Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
Использование особо ценных документов
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Страховой фонд и фонд пользования особо ценных доку- ментов.
Использование особо ценных документов.Как правило, «Особо ценные документы» довольно интен- сивно используются. Оригиналы ОЦД, отнесенные к объектам историко-культурного наследия Республики Казахстан, которые имеют микрофиши, микрофильмы и копии на бумажной основе, сотрудникам учреждения, сторонним исследователям не вы- даются. Не рекомендуется также выдавать оригиналы во временное пользование, экспонировать их на выставках. Выдача оригина- лов возможна лишь в особых случаях по разрешению руковод- ства учреждения. В случае выдачи ОЦД, отнесенных к объектам историко- культурного наследия Республики Казахстан, сотрудниками Ар- хива проводится обязательная полистная проверка наличия и со- стояния каждого дела. Эта же процедура повторяется и перед возвратом дел в архивохранилище. Страховой фонд и фонд пользования особо ценных доку- ментов.ОЦД и документы, отнесенные к объектам историко-куль- турного наследия Республики Казахстан, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреж- дения их оригиналов, подлежат первоочередному микрофотоко- пированию, оцифровке с целью создания страхового фонда и фонда пользования на пленке и в электронном формате. Страховые копии создаются путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофи- ши). Страховой фонд является неприкосновенным и хранится тер- риториально обособленно от оригиналов особо ценных и уни- кальных документов в архивохранилищах. Для страхового фонда копированию подлежат все докумен- ты признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются ОЦД. Одновременно с созданием страхового фонда особо ценных дел создается и их фонд пользования (позитивные микрофиль- мы и микрофиши). Фонд пользования создается для обеспечения долговечнос- ти оригиналов особо ценных и уникальных документов и с целью более результативной организации использования, содер- жащейся в них информации. В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов. Фонд пользования может создаваться также в плановом по- рядке по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа. Страховые копии своим содержанием и присущими им внеш- ними качествами должны полностью соответствовать оригина- лу. При приеме-сдаче страховых копий проверяется целостность комплекта, количество копий, технической состояние при про- смотре, а также записанные в акте о техническом состоянии полнота и точность данных и сведений. Очередность страхового копирования определяется с уче- том физического состояния уникальных и особо ценных доку- ментов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее используемые, с повреждениями материального носителя и документной инфор- мации. Подготовка ОЦД к страховому копированию осуществляет- ся в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ. Страховое копирование проводится с соблю- дением систематизации единиц хранения в описи дел. При стра- ховом копировании расшивка дел производится в исключитель- ных случаях по согласованию с руководством архива при пол- ной невозможности копировать переплетное дело. По окончании работы дело подшивается лабораторией организации заново. Страховой копией архивного документа на бумажной осно- ве является негативная микроформа (микрофильм или микрофи- ша), изготовленная на пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего ти- па методом контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видео- звукозаписи на магнитной ленте. Страховой копией электронного документа является копия оригинала, изготовленная на лазерном диске. За время хранения страховые копии подлежат: установлению наличия фактической проверке наличия и состояния страховых копий с целью удостоверения их соот- ветствия данным учетных документов; проведению контроля технического состояния и необхо- димых консервационно-профилактических мероприятий. Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года. В результате контроля технического состоя- ния страховых копий, дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливается срок проведения следующей технической проверки. Проверка наличия и состояния фонда пользования осущес- твляется с целью контроля сохранности копий документов и ор- ганизации работ по своевременному восстановлению фонда поль- зования. Объем работ, связанных с проверкой наличия и состояния копий фонда пользования и периодичность их проведения, уста- навливается, учитывая общий объем фонда, частоту предостав- ления и воссоздания копий, а также существующие в архиве ус- ловия хранения страхового фонда. Прием и сдача ОЦД неприкосновенен и хранится отдельно от оригиналов в изолированном хранилище или в обособленной части общего хранилища. Таким образом, в настоящее время перед государственными архивами стоит актуальный вопрос совершенствования работы по отбору, учету и сохранности ОЦД и как их части – уникаль- ных документов. Сохранность особо ценных и уникальных документов – од- на из важнейших на сегодня задач архивов, так как особо цен- ные документы – это историческое, культурное, научное насле- дие нашей страны. Значение и ценность образующихся в деятельности органи- заций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, го- сударственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бес- срочно, а точнее – постоянно. В отношении ОЦД, в том числе уникальных документов, ус- танавливается особый режим учета, хранения и использования. Государственным архивам предстоит про-ведение объективной, глубокой и всесторонней оценки документов по их содержанию и культурно-историческому значению. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|