Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
Порядок выявления особо ценных документов
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Порядок выявления особо ценных документовПрежде чем начать работу по выявлению ОЦД необходимо ознакомиться с историей фонда, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы. Выявление ОЦД должно проводится поэтапно: На первом этапе согласно плану по выявлению ОЦД ис- следуется структура фондов, принципы формирования дел, осо- бенности их описания, систематизации, степень полноты соста- ва документа, учитывается фактор повторяемости документов или информации внутри фонда и в других фондах. На втором этапе работы по выявлению ОЦД изучаются описи фонда. В Архиве Президента РК это описи, содержащие управленческую документацию, так как в них находятся наибо- лее информационно насыщенные комплексы дел, достаточно полно отражающие вопросы основной деятельности учреждений и организаций. Описи дел персонального характера и личных дел номенклатурных работников могут просматриваться с целью вы- деления как особо ценных личных и персональных дел, выдаю- щихся общественных и политических деятелей страны. Выявление ОЦД проводится путем полистного просмотра каждого дела с целью определения особой ценности содержа- щихся в них документов, если в деле особо ценным признан только один документ, все дело считается особо ценным. От- дельные документы из дела не изымаются. Выявление следует проводить планомерно, по наиболее зна- чимым и информативным как по составу, так и по содержанию документам структурных подразделений организации: рекомендуется определить структурные подразделения, в которых формируются дела, имеющие историческое значение, вы- являются дела, которые могут иметь особо ценные документы; затем проводится просмотр описей с целью выявления дел (единиц хранения, единиц учета); далее изучаются полистно дела и единичные документы, вошедшие в отобранные дела (единицы хранения, единицы учета). При выявлении ОЦД фондов организации необходимо под- робно изучить имеющийся к описям научно-справочный аппа- рат (историческая справка учреждения, предисловие к описям, описи, инструкции и др.), а также соответствующую историчес- кую литературу. Это позволит изучить структуру фонда, состав и характер документов структурных подразделений, принципы формирования дел, особенности их описания и систематизации, степень полноты документов. Просмотр описей фонда следует начинать с описей постоян- ного хранения, содержащих наиболее информационно-насыщен- ные комплексы дел и отражающие вопросы основной деятельности организации (фондообразователя), изучаются заголовки дел опи- си, а в необходимых случаях непосредственно дела. Опыт работы Архива Президента Республики Казахстан по выявлению ОЦД в фондах, показал необходимость полистного просмотра каждого дела с целью определения ОЦД, так как очень часто в описях встречаются «глухие» заголовки (это осо- бенность всех партийных архивов при составлении заголовков дел), которые практически не отражают состав и содержание документов, включенных в дело. Полистный просмотр дел дает возможность выявить ценный документ на уровне определенно- го документа, определить физическое состояние каждого листа дела (разрушение листа, выцветание текста и др.). При выявлении ОЦД применяется весь комплекс критериев в соответствии с составом и содержанием документов. Не все документы дела могут быть признаны особо ценными, но если в деле особо ценным признан хотя бы один документ, то все дело следует считать особо ценным. Если в фонде к ОЦД отнесено более 50% дел, то весь фонд также является особо ценным. Необходимо также отметить, что в работе по выявлению ОЦД многое зависит от специалиста, определяющего значи- мость того или иного документа, от его объективного и субъек- тивного подхода к тексту документа, знания предпосылок исто- рического события или явления. Поэтому коллегиальная оценка отнесения документов к категории особо ценных имеет важное значение. Работа по выявлению ОЦД сопровождается составлением рабочих карточек с краткой аннотацией ОЦД и его поисковыми данными (номера фонда, описи, дела, страниц, дата, способ вос- производства, язык). На основании рабочих карточек составля- ется Аннотированный перечень особо ценных документов (при- ложение № 1), не являющийся учетным документом. Аннотиро- ванный перечень после одобрения его Экспертной комиссией (далее – ЭК) учреждения передается на обсуждение Экспертно- проверочной комиссии (далее – ЭПМК) Архива. После рассмот- рения Аннотированного перечня совещательным органом и при- нятия им решения об отнесении документов к категории особо ценных окончательное решение выносится руководством Архи- ва. Один экземпляр утвержденного Аннотированного перечня остается в ведомственном архиве учреждении, а второй пере- дается в Архив и хранится в Деле фонда. По завершении работы по выявлению ОЦД по фонду состав- ляется «Акт о завершении работы по выявлению ОЦД» (при- ложение № 2). жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|