Памятка по ведению основных и вспомогательных учетных документов на бумажной основе в Архиве Президента Республики Казахстан
жүктеу/скачать 451.28 Kb.
|
Описание особо ценных документов.При описании ОЦД устанавливается и указывается их под- линность или копийность. Признаками подлинности официаль- ных документов являются: официальный бланк учреждения, на- личие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлин- ности относятся к одному документу (части документов), упо- минаемому в заголовке, указание о подлинности дается после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указы- вается после заголовка с прописной буквы. Если копийным яв- ляется один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы. При аннотации документа, указание о подлинности или ко- пийность дается после аннотации с прописной буквы. Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохра- нившиеся документы, указывается степень их полноты: «отры- вок», «разрозненные листы», «без начала», «без конца» и т.п. Способ воспроизведения указывается для документов в слу- чае, если он необычен для данного вида документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания. Для обозначения способа воспроизведения документов употребля- ются термины: «рукопись», «автограф», «машинопись», «печат- ный», «гектограф», «стеклограф», «оттиск с печатных досок» и другие. Если дело по своим внешним особенностям отличается от большой части материалов фонда, то при его описании не- обходимо указать эти особенности. К внешним особенностям дел и документов относятся: особый писчий материал (пергамент, шелк, береста и т.п.); особый материал обложки и переплета (кожа, дерево, на- бивная ткань и т.п.); наличие украшений на обложке, иллюстрации или укра- шения текста; язык документов); печати; наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и др. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внеш- них и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки. жүктеу/скачать 451.28 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|