Хватит работать сверхурочно, пора работать рационально для системных администраторов



бет6/20
Дата25.07.2016
өлшемі2.53 Mb.
#220661
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   20
Исправление. Если проблема решалась быстрее, чем за две минуты, мой коллега исправлял все тут же.

  • Регистрация. Если проблема была серьезней, он помогал клиенту составить электронное сообщение и отправить его системе регист­рации запросов. Эта группа клиентов не привыкла отправлять за­просы и побаивалась делать это. Под руководством системного ад­министратора процедура не казалась им такой страшной.

  • Сочувствие. Иногда клиенты обращались с невыполнимыми прось­бами или сообщали об известной проблеме, решение которой было уже запланировано на будущее. Мой коллега обнаружил, что в этом случае самое лучшее - выразить сочувствие, но без снисхождения. «Да, - вздыхал он, - весьма неудобно, что система работает таким образом». Клиент соглашался и был доволен тем, что на его жалобу отреагировали. Затем мой коллега говорил: «Не думаю, что здесь можно что-то исправить, но, вероятно, кто-нибудь найдет реше­ние». Клиент выигрывал от того, что получал подтверждение не­устранимости проблемы, а не оставался в неведении. Мой коллега

    выигрывал от того, что нерешаемые вопросы не попадали в систему регистрации, а он лучше понимал положение дел. Он регистриро­вал такие запросы в своем органайзере. Если решение все-таки на­ходилось, он возвращался к клиенту и выглядел чудотворцем.

    Важный момент заключался в том, что этот системный администратор не пытался решить каждую проблему на месте. Иногда обход клиентов был просто самым эффективным способом сбора запросов, которые вы­полнялись позже. В других случаях мой коллега устанавливал с клиен­тами хорошие отношения, позволявшие лучше понять их нужды в дол­госрочной перспективе. А иногда это был просто способ выразить со­чувствие людям, столкнувшимся с неразрешимой проблемой.

    Я подозреваю, что когда мой коллега приступил к своим обходам, он был ошеломлен огромным количеством вопросов, с которыми к нему обращались. Как я уже сказал, не используйте этот метод, если вы не умеете говорить людям «нет». Он требует самодисциплины, иначе вы весь день проговорите с первым клиентом. Однако со временем перво­начальный наплыв нерешенных вопросов рассосется, и регулярный обход станет сродни процедуре обслуживания техники.

    Процедура 6: предварительная компиляция действий системного администратора

    В предисловии я рассказал историю о замене магнитных лент для ре­зервного копирования. Это была нелегкая задача, поскольку имелось восемь ленточных серверов, и на любом из них в любой день могла по­требоваться новая лента (а могла и не потребоваться). Каждый день я принимался высчитывать, на каких лентах накопилось достаточно информации, чтобы нужно было установить пустую ленту (иными сло­вами, на каких лентах не осталось места для резервных копий, кото­рые будут созданы сегодня вечером). Затем я брал новые ленты и обхо­дил восемь серверов, разбросанных по всему зданию.

    В конце концов я осознал, что могу избежать мороки с расчетами, если буду менять ленты на «больших» серверах каждый день, а на «малень­ких» один или два раза в неделю. Это привело к огромной экономии не только моего времени, но и ресурсов моего мозга.

    Это был тот случай, когда надо было «не думать, а действовать». Ко­нечно, лента при этом расходовалась не самым экономным образом, но мое время дороже ленты.

    В продолжение этой истории замечу, что я обычно заменял ленты в конце рабочего дня. Если я был поглощен проектом (а почти всегда так оно и было), я вспоминал о замене лент достаточно поздно. Я и так засиживался допоздна, а из-за необходимости менять ленты уходил с работы еще позже. Когда я направлялся после работы домой или на одно из многочисленных общественных мероприятий, в которых неиз­менно участвовал, я злился на «эти чертовы ленты, из-за которых опять опаздываю».

    Требовалось разработать более удачное расписание, и я придумал та­кое заклинание:

    Ежедневные дела надо делать в начале дня.

    Впоследствии, когда каждое мое утро стало начинаться с планирова­ния согласно системе Цикл, наивысший приоритет я назначал делу «Замена лент».

    В результате у меня стало одной головной болью меньше (в том смыс­ле, что мне больше не нужно было весь день размышлять, какую ленту заменить), и я смог сосредоточиться на работе и меньше беспокоиться. Я приходил домой в хорошем настроении и не очень поздно. В начале каждого рабочего дня я испытывал ощущение, что сделал что-то важ­ное, да так оно и было.

    Процедура 7: в случае сбоя связывайтесь с руководством

    Однажды в фирме, где я работал, произошел сбой электропитания. Си­туация усугублялась отсутствием связи между системными админист­раторами, с одной стороны, и руководством и клиентами, с другой. Ру­ководство считало, что его следовало известить о проблеме раньше, а системные администраторы считали, что им не дают спокойно разо­браться в проблеме. Я уверен, что с вами ничего подобного не случа­лось. Или все-таки случалось?..

    После этого события мы разработали процедуру на будущее. В конце концов, не последний же это сбой.

    Процедура была проста: в течение часа сообщить о сбое конкретному менеджеру (шефу старшего системного администратора), даже если это случилось поздно ночью. Системные администраторы далее долж­ны каждые полчаса докладывать этому менеджеру о состоянии дел до тех пор, пока проблема не будет устранена. Он со своей стороны дол­жен известить более высокое руководство и клиентов (если сбой не привел к нарушению связи с ними), чтобы системные администраторы могли сосредоточиться на проблеме.

    Это была простая процедура, и она хорошо работала. Жаль, ее не су­ществовало во время той первой аварии.


    Если ваша компания работает на виду у всех (приветствую тружеников Amazon, Google и Yahoo!), подобная процедура должна охватывать и отдел по связям с общественностью. Важно разработать эту процедуру до первого серьезного сбоя, даже если дискуссия обещает быть напря­женной. Иногда сбои столь грандиозны, что привлекают внимание прессы. Нетрудно представить себе, какая шумиха может подняться. Несколько лет назад достаточно было сказать «Интернет» или «ком­пьютерная безопасность», чтобы сбежались представители всех средств массовой информации. (Теперь они пресытились, и сообщения типа «Дыра в системе безопасности Microsoft принесла убытки миллиону фирм» больше не считаются новостями.) Тем не менее, если ваш биз­нес достаточно широк, важно заранее совместно с отделом по связям с общественностью разработать стратегию общения с прессой. Вы долж­ны знать, к кому направить журналистов, если они станут вам звонить. Если такого плана нет, самое лучшее- отвечать «Без комментариев» и класть трубку еще до того, как вам захочется что-нибудь добавить. Поговорить с журналистом весьма заманчиво, но многие системные администраторы считают, что во время аварии следует решать техни­ческие проблемы. Пусть прессой занимаются те, кому положено.

    Процедура 8: автоматическая проверка при выполнении некоторых действий

    Чтобы не запереть ключи в машине, я выработал такую привычку: за­крывая дверцу правой рукой, я сжимаю левый кулак, чтобы почувст­вовать ключи. Я захлопываю дверцу, только если держу в левой руке ключи. Аналогичный ритуал я выполняю, выходя из дома.

    Нельзя сказать, что я часто оставлял ключи за запертой дверью, но случалось это каждый раз в самое неподходящее время, и на решение проблемы уходило несколько часов.

    Полезная настройка команды ping

    Очень удобно, если ping издает звуковой сигнал после каждой успешной попытки. Вы можете находиться в любом месте ком­наты и отсоединять кабели, не подбегая то и дело к экрану для проверки ping.

    В Linux звуковой сигнал включается с помощью опции -а коман­ды ping.

    В ОС Solaris и других UNIX-подобных системах, где отсутствует опция -а, можно прибегнуть к следующему трюку. Вывод про­граммы ping содержит двоеточие только в тех строчках, которые сообщают об удачной попытке. Направьте вывод на вход коман­ды tr, транслирующей каждое двоеточие в символ Ctrl-G (то есть звуковой сигнал).



    $ ping -s 64.32.179,56 | tr : "G

    (Чтобы «пингование» было непрерывным, в Solaris1 нужно за­дать переключатель -s. В других системах это не требуется.)

    Чтобы последовательность Ctrl-G отобразилась в командной стро­ке, вам, возможно, придется предварить ее последовательностью Ctrl-V. To есть вы должны напечатать:

    S pino -s 64.32.179.56 | ТЯ ; CTRL-V CTRL-G

    И в Windows тоже. - Примеч. науч. ред.

    Какое отношение это имеет к системному администрированию? Есть множество автоматических проверок, которые мы можем сделать ча­стью своей работы:



    • Выходя из комнаты, запирающейся на кодовый замок, я проверяю, находится ли электронный ключ у меня в кармане. (Смежное пра­вило: я никогда ни на секунду не кладу электронный ключ на стол, на пол, куда-то еще. Он всегда у меня в кармане, а карман всегда при мне.)

    • Находясь рядом с оборудованием, я всегда проверяю поток воздуха. В частности, смотрю, не перекрыты ли вентиляторы посторонними предметами.

    • Всякий раз, когда в фирме появляется новый сотрудник, я знаком­люсь с ним, решаю его текущие проблемы, если таковые имеются, и объясняю, как запрашивать помощь в будущем. Если я тут же ре­шу его проблемы, он быстрее приступит к работе, а чем раньше я на­учу его пользоваться системой регистрации запросов (а не звонить мне напрямую), тем лучше я смогу планировать свое время.

    • Встречая незнакомого человека, я всегда улыбаюсь, представляюсь и спрашиваю его имя. Я прошу разрешения изучить его бейдж, объ­ясняя это тем, что моя зрительная память работает лучше. Новые сотрудники думают, что это я такой приветливый. На самом деле я слежу, не проник ли в фирму злоумышленник.

    • Прежде чем отсоединить сетевой кабель, я запускаю программу ping (с ежесекундной проверкой), которая зарегистрирует обрыв связи, если я отсоединю не тот кабель.

    • Каждый раз, когда я добавляю новое правило для брандмауэра, я сначала запускаю демонстрацию того, что собираюсь блокиро­вать, чтобы убедиться, что этой блокировки еще нет. Затем я соз­даю правило для брандмауэра. Я снова повторяю демонстрацию, чтобы проверить, работает ли правило. (Если я не запущу демонст­рацию до создания правила, я не смогу удостовериться, что оно ра­ботает, как задумано.)

    Процедура 9: создание резервной копии перед редактированием файла

    Собираясь редактировать файл конфигурации, я всегда создаю его ре­зервную копию. Я никогда не размышляю о том, достаточную ли цен­ность он представляет. Если возник такой вопрос, на него следует от­ветить «Да». Я всегда создаю резервные копии по единому правилу, не тратя время на поиски оптимального решения. Моя система состоит в том, чтобы имя копии включало в себя сегодняшнюю дату. Напри­мер, файл named.conf копируется в файл named.conf-20060120 (20 ян­варя 2006 года). Я пробовал использовать дату последнего изменения файла, но пришел к выводу, что лучше включать в имя файла сего­дняшнюю дату. Это позволяет отследить, когда я редактировал файл. В UNIX я могу просмотреть файл в репозитории RCS и увидеть исто­рию изменений, практически уходящую в бесконечность (более под­робно об этом сказано в главе 13).

    Всегда есть соблазн сказать себе: «Я вношу незначительное изменение, которое всегда смогу отменить вручную» или «Я эксперт; я ничего не перепутаю». Однако опыт показывает, что все-таки лучше создать ре­зервную копию. Особенно если через три недели придется ломать голо­ву над тем, почему одна из служб прекратила функционирование.

    Процедура 10: список вещей в дорогу

    Я много путешествую. Раньше я то и дело забывал что-нибудь взять в дорогу, а если и не забывал, то все равно нервничал: а вдруг все же что-то забыл? Кому нужен такой стресс?

    Теперь я записываю все, что нужно взять в поездку, в правой части странички органайзера, на которой стоит дата поездки. В течение не­скольких недель (или месяцев), предшествующих поездке, я записы­ваю в органайзер все, что мне может понадобиться. Поскольку с орга­найзером я не расстаюсь, ни одна идея не пропадает.

    Когда я пакую чемодан, я постепенно зачеркиваю пункты этого списка.

    Я создаю второй список, куда включаю вещи, которые необходимо иметь под рукой в момент выхода из дома. Это билеты, бумажник, че­моданы и т. д. Такой список помогает мне уложить все в багажник. Ес­ли меня подвозит приятель, я ставлю все эти вещи у дверей, чтобы не терять время, когда он за мной заедет.

    Я использую эти списки как для командировок, так и для неделовых поездок. Я не хочу отказываться от привычки только потому, что от­правляюсь в путешествие ради удовольствия. На основе старых спи­сков я составляю новые. Базовый список хранится в моем органайзере.

    Как разрабатывать собственные процедуры



    Вы рассмотрели несколько процедур, которые служат мне верой и прав­дой. Как вам разработать собственные? Вот некоторые моменты, на ко­торые следует обратить внимание.

    Повторяющиеся события, не включенные в расписание. Часто быва­ет, что какое-то дело или совещание повторяется несколько раз в не­делю (или месяц), но в план не включается. Улучшится ли ситуа­ция, если вы включите это дело в расписание? Не уходит ли у вас больше энергии на то, чтобы договориться о встрече, чем на подго­товку к ней? Если это так, то разработайте расписание. Предложи­те день и час (либо какую-то последовательность дней) для регуляр­ных совещаний и добейтесь согласия остальных участников.

    • Обслуживание техники. Работа системного администратора во мно­гом похожа на работу садовника. Вы должны понемногу полоть сорняки каждую неделю. Нельзя сделать всю прополку за пару вы­ходных в начале лета и потом загорать до конца сезона. Если вам приходится выполнять какую-то работу ежедневно (еженедельно, ежемесячно), превратите ее в процедуру. Если вы затеяли выбрасы­вать хлам, посвятите этому делу один час ежедневно. Если вы про­водите ревизию пользовательской базы данных, проверяя записи уволившихся сотрудников, просматривайте по 100 учетных запи­сей ежедневно, пока не закончите.

    • Поддержка дружеских и деловых взаимоотношений. Человеческие взаимоотношения требуют поддержки, и здесь тоже уместна анало­гия с работой садовника. (Они расцветают, если вы трудолюбивы, чахнут, если забыли о них, и погибают, если вы чересчур усердны.) Необходимо поддерживать взаимоотношения с четырьмя группа­ми: клиенты (или представители групп клиентов), подчиненные, системные администраторы других компаний и начальство. Регу­лярно ли вы общаетесь с представителями этих групп? Ключ к про­фессиональному росту в том, чтобы поддерживать взаимоотноше­ния круглый год, а не только подыскивая новую работу. Включите в свое расписание ежемесячный ланч с вашим руководителем или с кем-то из вашего общества.

    • Когда размышления отнимают больше времени, чем само дело. Ес­ли вы заметили, что на размышления о каком-то деле уходит боль­ше времени, чем заняло бы его выполнение, сделайте его. (Не сле­дует путать размышления о деле и размышления по ходу его вы­полнения.)

    • Веши, которые вы часто забываете. Столкнувшись в очередной раз с неприятностями из-за своей забывчивости, выработайте процеду­ру на будущее. Каждый вечер, приходя домой, вешайте ключи на одно и то же место, и у вас появится привычка брать их оттуда, вы­ходя из дома. Если, например, вы должны что-то взять с собой, вы­ходя из дома, ставьте этот предмет так, чтобы он мешал открыть дверь, и вы точно его не забудете. Необходимо согласовать эти про­цедуры с членами вашей семьи. Нет смысла всегда класть бумаж­ник и ключи на столик в прихожей, если ваш(а) супруг(а) все равно уберет их куда-нибудь.

    • Незначительные или низкоприоритетные дела, которые можно (но не стоит) игнорировать. Бывают дела, которые можно иногда проигнорировать, и ничего плохого не случится. Однако если вы по­ступите так неоднократно, у вас начнутся проблемы. Примерами та­ких дел являются замена лент для копирования, заказ расходных материалов и т. д. Занесите пункт «заказать расходные» (или что там у вас) в список дел на каждый понедельник. Лучше проигнори­ровать это напоминание в тот раз, когда нет необходимости ничего заказывать, чем забыть сделать заказ.

    • Обучение. Некоторые жалуются, что у них нет времени на повыше­ние профессионального уровня. Другие планируют посещение од­них курсов в год, даже если не знают, что там будет. Короче, ничего не произойдет само собой, если вы не приложите усилий.

    • Быть в курсе. Лучше запланировать один час в неделю на чтение журналов, чем пытаться «догнать поезд» раз в несколько месяцев. Выбрасывайте все непрочитанные журналы раз в месяц. Если вы не смогли прочитать журнал до выхода следующего номера, вы нико­гда его не прочитаете. Если у вас нет отдельного кабинета, где бы вы могли запереться и спокойно почитать, найдите другое место, где клиенты вас не достанут.

    Регулярно встречайтесь с представителем клиентов

    Когда я работал в Bell Labs, каждый системный администратор обслуживал две-три группы клиентов (мы все оказывали техни­ческую поддержку всем сотрудникам, но предполагалось, что за каждым системным администратором закреплен конкретный контингент пользователей). Мы должны были встречаться с пред­ставителем группы клиентов и начальником отдела, где эта груп­па работала.

    Была нелегко «втиснуть» эти совещания в расписание начальни­ков отделов, но те в конце концов сдавались, если получали обе­щание, что совещание начнется вовремя и продлится не дольше 15 минут.

    Начальники отделов считали крайне необычной ситуацию, в ко­торой они общались непосредственно с системными администра­торами, а не «играли в кошки-мышки». Они часто просили про­длить совещание или в течение 15 минут ставили задачи, чтобы потом представитель клиентов и системный администратор об­суждали решение этих задач друг с другом.

    Некоторые начальники отделов сопротивлялись, заявляя, что делегировали все эти вопросы представителям клиентов. Однако мы обнаружили, что совещания без представителя администра­ции просто неэффективны. В конце концов мы добились регу­лярных совещаний с каждым представителем группы клиентов в присутствии начальника отдела, потому что наше умение слу­шать и наши последующие действия демонстрировали ценность подобных встреч.

    Удаление старых процедур

    Иногда приходится обновлять процедуры.

    В истории с заправкой автомобиля, рассказанной ранее в этой главе, я отметил, что в какой-то момент забыл, с чего началась эта процедура, но продолжал выполнять ее. Это вызывает некоторую тревогу. Правильно ли придерживаться процедуры, если не помнишь ее происхождение?

    Я считаю, что надо доверять себе. Раз процедура установлена, значит, я взвесил все «за» и «против», в том числе и этические. В конце кон­цов, речь идет о замене магнитных лент и заправке автомобиля, а не о жизненно важных вопросах.

    Я заметил, что морально устаревшие процедуры исчезают сами собой. Когда я получил повышение, и отвечать за смену лент стал другой со­трудник, надобность в процедуре отпала естественным образом.

    Процедуры способны самостоятельно модифицироваться и эволюцио­нировать. Это вам не сценарии на языке Perl, которые, если их не отре­дактировать, перестают работать после переноса файлов на другой сер­вер. Процедуру выполняете вы. Вы человек, и всегда можете адаптиро­ваться к новой ситуации.

    Конечно, я стараюсь вести себя гибко. Если кто-то критикует мою при­верженность той или иной процедуре, я внимательно выслушиваю его аргументы. Иногда оказывается, что мой собеседник прав.

    Резюме


    • Хорошая процедура позволяет вам экономить усилия и сокращает время на принятие решений.

    • Процедуры дают вам возможность «один раз подумать и много раз сделать».

    • Разработайте процедуру, согласно которой вы будете всегда запи­сывать назначенные встречи и необходимые дела в органайзер и повсюду носить его с собой.

    Чем больше процедур вы разработаете, тем меньше умственной энер­гии вы будете расходовать на решение незначительных вопросов и тем лучше вы сможете сосредоточиться на творческой стороне вашей про­фессии. Просмотрите свой рабочий день на предмет возможности соз­дания собственных процедур. Указателями на такие возможности яв­ляются:

    • Повторяющиеся события, не включенные в расписание.

    • Задачи технического обслуживания.

    • Поддержка взаимоотношений и рабочей обстановки.

    • Ситуации, в которых размышления о каком-то деле отнимают боль­ше времени, чем оно само.

    • Вещи, которые вы часто забываете.

    • Одноразовые или низкоприоритетные задачи, которые нельзя все время игнорировать.

    • Повышение профессионального уровня.

    • Информированность о новинках.

    Запланируйте время на чтение

    Вы не успеваете прочитать все компьютерные журналы, на кото­рые подписались? Запланируйте один час на чтение каждую не­делю. Найдите укромное место и читайте, сколько сможете. Вы­брасывайте то, что не удалось прочитать; интересуйтесь только самой свежей информацией.



    4

    Система Цикл

    В 1997 году я получил награду за свою общественную деятельность. В дополнение к работе системного администратора и активному участию в общественной жизни я много времени уделял четырем некоммерче­ским организациям, в одной из которых я был президентом, а в другой - основателем. Меня тогда спросили, как я везде успеваю. Я улыбнулся, поблагодарил за комплимент и удержался от того, чтобы сказать: «Я системный администратор! Я борюсь с хаосом, чтобы жить!»

    В действительности я еще задолго до того события выяснил, как справляться с потоком запросов и делать все дела, ничего не забывая. Легко выглядеть уверенным в себе, владея тем, что в спорте называет­ся завершающим броском.

    Ваши клиенты ценят вашу способность доводить дело до конца выше, чем любые другие ваши качества. Ничто так не подрывает вашу репу­тацию, как невыполненное обещание. Секрет владения завершающим броском состоит в том, чтобы регистрировать все запросы и сопровож­дать каждый вплоть до полного завершения. Моя система заключает­ся в методе, который я называю Цикл, поскольку он повторяется еже­дневно, и выходная информация одного дня является входной для сле­дующего. Помните, на школьных уроках биологии вы рисовали круго­вую диаграмму: из икринки появляется головастик, у него вырастают лапки, он превращается в лягушонка, а затем во взрослую лягушку, ко­торая откладывает икринки, и все начинается сначала? Моя система - примерно то же самое, разве что каждый цикл длится 24 часа, и мне не приходится жить в пруду.

    Для Цикла требуются три инструмента: список дел, скомбинирован­ный с расписанием на текущий день, календарь и список долгосроч­ных жизненных целей. Храните все эти инструменты в одном месте. Сам процесс не зависит от того, используете ли вы карманный компью­тер или бумажный органайзер, купленный в канцелярском магазине.

    Важно держать эти три инструмента в одном месте, потому что:


    • Все три базы данных взаимосвязаны. У вас должна быть возмож­ность легко переключаться с одной на другую.

    • Всегда легче отыскать один предмет, чем три.

    • Вам необходимо всегда держать эти базы данных при себе, а с од­ним пакетом это проще, чем с тремя отдельными предметами.

    В этой главе Цикл описан в общих чертах, а главы 5, 6 и 7 посвящены его составляющим: спискам дел и расписанию, календарю и жизнен­ным целям. Возможно, это будут самые важные главы из того, что вы прочитали за всю свою бытность системным администратором.





    Не доверяйте своему мозгу

    Системные администраторы, вообще говоря, умны. Вы - умный. Я - умный. Мы все умные. Мы достигли нашего положения, работая голо­вой, а не мускулами. Конечно, крепкие мускулы в нашей работе не по­мешают, но по сути это умственный труд. У среднего человека емкость кратковременной памяти составляет семь единиц (плюс/минус две). А как насчет среднего читателя этой книги? Держу пари, у вас она равна восьми или девяти, а у кого-нибудь и десяти (плюс/минус три).

    Взглянув на свой список дел, я вижу 20 пунктов. Черт. Это намного больше десяти.

    Я никоим образом не могу надеяться, что мой мозг удержит 20 пунк­тов в памяти. Мне нужна внешняя память. Вам тоже.

    Надеюсь, вы не очень обиделись, когда я сказал: «Не доверяйте своему мозгу».

    Я своему не доверяю. Поэтому я всегда записываю все просьбы. У меня даже есть такое заклинание:

    Всегда записывать все просьбы.



    Мой мозг обижается на такое недоверие. Когда кто-то обращается ко мне с просьбой, мой мозг кричит: «Я запомню! Том, убери свой орга­найзер! Доверься мне на этот раз!» Однако, чтобы не послушаться его, мне достаточно вспомнить, как я, столкнувшись с клиентом, чью просьбу не выполнил, пытался оправдаться фразой «Я забыл».

    В главе 2 я описал методику «Делегируйте, регистрируйте или дейст­вуйте». Когда мы делегируем задание, у нас нет необходимости его за­писывать, хотя иногда полезно сделать запись, чтобы проследить за тем, как оно будет выполнено. (Став, так сказать, сторожем своему брату.)

    Кроме того, если мы собираемся выполнить задание тут же, записы­вать его тоже не нужно. Когда меня просят «Передайте соль, пожалуй­ста», я не записываю эту просьбу в список дел, чтобы тут же вычерк­нуть ее. Это было бы глупо. Однако если ко мне обращаются с прось­бой, а я отвечаю: «Конечно, вот только закончу с этим делом», я запи­сываю просьбу. Не следует путать «когда я закончу» и «прямо сейчас». Я, например, испытываю огромное искушение не записывать просьбу в органайзер, потому что надеюсь не забыть о ней, когда справлюсь с те­кущей работой.

    Бедные наши мозги! Они так страдают из-за предположения, что имен­но в мозгу находится наше эго. Иногда оно переходит все границы и пе­рехваливает своего приятеля - мозг. Когда вы думаете «Мне не нужно это записывать» или «На этот раз можно сделать исключение; я ничего не забуду», знайте, это ваш мозг - эго размером с Монтану - обещает вам невозможное, подобно сотруднику отдела продаж Microsoft, ста­рающемуся отработать свой оклад.

    Я долго думал, что мозг - самая важная часть моего организма.

    Потом я понял, кто внушает мне эту мысль.

    — Эмо Филипс (Emo Philips)

    Если это поможет вашему мозгу справиться с обидой, вспомните, что освобождая его от запоминания списка дел, вы сберегаете энергию моз­га для более важных задач. В главе 1 я упомянул исторический анекдот об Альберте Эйнштейне, который пытался сохранить, насколько это возможно, максимум умственной энергии для физики, избавляя свой мозг от всяческих посторонних размышлений, к примеру о том, что се­годня надеть. Рассказывают также, что Эйнштейн не запоминал адреса и номера телефонов, даже собственные. Наиболее важные он записы­вал на листочке, который хранил в бумажнике, чтобы не загромождать свою драгоценную память. Когда кто-нибудь спрашивал его номер те­лефона, Эйнштейн отвечал, что номер есть в телефонном справочнике, и учтиво предлагал поискать его там. Берите пример с Эйнштейна; бе­регите умственную энергию для системного администрирования.

    Если у меня нет при себе органайзера, а кто-то обращается ко мне за помощью (обычно это случается, когда я иду в туалет), я решительно перекладываю ответственность за регистрацию просьбы на клиента. Например, я говорю: «Я спешу на собрание, и мне очень не хотелось бы забыть о Вашей просьбе. Обещайте, что вы отправите электронное

    сообщение на адрес help [которое автоматически создаст запись в сис­теме регистрации запросов] и опишете в нем свою проблему». Я счи­таю, что ответственность за запоминание просьбы должна быть возло­жена на мой органайзер или на клиента. Но только не на мой мозг.

    Я не доверяю мозгу запоминание подробностей. Зато бумаге я дове­ряю. Если на листе бумаги имеется список дел из десяти пунктов, я не беспокоюсь, что один из них пропадет. Исчезающие чернила сущест­вуют только в фильмах про шпионов, и не было случая, чтобы мой блокнот сгрызла собака.

    Я также доверяю портативным компьютерам (PDA). Конечно, я допус­каю, что карманный компьютер может сломаться или данные в нем каким-то образом потеряются, но он синхронизирован с файл-серве­ром, где хранятся резервные копии. Учитывая, сколько раз мой мозг забывал информацию, можно сказать, что карманные компьютеры почти так же надежны, как бумага.

    Идеальная PDA-среда

    Когда карманные компьютеры PDA (Personal Digital Assistant - персональный цифровой помощник) еще только появились и мо­делей было мало, я работал в среде, стандартизированной для од­ной конкретной модели. Команда системных администраторов настраивала PDA так, что он синхронизировался с домашним ка­талогом пользователя на файл-сервере. Таким образом, для этих пользователей регулярно выполнялось резервное копирование.

    На случай поломки имелся запасной PDA. Чтобы он тут же вклю­чился в работу, достаточно было синхронизировать его с данны­ми пользователя. Поскольку PDA у всех были одинаковые, поль­зователь получал резервный, пока мы устраняли неисправность.

    Это было роскошно. Сегодня разнообразие моделей карманных компьютеров достаточно велико, и предоставить такой сервис за­труднительно, но с некоторыми оговорками все же возможно.

    Почему другие системы не работают

    Прежде чем я расскажу о системе Цикл, мне хотелось бы остановиться на других методах, которые широко используются системными адми­нистраторами, но результатов не дают. Это Система Беспорядочных Записей и Бесконечный Роковой Список.

    Система Беспорядочных Записей заключается в том, что ее приверже­нец делает записи на случайных обрывках бумаги или ведет несколько списков дел и разбрасывает их, где попало. Меня особенно умиляет вид монитора, обклеенного желтыми прямоугольными листками. Что

    на этих самоклеющихся бумажках? Списки дел? Напоминания о встре­чах? Телефонные номера? Никто не знает. Каковы их приоритеты? А вдруг какая-нибудь отклеится? Полный хаос.

    Когда начальство на совещании ставит перед вами задачи, вы начинае­те новый список. Теперь у вас их, как минимум, два. Потом вы один список теряете, например, он отправляется в корзину вместе с други­ми ненужными бумагами. После этого вы пропускаете встречи и нару­шаете сроки. Ситуация не из приятных.

    Другая крайность- Бесконечный Роковой Список. Обычно человек приходит к выводу, что много списков или разбросанные бумажки с за­писями не позволяют рационально вести дела. Он покупает блокнот и объявляет, что это его единственный список дел. Больше не будет пу­таницы, не так ли? Он усердно носит блокнот с собой, записывает в не­го все новые дела, а завершенные дела вычеркивает. Поначалу все идет прекрасно, но затем процесс начинает давать сбои. Трудно расставлять приоритеты. Старые пункты забываются, потому что глаз к ним при­выкает и реагирует только на новые.

    Самый серьезный недостаток этой системы, из-за которого я и называю ее Роковым Списком, состоит с том, что она порождает депрессию. Спи­сок никогда не кончается. Вы работаете и работаете, а он не становится короче! Вы вычеркиваете выполненные дела, а в конце списка появля­ются новые. Количество страниц начинает понемногу уменьшаться по мере того, как вы вычеркиваете пункты в середине списка, но где-то в начале стоит маленький пунктик, который, похоже, никогда не будет вычеркнут. Вы перелистываете страницы с вычеркнутыми пунктами в поисках того невычеркнутого. Вы испытываете стресс, поскольку бо­итесь пропустить несделанное дело, затерявшееся среди сделанных.

    Хуже всего то, что такой метод убивает ваше самоуважение. Вы не ис­пытываете удовлетворения от того, что выполнили все дела в списке, потому что это невозможно в принципе. Это Роковой Список.

    Ньюмен: Я - американский почтальон.

    Джордж: Вы один из этих парней, которые постоянно сходят с ума, хватают ружье и палят в окружающих? Ньюмен: Бывает. Джордж: Но почему ?

    Ньюмен: Потому что поток писем никогда не прекращается. Они приходят, и приходят, и приходят, и нет просвета. Это бесчеловеч­но. Каждый день гора писем становится все выше! И ты должен их разносить, но чем больше ты их разносишь, тем больше их прихо­дит. А потом ломается сканер штрих-кода, и это в день рассылки Publisher's Clearing House!

    — «Сейнфельд», 418-я серия «Старик»

    Если Система Беспорядочных Записей слишком хаотична, а Бесконеч­ный Роковой Список порождает депрессию, то система Цикл, как го­ворится, «в самый раз». В ней используется инструмент (бумажный органайзер или портативный компьютер), который можно носить с со­бой, что позволяет держать все компоненты вместе. Цикл дает вам ощущение завершенности дел в конце каждого рабочего дня, когда вы видите, что обработали весь список.

    Успешные системы

    Я уже сказал, как важно доводить любое дело до конца (делать «завер­шающий бросок») и что не следует полагаться на свой мозг, а также описал свойства провальных подходов к ведению дел. Теперь я объяс­ню, что делает систему успешной.

    Хорошая система характеризуется следующими качествами:


  • 1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   20




    ©dereksiz.org 2024
    әкімшілігінің қараңыз

        Басты бет