ее объемы колоссальны и растут все быстрее. Любой человек, желающий достигать успеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента». Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например, «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например, «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гениальные идеи в ситуациях неопределенности?». Мы, русские, очень любим гордиться нашей фундаментальной системой образования. И гордиться, в общем-то, есть чем. Но гордясь, не стоит забывать, что получением диплома образование не заканчивается, а начинается. Все меняется так быстро, что учиться нужно всегда. Только так мы будем конкурентоспособны в современном мире и как отдельные личности, и как нация. Но чтобы учиться непрерывно, тратя на это разумное количество времени, нужно делать это системно. Эффективная система чтения Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Начнем с того, что читать нужно. На тренингах я пару раз спросил участников, сколько и каких книг они читают.
118 Глеб Архангельский. Тайм-драйв Информация: как управлять творческим хаосом 119 После этого понял, что о «самой читающей в мире нации» можно пока забыть (детективы и дамские романы оставляю за кадром). Я говорю, возможно, жесткие и неприятные вещи. Но, на мой взгляд, расслабленные телевизором индивидуумы шансов на быстрый личностный и карьерный рост не имеют. Напрягайте мозг, коллеги, он, как и мышцы, от неиспользования атрофируется. Поэтому рекомендую взять за правило: не меньше одной серьезной книги в неделю. Причем неважно, деловой книги или художественной, важно, чтобы это действительно была работа ума и чувства. Теперь о том, как читать более эффективно. Самый шаблонный ответ на этот вопрос — скорочтение. Скажу сразу: отношусь к этому подходу скептически. На мой взгляд, скорочтение актуально в первую очередь для специалистов, имеющих дело с большими объемами информации, например, аналитиков. Если такой «производственной» задачи у вас нет, то мой совет: читайте не «больше» — читайте «умнее». Также не советую следовать рекомендациям из классических книг по тайм-менеджменту — «читайте бегло, по диагонали, не читайте написанного мелким шрифтом» и т.п. Полагаю, здесь верно старое правило «лучше меньше, да лучше». В вузе я пробовал изучать скорочтение, но после прихода на серьезную работу почувствовал разницу - между ускоренным перевариванием обязательного потока информации в вузе и свободным выбором тех и только тех книг, которые дают реальную пользу. С тех пор я читаю деловой и научной литературы сравнительно мало, 5-6 книг в месяц (художественной - больше, но ее чтение сознательно не планируется). При чтении я придерживаюсь нескольких простых принципов:
Таким образом, книга становится «бензином» для рождения своих идей по конкретному проекту. — Читаю всегда с начала, но не всегда до конца. Иногда недочи танная книга лежит полгода-год и потом вдруг запускается «в работу» опять. Все книги «к чтению» (новые и недочитанные) лежат в одном месте, для удобства обзора при принятии реше ния «что читать». Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения:
Эдуард Фаритов, директор по развитию Группы «Русский стандарт». «Достаточно давно я столкнулся с тем, что когда встречаешься с людьми, у которых чему-то можно научиться, период времени общения с ними очень мал для того, чтобы хоть что-то у них перенять. Поэтому я понял, что имеет смысл спрашивать у людей - какая любимая книга этого человека. Когда человек называет одну или две   120 Глеб Архангельский. Тайм-драйв
Информация: как управлять творческим хаосом 121 книги, становится в общем-то понятно, откуда получить те знания, которые человек считает наиболее для него важными. Так у меня сложился список литературы, которую я хотел бы прочесть. Я пользуюсь двумя принципами:
Телевизор и новости Скажите — как на вашу текущую жизнь и деятельность влияет война в Ираке? Если ваша компания не работает с Ближним Востоком и у вас нет там родственников — то, скорее всего, никак не влияет. А раз не влияет, то зачем вам, как сказала участница одного из ТМ-тренингов, «превращать вашу голову в мусорное ведро»? «Многие знания — многие печали», сказал древний мудрец. Наши школы и вузы внушили нам мысль, что знание — само по себе уже ценность. Сильно сомневаюсь в этом. У классика тайм-менеджмента Стивена Кови в «Семи привычках высокоэффективных людей» есть хорошие понятия: «круг влияния» и «круг беспокойства». Обычно круг беспокойства шире круга влияния. Но зачем вам беспокоиться, да и вообще знать о том, что никак не влияет на вашу жизнь и на что вы сами никак не можете влиять? Это не так просто — отказаться от лишнего знания и не читать, с кем развелась очередная поп-звезда и сколько разрушений принес ураган в Тлумбукту. Утешьте себя тем, что количество информации в мире растет по экспоненте, всего все равно не узнаете. Вот простые правила оптимизации общения с телевизором:
Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой — отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их достижению? Делится опытом член ТМ-сообщества Алексей Бабий, руководитель проектов компании MaxSoft, Красноярск. «...Убедившись в том, что от смотрения телевизора никакой пользы, кроме вреда, нет, я поставил ограничение: не более получаса в день. То есть 15 часов в месяц. И в ежедневном хронометраже фиксировал отдельно затраты времени на телевизор. Как только набегало 15 часов, я не имел права смотреть телевизор до конца месяца. В конце концов я пришел к очень жесткому режиму: в начале недели просматривал программу передач, отбирал фильмы и передачи на общую сумму три часа и в остальное время к телевизору не подходил вообще. Собственно, именно так и следует поступать с телевизором...»  122 Глеб Архангельский. Тайм-драйв
Информация: как управлять творческим хаосом 123  Фильтрация электронной почты
Мы разобрались с книгами и телевизором, теперь время вернуться в офис и поработать над одним из важнейших в наше время потоков информации: электронной почтой. Электронная почта — великолепный и пока недооцененный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менеджерское» преимущество в том, что почта не требует «одновременности» контакта — вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время. В этом гораздо больше удобства, чем при телефонном или очном общении, требующем одновременности присутствия обоих участников коммуникации. Исходя из этого преимущества электронной почты, лучше использовать ее, а не телефон, для всех несрочных вопросов, т.е. терпящих хотя бы сутки. Чтобы пользоваться почтой эффективно, рекомендую освоить десятипальцевую слепую печать. Этот инвестиционный проект потребует около 1—2 часов в день в течение двух недель и даст вам крайне важный результат: свободу создания письменного текста. Дело не столько в скорости, сколько в свободе: писать вам станет так же легко, как говорить, и вы будете использовать почту гораздо активнее, получая существенные выгоды времени. Следующая тема в работе с электронной почтой — спам, замусоривающие вашу папку «Входящие» рекламные письма. Проблема спама в электронной почте, пожалуй, наименьшая из всех проблем. Даже если не применять антиспамовые фильтры, удаление вручную сотни-другой рекламных писем занимает максимум полминуты. Если эта процедура занимает у вас больше времени, если вы поддаетесь «цепляющим» заголовкам, а потом злитесь на спамеров за потраченное вами время — это скорее проблема недостаточного осознания личных приоритетов и долгосрочных целей. Когда человек четко осознает свои цели, его гораздо труднее отвлечь от стоящего дела всяким информационным мусором. Реальной проблемой спам становится только при выходе в Интернет с карманного компьютера через мобильный телефон, когда низкое качество связи затрудняет скачивание заголовков и удаление спамерских писем на сервере. Если вы часто сталкиваетесь с такой ситуацией — рекомендую завести отдельный почтовый ящик, никогда не упоминаемый в открытых источниках и известный только вашим ключевым коллегам, руководству и т.п. Гораздо серьезнее проблема появляющегося конвертика. Действительно, каким бы важным делом мы ни занимались, сигнал «У вас новая почта» сразу включает тревожные центры головного мозга. И важное дело откладывается в сторону, а новое письмо, естественно, оказывается далеко не столь важным, как казалось. Отключите оповещение о приходе нового письма. Если ваша работа — не обработка заказов, приходящих по электронной почте и требующих немедленной реакции, — отключите не сомневаясь. Автоматическую проверку почты (по умолчанию в Outlook она делается каждые несколько минут) тоже сделайте более редкой, не чаще раза в час. А еще лучше — проверяйте почту только сами, без помощи автоматических настроек. По опыту корпоративных проектов, оптимальная частота приема почты — около 3—4 раз в день. Лучше, если это время будет определенным, хорошо известным вашим коллегам. Приурочивайте это время к концу логических рабочих периодов — например, последние полчаса перед обедом и перед концом рабочего дня. Начальное время рабочих периодов тратьте на более серьезные вопросы, не разменивайте на мелочи. Иногда нужно смотреть почту чаще, например, если ваш руководитель в течение дня часто высылает по электронной почте срочные поручения. Но даже в таких случаях выемка почты раз в час, или в крайнем случае в полчаса,  124 Глеб Архангельский. Тайм-драйв
на мой взгляд, вполне достаточна. Вопрос, который не терпит полчаса-час, — это что-то совсем из области пожаров и землетрясений, скорее всего вам зададут его по телефону. Кстати, желательно договориться с коллегами о том, что действительно сверхсрочные вопросы задаются по телефону, а все остальное — по электронной почте. Александр Мондрус, управляющий Группой компаний MC-Bauchemie-Russia (торговая марка «Плитонит»), в ходе проекта ТМ-консульти-рования отключил автоматическое скачивание почты и установил часы приема почты - 12.00, 15.00 и 18.00. При этом в первые два приема отвечал только на самое срочное, а на все остальное - вечером, после 18.00. Таким образом, существенно сократилось время на обработку почты, а главное - ее действие как отвлекающего фактора в течение дня. Чтобы облегчить себе работу, настройте автоматическую сортировку почты, которую умеет делать любая почтовая программа. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям, и настройте автоматическое разбрасывание писем в эти папки. Особенно это удобно для несрочной информации — рассылок, информационных писем, несрочной отчетности подчиненных и т.п. Если не удается настроить сортировку по уже имеющемуся в письме признаку (например, адресу отправителя), договоритесь с коллегами о простых обозначениях. Например, руководитель отдела в IT-компании распорядился все вопросы, которые терпят сутки, присылать с пометкой «*» в поле «Тема» и настроил автофильтрацию этих писем в отдельную папку. В течение дня он их даже не читал, а отвечал на следующий день на все вопросы устно — на планерке. Таким образом, удалось резко сократить время на решение мелких вопросов в течение дня, освободить время для ключевых задач, требующих концентрации. В MS Outlook кроме автоматической сортировки можно еще настроить автоматическую раскраску писем в разные Информация: как управлять творческим хаосом 125 цвета. Например, как настроила одна из участниц тренингов: от шефа — строгим классическим шрифтом и синим цветом; от любимого человека — сиреневым цветом и изящным шрифтом и т.п. На корпоративном семинаре в ОАО «Банк24.ру» были придуманы простые правила регулирования приоритетности письма. Проблема звучала так: «От некоторых сотрудников все письма приходят только с красным флажком. Им так удобнее, а получатель не может ориентироваться, что из заданных вопросов - действительно срочное и важное». Договорились о том, что каждый сотрудник своему коллеге в день имеет право послать только одно «красное» письмо. Отправитель сам должен решить, на какой вопрос он потратит сегодня этот красный флажок. Была озвучена еще одна проблема: «Многие присылают письмо с пустым полем «Тема», совершенно непонятно, читать ли это письмо сразу, срочное оно или нет». Договорились о простом правиле: «Получивший электронное письмо без поля «Тема» имеет право стереть его, не читая. Вся вина в случае проблем будет на отправителе». Электронная почта как инструмент контроля Настоятельно рекомендую сохранять всю электронную почту, разбрасывая ее по нескольким смысловым папкам. При этом к некоторым письмам бывает необходимо обращаться. Часто такие цисьма оставляются во «Входящих». В наших проектах индивидуального консультирования для топ-менеджеров расчистка «Входящих» обычно является одной из первых задач. Примерно за неделю-две количество писем удается сократить в среднем с 1—2 тысяч до 50—100. Достигается это с помощью системы папок «На контроль». Структура этих папок обычно бывает примерно такой:
жүктеу/скачать 1.58 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|
