Бикова Г. П. Українська мова та культура ділового спілкування : навч. посіб. для студ. вищих навч. закл. / Г. П. Бикова. – К.: НАУ, 2003. – 366 с

Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення: навч. посіб. для студентів вищих навчальних закладів / Т. Б. Гриценко. – К. : Центр учбової літератури, 2010. – 624 с.

Гуць М. В. Українська мова у професійному спілкуванні / М. В. Гуць, І. Г. Олійник, І. П. Ющук. – К.: Міжнародна агенція «Bee Lone», 2004. – 336 с.

Загнітко А. П. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування / А. П. Загнітко, І. Г. Данилюк. – Донецьк: ТОВ ВКФ «БАО», 2004. – 480 с.

Культура фахового мовлення : навч. посіб. / За ред. Н. Д. Бабич. – Чернівці: Книги-ХХІ, 2005. – 273 с.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. – 2-ге вид., доп. і випр. – К. : Довіра: УН ВЦ «Рідна мова», 1998. – 507 с.

Найчіткіше особливості офіційно-ділового стилю виявляються у лексиці і синтаксисі. В основу текстів офіційно-ділового стилю покладена загальновживана стилістично нейтральна лексика. До неї належать слова, що виступають назвами осіб за родинною спорідненістю (батько, мати, брат, дочка), осіб за професійною або службовою належністю (інженер, менеджер, лікар, секретар, директор), різних предметів побуту (будинок, телефон, стіл, книга), ознак (малий, великий, широкий, вузький, жовтий, зелений); дій, процесів» станів (будувати, ремонтувати, надавати, вантажити), просторових і часових понять (день, рік, місяць, тиждень, декада, південь, північ, захід, схід); одиниць виміру (грам, кілограм, кілометр); службово-граматичних елементів (і, а, але, щоб, за, через, перед) тощо. Ці слова зрозумілі й широковживані, тому використовуються в усіх функціональних стилях сучасної української літературної мови.

Специфіка офіційно-ділового стилю, зміст документів передбачають потребу називати різні установи, відділи, різні типи документів, посади, почесні звання, а також географічні назви, що вказують на місцезнаходження установ. Для цього використовують номенклатурні позначення, наприклад: півострів, острів – терміни, Крим, Зміїний – номенклатурна назва. Вони відрізняються від термінів тим, що позначають одиничне поняття, а не загальне. До номенклатурних позначень належать також і серійні марки автомобілів, верстатів, приладів, частини машин, пристроїв, інструментів тощо.

Поширені в офіційно-діловому стилі скорочені еквіва­ленти складених номенклатурних позначень – абревіатури. Це зумовлено активізацією зручного для користування та вимови лексико-семантичного способу творення нових слів методом скороченого слово- та буквоскладання, а також прискореними темпами суспільного життя, інтенсифікацією масової комунікації засобами радіо, телебачення, електронної пошти тощо. Наприклад: ООН, МАУП, НУБіПУ.

Фразеологізми (стійкі словосполучення). В офіційно-діловому стилі вони позбавлені образності, емоційно-експресивного забарвлення. Це переважно термінологічні словосполучення, які широко вживаються у діловій сфері, в усному і писемному мовленні, а також кілька груп стійких словосполучень, закріплених за окремими галузями діяльності (бухгалтерська, фінансово-банківська, правова): юридична особа, громадські організації, майнові відносини, дипломатичний імунітет, довічне утримання, заробітна плата, компенсаційні витрати, касаційна скарга, матеріальна відповідальність, позовна давність, трудовий стаж, фактор ризику, виконання зобов’язань, прийняття пропозиції тощо. Крім термінологічних сполук, у цьому стилі вживається велика кількість специфічних стійких сполучень – мовних штампів, регулярно повторюваних у певних умовах і контекстах: у зв’язку з відсутністю, за наявності, давати підставу, беручи до уваги вищесказане, порядок денний, надати слово, внести пропозицію, взяти до уваги, вжити заходів, залишити питання відкритим, зняти питання з порядку денного, залишити за собою право, скласти повноваження, накласти стягнення тощо. В адміністративному підстилі офіційно-ділового стилю штампи варіюються: відповідно до постанови – згідно з постановою – на виконання постанови; з метою виконання – для виконання – на виконання; вважає за можливе – вважає доцільним; давати змогу – давати можливість.

Канцелярські звороти є наслідком загальної стандартизації ділового мовлення і виконують функцію готових елементів стилю. Щодо них немає різнотлумачень, вони сприймаються всіма однозначно і забезпечують максимум інформації. Збереження стандартів, використання усталених слів та висловів є необхідною умовою однозначності розуміння, комунікативної адекватності.

В окремих текстах офіційно-ділового стилю, наприклад дипломатичних, використовуються експресивно забарвлені фразеологізми з урочисто-піднесеним звучанням: випала висока (велика) честь, мати честь, справа честі, наріжний камінь, камінь спотикання, знаходити ключ, знаходити спільну мову, відвертий і широкий обмін думками, принципи невтручання у внутрішні справи інших держав та ін.
2. Морфологічні особливості офіційно-ділових текстів

Із морфологічних засобів офіційно-ділового стилю найхарактернішими є: перевага іменників над дієсловами; широке використання віддієслівних іменників у певних жанрах, зумовлене прагненням до узагальнення; перевага наказового способу дієслова над іншими категоріями дієслова; широке використання відіменних прийменників у реалізації стандарту; обмежене використання прислівників, особового займенника, вигуків, часток.

Проте для деяких збірних іменників офіційно-діловий стиль є основною сферою функціонування: адміністрація, секретаріат, ректорат, генералітет, інструментарій, а також група, полк, команда тощо.

В офіційно-діловому стилі назвами посад, професій, звань виступають іменники чоловічого роду незалежно від статі особи, яку вони позначають: В обговоренні монографії взяла участь професор Іваненко Галина Степанівна; Призначити на посаду інженера Мартиненко Раїсу Миколаївну.

Значна частина назв осіб за професією, званням, посадою має паралельні форми чоловічого і жіночого роду: учитель – учителька, журналіст – журналістка, касир – касирка, секретар – секретарка, офіціант – офіціантка тощо.

Відповідники жіночого роду в офіційно-діловому стилі не вживаються. Основна сфера їх функціонування – розмовний стиль, звідки вони проникають у художній і публіцистичний. Усе частіше в засобах масової інформації можна натрапити на слова професорка, депутатка, директорка, поетка та ін. Від активного вживання такі слова поступово втрачають колорит розмовності, але все ж залишаються в групі стилістично обмеженої лексики, і в діловій мові вони недопустимі.

Іноді в ділових паперах іменники в однині вживаються для позначення множини, підкреслюючи цілісність, нерозчленованість ряду однорідних предметів: зібрано 70 тонн сливи. Проте не варто вживати форму однини, якщо якась кількість однорідних предметів залишається розчленованою або вказується кількість цих предметів: До магазину надійшла нова партія пральних машин.

В офіційно-діловому стилі використовують всі значеннєво-граматичні розряди прикметників, але різною мірою. Найчастіше вживаються відносні прикметники, які виражають незмінні, сталі щодо міри вияву ознаки предметів через відношення з іншими предметами або діями і в прямому значенні не мають супровідних експресивно-оцінних відтінків.

Натомість широковживаним у звертаннях до однієї особи є займенник ви (пошана множина), який виражає ввічливість мовця та повагу його до співрозмовника: нагадуємо Вам.., дякуємо Вам.., дирекція заводу «Оріон» звертається до Вас.... Цей займенник у всіх відмінкових формах пишеться з великої літери.

В офіційно-діловому стилі широко використовують безособову форму викладу тексту, яка не потребує означення виконавця дії, а лише наголошує на самій події, що відбулася, наприклад: застосовано прийом, зазначено у статті тощо. Безособові конструкції є синтаксичною особливістю української мови. Слід пам’ятати, що безособові дієслова на но, -то керують іменником у знахідному відмінку без прийменника, наприклад: вироблено (що?) нову методику.

Вживання певної форми дієслова істотно впливає на характер висловлювання. Наприклад, інфінітив підсилює наказ, виражає його категоричність, а форми дійсного способу із значенням наказовості та безособові форми пом’якшують категоричність. Тому інфінітив вживають переважно в наказах і розпорядженнях, а безособові форми використовують у статутах, інструкціях, приписах та ін. Форми дійсного способу із значенням наказовості властиві усному мовленню, де вони супроводяться відповідною інтонацією: Ідемо! Пом’якшити тон наказу або виразити прохання, побажання, пораду в усному діловому спілкуванні можна також шляхом використання умовного способу в значенні наказового: Чи не погодилися б Ви...

Дієприкметник. У сучасній українській мові вживання активних дієприкметників теперішнього часу, утворюваних за допомогою суфіксів

-уч-, -юч-, -ач-, -яч-, вважається ненормативним. Активні дієприкметники теперішнього часу російської мови залежно від їх значення перекладають в українській мові або описово, використовуючи підрядні означальні речення, або добирають іменники здебільшого з суфіксами -ач, -альник чи прикметники із суфіксом -альн: начинающий – який (що) починає або початківець; заведующий – який (що) завідує або завідувач; окружающий – який (що) оточує або навколишній; учащайся – який (що) навчається або учень; исполняющий обязанности – виконувач обов’язків, отдихающий – відпочивальник; определяющий – визначальний тощо.

Вийшли з ужитку і вже не властиві морфологічній системі сучасної української мови активні дієприкметники, утворені за допомогою суфіксів -ш-, -вш-. Активні дієприкметники минулого часу російської мови в українській мові передають або підрядними реченнями або дієприкметниками із суфіксом -л-: победивший – той, що переміг; наболевший (вопрос) – наболіле; пожелтевший – пожовтілий.

Продуктивним різновидом в сучасній українській літературній мові є активні дієприкметники, утворені за допомогою суфікса -л- від інфінітивних основ неперехідних дієслів: закам’яніти – закам’янілий, розтанути – розталий, позеленіти – позеленілий.

Пасивні дієприкметники творяться від основи інфінітива перехідних дієслів доконаного і недоконаного виду за допомогою суфіксів -н(ий), -н(ий), -єн(ий), -т(ий) і відповідних родових закінчень: розвантажити – розвантажений ([ а],[-е]); занести – занесений ([ а],[-е]); збудувати — збудований ([ а],[-е]).

Від інфінітивних основ на -ну- і на -оти утворюються паралельні форми дієприкметників із суфіксом -т- або -єн-: висунути – висунутий і висунений, замкнути – замкнутий і замкнений, змолоти – змолотий і змелений, повернути – повернутий і повернений.

Частина російських дієприкметників на -мий в українській мові передається описово: принимаемый – який приймається, приводимый – який приводять тощо.

Сучасній українській літературній мові не властиві дієприслівникові форми із суфіксом -а (-я): лежа, стоя, сидя.

Дієприслівник позначає додаткову дію до основної, позначуваної дієсловом-присудком, тому обов’язково має стосуватися іменника-підмета: Розглянувши списки для надання житлової площі працівникам підприємств, організацій і установ Подільського району і пропозиції житлової комісії, керуючись чинним законодавством, виконком ухвалив... Речення, в яких дієприслівник стосується не іменника-підмета, а іменника-додатка не відповідають нормам сучасної української мови: Розглянувши списки, було виявлено помилку. Основна дія, виражена особовим дієсловом, і додаткова дія повинні стосуватися одного й того ж підмета. Той суб’єкт, що виконує основну дію, повинен виконувати й додаткову.

Важливі стилістичні функції виконують у текстах офіційно-ділового стилю службові слова – прийменники, сполучники, частки.

Прийменники використовують також і в дієслівних конструкціях, де вони беруть участь у реалізації об’єктних відношень. Проте в позиції після дієслова прийменники послаблюють своє конкретне значення і перетворюються на придієслівні службові морфеми, формальний елемент конструкції. Багато дієслів вживається тільки з певним прийменником. В офіційно-діловому стилі дієслівні словосполучення із сталим прийменником функціонують активно: залучати до (роботи), ввести в (дію), підготуватися до (перевірки), указати на (необхідність), стягнути з (відповідача), відмовитися від (пропозиції), призвести до (порушення), вилучати із (специфікації), відійти від (домовленості), ухилятися від (відповідальності) та ін.

В офіційно-діловому стилі сучасної української мови функціонують також прийменники, які мають виразне стильове забарвлення. Це переважно вторинні прості та складені прийменники, які розвинулися із самостійних частин мови. Наприклад: відносно, відповідно до, з метою, у зв’язку з, виходячи з, у випадку, у разі, зважаючи на, незважаючи на, з огляду на, згідно з, за винятком, в напрямку, на додаток до, шляхом та ін. Не вживають в текстах ділових документів прийменники насупроти, проз, проміж, побіч, сфера функціонування яких – розмовний і художній стилі.

Прийменники є важливими текстотвірними засобами, оскільки вони, вступаючи у різні зв’язки і відношення з повнозначними словами, семантично і синтаксично спаюють текст.

Важливість питань, які висвітлюються в офіційно-діловому стилі, вимагає максимально точного, чіткого і суворо логічного викладу думки. Цього можна досягти не тільки за допомогою відповідних лексичних засобів, а й завдяки використанню специфічних синтаксичних конструкцій. Чільне місце серед них посідають стійкі (шаблонні, стандартні) словосполучення – готові мовні конструкції їх наявність у діловому мовленні є наслідком регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної визначеності ділового спілкування. Мовні формули виникають у результаті уніфікації мовних засобів. Інколи вони є елементами, що визначають видову належність документа. Наприклад, заяви завжди починаються словами прошу + інфінітивна форма дієслова, яке конкретизує прохання: прошу прийняти (звільнити, зарахувати, призначити, розглянути ) та ін.; у наказах часто вживають мовні конструкції на зразок: зважаючи на викладене вище, для виконання вимог, призначити на посаду, проект наказу погоджено, контроль за виконанням наказу доручити тощо.

Активно функціонують у діловій мові конструкції «дієслово + іменник»: надати допомогу замість допомогти;здійснити ремонт замість відремонтувати; проводити змагання замість змагатися; справити враження замість вразити, скласти подяку замість подякувати та ін. Такі словосполучення, на відміну від дієслів, точніше передають значення – називають і дію, і предмет цієї дії.

Тексти офіційно-ділового стилю мають нейтральний, коректний тон мовлення, у них функціонують розповідні речення; питальні й окличні речення майже не вживаються (за винятком окремих випадків у діловому листуванні).

Документ призначений для широкого кола адресатів, з якими немає безпосереднього контакту, тому слід віддавати перевагу простим реченням – доступним, зрозумілим, однозначним. Широковживаними в ділових текстах є також складні речення, найчастіше складнопідрядні, за допомогою яких передається складність взаємозв’язків між фактами, їхня послідовність, розмежовуються і впорядковуються висловлені думки. Вони сприяють переконливості, аргументованості мовлення, водночас пом'якшують наказ, претензію, відмову тощо: При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості та документи, подання яких не передбачено законодавством; Для структурних підрозділів фірми, де за характером виробництва та умовами роботи запровадження п’ятиденного робочого тижня є не доцільним, встановлюється шестиденний робочий тиждень з одним вихідним днем (Із Правил внутрішнього трудового розпорядку).

Порядок слів у реченнях офіційно-ділового стилю. У реченнях, що функціонують в офіційно-діловому стилі, переважає прямий порядок слів, за допомогою якого передається загальний зміст речення без виділення ок­ремих елементів. Прямий порядок слів передбачає розміщення підмета перед присудком (договір діє, продавець сплачує), узгодженого означення – перед означуваним словом (державна допомога, цивільний позивач), неузгодженого – відразу після означуваного слова (крім означення, вираженого займенником його, її, їх) (показання свідків, згода засновників); додатка – після того слова, яке ним керує (отримувати прибутки, одержати листа). Обставини при прямому порядку слів можуть займати у реченні різні позиції: після закінчення робіт підрядник зобов’язаний...; підрядник зобов’язаний повідомити протягом двох днів...

Інверсований (непрямий) порядок слів використовують в офіційно-діловому стилі для того, щоб виділити щось, наголосити на чомусь: Не підлягають знесенню будинки, споруди, які становлять історичний інтерес.

Присудки в реченнях офіційно-ділового стилю виражені переважно дієсловом у формі теперішнього часу зі значенням позачасовості. Високий ступінь стандартизації мови, наявність сталих синтаксичних конструкцій у ділових текстах обмежують можливості вибору присудка: прибуток – одержується, розраховується; проект – розробляється, обговорюється, затверджується, схвалюється тощо. Важливими в реченнях такого типу є не підмет і присудок, а ті цифрові дані, які їх супроводять: дати, обсяг тощо.

Однорідні члени речення. При використанні однорідних членів речення в офіційно-діловому стилі важливо враховувати їх значеннєву співвіднесеність. Зокрема, не повинні виступати у ролі однорідних слова, що виражають родові (ширші) і видові (вужчі) поняття (наприклад, слова тварини і птахи не можуть бути однорідними, бо птахи це теж тварини); значення яких у чомусь збігаються, перехрещуються (техніка і машини); різнопланові, тематично не пов’язані поняття (працівники і прилади).

Узагальнювальні слова, які вживаються при однорідних членах речення, за значенням мають бути родовим поняттям, а однорідні члени – видовим: За другий квартал підприємством було придбано такі меблі: тумби офісні, столи комп’ютерні, стільці... У наведеному реченні узагальнювальне слово меблі вжито в знахідному відмінку, тому й однорідні члени речення стоять у формі знахідного відмінка.

Синтаксичними синонімами до дієприкметникових зворотів в українській мові виступають підрядні означаль­ні речення: Генпроектувальник зобов’язаний здати Замовникові проект в терміни, обумовлені договором і Генпроектувальник зобов’язаний здати Замовникові проект в терміни, які обумовлюються договором.

У текстах документів активно функціонують також відокремлені обставини, виражені сполученням іменників з прийменниками. Це звороти зі словами незважаючи на, у зв’язку з, залежно від, на відміну від, завдяки, внаслідок, з причин, за браком, згідно з, за згодою, відповідно до, на випадок. Вони також надають висловлюванню офіційного характеру і стандартизують мовлення. Відокремлені обставини не тільки уточнюють місце, час, спосіб дії тощо, а й увиразнюють об’єкт, привертають до нього увагу: Відповідно до вимог Постанови НБУ М 136, суб’єкти ЗЕД, здійснюючи експортно-імпортні операції, повинні додержуватися так званого правила 90 днів.

Для текстів документів характерне використання вставних слів і словосполучень, які виконують різні функції: служать для зв’язку частин тексту, впоряд­ковують висловлювання, вказують на джерело інформації, передають ставлення мовця до висловленої думки, пом’якшують категоричність висловлень, але ніколи не додають емоційності вислову. Широковживаними в офіційно-діловому стилі є такі вставні слова і словосполучення безсумнівно, безумовно, безперечно, звичайно, очевидно, ймовірно, звісно, у першу чергу, навпаки, на жаль, на наш погляд, на нашу думку, наприклад, нарешті, очевидно, отже, по-перше, по-друге, з одного боку, як видно, як свідчать, за даними та ін. На письмі їх відокремлюють комами.

Складні речення. У текстах службових документів функціонують різні види складних речень, серед яких переважають складнопідрядні, що характеризуються суворою логізованістю структури. Найпоширенішими з-поміж них є речення з підрядними з’ясувальними, означальними та обставинними мети і умови. У складнопідрядних реченнях важливо не лише правильно використовувати відповідні граматичні зв’язки в межах кожної частини, а й відповідно узгоджувати ці частини. Визначаючи місце підрядної частини, слід пам’ятати, що неправильне розміщення частин складнопідрядного речення може ускладнювати сприймання та розуміння змісту, а то й спотворювати його. Стилістично сильною позицією для підрядної частини є початок речення: Щоб уникнути ситуації, небезпечної для життя, кожен працівник повинен ознайомитися з правилами безпеки життєдіяльності.

Складносурядні речення дають змогу передавати взаємопов’язаність явищ дійсності, причинно-наслідкові, з’ясувальні, умовні зв’язки, одночасність або послідовність дій тощо: За цим контрактом Головний бухгалтер зобов’язується особистими силами і силами бухгалтерії здійснювати бухгалтерський облік у Товаристві, а Генеральний директор зобов’язується створювати необхідні умови для роботи Головного бухгалтера.

Речення поєднуються між собою за змістом і за допомогою граматичних засобів, утворюючи складне синтаксичне ціле, яке характеризується наявністю однієї теми (мікротеми). Перехід від однієї теми до іншої означає перехід від одного складного синтаксичного цілого до ін­шого. У межах складного цілого виділяються фраза-зачин, середня частина і кінцівка. Фрази-зачини, виділені окремо, утворюють змістову канву тексту. Складне синтаксичне ціле є одиницею тексту.