Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням»

Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій. Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії.

1. Гарантуємо оплату рахунків.

2. Ми гарантуємо високу якість (відповідність міжнародним стандартам) товарів, що підготовлені до відвантаження.

3. Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості...

4. Гарантуємо ретельну перевірку якості наших товарів перед їх відвантаженням.

5. Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якої є додані до листа зразки.

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов’язково вказуємо:

• 
  підставу для запиту;
  
• 
  назву товару (його марку, якість, модель тощо);
  
• 
  умови й термін постачання;
  
• 
  умови оплати.
  

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи ... Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою ...

Шановні панове!

Просимо Вас забронювати для нашого клієнта, пана... (прізвище), з ... (назва міста, країни) номер на одну особу з ванною кімнатою і, якщо можливо, з вікнами, що виходять на море (озеро), з ... по ... (дата). Пан ... (прізвище) повинен прилетіти в ... (назва міста) рейсом... з... (назва міста) і розраховує дістатися до Вашого готелю близько ... години. Просимо надіслати нам рахунок за це бронювання, врахувавши також додаткові послуги (рахунок за щоденні послуги оплатить гість).

Чекаємо на Ваше підтвердження.

З повагою...

Типові мовні звороти

Загальний запит

1. Просимо надіслати нам прейскуранти (прайси) на всі види Вашої продукції.

2. Повідомте, будь ласка, чи можете Ви постачати нам... (назва товару).

3. Просимо повідомити нам, яку продукцію Ви виробляєте.

4. Просимо надіслати нам Вашу тверду пропозицію, ми щойно одержали ліцензію на імпорт ... (назва товару).

5. Просимо надіслати нам пропозиції на постачання ... (назва товару).

6. Нам надали Вашу адресу в посольстві (консульстві, торговій палаті тощо).

7. Нам порадив звернутися до Вас пан ... з ...

8. Якщо Ваші страхові тарифи відповідають нашим сподіванням, ми готові укласти контракт...
ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ НА ЗАПИТ

Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні. Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.

Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Зразок листа-відповіді на запит

Шановні панове!

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок ... (назва товару), що зацікавив Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах:

пластмасові... (назва) в упакуванні по ... штук;

доставляння: фрахт оплачується до кордону;

упакування: безкоштовно;

оплата: безвідкличний акредитив.

Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час. З повагою...

Додаток: зразок в одному примірнику.

Типові мовні звороти

Підтвердження отримання запиту

1. Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й хочемо зробити таку пропозицію:...

2. Дякуємо за Ваш запит від ... (дата) й хочемо запевнити, що ми також дуже зацікавлені в налагодженні ділового співробітництва.

3. У відповідь на Ваш запит пропонуємо ...

4. Відповідаючи на Ваш запит від ... (дата) стосовно постачання...

5. Хочемо подякувати за запит і запропонувати Вам ...

1. На жаль, ми змушені повідомити Вам, що зараз у нашому розпорядженні немає продукції, яка Вас зацікавила. Натомість ми можемо запропонувати Вам ...

2. Нині, на жаль, ми не отримуємо сировини, яка необхідна для виготовлення товару, що зацікавив Вас. У зв’язку з цим найближчим часом ми не зможемо задовольнити Вашого прохання.

3. Шкода, але ми не можемо надати Вам пропозицію безпосередньо, оскільки фірма... (назва) є генеральним агентом поширення наших товарів у Вашій країні.

4. Просимо з розумінням поставитися до того, що ми не готові зробити Вам вигідну пропозицію.

5. На превеликий жаль, у зв’язку із страйками нині ми не можемо зробити Вам пропозицію, що передбачає негайне постачання ... (назва товару). Будь ласка, надішліть Ваш запит повторно через ... місяців. Сподіваємося, що тоді ми зможемо здійснювати постачання, дотримуючись погодженого графіка.

1. У відповідь на Ваш запит від... (дата) стосовно постачання...(назва товару) повідомляємо, що, на жаль, ми не можемо задовольнити Ваше прохання. Натомість можемо запропонувати ... (назва товару).

2. Надсилаємо Вам зразки ... (назва товару), що певною мірою відрізняються від замовлених Вами. Були б щиро вдячні, якби Ви повідомили, чи влаштовує Вас їхня якість.

3. Шкода, але ми не можемо прийняти Ваших умов оплати і пропонуємо інші: оплату готівкою зі зниженням в обсязі... %; оплату без зниження з відстроченням на ... днів; оплату впродовж... місяців.

Це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів.

Шановні добродії!

Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари.

Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови.

З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо за пропозицію взяти участь у створенні проекту та подальшому спорудженні металургійного комплексу в ... (назва міста).

Офіційно підтверджуємо свою згоду на виконання проектних робіт, будівництво комплексу й підготовку персоналу до експлуатації підприємства.

Наша комісія готова прибути на переговори у зручний для Вас час.

З щирою до Вас пошаною...

1. Ми із вдячністю підтверджуємо одержання Вашої пропозиції від... (дата).

2. Вдячні Вам за повторну інформацію щодо Вашої спеціальної пропозиції.

3. Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що...

4. Міністерство освіти і науки України підтверджує, що ...

5. З вдячністю підтверджуємо одержання Вашого запиту й хочемо запевнити, що ми зацікавлені в установленні взаємовигідної співпраці з Вами.

6. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення...

7. Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено й відправлено без затримки відповідно до Вашого коносамента.

8. Просимо Вас із належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення й у визначений (погоджений) термін надати (надіслати) нам зразки.
СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ

Це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від... (дата) надсилаємо Вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із зразків ... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Типові мовні звороти

1. На Ваше прохання надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару.

2. Для того щоб Ви мали повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект.

3. Надсилаємо Вам робочі креслення.

4. Додаємо перелік нашої нової продукції.

5. Надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких минув.

6. Просимо переглянути останній каталог наших товарів і повідомити, які із пропонованих позицій Вас зацікавили.

7. Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...

8. Розраховуємо на початок переговорів (співпраці) між нашими фірмами.

9. Будемо раді налагодженню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою...

Типові мовні звороти

1. Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтвердити, розглянути)...

2. Ми не виявили помилки в нашому останньому рахунку від ... (дата). Будемо вдячні, якщо Ви проведете повторну перевірку.

3. Будемо Вам вельми вдячні, якщо Ви ...

4. Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь.

5. Просимо Вас уважно вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умовах угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь.

6. Будемо раді, якщо Ви погодитеся співпрацювати з нами.

7. Будемо Вам зобов’язані, якщо Ви розглянете наші поправки до...

8. Просимо надіслати Ваші пропозиції та рекомендації до ...

9. При нагоді просимо Вас повідомити всі вихідні дані ...

10. Просимо негайно повернути один примірник підписаного договору.

11. Просимо підтвердити свій приїзд на нараду.

12. Просимо Вас звернути особливу увагу на ...
ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ НА ПРОХАННЯ

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Зразок листавідповіді на прохання

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві навчального корпусу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві... (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з... по ... р.

Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями ...

1. Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Вашого прохання з таких причин:...

2. На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість ...

3. Шкода, але з огляду на погіршання економічної ситуації ми не можемо...

4. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги ...

5. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

6. Дуже прикро, проте цього року в нас немає змоги ...

7. Вибачте, але ми не можемо погодитися з ...

8. Змушені повідомити, що, на жаль, не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання.

Відмова в наданні пропозиції та зміні її умов

1. На жаль, маємо повідомити Вам, шо зараз у нашому розпорядженні немає виробів, які Вас зацікавили.

2. Змушені повідомити, що через технічні труднощі ми припинили виробництво цієї продукції.

3. Шкода, але у зв’язку з оголошенням нового валютного коридору ми змушені підвищити ціни на наші товари.

4. Вибачте, але ми не можемо зараз задовольнити Ваше прохання.

5. Змушені повідомити, що, на жаль, не можемо погодитися на експрес-постачання за наш рахунок, як того бажаєте Ви. Наша пропозиція від ... (дата) чинна лише на умовах, що вказані в ній.

6. Нам дуже шкода, однак через те, що Ви й досі не оплатили кількох рахунків, ми не можемо прийняти від Вас нове замовлення.

Відмова від пропозиції

1. Щиро дякую (вельми вдячний) Вам за пропозицію працювати представником Вашої фірми в ... (назва країни). Ваше визнання та схвалення моїх методів роботи дуже важливі для мене, однак, на жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

2. Я змушений відхилити Вашу пропозицію, оскільки її умови мене не влаштовують.

3. Вдячний за цікаву пропозицію, проте, на жать, змушений відхилити її з особистих причин.

4. Втішений Вашою пропозицією, та, на жать, змушений відхилити її через сімейні обставини.

5. Мені прикро (шкода), що цього разу я не зможу взяти участь у проведенні...

6. Через особисті причини я не можу продовжити контракт на ...

Відмова претендентові на місце роботи

1. Щиро жалкуємо, але змушені повідомити, що право представляти нас уже передано іншій особі.

2. Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації. З приємністю відзначаємо високу кваліфікацію, засвідчену Вами на співбесіді. Однак, погодьтеся, Ваша спеціальна освіта не відповідає нашим потребам.

3. Ми розглянули Ваше прохання, та, на жаль, у нас зараз немає вакансії.

4. Ваші вимоги щодо заробітної плати, на жаль, неприйнятні для нас. Шкода, але змушені відмовити Вам.

5. Посаду генерального представника нашої фірми вже обіймає інша особа.

1. Ми уважно вивчили Ваше прохання стосовно продовження контракту на наступний рік і змушені повідомити, що, на жаль, не маємо змоги (не можемо) цього зробити. Вдячні Вам за співпрацю і бажаємо всього найкращого.

2. У зв’язку із значним скороченням кількості штатних працівників, ми, на жаль, не можемо продовжити контракт із Вами.

3. Щиро жалкуємо, але неприємна ситуація, що склалася під час виконання Вами договору, не дає нам можливості продовжити термін його дії.

4. Дякуємо (вельми вдячні) за співпрацю, та, на жать, продовжити термін контракту з Вами ми не можемо (не плануємо). Змушені повідомити, що ми не зовсім задоволені результатами Вашої роботи.

5. У зв’язку з тим, що Ви нерідко (час від часу) припускаєтеся помилок, ми змушені відмовити Вам у підписанні нового договору.

6. Вибачте, але ситуація, що склалася, не дає нам змоги продовжити контракт із Вами.

7. Дякуємо за надіслані зауваження та доповнення до проекту договору. Розглянувши їх на засіданні.... на жаль, змушені повідомити, що не можемо погодитися з редакцією деяких пунктів.

8. На нашу думку, в обов’язки представника пана ... (прізвище та ім’я) входить не лише оформлення замовлень, а й надання покупцям консультаційних послуг...

9. Ми отримали Вашого листа від ... (дата), у якому Ви звертаєтеся з проханням змінити пункт... договору. Шкодуємо, але ми не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання. На це є кілька серйозних причин:...

10. Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою редакцією деяких пунктів проекту угоди.

11. Шкода, але зараз ми не маємо змоги змінити умови договору.

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов’язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Шановний пане... !

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення № ... від ... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою...

Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зробити це можна так:

Зразки листів-відповідей на претензію

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення № ... від ... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана ... (прізвище та ім'я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вам про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною ...

Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:

Шановні... !

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів. З повагою...

Інколи, отримавши претензію, варто попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, що виникли у вас під час виконання замовлення.

Шановні панове!

Підтверджуємо одержання Вашого листа від... (дата), в якому Ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання товарів.

Вам, певно, вже відомо, що працівники нашої галузі страйкували упродовж 14 днів. Через це повністю зупинилося виробництво і ми не змогли здійснити постачання за графіком.

Запевняємо Вас, що робимо все можливе, щоб надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати Ваше замовлення. Просимо із розумінням поставитися до цієї затримки, адже сталася вона через непередбачувані обставини.

Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися. З повагою...

Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то масте право просити чи вимагати відкликати її.

Зразок

Шановні панове!

Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати неустойки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з’ясування.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:

• 
  по-перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди Ви зобов’язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця з дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт;
  
• 
  по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.
  

Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію.

З повагою...

ЛИСТ-ЗАПРОШЕННЯ

Це різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

У листі-запрошенні обов’язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить вашу повагу до адресата. Крім чіткого і недвозначного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

• 
  потрібно використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності вашої установи (фірми, компанії);
  
• 
  важливо пам’ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланку;
  
• 
  оформлюючи листа, текст потрібно симетрично розмістити на аркуші.
  

Пам’ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати листа, який естетично і грамотно оформлений.