X. Процедури и изисквания за прилагане на МСР

X. Процедури и изисквания за прилагане на МСР

• 
  осигуряване на публичност и прозрачност на всички етапи от изпълнението на МСР
  
• 
  участие на заинтересованите страни и реално партньорство между участниците от различните сектори
  
• 
  избягване на конфликт на интереси
  
• 
  ясно разпределение на ролите и отговорностите
  
• 
  повишаване на капацитета на местно ниво за планиране и управление на МСР както и този за планиране и реализиране на устойчиви местни инициативи
  
• 
  ефективност на финансовото и административното управление
  
• 
  ефективно подпомагане на всички заинтересовани за разработване на предложения и успешно им финансиране
  
• 
  оперативност и гъвкавост в рамките на взаимодействие между органите на МИРГ, партньорите в МИРГ
  
• 
  координация и взаимодействие за осигуряване на връзка между финансираните дейности като основен елемент за ефективно изпълнение на СМР и интегрирано развитие.
  

Правилата и функциите в управлението на МСР се базират на разбирането, че е необходимо да се инвестират усилия както в управлението и администрирането на процеса по набиране на проекти, така и в дейности за повишаване на капацитета и повишаване на активността на членове на територията. МИРГ ще се стреми да осигурява в максимална степен необходимата методическа помощ, подкрепа и експертиза за планирането и подготовката на допустими за финансиране дейности, допринасящи за постигането за заложените от МИРГ цели в МСР.

• 
  Наличие на представителство и кворум
  
• 
  Наличие на основание за взимане на решение
  
• 
  Спазване на процедури за протоколиране и публичност
  
• 
  Взимане на основни и значими решения с квалифицирано мнозинство на 2/3 от всички членове след задължително консултиране в рамките на консултативни механизми
  

Активната форма на консултиране и подпомагане в етапа на подготовка на предложения ще даде възможност за идентифициране на потенциални трудности с реализирането на проекта на ранен етап. Освен осигуряване на подкрепа, МИРГ се стреми да приложи предвидените процедури в максимално кратки срокове.

МИРГ планира да провежда сесии за набиране и оценка на проекти от 2 до 4 пъти в годината като планира да осигури възможност за достъп до всички мерки до края на втората година. след сключване на договора за финансиране. След отварянето им мерките по МСР ще бъдат отворени до изчерпване на финансирането, което е налично за тях, като предложенията ще се разглеждат в рамките на предварително определения график за провеждане на сесии за избор.

По предложение на Управителя УС на МИРГ ВЗР одобрява и обявява годишен календар за сесии за оценка на проекти

Пътят на един проект и работата на МИГ за осигуряване на качествено предложение, сключен договор и реализиран проект преминава през следните основни фази и последователност:
ФАЗА 1: ИНФОРМИРАНЕ И НАБИРАНЕ НА ЗАЯВЛЕНИЯ ЗА ИНТЕРЕС

1. 
   Провеждане на информационно – консултативни срещи
   
2. 
   Покана за заявяване на интерес и подаване на идеи
   
3. 
   Активно консултиране на идеите по отношение на съответствие с МСР, реалистичност и др.
   
4. 
   Провеждане на срещи на Тематични групи
   
5. 
   Подпомагане за разширяване, подобряване на идеята
   

6. 
   Подготвяне и публикуване на писмена покана за кандидатстване, към която са приложени насоки и документи
   
7. 
   Информиране, консултиране и подпомагане разработване на цялостни предложения (информационни консултативни срещи, подпомагане на подготовката на идеи, обсъждания в тематични групи);
   
8. 
   Приемане и регистриране на заявления за кандидатстване.
   

9. 
   Извършване проверка за административно съответствие
   
10. 
    Предоставяне на ИАРА за преглед по допустимост на подадените заявления и изготвяне на доклад с резултатите от проверката;
    
11. 
    Разглеждане в УС и ОС на проектите и извършване на техническа оценка
    
12. 
    класиране на проектните предложения и окончателно решение от ОС
    

13. 
    Писмено информиране на кандидатите за одобрение или отхвърляне на проектите
    
14. 
    Сключване на договори за финансиране
    
15. 
    Мониторинг на изпълнението на сключените договори.
    
16. 
    Подпомагане на бенефициентите при изпълнение и отчитане на договорите
    
17. 
    Мониторинг на изпълнение на МСР
    
18. 
    Докладване и актуализиране
    

За осигуряването и провеждането на тези етапи, МИРГ ще създаде и поддържа информационна система и база данни, която да позволи проследяемостта и движението на комуникацията с потенциалния кандидат и подадени и реализирани проекти.

1.1. Всички потенциално заинтересовани лица имат еднакъв и едновременен достъп до еднакъв обем информация. За гарантирането му се прилагат следните механизми:

- основна форма на консултиране са групови срещи, от които се изготвя протокол и се публикува на страницата и писмени информации, също публикувани на страницата

- по телефона и в индивидуални срещи могат да се правят само справки, при които членовете на екипа се ограничават до възпроизвеждането на вече обявена писмено информация. Ако бъде подадено запитване относно факти или обстоятелства, за които до този момент не е публикувана информация или консултация, екипът се стреми с предимство да публикува отговора на страницата, за да бъде достъпна на всички.

- Екипът насочва заинтересованите лица да подават запитванията си писмено, особено ако става дума за по-комплексни въпроси и публикува запитването заедно с отговора на страницата в рамките на 3-4 работни дни.

- Информация за информационни събития и обучения се публикува на страницата на МИГ

1.2. Екипът на МИРГ изготвяне на комуникационен план и го предлага за одобряване от УС;

1.3. Екипът на МИРГ вписва в създаден за целта регистър с представени проекто идеи, до който имат достъп всички членове на МИРГ и организира тематични обсъждания с цел подпомагане на доразработването на идеите

2.1.Кандидатстването с проекти на потенциалните бенефициенти от РО, стартира след официалното публикуване на покана за набиране на проекти от екипа на МИРГ ВЗР.

2.3.Поканите (обявите) се изготвят от екипа и се одобряват преди публикуването от УС на МИРГ.

2.3. Поканите се публикуват:

• 
  В поне 2 местни вестника
  
• 
  На Интернет страницата на МИРГ
  
• 
  На Интернет страниците на партньорите в процеса на изпълнение на СМР при необходимост
  
• 
  Поставя се на информационно табло в офиса на МИРГ и други информационни табла обособени от партньорите
  

2.5. Проектите се приемат от служител на офиса на МИРГ, определен от Управителя с решение, като се регистрират във входящата поща на МИРГ и се записват в електронен Регистър за набиране на проектни предложения (заявления) с нарочно създаден за този вид документи регистрационен индекс.

2.6.За спазване на процедурата по прием отговаря служител на МИРГ опреден с решение на Председателя на УС

2.7. МИРГ създава информационната система съдържа следните регистри:

• 
  Регистър на подадените заявления към МСР. Регистър на протоколите от оценка за административно съответствие и допустимост, и техническа оценка
  
• 
  Регистър на решенията на УС и ОС
  
• 
  Регистър на договори за финансиране
  

Конкретни и подробни правила за тази отговорност ще бъдат разработени след предоставяне на насоки от ИАРА.

Според основните документи на МИРГ, Общото събрание взима окончателно решение за одобрение или отхвърляне на проектни предложения по предварително решение на УС като:

(1) При провеждане на заседание на ОС за одобрение или отхвърляне на проектните предложения, присъстващите подписват декларация за липса на конфликт на интереси.

(2) Общото събрание взима решения за одобрение и/или отхвърляне на проектните предложения във връзка с изпълнение на МСР с единодушие, ако отговарят на условията предвидени в действащото законодателство;

(3) При провеждане на заседание на ОС за одобрение или отхвърляне на проектните предложения, присъстващите подписват декларация за липса на конфликт на интереси.

(4) Членове на МИРГ, участвали в консултиране и/или изготвяне на проектно предложение, нямат право да участват в заседанието на УС и ОС за одобрение или отхвърляне на същото проектно предложение.

Подробни правила за свикване на редовни и извънредни заседание на ОС са описани в Устава на МИРГ.