Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов
жүктеу/скачать 2.53 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Управляемые единицы информации.
- Календарь.
- Ежедневник.
- Расписание на сегодня.
- Составить расписание на сегодня.
- Составить список дел на сегодня.
- Расставить приоритеты и откорректировать расписание.
- Закончить день.
Портативность. Вы можете взять ее с собой куда угодно.
Надежность. Она запоминает все, что вам нужно, избавляя вас от этой нагрузки. Управляемые единицы информации. Не миллион мелких записей, но и не единственный Роковой Список. Элементы, составляющие хорошую систему:
Главный элемент системы - страничка, посвященная сегодняшнему дню. Она должна быть достаточного размера, чтобы на ней помещались список дел на этот день и расписание. Органайзеры с такими страничками производят фирмы FranklinCovey и Filofax (рис. 4.1). Альтернативой может быть PDA-компьютер (наладонник). Органайзер необходимо всегда иметь при себе, чтобы, если кто-то обратится к нам с какой-то просьбой, сразу записать ее в органайзер, а не на клочок бумаги, который потеряется раньше, чем вы перепишете его содержимое в более надежное место. Цикл Цикл является развитием системы, которую я успешно применял в течение десяти лет. Этот метод прост в применении и в то же время включает в себя все компоненты, необходимые системному администратору.
Рис. 4.1. FranklinCovey, Filofax и другие фирмы выпускают для своих органайзеров странички на каждый день, где вы можете записать список дел и расписание на сегодня Наш органайзер состоит из четырех частей: ♦ 365 списков дел на год. Мы собираемся составлять по отдельному списку дел на каждый день. В сегодняшнем списке перечислены дела, которые вы должны сделать сегодня. Если вы знаете, что какое- то дело должно быть выполнено в конкретный день, запишите его на соответствующей странице. Дела, оставшиеся невыполненными к концу дня, переносятся в список следующего дня. (Если вы пользуетесь бумажным органайзером, оставьте в нем странички только на один месяц, а то его трудно будет носить!)
Система Цикл работает следующим образом: каждый день вы тратите 10 минут на планирование дня. Процесс планирования весьма прост.
Имея каждый день новый список, мы поддерживаем в себе ощущение завершенности, когда в конце дня видим, что каждый пункт обработан. Если нам удается выполнить все дела до конца рабочего дня, мы можем наградить себя, поработав над «приятным» проектом или уйдя домой пораньше, если у нас гибкий график. Если работы столько, что за сегодня все не переделать, настроение все же остается хорошим, потому что переполнение под нашим контролем. Мы можем строить долгосрочные и среднесрочные планы, а не беспомощно барахтаться, пытаясь удержаться на плаву. Мы можем разбить задачу на отдельные части и запланировать выполнение каждой подзадачи на какой-то конкретный день. Мы можем достичь отдаленной цели, составив расписание на следующий месяц (и даже год) и записав этапы на разных страницах. А еще у нас есть календарь, помогающий отследить встречи. Пользуйтесь одним календарем для деловых и личных встреч, так как управиться с одним календарем легче, чем с двумя. Благодаря комбинированному календарю вы не пропустите развлечение только потому, что забыли посмотреть в другой календарь и решили задержаться на работе. Такой подход кажется вам слишком механическим? Слишком негибким? Вы скоро убедитесь, насколько он гибок. Весь процесс планирования отнимает не больше десяти минут ежедневно, зато избавляет вас от многих часов стресса. Разве спланировать один день нереально? Что делать, если новые дела добавляются в список в течение дня? Я обещаю ответить на этот вопрос в главе 5. Прежде чем учиться ходить, вам нужно научиться ползать. Резюме
Начните прямо сейчас! Когда вы начнете придерживаться системы Цикл, она покажется вам неудобной. Однако со временем вы почувствуете себя более комфортно. Вы приспособите ее под свой стиль, когда лучше в ней разберетесь. Психологи утверждают, что для формирования привычки требуется 21 день. В течение 21 дня упорно делайте одно и то же, чтобы ваш мозг стал относиться к этому делу как к привычке, не требующей особых усилий. Мое правило "список дел на каждый день" не станет вашей привычкой, пока вы не начнете его соблюдать. Запланируйте к выполнению вашу новую привычку на сегодня. Оставшиеся 20 дней вам будет гораздо проще. 5 Система Цикл: списки дел и расписания Теперь, раздразнив вас кратким описанием системы Цикл в главе 4, в течение трех глав подряд я буду раскрывать ее элементы, от каждодневных до долгосрочных. Эта глава посвящена управлению списком дел, то есть сегодняшнему дню. В следующей главе обсуждаются календари, позволяющие организовать время на ближайшие дни и месяцы. Наконец, в главе 7 мы поговорим о постановке долгосрочных жизненных целей. Поскольку Цикл является повторяющимся процессом, я промолчу о моментах, обсуждать которые бессмысленно, пока вы не прочли следующие главы. Не исключено, что вы захотите прочесть эти три главы несколько раз подряд. У всех системных администраторов есть одна общая черта - рабочего времени не хватает для выполнения всей работы. К счастью, большая часть этой главы посвящена собственно управлению потоком дел. Начав с одного типичного дня, мы рассмотрим последующие, чтобы понять, как работает система.
Типичныйдень Рассмотрим работу Цикла на примере одного дня. Входя утром в офис, вы должны сразу сосредоточиться и запустить этот процесс. В противном случае вас захватят прерывания и отвлекающие факторы, которых полно вокруг: на автоответчике мигает индикатор новых сообщений, в коридоре подходят сотрудники, зовет к себе автомат с кофе, к тому же вам интересно, какой комикс появился сегодня на сайте User Friendly. Вы решаете проверить электронную почту и... через несколько часов осознаете, что половина дня пролетела впустую. Итак, ОСТАНОВИТЕСЬ. Не проверяйте электронную почту и не читайте новости на сайтах. Вместо этого закройте дверь (если вам повезло с отдельным кабинетом) и выполните все шаги Цикла. Вначале составьте план «А можно я сперва проверю электронную почту?» Нет. Планирование займет 10 минут. Почта может подождать. «А вдруг произошел сбой, и мне сообщили о нем по электронной почте?» Незначительные сбои могут подождать 10 минут. О серьезных проблемах вы обычно узнаете не по электронной почте, а, например, по запаху дыма или шуму за дверью. Вот компромисс: выведите на экран «приборную панель» приложения, которым вы пользуетесь для мониторинга сети. Если вы видите, что все службы работают нормально, значит, проверять почту не нужно. (А разве программа мониторинга уже не известила бы вас о сбое, если он произошел?) Друзья говорили мне, что у них достаточно силы воли, чтобы открыть почтовое приложение, проверить, нет ли важных сообщений, и затем закрыть его. У меня нет такой силы воли. Если я начну проверять почту на предмет важных сообщений, дело, как всегда, закончится тем, что я прочитаю всю почту, затем начну реагировать на запросы и вдруг вспомню, что так и не распланировал рабочий день. Поверьте мне, аварии и сбои могут подождать десять минут. Шаг 1: составьте расписание на сегодня Начните день с составления расписания. Посмотрите в календаре, какие совещания и встречи назначены на текущий день, и впишите их в соответствующие графы на страничке органайзера. Остальное время можно уделить пунктам из списка дел. Несложные арифметические подсчеты покажут, сколько времени у вас в распоряжении. Предположим, листок вашего календаря выглядит, как показано на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Записи в календаре У вас запланированы совещания на 10:00 и 15:00, каждое по часу. Вы отмечаете эти интервалы на страничке с расписанием. Вам нужен перерыв на обед, и его вы планируете с 12 до 13. Затем вы подсчитываете, сколько времени остается на дела из списка. Сейчас 8:30, и вы хотите уйти в 17:30, то есть через 9 часов. Три часа уже заняты, на другие задачи остается шесть часов. На рис. 5.2 показано, как выглядит ваше расписание в данный момент. Шаг 2: составьте список дел на сегодня Теперь вы составляете список сегодняшних дел и подсчитываете, сколько у вас работы (в часах). Как правило, на этот день уже запланированы какие-то дела. Вы добавляете то, что пришло вам в голову (например, гениальную мысль, осенившую вас, пока вы шли от машины до офиса) и, если сегодня первый день месяца, сверяетесь со списком долгосрочных целей (подробнее об этом сказано в главе 7). Поскольку вы работаете с системой Цикл первый день, ваш список дел изначально пуст. Однако вы представляете себе, что должны сделать. Запишите эти дела вкратце; необязательно писать законченные предложения. После этого список может выглядеть примерно так, как показано на рис. 5.3. Как видите, краткой записи достаточно, чтобы вы поняли задачу. Можете записать какие-то детали, например номера телефонов, логины и т. д., если вам необходимо, но в целом старайтесь быть лаконичным.
Рис. 5.2. День с размеченными интервалами Если у вас есть свежие сообщения на автоответчике, сейчас самое время прослушать их и, возможно, что-то записать. Я имею привычку записывать на бумаге все сообщения автоответчика, даже если они не Крапив запись Чп> это означает
Рис. 5.3. Понедельник. Список дел в вашем органайзере
Рис. 5.4. Понедельник. Добавлена оценка времени требуют каких-то действий с моей стороны. В таком случае я могу тут же пометить этот пункт как выполненный. Это придаст мне ощущение завершенности моей работы. Итак, сколько работы у вас на сегодня? Запишите рядом с каждым пунктом списка дел примерное время, за которое сможете его выполнить (рис. 5.4). В этом примере вы можете прикинуть, сколько времени уйдет на все дела. Сложите часы (помечены как «ч»), прибавьте к ним остальные значения (минуты), и вы получите девять часов. Шаг 3: расставьте приоритеты и откорректируйте план Затем установите приоритетность дел, основываясь на какой-нибудь простой системе. Я пытался использовать 100-балльную шкалу, но она оказалась слишком сложной. Один друг заметил как-то, что в жизни есть только три уровня приоритетности:
Для простоты обозначим эти приоритеты А, В и С соответственно. На рис. 5.5 показано, как я расставил приоритеты в нашем примере. Как справиться с переизбытком дел Итак, для выполнения всего списка вам потребуется девять часов, а в вашем распоряжении только шесть. Как справиться с переизбытком дел? Задержаться на работе - неверное решение. Ваша личная жизнь достаточно ценна. Вашему работодателю вовсе не нужно, чтобы из-за нехватки свободного времени вы стали раздражительны. Правильно пи- Сдкпоно? Приоритет Время Дело
Рис. 5.5. Понедельник. Добавлены приоритеты таясь, высыпаясь, занимаясь спортом и ведя активную жизнь вне работы, вы лучше работаете. Простейший способ решить проблему - перенести на следующий день дела с приоритетом С и некоторые из дел с приоритетом В. Одно из преимуществ ежедневного списка дел заключается в том, что мы можем переносить пункты. Вот несколько полезных идей:
|
