Загальні відомості про документ. Класифікація та реквізити документів

Основним видом текстів у офіційно-діловому стилі є документи. Документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Документ (лат. – повчальний приклад, спосіб ведення) є одним із засобів «закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини» (А. П. Коваль). Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. А оскільки документ – це основний вид професійної мови, в ньому записується й передається інформація про фахові контакти та ділове спілкування між державними та приватними установами, а також юридичними особами. Документ має правове і господарське значення. Найчисельнішою системою документації є управлінська система документів.

Термін текст у сучасному мовознавстві позначає кілька неоднакових мовних явищ: 1) реально висловлене (написане та ін.) речення або сукупність речень; 2) уся сума (сукупність) актів мовлення, створених колективом носіїв цієї мови; 3) текст – водночас і процес вирішення екстралінгвістичних зав­дань мовними засобами, і продукт цього вирішення; 4) текст – це об’єднана смисловим зв’язком послідовність одиниць мовлення: висловлень, абзаців, розділів та ін.

А. П. Коваль зазначає, що об’єктом для дослідження часто служать письмово зафіксовані і структурно оформлені тексти, які з’явилися в процесі спілкування. Поняття «текст» тут визначається як організований за законами даної мови завершений комунікативний акт¹. «Текст (від лат. textum – зв’язок, поєднання, тканина) – писемний або усний мовленнєвий масив, що становить лінійну послідовність висловлень, об’єднаних у ближчій перспективі смисловими і формотворчо-граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному, дистантному плані – спільною темою і сюжетною заданістю»².

Текст будь-якого документа має бути чітким, конкретним, об'єктивним, стислим і юридично бездоганним. При оформленні тексту документа слід дотримуватись основних правил його складання, за якими передбачається правильне написання й розташування його частин.

Кожний текст документа мас заголовок, який розміщується посередині рядка аркуша. Тексти організаційно-розпорядчих документів оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). З обох боків сторінки для зручності залишають вільні поля: праве - не менше 8 мм, ліве – 35 мм; верхнє – 20 мм, нижнє – 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

Коли текст друкується лише з одного боку аркуша, то нумерація проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться й біля цифр не ставляться жодні позначки. Якщо ж текст друкується на обох боках аркуша, то непарні номери сторінок ставляться в правому верхньому кутку аркуша, а парні – в лівому верхньому кутку.

Текст доцільно чітко поділити на абзаци. Кожний з абзаців має містити відносно закінчену думку. Коли ж документи складні (положення, статути, правила, доповіді, огляди, звіти тощо), то тексти поділяють на розділи, підрозділи, параграфи, пункти й навіть підпункти. Розділам дають заголовки, які розташовують у лівій частині сторінки й відокремлюють від тексту двома чи трьома міжрядковими інтервалами.

Розділи, підрозділи, пункти й підпункти нумеруються арабськими цифрами й розділяються крапками, як, наприклад, позначення 14.10.8 означає: розділ 14, підрозділ 10, пункт 8. Така нумерація застосовується для того, аби чітко розчленувати документ на складові частини й спростити техніку праці над великим текстом: коли додається чи знімається якийсь пункт, то нумерація інших пунктів змінюється тільки в межах відповідних розділів.

• 
  службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
  
• 
  особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
  

• 
  внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
  
• 
  зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
  

• 
  стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
  
• 
  індивідуальні (нестандартні) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
  
• 
  трафаретні – це докуенти, частина яких надрукована, а для зінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана);
  

• 
  звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги, але не пізніше, як протягом місяця);
  
• 
  термінові – зі встановленим строком виконання (до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом);
  
• 
  дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново»;
  

• 
  оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
  
• 
  копія – це точне відтворення оригіналу (на копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Існують різні види копій: відпуск (повна копія відправленого документа, яка залишається у відправника), витяг (відтворення не всього документа, а лише його частини), дублікат (другий примірник документа, виданий за умови втрати оригіналу). Оригінал і копія мають однакову юридичну силу);
  

• 
  справжні (істинні) – це документи, створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинні документи – це такі документи, які втратили юридичну силу з різних причин;
  
• 
  фальшиві (підроблнені) – це документи, в яких зміст чи оформлення не відповідають дійсності;
  

• 
  прості документи містять інформацію з одного питання;
  
• 
  складні – з двох і більше питань;
  

До функціонально маркованих одиниць, що передусім впадають в око завдяки своїй поширеності в різних жанрах стилю, належать специфічні усталені формули зачину, вислови-кліше. Кліше – усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією, які сприймаються як звичайні й обов’язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів тощо. Наприклад: установити контроль, згідно з оригіналом, відповідно до, мати на увазі, взяти участь, надати перевагу тощо.

Вирізняють такі види кліше:

• 
  прості, що складаються з двох слів: прошу надати, згідно з, відповідно до, до наказу, до відома, вжити заходів, оголосити подяку, накласти стягнення тощо;
  
• 
  ускладнені, що мають більше двох слів: брати участь у заходах, ужити суворих заходів,, накласти дисциплінарне стягнення, завірено у двох примірниках тощо;
  
• 
  складні, що мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків, контроль за виконанням залишаю за собою, складено і завірено у двох примірниках тощо.
  

Група реквізитів і їх частин, які відтворено на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа:

• 
  кутове – постійні реквізити розміщені в лівому верхньому куті аркуша (бланк з кутовим штампом вважається доцільнішим, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити такі реквізити: «адресат», «гриф обмеження доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюція»;
  
• 
  поздовжнє – постійні реквізити розміщуються вздовж верхньої час­тини аркуша (поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа).
  

Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів та їх розта­шування:

1. 
   державний герб;
   
2. 
   емблема організації чи підприємства;
   
3. 
   зображення державних нагород;
   
4. 
   код підприємства, установи, організації за УКПО;
   
5. 
   код форми документа за УКУД;
   
6. 
   назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);
   
7. 
   повна назва установи, організації чи підприємства – автора документа;
   
8. 
   назва структурного підрозділу;
   
9. 
   індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;
   
10. 
    назва виду документа;
    
11. 
    дата;
    
12. 
    індекс;
    
13. 
    посилання на індекс та дату вхідного документа;
    
14. 
    місце складання або видання;
    
15. 
    гриф обмеження доступу до документа;
    
16. 
    адресат;
    
17. 
    гриф затвердження;
    
18. 
    резолюція;
    
19. 
    заголовок до тексту;
    
20. 
    відмітка про контроль;
    
21. 
    текст;
    
22. 
    відмітка про наявність додатка;
    
23. 
    підпис;
    
24. 
    гриф узгодження;
    
25. 
    візи;
    
26. 
    печатка;
    
27. 
    відмітка про засвідчення копій;
    
28. 
    прізвище виконавця та номер його телефону;
    
29. 
    відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
    
30. 
    30 відмітка про перенесення даних на машинний носій інформації;
    
31. 
    відмітка про надходження.
    

1. 
   У яких сферах діяльності використовують офіційно-діловий стиль?
   
2. 
   Проаналізуйте лексику офіційно-ділового стилю.
   
3. 
   Які фразеологізми існують в офіційно-діловому стилі?
   
4. 
   Охарактеризуйте морфологічні особливості офіційно-ділового стилю.
   
5. 
   Який порядок слів у реченнях тексту офіційно-ділового стилю?
   

1. Документація особового складу.

2. Довідково-інформаційні документи.

3. Обліково-фінансові документи.

4. Документи з господарсько-договірної діяльності.

5. Організаційні документи.

1. 
   Бикова Г. П. Українська мова та культура ділового спілкування: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Г. П. Бикова. – К. : НАУ, 2003. – 366 с.
   
2. 
   Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення: навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів / Т. Б. Грищенко. – Вінниця: НОВА КНИГА, 2003. 472 с.
   
3. 
   Іщенко Т. Д. Укладання та оформлювання ділових документів. Ділове листування та спілкування: методичні рекомендації / Т. Д. Іщенко, Л. М. Талюта, Н. В. Крошко. – К. : Аграрна освіта, 2007. – 113 с.
   
4. 
   Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. – 2-ге вид., доп. і випр. – К. : Довіра: УН ВЦ «Рідна мова», 1998. – 507 с.
   
5. 
   Чорненький Я. Я. Українська мова за професійним спрямуванням. Ділова українська мова: теорія, практика, самостійна робота: навч. посібн. / Я. Я. Чорненький. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – 304 с.
   

• 
  праворуч указується назва організації чи установи, куди подається заява (адресат);
  
• 
  нижче у стовпчик – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ);
  
• 
  ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка;
  
• 
  з великої літери й з абзацу починається текст заяви, викладається прохання з коротким його обґрунтуванням;
  
• 
  після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч – підпис особи, яка писала заяву.
  

Заява пишеться власноручно в одному примірнику.

Ректорові

Національного університету

біоресурсів і природокористування України

Ніколаєнку С. М.

Конончук Галини Іванівни,

що проживає за адресою:

вул. П. Сагайдачного, 8,

кв. 14, м. Київ, 04118

Заява

1) трудову книжку;

2) копію диплома;

3) автобіографію.

• 
  назву документа;
  
• 
  прізвище, ім’я, по батькові;
  
• 
  дату народження;
  
• 
  місце народження (місто, село, селище, район, область, країна);
  
• 
  відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);
  
• 
  відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);
  
• 
  відомості про громадську роботу (всі її види);
  
• 
  стислі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);
  
• 
  дата написання й підпис автора.
  

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Максимчук Тарас Сергійович, народився 13 грудня 1971 року в м. Києві.

У 1978 році пішов у перший клас середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Юридичного ліцею м. Києва, який закінчив у 1987 році із золотою медаллю.

У 1988 році вступив на юридичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1993 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Правознавство». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію юриста. З вересня 1993 року працюю юристом у Міжнародному фонді «Відродження» м. Києва.

Склад сім’ї:

дружина – Максименко Надія Іванівна, 1973 року народження, вчителька української мови та літератури середньої школи № 38 м. Києва;

дочка – Максименко Олеся Тарасівна, народилася 12 лютого 1989 року.
18 листопада 2006 р Підпис
РЕЗЮМЕ

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Його ще називають CV («сі-ві», curriculum vital, що на латині означає «шлях життя»). Головне призначення резюме – привернути увагу до себе у той момент, коли його читають уперше.

Пам’ятайте: вдало написане резюме допоможе вам отримати інтерв’ю, тобто особисту зустріч з роботодавцем чи його представником, але не роботу.

Отже, ваша основна мета – домогтися того, щоб у роботодавця з’явилося бажання зустрітися з вами особисто. Резюме в цій ситуації визначить стиль і форму майбутньої співбесіди, оскільки інтерв’юер, готуючись до бесіди, орієнтуватиметься на запропоновану вами інформацію.

Резюме мас бути лаконічним, правдивим і вичерпним. Якщо ви звертаєтеся з приводу конкретної посади, то в резюме повинно все бути орієнтовано на цю посаду.

Складаючи резюме, ви маєте виокремлювати не те, що ви хочете отримати і Що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцю, яку користь матиме фірма від вас, чому саме ви є найкращою кандидатурою на заміщення вакантної посади.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розміщення реквізитів резюме, але є різні корисні поради і рекомендації.

Розрізняють два стилі викладу інформації в резюме:

• 
  європейський (британський);
  
• 
  американський.
  

У світовій практиці застосовується ще один тип структурування інформації в резюме – функціональний – групування інформації про досвід роботи за основними напрямками, зосереджуючи головну увагу на професійних досягненнях. Функціональним резюме послуговуються рідше, але воно може викликати неабиякий інтерес у роботодавця.