ВИДЫ информации в информационном обеспечении управления

ВИДЫ информации в информационном обеспечении управления

Актуальность и практическая значимость темы исследования определяется большой значимостью информации, умением её собирать и пользоваться. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решений, определение направлений развития и стратегии организации. Информация в истории развития цивилизации всегда играла определяющую роль и служила основой для принятия решений на всех уровнях и этапах развития общества и государства. В современных условиях информация становится стратегическим ресурсом, от эффективного использования которого зависят перспективы развития экономики, формирование информационного гражданского общества, обеспечение безопасности государства и граждан.

Понятие информации рассматривается во многих законах и стандартах. Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Информация (в процессах обработки данных и в офисных машинах) – это значение, которое человек присваивает данным на основе имеющихся соглашений. Данные – это представление данных и инструкций в виде, удобном для передачи и обработки человеком или машиной.

Информацию можно в управленческой деятельности классифицировать по различным основаниям. 1) по месту возникновения (входная, выходная, внутренняя, внешняя); 2) по стабильности (переменная, постоянная); 3) по стадии обработки (первичная, вторичная, промежуточная, результативная); 4) по способу отображения (текстовая, графическая); 5) по функции управления (плановая, нормативно-справочная, учётная, оперативная); 6) по степени упорядоченности (документированная, систематизированная, информационные ресурсы и свободная информация); 7) по виду носителя (на бумажном носителе, видео- и звуковая, компьютерная, в объёмно-пространственной форме, устная, энергетическая); 8) по функциональному предназначению (массовая, отраслевая, профессиональная информация); 9) по степени доступа (с ограниченным доступом, без права на доступ, с ограничением по распространению, иная общедоступная информация); 10) по роли в правовой системе (правовая, неправовая); 11) по социальному назначению (массовая, специальная); 12) по способу отображения человеческим сознанием (логическая, эстетическая); 13) по физиологическим особенностям восприятия человеком (визуальная, аудиальная, обонятельная, тактильная, вкусовая); 14) по способу распространения (опубликованная, неопубликованная); 15) по степени переработки (первичная, вторичная).

Выделяют признаки информации: субстанциональная несамостоятельность, качество, достоверность, конфиденциальность, доступность, селективность, преемственность, старение во времени, массовость, ценность, трансформируемость, универсальность, системность, неисчерпаемость и т. д.

Информация обладает свойствами: атрибутивностью, функциональностью, инвариантностью, бренностью, транслируемостью, мультипликативностью, рассеянием, дискретностью, ценностью, полезностью, избыточностью, достоверностью, своевременностью, защищённостью, адекватностью и т. д.

Знание видов информации является неотъемлемой частью информационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность.

М.Ф. Старухина

Пути рационализации документооборота образовательных
учреждений культуры и искусства республики башкортостан

Тенденция увеличения объемов документооборота требует от организаций повышения качества управления путем использования современных технологий документооборота в учреждениях, организации автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Данный вопрос рассматривался Д. В. Пашковым, С. Л. Кузнецовым, Д. Зубковым, а также участниками семинара «Автоматизация документооборота – средство повышения эффективности деятельности организации» (г. Вологда) и другими.

Анализ документооборота Республиканского учебно-методического центра по образованию Министерства культуры и национальной политики Республики Башкортостан (РУМЦ) выявил большое количество дублируемой по подведомственным учреждениям (детские школы искусств – ДШИ) информации (так называемая единовременная рассылка документации), высокую ее стоимость и существенные временные затраты на ее подготовку и осуществление.

Так как 60 % годового документооборота РУМЦ составляет переписка с подведомственными учреждениями, были поставлены задачи проанализировать готовность ДШИ Республики Башкортостан организовать документооборот с использованием современных технологий и выявить пути рационализации обмена документами с ДШИ.

Анкетирование делопроизводителей 108 ДШИ РБ, призванное выявить укомплектованность их рабочих мест офисной техникой, наличие подключения к сети Интернет; уровень подготовки сотрудников и готовность использовать автоматизированные способы обработки и обмена информацией, показало следующие результаты.

Не подключено к телефонной линии 9 % школ; для обмена информацией пользуются почтой – 68 %, факсом – 82 %, электронной почтой – 7 % школ. Факсимильные аппараты имеются лишь у 61 % учреждений; 8 % школ не имеют компьютеров, 43 % – один компьютер, 48 % – более одного; в 62 % учреждений отсутствует подключение к сети Интернет; 51 % делопроизводителей не имеют навыков работы с электронной почтой, 22 % используют ее в работе.

Анкетирование выявило неподготовленность школ искусств к внедрению систем электронного документооборота.

Предлагается решение проблемы с помощью автоматизации рабочих мест специалистов современными техническими средствами и использованием систем электронного документооборота.

Сравнительный анализ систем электронного документооборота «ЕВФРАТ», «Золушка», «Эффект Офис», «Дело» показал, что их внедрение нерентабельно, так как они рассчитаны на годовой объем документооборота более 10000 документов и в связи с их высокой стоимостью, тогда как годовой документооборот ДШИ не превышает 500 документов. Условно-бесплатная программа «Регистрация документов организации» рассчитана лишь на регистрацию и контроль исполнения документов, и не решает проблем обмена электронными документами.

Рассчитана примерная стоимость современного АРМ секретаря – 32000 руб. с лицензионным программным обеспечением и 22000 руб. с условно-бесплатными программами, доступная при существующем финансировании детских школ искусств.

Доказано, что использование в работе возможностей современных АРМ и электронной почты существенно экономит время и сокращает финансовые затраты учреждения в частности и государства в целом.

Д.Д. Степанова

ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»,
факультет педагогического образования и сервисных технологий, 4 к.

Научный руководитель: доц. А.К. Макарова

жүктеу/скачать 2.82 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: