Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням»

За формою доповідна, пояснювальна записки та пропозиція близькі й містять такі реквізити:

• 
  посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка;
  
• 
  назва документа;
  
• 
  заголовок;
  
• 
  зміст записки;
  
• 
  посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;
  
• 
  дата складання записки.
  

Деканові

агробіологічного факультету

Національного університету біоресурсів

і природокористування України

____________ Ініціали та прізвище

старости 1-ої групи

Вовченка Миколи Сергійовича

Пояснювальна записка

Студенти 1-ої групи не з’явилися на заняття з геодезії (3-а пара) тому, що відвідували … музей. Екскурсію до музею організував доц. І. П. Коваль.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

• 
  стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» – назва питання, хто висловився;
  
• 
  повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення;
  
• 
  стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.
  

• 
  назва документа, яку пишуть посередині рядка;
  
• 
  порядковий номер протоколу.
  
• 
  назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);
  
• 
  назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;
  
• 
  дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);
  
• 
  кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх;
  
• 
  посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);
  
• 
  порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;
  
• 
  текст;
  
• 
  перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
  
• 
  підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).
  

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

За Кондратюка Б. П. – 45 голосів,

проти – 2,

утримався – 1.

Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами; документи, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, Що належать до сфери управління установи. Рішення колегій установ упроваджуються в життя наказами керівника організації.

виробничої наради працівників бухгалтерії

Акціонерного товариства «Україна»

21.01.2015 м. Київ

Голова: Гриненко В. І.

Секретар: Клименко С. Т.

Присутні: Головний бухгалтер В. І. Гриненко, заст. головного бухгалтера К. М. Лук’янчук, працівники бухгалтерії згідно зі списком (список додається, всього 17 осіб).

Порядок денний:

1. Підготовка звіту фінансової діяльності товариства за 2014 р. (доповідає головний бухгалтер Гриценко В.І.).

2. Вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності (доповідає заст. головного бухгалтера Лук’янчук К.М.).

1. СЛУХАЛИ:

В. І. Гриненко доповіла про порядок підготовки річного звіту, про завдання працівників бухгалтерії (текст доповіді додається).

ВИСТУПИЛИ:

М. В. Копачук запропонував організувати роботу так, щоб закінчити складання звіту до 29 січня 2015 року.

Б. Ф. Шумейко вказав на необхідність ретельної підготовки таблиць до звіту.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам бухгалтерії вчасно підготувати й подати матеріали до річного звіту.

2. Подати річний звіт до Держкомстату не пізніше 30 січня 2015 року.

2. СЛУХАЛИ:

К. М. Лук’янчук розповіла про вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності.

УХВАЛИЛИ:

Вказівки Держкомстату від 04.12.2014 р. з питань бухгалтерської звітності взяти до відома й керуватися ними.

Секретар підпис С. Т. Клименко

Крім повного протоколу, є ще витяг з протоколу. Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу. В ньому вказують (реквізити):

• 
  назву документа;
  
• 
  порядковий номер;
  
• 
  назву зборів, засідання, наради тощо;
  
• 
  дату проведення, місце проведення;
  
• 
  присутніх;
  
• 
  текст, що складається з розділів «Слухали» і «Ухвалили»;
  
• 
  підписи голови й секретаря.
  

з протоколу № 7 засідання

вченої ради агробіологічного факультету

Національного університету біоресурсів і природокористування України

20.04.2015

СЛУХАЛИ:

УХВАЛИЛИ:

1. Рекомендувати кандидатуру Д. В. Коваленка на присвоєння вченого звання професора кафедри селекції.

2. Порушити клопотання перед Вченою радою Національного університету біоресурсів і природокористування України про присвоєння Д. В. Коваленку вченого звання професора.

агробіологічного факультету підпис Ініціали та прізвище

Секретар підпис Ініціали та прізвище
РЕЗОЛЮЦІЯ

Резолюція – це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з’їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

Залежно від сфери використання листів та інтересів адресатів листування поділяють на офіційне (службове) і неофіційне (приватне). Офіційним є листування між державними органами, установами, організаціями, а також між службовими особами, які перебувають в офіційних відносинах. Таке листування належить до сфери офіційно-ділового стилю. Всю ділову кореспонденцію можна поділити на службову та комерційну.

Всі ділові листи можна поділити на кілька груп за певними ознаками:

1. За тематичною ознакою ділові листи можна поділити на комерційні (переддоговірні та післядоговірні) і звичайні ділові листи.

Комерційні переддоговірні листи складаються при укладанні та виконанні комерційної угоди від імені юридичних осіб та мають юридичну силу:

• 
  лист-запит (звернення покупця до продавця з проханням надіслати необхідну інформацію стосовно асортименту, якості, прейскуранту продукції чи послуг);
  
• 
  лист-відповідь на запит, або лист-пропозиція - оферта;
  
• 
  лист-відповідь на пропозицію (лист з інформацією щодо готовності співпрацювати, варіанти або відмова).
  

• 
  лист-претензія – рекламаційний лист (претензії до партнера, який порушив зобов’язання, вимоги щодо відшкодування та пропозиція умов відшкодування внаслідок порушення зобов'язань);
  
• 
  лист-відповідь на рекламацію (інформація про спосіб та строки відшкодування збитків або пояснення причин відмови).
  

• 
  лист-подяка;
  
• 
  лист-вибачення;
  
• 
  лист-вітання;
  
• 
  лист-запрошення;
  
• 
  лист-співчуття;
  
• 
  рекомендаційний лист;
  
• 
  лист-відмова.
  

• 
  лист-запит;
  
• 
  лист-пропозиція;
  
• 
  рекламаційний лист;
  
• 
  лист-прохання;
  
• 
  лист-звернення.
  

• 
  лист-підтвердження;
  
• 
  лист-нагадування;
  
• 
  лист-попередження;
  
• 
  лист-повідомлення;
  
• 
  супровідний лист;
  
• 
  гарантійний лист;
  
• 
  лист-заява.
  

4. За способом передавання інформації листи поділяються на поштові, факсові та електронні.

5. За структурними стандартами: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні) листи.

6. За змістом та призначенням:

• 
  інформаційні – інформують фірму-партнера про що-небудь, містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції;
  
• 
  гарантійні – повідомляють про гарантію оплати, строки постачання, якість товарів та послуг тощо;
  
• 
  рекламаційні – містять претензії з боку замовника (щодо якості товару, послуги, затримання строків постачання тощо) на основі певних документів;
  
• 
  ділові – містять іншу інформацію.
  

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання листа, в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні роблять висновки, вказують мету написання листа.

• 
  використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата (наприклад, при використанні термінів);
  
• 
  віддавати перевагу простим реченням;
  
• 
  у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);
  
• 
  дієприслівникові звороти вживати на початку речення;
  
• 
  використовувати інфінітивні конструкції;
  
• 
  для попередження загострення стосунків з партнером активну форму дієслів слід замінювати на пасивну; активну форму слід вживати лише у разі, якщо важливо вказати на конкретного виконавця;
  
• 
  використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами;
  
• 
  використовувати усталені синтаксичні конструкції;
  
• 
  вживати стійкі (стандартизовані) сполучення;
  
• 
  не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;
  
• 
  використовувати форми ввічливості.
  

• 
  правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);
  
• 
  змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, основної думки листа, уникнення всього зайвого; думки мають викладатися чітко й по суті, стисло та без двозначності;
  
• 
  послідовністю та логічністю викладу – при написанні листа автор мусить слідкувати за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на головному; закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;
  
• 
  мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів висловлення думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
  
• 
  точністю, яка значною мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу; висловлюючи власні думки, слід добирати слова, які найкраще відповідають висловлюваному змісту; суть справи має бути викладена якомога зрозуміліше (щоб написане не викликало сумнівів чи запитань);
  
• 
  доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно та глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата; при цьому слід уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування (саме через це висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови необхідно в тактовній, ввічливій формі).
  

Типовий абзац має три частини:

1) зачин, у якому формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі;

2) фраза – викладається головна інформація абзацу;

3) коментарі – підсумовується те, про що йшлося в абзаці. Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не можна надсилати листа, написаного через копіювальний папір – це свідчить про неповагу до адресата.

Прийнято відповідати на лист якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, який потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити про те, що його одержано, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж восьми днів з моменту отримання повідомлення про певну урочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на лист нашвидку, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно слід заспокоїтися, чітко сформулювати думки і лише потім викласти їх на папері.

Ділові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Бланком документа вважається стандартний папір з відтвореними на ньому постійними реквізитами та місцем для змінних реквізитів. Окремі елементи оформлення документів, у тому числі ділових листів, називаються його реквізитами. Правила розташування реквізитів документів регулюються державним стандартом ДСТУ 4163-2003 («Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів»), який набув чинності з вересня 2003 року. До основних реквізитів ділових листів належать:

• 
  емблема організації чи товарний знак, логотип;
  
• 
  назва організації;
  
• 
  довідкова інформація про організацію (поштовий індекс, поштова адреса, телефон, факс, електронна адреса – e-mail, інтернет-сторінка, реквізити банківського рахунку організації);
  
• 
  внутрішня адреса;
  
• 
  кореспондентські позначки (реєстраційний номер документа, дата, місце оформлення);
  
• 
  заголовок до тексту;
  
• 
  текст документа;
  
• 
  підпис посадової особи;
  
• 
  печатка;
  
• 
  позначки про наявність додатків і копій.
  

Правила написання листів були сформульовані ще в античні часи. З часом виробилася і стала канонічною структура листа, яка передбачає наявність привітання і звертання, встановлення контакту, домагання прихильності, розповідь, прохання, закінчення листа та прощання. Спеціальне позначення Р. S. («post scriptum») означає необхідність істотної дописки після прощальної формули. Кожний лист повинен містити хоч би два з названих компоненти, включаючи й обов'язкові змістові формули: підтвердження отримання листа або вияв радості з приводу його отримання, що прив’язує цей лист до попередньої кореспонденції; запитання про здоров’я і стан справ; твердження про те, що «більше нема про що писати» та ін.

Початок листа – це мовні етикетні формули, в яких міститься звертання, вітання, встановлення контакту з адресатом, вияв прихильності автора листа до адресата. Основна частина містить інформацію, фактичний матеріал у вигляді розповіді про щось, роздумів, вагань, пропозицій, прохань, завдань. Завершальна частина також має вигляд мовних етикетних формул із семантикою вибачень, прохань, побажань, прощань.

Специфіка листів як писемно-розмовного жанру передбачає переведення живомовної усної безпосередньої комунікації у текстову писемну. У листах поєднуються елементи усно-розмовного мовлення, оскільки автор є носієм загальнонародної мови, і елементи писемної, комунікативно-прагматичної, організованої мови, що чітко виражає наміри автора. До того ж у листах яскраво виражені ознаки психологічного порядку (автор перебуває у певному психічному стані) і ознаки художньо-естетичного порядку (автор є особистістю, носієм певних естетичних, художніх ідей тощо).

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалося і ми будемо готові відвантажити їх ... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

Типові мовні звороти

Про відкриття фірми

1. Повідомляємо Нам, що ... (дата) ми відкриваємо нову фірму в...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо Вам про відкриття нової фірми в...

3. Ми хочемо повідомити Вам про відкриття нової фірми в ... і сподіваємося, що найближчим часом зможемо запропонувати взаємовигідне співробітництво.

4. З радістю повідомляємо про відкриття нашої нової фірми в...

5. Повідомляємо, що відкриття нашої фірми відбудеться ... (дата).

6. Маємо приємність оголосити про відкриття нової фірми за адресою...

7. ... (дата) ми відкриваємо нову фірму в ... Запрошуємо до співробітництва.

8. Будемо раді встановити взаємовигідні контакти з Вашою компанією.

Про відкриття філії

1. Ми раді повідомити Вам, що відкрили нову філію у Вашому місті.

2. Повідомляємо Вам про відкриття філії в ...

3. Хочемо повідомити Вам, що ... (дата) в... відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, що відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.

4. Наша нова філія відкрилася за адресою... і розташована на ... поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до...

5. З усіх питань просимо звертатися до пана ..

6. Наша філія має постійний прямий зв’язок з головним офісом. Номер факсу: ...

7. Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

8. Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.

Про зміну назви фірми

1. Повідомляємо Вам, що ми змінили назву фірми на...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорганізували нашу фірму в товариство з обмеженою відповідальністю.

3. Ми хочемо повідомити Вам про деякі зміни, що сталися у структурі нашої фірми. Наша фірма об’єдналася з фірмою…; нова назва:...

1. Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщення. Наша нова адреса:...

2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції за адресою:...

3. З... (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна розшукати за адресою:...

1. Просимо записати новий номер нашого телефону (факсу):...

2. Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер:...

3. Хочемо повідомити, що ми встановили факс. Наш номер:...

4. Віднедавна у нас з’явився додатковий телефонний номер. Ви можете зателефонувати нам за номерами:...

5. Наш новий номер факсу ... дає Вам додаткову змогу швидко зробити замовлення.

6. Повідомляємо, що після ... години Ви можете телефонувати нам за номером:... Просимо поінформувати про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

Про призначення на посаду

1. З радістю повідомляємо Вам, що ... (дата) пана ... було призначено керівником нашої фірми.

2. Керівництво компанії повідомляє Вам, що директором фірми призначено пана...

3. Повідомляємо, що пан ... став членом правління компанії.

4. Враховуючи позитивні результати роботи пана ми надали йому право підпису документів.

5. Хочемо повідомити, що з ... (дата) пана ... призначено генеральним директором офісу, що по вулиці...

6. Повідомляємо, що з ... (дата) пана ... призначено керівником нашої філії. Він уже приступив до виконання своїх обов’язків.

Про візит

1. Хочемо повідомити про візит нашого юриста пана ...

2. Наш юрист відвідає Вас найближчим часом з приводу...

3. Наш представник відвідає Вас наприкінці січня.

4. Повідомляємо, що наш директор незабаром відвідає Вас, щоб домовитися про зміни умов контракту.

5. Через непередбачені труднощі, пов'язані з порушенням остаточних термінів постачання, ми змушені відкласти наш візит до ...