Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын бекiту туралы

жүктеу/скачать 0.8 Mb.

бет	1/13
Дата	26.06.2016
өлшемі	0.8 Mb.
	#159353

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13

Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 Қаулысы

"Егемен Қазақстан" 2012 жылғы 24 сәуiрдегi № 178-187 (27256); "Казахстанская правда" от 24.04.2012 г., № 114-115 (26933-26934); от 25.04.2012 г., № 116 (26935); от 26.04.2012 г., № 117-118 (26936-26937);

      «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес Қазақстан Республикасының Үкiметi ҚАУЛЫ ЕТЕДI:
      1. Қоса берiлiп отырған Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары бекiтiлсiн.
      2. Осы қаулы алғашқы ресми жарияланғанынан кейiн күнтiзбелiк он күн өткен соң қолданысқа енгiзiледi.

Қазақстан Республикасының

Премьер-Министрi К. Мәсiмов

Қазақстан Республикасы

Үкiметiнiң
2011 жылғы 22 желтоқсандағы
№ 1583 қаулысымен
бекiтiлген

Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары

1. Жалпы ережелер

1. Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары (бұдан әрi – Қағидалар) «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 18-бабына сәйкес әзiрленген.

      2. Ұйымның ведомстволық немесе жеке мұрағаты (бұдан әрi – ұйым мұрағаты) ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнен дәстүрлi және электрондық ақпарат тасығыштардағы құжаттарды қабылдау, сақтау, сақтауды қамтамасыз ету, есепке алу, пайдалану және белгiленген тәртiппен Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау үшiн құрылады.
      3. Ұйымға жүктелген мiндеттерi мен функцияларына, сондай-ақ оның қызметi барысында пайда болатын құжаттардың құрамына сәйкес, мұрағаттардың мынадай: басқарушылық құжаттама; дыбыс-бейне жазу құжаттамасы; ғылыми-техникалық құжаттама түрлерi құрылады.
      Электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжаттардың (бұдан әрi – электрондық құжаттар) мұрағаты ұйым мұрағатының құрамдас бөлiгi болып табылады.
      4. Ұйым мұрағаты өз қызметiндегi мiндеттердi, функцияларды және қабылданатын құжаттардың құрамын анықтайтын Ережеге сәйкес жүзеге асырады. Аталмыш Үлгi ереже осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес әзiрленедi.
      5. Мұрағат iсi және құжаттама саласындағы уәкiлеттi орган және облыстардың (республикалық маңызы бар қала, астананың) жергiлiктi атқарушы органдары, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттiк мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрi – мемлекеттiк мұрағат мекемелерi) ұйымдарға Қағидаларды енгiзу бойынша әдiстемелiк көмек көрсетедi және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайда олардың талаптарының орындалуын бақылауды жүзеге асырады.
      6. Қағидада Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ҚР СТ 1037-2001 «Iс жүргiзу және мұрағат iсi. Терминдер мен анықтамалар» стандарттарында белгiленген терминдер пайдаланылады.

2. Құжаттарды қабылдау

Құжаттарды сақтауға қабылдау тәртiбi

7. Ұйым мұрағаты ұйымның қызметi процесiнде пайда болған тұрақты, уақытша сақталатын, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттарды сақтауға алады. Ұйым мұрағатына алдыңғы ұйымның, сондай-ақ, таратылған ведомстволық бағынысты ұйымдардың да құжаттары тапсырылады.

      8. Басқарушылық құжаттамасы бар iстердi мұрағатқа ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнен қабылдау құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында бекiтiлген тәртiппен жүзеге асырылады.
      Басқарушылық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезiнде ұйым мұрағатының қызметкерi құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
      1) осы тiзiмдеме бойынша тапсырылатын iстердiң тiзiмдемедегi нақты қорытынды жазбасының сәйкестiгiн;
      2) iстер номенклатурасы бойынша уақытша сақталатын (10 жылды қоса алғанға дейiнгi) iстердiң бар болуын;
      3) iстер тiзiмдемесiнiң деректерi бар iстер парақтарының нөмiрленуiн;
      4) iс құжаттарының iшкi тiзiмдемесiнiң бар болуын және дұрыс толтырылуын;
      5) iстiң куәландырма парағының бар болуын;
      6) мұқаба деректемелерiнiң iстер тiзiмдемесiндегi тиiстi жазбалармен сәйкестiгiн;
      7) тапсырылатын iстердiң физикалық жай-күйiн тексередi.
      9. Дыбыс-бейне жазу құжаттамасы ұйым мұрағатына мынадай:
      1) осы ұйымның немесе оның құқық мирасқорларының қызметiнде пайда болған дыбыс-бейне жазу құжаттарының iс жүргiзуi өндiрiсi аяқталған;
      2) осы ұйымда әзiрленген немесе басқа ұйымнан келiп түскен әртүрлi ақпарат тасығыштағы дыбыс-бейне жазу құжаттарының түпнұсқалары және көшiрмелерi түрiнде келiп түседi.
      Дыбыс-бейне жазу құжаттамасын сақтауға қабылдау кезiнде ұйым мұрағатының қызметкерi құжаттарды тапсыруды жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
      1) құжаттардың жинақтылығын;
      2) құжаттардың физикалық сақталуын;
      3) қоса берiлетiн мәтiндiк iлеспелi құжаттаманың жинақтылығын тексередi.
      Мәтiндiк iлеспе құжаттаманың құрамына:
      1) киноқұжаттар үшiн – аннотациялар, монтаждық парақтар, аяқталған туындыға рұқсат беретiн куәлiктер, техникалық күйiнiң актiлерi, жарық және түрлi-түстi паспорттардың жазбалары;
      2) фотоқұжаттар үшiн – аннотациялар;
      3) фоноқұжаттар және бейнеқұжаттар үшiн – техникалық күйiнiң актiлерi, сөйлеген сөздердiң мәтiндерi, грампластинка каталогтары, сөз сөйлейтiндердiң тiзiмi, кештердiң, концерттердiң, рецензиялардың, мақалалардың бағдарламалары, қолданылатын фотоқұжаттарға және бейнеқұжаттарға тiкелей қатысты басқа да құжаттар кiредi.
      10. Ұйымның тиiстi құрылымдық бөлiмшелерi проблемаларға, бұйымдарға, техникалық процестерге, күрделi құрылыс объектiлерiне, жобалауға, қайта жаңартуға, консервациялауға, қалпына келтiруге қатысты әзiрленген не олардың өзiндiк сатыларының немесе бөлiмдерiнiң аяқталуына қарай ғылыми-техникалық құжаттамаларды сақтауға бередi.
      Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтауға қабылдау кезiнде ұйым мұрағатының қызметкерi құжаттарды өткiзуге берудi жүзеге асыратын тұлғаның қатысуымен:
      1) құжаттардың жинақтылығын (барлық тапсырылатын құжаттама тiзбеленген ерекшелiктер ведомосiне, ерекшелiктерге, томдардың, альбомдардың, кiтаптардың мазмұнына және басқа да құжаттарға сәйкес);
      2) белгiленген қолдар мен күндерiнiң болуы;
      3) титулдық парақтардың және негiзгi жазбалардың орындалу дұрыстығын;
      4) құжаттардың сақтауға жарамдылығын, олардан бiрнеше рет көшiрмелер түсiру мен шағынфильмдер жасалуын (жыртылудың, желiмдеудiң, өшiрiлген, майысқан жерлердiң жоқ болуын) тексередi.
      Ұйым мұрағатына ғылыми-техникалық құжаттама ол әзiрленген тасығыштарда (әр түрлi парақтарда, оның iшiнде фотопарақтар, калька) берiледi.
      11. Электрондық құжаттарды қабылдау процесiнде:
      1) ұйым мұрағатына беруге әзiрленген тасығыштардың физикалық жағдайы;
      2) тасығышқа электрондық құжаттар ақпаратының жазылуы;
      3) жазбаның сапасын тексеру;
      4) электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның сипаттамасы;
      5) сақтау бiрлiктерiне/есепке алу бiрлiктерiне (футлярларға) тiзiмдемелерге сәйкес мұрағаттық шифрлардың қойылуы;
      6) iлеспе құжаттаманың жинақтылығының дайындығы тексерiледi.
      Электрондық құжаттардың iлеспе құжаттамасында мынадай ақпарат көрсетiледi:
      1) құжаттың атауы;
      2) ол жасалған күн;
      3) мазмұнының сипаттамасы (аннотация);
      4) электрондық форматы және электрондық цифрлық қолтаңбаның алгоритмi;
      5) физикалық және логикалық құрылымы (дерекқорлар, сайттар және басқалары үшiн);
      6) құжаттың көлемi (дерекқорлар үшiн қосымша – жазбалардың көлемi).

Құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу және оның нәтижелерiн ресiмдеу тәртiбi

12. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттарды iрiктеу, оларды тиiстi мемлекеттiк мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыруға дайындау, Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақтау мерзiмдерiн анықтау және сақтау мерзiмдерi өтiп кеткен құжаттар мен iстердi жоюға бөлу мақсатында жүргiзiледi.

      13. Құжаттардың құндылығына сараптама:
      1) Қазақстан Республикасының мұрағат iсi және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөнiндегi нормативтiк құқықтық актiлерiнiң
      2) сақтау мерзiмдерi көрсетiлген құжаттардың үлгi, салалық (ведомстволық) тiзбесi; типтiк (үлгiлiк) iстер номенклатурасы және ұйымның тиiстi кезеңдегi iстер номенклатурасының
      3) уәкiлеттi органның, жергiлiктi атқарушы органдардың және мемлекеттiк мұрағаттардың тиiстi нормативтiк-әдiстемелiк құжаттары негiзiнде жүргiзiледi.
      14. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызу құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзудiң нәтижелерi бойынша мынадай қағидаттар:
      1) тарихилығы;
      2) бағалаудың кешендiлiгi;
      3) бағалаудың жан-жақтылығы негiзiнде жүзеге асырылады.
      Құжаттардың құндылығын анықтау кезiнде барлық қағидаттар бiрдей дәрежеде қолданылады.
      Тарихи қағидат әр құжатты белгiлi бiр тарихи кезеңнiң өнiмi ретiнде және оны заманауилығы тұрғысынан ғана емес, сонымен қатар болашағы тұрғысанан да бағалау арқылы қарастыруды талап етедi.
      Бағалаудың кешендiлiгi қағидатын қолдану құжаттар құндылығына сараптаманы оқшауламай, бiр-бiрiнен ажыратусыз, ұйымның қызметi нәтижесiнде тарихи пайда болған басқа құжаттармен жиынтықта жүргiзуге мүмкiндiк бередi.
      Ақпараттық мазмұнын бағалаудың жан-жақтылығы қағидатына сәйкес құжатты ол зерделеу үшiн әлеуеттi түрде көзi болуы мүмкiн әртүрлi (ғылыми-тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтiк, мәдени және тағы басқа) аспектiлер арқылы қарастыру қажет.
      15. Көрсетiлген қағидаттар құндылыққа сараптама жүргiзу кезiнде құжаттардың шығуының, мазмұнының, сыртқы ерекшелiктерiнiң өлшемдерiмен бiрге кешендi түрде қолданылады.
      Құжаттың пайда болу өлшемдерiне:
      1) мемлекеттiк басқару жүйесiндегi немесе нақты саладағы (қызмет саласында) ұйымның рөлi мен орны, онымен орындалатын мiндеттер мен функциялардың маңыздылығы, қоғам өмiрiндегi жеке тұлғаның орны;
      2) құжаттың пайда болған жерi мен күнi жатады.
      Құжаттар мазмұнының өлшемдерiне:
      1) құжатта көрсетiлген оқиғаның (құбылыстың, нысананың) маңыздылығы;
      2) құжаттағы ақпараттың маңыздылығы, оның басқа құжаттарда қайталануы, нысаналы мақсаты, түпнұсқалығы, құжаттың түрi мен әртүрлiлiгi жатады.
      Құжаттың сыртқы ерекшелiктерiнiң өлшемдерiне:
      1) құжаттың заңдық дұрыстығы (лауазымды тұлғаның қолтаңбасының (электрондық цифрлық қолтаңбасының), ұйымның мөрiнiң және Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген өзге деректемелердiң болуы);
      2) ақпарат мазмұнын тiркеу және жiберудiң нысаны;
      3) құжат тасығыштың материалдық ерекшелiгi;
      4) құжаттың физикалық жай-күйiнiң ерекшелiгi жатады.
      16. Дыбыс-бейне жазу құжаттарына сараптама жүргiзу кезiнде қосымша арнайы өлшемдерi: олардың көркемдiк құндылығы, композициялық-сюжеттiк тұтастығы, айқындылығы мен түпнұсқалығы, түр-түсi жөнiндегi шешiм, ақпаратты жазу мен бейнелеудiң тәсiлдерi қолданылады.
      17. Ғылыми-техникалық құжаттамаға сараптама жүргiзу кезiнде қосымша мынадай өлшемдер:
      1) құжаттарда көрсетiлген проблеманың немесе объектiнiң маңыздылығы;
      2) проблеманы шешудiң, конструкцияның, технологияның, жобаның қағидаттың жаңашылдығы, ерекшелiгi, бiрегейлiгi;
      3) ғылыми-техникалық құжаттаманың ғылыми зерттеу сатыларына сәйкестiгi (техникалық әзiрлеудiң сатылығы) қолданылады.
      18. Құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу және оның нәтижелерiн қарастыру үшiн ұйымда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрi – ОСК) немесе сараптау комиссиясы (бұдан әрi – СК) құрылады. ОСК (СК) мiндеттерi, функциялары және жұмыс iстеу тәртiбi, осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес үлгi ережелер негiзiнде әзiрленетiн, аталған комиссия туралы Ережемен анықталады.
      19. Мемлекеттiк мұрағаттардың толықтыру көздерi болып табылатын ұйымдардың құжаттар құндылығы сараптамасының нәтижелерi, оларды ұйымның ОСК (СК) қарағаннан кейiн мiндеттi түрде олардың мәртебесiне және ұйымның орналасқан жерiне қарай жергiлiктi атқарушы органның (Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты, Қазақстан Республикасының арнайы мемлекеттiк мұрағаты) (бұдан әрi – республикалық мемлекеттiк мұрағаттар) сараптау-тексеру комиссиясының (бұдан әрi – СТК) қарауына ұсынылады.
      20. Құжаттардың құндылығына сараптаманы жоспарлы түрде жыл сайын, тиiстi мемлекеттiк мұрағат қызметкерлерiнiң әдiстемелiк көмегiмен ұйым мұрағатының қызметкерлерi жүргiзедi.
      Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезiнде құндылыққа жоспардан тыс сараптама жүргiзiледi.
      21. Ұйымдағы құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу ұйымның құжаттардың құрамын талдауға негiзделедi. Бұл ретте iстердiң құрамына қандай құрылымдық бөлiмшелер құжаттарының түпнұсқа даналары енгiзiлгендiгi нақтыланады.
      22. Ұйым мұрағатында құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзу кезiнде олардағы ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы, түрi, нысаны және қайталанудың толықтылығы нақтыланады. Қайталанатын ақпараты бар құжаттарды жоюға бөлу, оларды тұрақты сақтауға iрiктеп алған құжаттармен салыстырғаннан кейiн ғана жүргiзiледi.
      23. Құндылыққа сараптама жүргiзу iстiң құжаттарын парақтап қарастыру жолымен (кинофотобейнеқұжаттар монтаждық үстелде немесе экранда көру, ал үнқұжаттар тыңдау арқылы) жүргiзiледi.
      Құжаттарды, мұқабаның сыртына шығарылған iстердiң тақырыптарының немесе ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң iстер тiзiмдемелерiнiң негiзiнде iрiктеуге болмайды. Көрiп шығу (тыңдау) барысында құрылымдық бөлiмшелерде ұйым мұрағатына құжаттарды тапсыруға дайындау кезiнде құжаттың екiншi және одан кейiнгi даналары, шимайқағаздары, құжаттардың ресiмделмеген көшiрмелерi алынбаса, онда олар алып тасталады.
      Құжаттың физикалық-химиялық және техникалық жай-күйiне назар аударылады.
      24. Сараптама жүргiзу барысында:
      1) құжаттарды аталған iске жатқызудың негiздiлiгi;
      2) құжаттың заң күшi (қолтаңбаның, мөрдiң және өзге деректемелердiң бар болуы);
      3) iс мұқабасының деректемелерiнiң дұрыс ресiмделуi және бар болуы (мұқабаның деректемелерi күн сәулесiне төзiмдi қара, күлгiн, көк түстi сиялармен жазылады);
      4) iстер парақтарының дұрыс нөмiрленуi (парақтар жалпы реттiлiкпен қара графиттi қарындашты қолдану арқылы парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына қою арқылы нөмiрленедi).
      Анықталған барлық кемшiлiктердi ұйым мұрағатының қызметкерi түзетедi.
      25. Құндылық сараптамасының нәтижелерi бойынша және құрылымдық бөлiмшелер iстерiнiң, құжаттарының тiзiмдемелерi негiзiнде:
      1) осы Қағидаларға 3 – 10-қосымшаларға сәйкес ұйымның тұрақты сақталатын құжаттарының iстер тiзiмдемесi;
      2) осы Қағидаларға 11-қосымшаға сәйкес жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесi;
      3) осы Қағидаларға 12-қосымшаға сәйкес уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесi;
      4) осы Қағидаларға 13-қосымшаға сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады.
      26. Құжаттардың iстер тiзiмдемесi мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiге, әр мұрағат қорының шегiнде реттiк нөмiр берiледi.
      Құжаттардың iстер тiзiмдемесi, енгiзiлген тақырыптардың саны 9999 (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде аяқталады.
      Келесi тiзiмдемеге кезектi реттiк нөмiр берiледi.
      Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты жасалған құжаттардың iстер тiзiмдемелерi енгiзiлген құжаттардың iстер тақырыптарының жалпы санына қарамай аяқталады.
      27. Тiзiмдеменi ресiмдеген кезде iстердiң тақырыптары (iстердiң томдары, бөлiмдерi) жалпы тәртiппен нөмiрленедi.
      28. Қосымша анықталған iстер тақырыптары қабылданған жүйелендiруге сәйкес тиiстi тiзiмдемеге литерлiк нөмiрлер арқылы енгiзiледi. Саны 10 iстен асатын болса, онда тақырыптары жеке-жеке нөмiрленiп, қосымша тiзiмдеме жасалады.
      Тiзiмдемеге iстiң түскендiгi немесе шыққандығы туралы жазба жазылғаннан кейiн енгiзiлген өзгерiстер негiздемесi көрсетiлген соңғы қорытынды жазба толтырылады.
      29. Бiрнеше жылдардан бергi құжаттарды қамтитын iс, iс жүргiзу жылында жүргiзiлген тiзiмдемеге жазылады, ал соңғы жылдары оның тақырыбы көрсетiледi, ал «Ескертпе» бағанында – «№ iстi қараңыз» белгiсi қойылады.
      30. Тұрақты сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесiн ұйымның басшысы және ОСК (СК)-мен келiсiм бойынша жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК бекiтедi.
      Жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесiн ұйымның ОСК (СК)-мен келiсiм бойынша ұйым басшысы және жергiлiктi атқарушы органның (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК бекiтедi.
      Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiн ұйымның ОСК (СК) келiсе отырып ұйым басшысы бекiтедi.
      31. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актiнi ұйымның ОСК (СК) және жергiлiктi атқарушы органының (республикалық мемлекеттiк мұрағаттың) СТК келiсе отырып ұйым басшысы бекiтедi.
      32. Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздерi болып табылмайтын ұйымдар тұрақты сақталатын құжаттардың, жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдерiн және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актi СТК бекiтуге (келiсуге) ұсынбаса да болады.

Құжаттардың iстер тiзiмдемесiн жасаудың тәртiбi

33. Тiзiмдемеге iстердiң, құжаттардың тақырыптарын енгiзудiң баптары мен тәртiбiнiң элементтерi, тiзiмдеменiң бағандарды толтыру құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың қағидаларында баяндалған.

      34. Тұрақты сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесiне iстердiң, құжаттардың тақырыптарына:
      1) ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiнiң қызметiнде қалыптасқан Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған;
      2) «СТК» белгiсi бар, сақтау мерзiмдерi уақытша iстерден, ұйымның сол жылғы iстер номенклатурасымен, iстердi қалыптастыру мен ресiмдеудiң дұрыстығын тексергеннен кейiн қалыптастырылған құжаттар. Қажет болған жағдайларда iстердiң тақырыптары нақтыланады, iстер сөгiтiледi және iстiң дұрыс қалыптаспағандығы анықталса, iс қайта қалыптастырылады;
      3) республикалық, облыстық деңгейдегi республикалық маңызы бар қалалардың, Қазақстан Республикасы астанасының ұйымдар басшыларының iс жүргiзумен аяқталған жеке iстерi;
      4) саяси мемлекеттiк қызметшiлердiң iс жүргiзуi аяқталған жеке iстерi;
      5) үздiктiктiң жоғарғы белгiлерi бар, мемлекеттiк және басқа атақтар, марапаттаулар, ғылыми дәрежелерi бар қызметкерлердiң iс жүргiзуi аяқталған жеке iстерi енгiзiледi.
      35. Бiр немесе бiрнеше мынадай белгiлерiн ескере отырып, мұрағат қорының шегiндегi сақтау бiрлiктерiнiң бөлiмдер (бөлiмшелер) бойынша тақырыптарын жүйелеу:
      1) құрылымдық (сақтау бiрлiгiнiң тиiстi құрылымдық бөлiмшеге тиесiлiлiгiне сәйкес);
      2) хронологиялық (сақтау бiрлiгi жатқызылған кезеңдер немесе күндерi бойынша);
      3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндiк-сұрақтық (сақтау бiрлiгiнiң мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерiн ескере отырып);
      4) атаулық (iс жүргiзу нысаны бойынша құжаттардың түрлерi мен әртүрлiлiгi);
      5) корреспонденттiк (ұйымдармен және тұлғалармен хат алысу нәтижесiнде пайда болған сақтау бiрлiктерi);
      6) географиялық (құжаттардың мазмұнына, олардың авторларына, тiлшiлерiне байланысты анықталған аумақтарға, елдi мекендерге және басқа географиялық объектiлерге сәйкес);
      7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегi бойынша) болып құрастырылады.
      36. Құрылымдық және хронологиялық белгiлердiң бiрiгуi жүйелеу схемасының екi тәсiлiн бередi: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық-хронологиялық.
      37. Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу схемасы қолданыстағы ұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрi толықтыруды есепке ала отырып) және құрылымы жиi өзгерген таратылған ұйымдардың қорына қатысты қолданылады.
      Бұл жүйелеу схемасы бойынша сақтау бiрлiктерi жасалған уақыты бойынша (жылдары, кезеңдерi бойынша) топтастырылады, ал әр хронологиялық топтың шегiнде ұйымның құрылымдық бөлiмшелерi бойынша топтастырылады.
      38. Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу схемасы тұрақты құрылымы, ондағы өзгерiстер сирек болған ұйымның қорына қатысты, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бiрлiктерiн жүйелеу кезiнде қолданылады.
      Жүйелеудiң бұл сұлбасы бойынша сақтау бiрлiктерi ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiне, құрылымдық топтардың шегiнде сақтау бiрлiгiн қалыптастыру уақыты бойынша топтастырылады.
      39. Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы құрылымдық бөлiмшесi жиi өзгертiлген немесе құрылымдық бөлiмшесi жоқ ұйымдардың қорларына қатысты қолданылады.
      Сақтау бiрлiктерiн хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық белгi, содан кейiн ұйым қызметiнiң функциясы (түрлерi, бағыттары) бойынша жүргiзiледi. Бұл ретте iстердiң кiшi топтары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып орналастырылады (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау, кадр және басқалары).
      Сақтау бiрлiктерiн функционалдық-хронологиялық жүйелеу схемасы бойынша топтастыру, бастапқыда ұйым қызметiнiң функцияларына, содан кейiн хронологиялық белгiлер бойынша жүргiзiледi.
      40. Жүйелеудiң хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық схемасы көлемi шағын мұрағат қорларына қатысты қолданылады. Бiрiншi жағдайда сақтау бiрлiктерiнiң тақырыптары бастапқыда хронология бойынша, және әр жылдың iшiнде олардың маңыздылығына қарай жеке тақырыптар (мәселелер) бойынша; екiншi жағдайда сақтау бiрлiктерi бастапқыда тақырыптар (мәселелер), содан кейiн әр тақырыптың iшiнде хронология бойынша орналастырылады.
      41. Хронологиялық-атаулық және атаулық-хронологиялық схема құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағат қорларының сақтау бiрлiктерiн жүйелеу үшiн: бастапқыда хронология бойынша, содан кейiн әр жыл iшiнде сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi немесе сақтау бiрлiктерiнiң түрлерi (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) бойынша және әр түрдiң iшiнде хронологиясы бойынша қолданылады.
      42. Ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихы, бақылаудағы органдардың қорларындағы тексеру актiлерi ерекше топтарға бөлiнедi және басқарушылық құжаттамадан өзгеше жүйеленедi.
      43. Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар:
      1) түрлерiне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер;
      2) фильмдердiң, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу жылдарына қарай; жеке кино- және телесюжеттердiң өндiрiстiк нөмiрлерi ойынша;
      3) есепке алу бiрлiктерiне (толықтыру);
      4) түстi (түрлi-түстi, ақ-қара);
      5) үлдiрдiң форматы (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойынша жүйеленедi.
      44. Фотоқұжаттар мына түрлер:
      1) әр түстi негативтер (түрлi-түстi немесе ақ-қара) және 2-8 сандарымен белгiленген көлемдерi (2 саны 2,5 см х 3,5 см; 3 – 6 см х 6 см; 4 – 6 см х 9 см; 5 – 9 см х 12 см; 6 – 10 см х 15 см; 7 – 13 см, х 18 см; 8 – 18 см х 24 см) көлемдегi негативтерге сәйкес келедi) бойынша жүйеленедi.
      Көлемi кiшi, 6-8 көлемдi негативтердi жүйелеу кезiнде оларды бiр топқа бiрiктiруге рұқсат етiледi;
      2) әр түстi слайдтар (диапозитивтер);
      3) позитивтер, фотобасылымдар;
      4) фотоальбомдар;
      5) диафильмдер;
      6) «Э» әрпiмен белгiленетiн электрондық құжаттар (сандық немесе заманауи тасығыштағы фотоқұжаттар).
      45. Үнқұжаттар, ақпаратты дыбыстық жазу түрлерi – фонографиялық, граммофонды, оптикалық, магниттiк, лазерлiк болып жүйеленедi. Белгiлi бiр жазба түрiнiң үнқұжатына жеке тiзiмдеме құрастырылады. Үнқұжаттың iшкi түрлерi сақтау бiрлiктерiне және толықтырулары бойынша орналастырылады.
      46. Тұрақты сақталатын құжаттардың iстер тiзiмдемесiнiң осы Қағидаларға 14-қосымшаға сәйкес титулдық парағы, мазмұны, алғысөзi, қысқартылған сөздер тiзiмi мен қорытынды жабасы болады.
      Титулдық парақта қор атауының алдында осы ұйымның iстерi (құжаттары) тұрақты сақталатын мемлекеттiк мұрағаттың толық атауын жазу үшiн орын қалдырылады.
      47. Тұрақты сақталатын iстердiң, құжаттардың тiзiмдемесi 4 данада жасалады, бекiтiлгеннен кейiн оның үш данасы мемлекеттiк мұрағатқа берiледi, ал бiр данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.
      48. Жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесiнде титулдық парақ және қорытынды жазба болады. Титулдық парақта мемлекеттiк мұрағаттың ресми атауы жазылмайды.
      Қажет болған жағдайда тiзiмдемеге мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тiзiмi жасалады.
      49. Жеке құрам бойынша iстер тiзiмдемесiне:
      1) ұйым басшысының жеке құрам бойынша бұйрықтарының (өкiмдерiнiң);
      2) қызметкерлер тiзiмiнiң
      3) жеке құрамды есепке алу жөнiндегi карточкалардың, жеке iстердiң
      4) қызметкерлердiң жеке есеп-шоттарының
      5) жеке тұлғалардың тiзiмдерi және мiндеттi зейнеткерлiк жарналарды, әлеуметтiк аударымдарды аударуға төлем тапсырмаларының
      6) еңбек шарттарының
      7) қызметкерлердiң талап етiлмеген жеке құжаттары түпнұсқаларының
      8) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерiн қорғауға қатысты өндiрiстiк жазатайым оқиғалар және басқа iстер туралы актiлердiң тақырыптары енгiзiледi.
      50. Жеке құрам бойынша iс тiзiмдемесiнiң тақырыптары хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және атаулық жiктеу белгiлерiмен анықталады: iстердiң тақырыптары iс жүргiзу (аяқталу) жылымен топтастырылады, әр жылдың iшiнде ұйымның құрылымдық бөлiмшелерi (қызметiнiң бағыттары) бойынша, соңғылардың iшiнде iстiң маңыздылығының кемуiне қарай жүйеленедi.
      51. Жеке құрам бойынша және қызметкерлердiң жеке iстерi (көлемi жылына 20-дан асқан кезде) тiзiмдеме жеке шығарылады. Олардың тақырыптары iс жүргiзумен аяқталған жылға қарай, ал жыл iшiнде қызметкерлердiң тектерiнiң әлiпбилiк тәртiбiне қарай топтастырылады.
      52. Жеке құрам бойынша iс тiзiмдемесi 4 данада құрастырылады, бекiтiлгеннен кейiн бiр данасы мемлекеттiк мұрағатқа, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.
      53. Сақтау мерзiмдерi уақытша (10 жылдан астам) құжаттардың iс тiзiмдемесiнiң титулды парағына мемлекеттiк мұрағаттың атауы жазылмайды.
      54. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiне мұрағаттың қалауы бойынша мазмұны, алғысөз, қысқартылған сөздер тiзiмi жасалады.
      55. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiне ұйым қызметiн ақпараттық қамтамасыз ету үшiн ұзақ практикалық мәнi бар тақырыптар енедi.
      56. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесiнде iстердiң тақырыптары хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-атаулық) және атаулық-логикалық жiктелу белгiлерiмен анықталады.
      57. Уақытша сақталатын (10 жылдан астам) құжаттардың iстер тiзiмдемесi 4 данада жасалады, бекiтiлгеннен кейiн бiр данасы мемлекеттiк мұрағатқа берiледi, үш данасы ұйымның мұрағатында қалдырылады.

жүктеу/скачать 0.8 Mb.

Достарыңызбен бөлісу:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13