Възстановителни процедури при аварии и управление на риска

Винаги в разумно да се разполага с план за действие в случай на бедствие. Той трябва да включва:

• 
  създаване на архивни копия на всички важни дигитални ресурси веднага след създаването или придобиването им;
  
• 
  използване на стандартни носители и формати за съхранение;
  
• 
  складиране на архивните копия както на място в сградата, така и в друг, отдалечен склад – в области, застрашени от природни бедствия като наводнения, резервните копия трябва да се държат на отдалечено и сигурно място;
  
• 
  обучение на персонала как да действа в случай на бедствие;
  
• 
  изготвяне на политика за мениджмънт на риска. ERPANET е публикувала наръчник за справяне с рискови ситуации [10].
  

4. 
   Изискванията за файлов формат при архивиране са най-общо същите като тези за създаване на дигитални изображения (виж Насоките върху Дигитализация)
   

Препоръчва се следното:

• 
  за предпазване от остаряване и излизане от употреба по-добре е да се използват формати от типа “отворен стандарт”, вместо патентовани формати;
  
• 
  да се използва файлов формат, който позволява вграждането на метаданни;
  
• 
  да не се използват компресиращи техники, за да се предотврати загуба на данни – Формат като TIFF (Tagged Image File Format) [11], който не позволява загуба, е за препоръчване, но ако има ограничения в дисковото пространство, тогава форматът PNG (Portable Network Graphic) [12] е алтернатива, при която не се губи информация.
  

Същите общи правила се прилагат към опазването и съхранението на аудио -визуални формати (виж също насоките върху Мултимедийни услуги), но дигиталните радио и телевизии като тип медии са огромно предизвикателство. Повечето телевизии се правят в дигитален формат. Задължително е да има програмни ръководители и журналисти, които създават програми в съответствие със стратегиите за опазване и съхранение. Телевизионни компании като Холандския институт за звук и визия [13] например работят върху изработването на стратегии за опазването и съхранението в автентичния им вид на стотици хиляди ефирни часове.

ERPANET предлага следните формати за опазване и съхранение [14]:

• 
  Текстови документи: прости ASCII [15], PDF [16], XML [17], TIFF [11];
  
• 
  Документи с изображения: TIFF [11], JPEG2000 [18];
  
• 
  Аудио-визуални документи : WAV [19], BWF [20], MPEG [21].
  

Поради големия брой и разнообразието на налични формати, информацията за тях е събрана в регистри на файловите формати като PRONOM [22] на британския национален архив. Местни институти могат да се обръщат за съвети към регионални и национални професионални асоциации относно избора на файлов формат, подходящ за техните нужди.

Както вече беше споменато, добре е да се избере най-качественият вид архивен носител, който институцията може да си позволи.

Разнообразните носители за архивиране включват CD-R (предназначени само за четене), DVD-R (предназначени само за четене), DAT (Digital Audio Tape – дигитална аудиолента ) и DLT (Digital Linear Tape – дигитална линеарна лента). Дигиталните изображения трябва да се съхраняват на т.н. Write Once Read Many – “запиши-веднъж-чети-много-пъти” (WORM) драйвове, които позволяват файловете да се преглеждат често, без да бъдат презаписвани. Услугата “Технически съвети за изображения” TASI (Technical Advisory Service for Images) предоставя ръководство за работа са със CD-R и DVD-R [8]
Стандарти (виж също насоките за Дигитализация) Обратно към Обхват

Препоръчва се придържане към отворени стандарти при архивирането на дигитални ресурси. Тъй като не са обвързани със специфичен хардуер/софтуер, те помагат за преодоляване на опасността от технологично остаряване. Има стандарти за различните аспекти на съхраняване на дигитална информация. Някои примери включват:

• 
  Стандарти, разрешаващи комуникация между различни системи (interoperability standards). Примери: ISO 23950:1998 Информация и документация – информационно извличане (Z39.50) – Дефиниция на приложението и спецификация на протокола [23] и CIMI (Консорциум за компютърen обмен и музейна информация: Профил: Z39.50 Приложение за информация в областта на културното наследство [24];
  
• 
  Стандарти за кодиране на ресурси (resource encoding standards) (виж също насоките върху Описание на ресурси и Откриване и извличане на ресурси) – те дефинират форматите за различни типове дигитална информация. Придържането към този тип стандарти позволява съвместимост между широк спектър от системи. Примерите включват стандарти за:
  

• 
  формати за описание на страници, напр. PostScript [25], Portable Document Format (PDF) [16];
  
• 
  графични формати, напр.Tagged Image File Format (TIFF) [11], Graphics Interchange Format (GIF) [26];
  
• 
  формати за структурирана информация, напр. Standard Generalized Markup Language (SGML) [27], Extensible Markup Language (XML) [17];
  
• 
  формати за движещи се изображения и аудио, напр. WAV [19], Broadcast Wave Format (BWF) [20], MPEG [21];
  

• 
  стандарти за идентификация на ресурси (виж също Насоките върху Описание на ресурси и Откриване и извличане на ресурси)– те предоставят начин за уникално идентифициране на ресурси с цел да се гарантира дълготраен и надежден достъп до тях, докато са на разположение в Интернет, дори когато адресът им (URL) се променя. Примери за постоянни идентификатори: URNs (Universal Resource Names) [28], DOIs (Digital Object Identifiers) [29], PURLs (Persistent Uniform Resource Locators) [30], Handles [31] и ARKs (Archival Resource Keys) [32];
  
• 
  стандарти за описание на ресурси (виж също насоките върху Откриване и извличане на ресурси) – те улесняват ефективното откриване на ресурси. Примери: Англо-американските правила за каталогизиране, 2 издание (AACR2) [33] и формата за метаданни Dublin Core [34]. Има също група стандарти със синтаксис сходен на синтаксиса на метаданните като MARC (Machine-Readable Cataloguing) [35] и EAD (Encoded Archival Description) [36]. Консорциумът “World Wide Web” (W3C) [37] в момента разработва рамка за описание на ресурси (Resource Description Framework - RDF [38]), която ще подсигури необходимата инфраструктура за съвместно съществуване на много различни набори от метаданни или “схеми”, от които Dublin Core ще бъде само един пример;
  
• 
  стандарти за архивиране на данни – те осигуряват дълготрайно опазване, съхранение и достъп до дигитална информация. Системата “Отворена архивна информация” (Open Archival Information System- OAIS) Reference Model (ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model) е такъв пример [39];
  
• 
  стандарти за мениджмънт на записи - те дават насоки как да се внедряват стратегии за мениджмънт на записи, процедури и практики. Основните примери са: ISO 15489 Информация и документация – мениджмънт на ресурси [40] и ISO/TS 23081-1:2004 - Информация и документация – процеси на мениджмънта на записи – Метаданни за записи – Част 1: Принципи [41].
  

Препоръчва се спазването на стандартни формати и носители. Използването на стандартни файлови формати и носители дава гаранции за сигурността на дигиталната колекция. Услугата “Технически съвети за изображения” (TASI) [42] и Коалицията за дигитално опазване и съхранение [43] предоставят ценни съвети върху двете теми. Виж също и Насоките за Дигитализация)

Различни проекти работят върху стандарти за дигитално архивиране, между тях:

• 
  селектирано архивиране на статични уеб ресурси, т.е. ресурси, които не се променят или съдържат интерактивни динамични елементи, които се архивират селективно. Дания, Канада и Япония са основните представители на този подход;
  
• 
  селективно архивиране на статични и динамични уеб ресурси. Австралия архивира по този начин;
  
• 
  претърсване и събиране на целия домейн, т.е. опит да се складира автоматично целия уеб домейн на една страна, като се използват търсещи роботи и минимум човешка намеса. Швеция, Финландия, Исландия и Норвегия следват този метод;
  
• 
  комбинация от селективно уеб архивиране и архивиране на цял домейн. Националната библиотека на Франция се опитва да програмира робот за автоматично и селективно архивиране на ресурсите с научна стойност;
  
• 
  архивиране, основано на кооперирани споразумения с комерсиални издатели. Националната библиотека на Холандия разработи техническа инфраструктура и организационни връзки с комерсиални издатели, между които Elsevier Science и Blackwell Publishing, за да архивира, опазва и осигурява ограничен достъп до цялата дигитална продукция на споменатите издатели; Френската национална библиотека също осъзна нуждата да работи с издатели за депозиране на т.н. “дълбок уеб”, който не се улавя от роботите, претърсващи мрежата, и включва широк обем от богато съдържание в уеб.
  

Много от уеб архивиращите дейности са още в експериментален период. Австрийският он-лайн архив [49] включва списък на организации, провели пилотни проекти и експерименти. Уеб сайтовете на Американския Интернет архив (виж Връзки) и Националната библиотека на Австралия [50] съдържат информация за други проекти. През юни 2004 година стартира британският проект Web Archiving Consortium http://www.webarchive.org.uk/ (виж Връзки), който разработва комплекса от условия, необходими за селектирано архивиране на британски уеб сайтове, като използва PANDAS (PANDORA Digital Archiving System), разработена от PANDORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia) (виж Връзки). Подробности за проучването на практическата изпълнимост на проекта виж в Day, Michael: Collecting and preserving the World Wide Web. 2003. [51]

Поради бързите промени в технологиите, персоналът се нуждае от продължаващо актуализиране на уменията. При всеки нов софтуер и хардуер е необходимо практическо обучение. Възможно е персоналът да работи със специалисти от други отдели като звеното за информационни технологии в дадената организация. Кооперирането с други институти би било успешен начин за споделяне на умения.

Дигиталните записи и документи изискват същия вид мениджмънт, познат от аналоговите ресурси, за да се гарантира, че са складирани правилно, на определени места и могат да бъдат извличани при нужда. Препоръчва се система за мениджмънт на електронни записи (виж насоките върху Мениджмънт на съдържанието и контекста).

Законодателството на много страни предоставя свобода на информацията, според която гражданите имат право да ползват информация независимо кога е публикувана, от всяка дата. Това подсилва нуждата от добри практики и процедури за мениджмънт на документи. Обществените организации по закон са длъжни да публикуват определени категории информация, но индивидуалните заявки за друг вид информация обикновено се нуждаят от отговор в кратък срок (20 дни във Великобритания). В светлината на такова законодателство дигиталното опазване и съхранение е много важно и трябва да се управлява внимателно, за да гарантира, че всяко заличаване или променяне на записи е в рамките на закона (виж Насоките върху Законодателни и правни въпроси)

Създаването на единни международни стандарти и спецификации, схеми за метаданни и взаимозаменяеми формати е необходимо условие, за да се гарантира съвместимост при използването и дългосрочната експлоатация на дигиталните ресурси.

ISO 14721:2003 Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model

Преглед на модела виж в Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities. An RLG-OCLC Report. RLG, May 2002.

and http://www.iso.org/iso/en/CatalogueDetailPage.CatalogueDetail?CSNUMBER=35845&ICS1=1&ICS2=140&ICS3=20