Доклад Проект: „Функционален анализ на общинските администрации Троян и Севлиево

Анализ на ефективността

• 
  Качество на процеса на планиране, в т.ч обезпеченост на областите на политика със стратегически и планови документи;
  
• 
  Обвързаност между дългосрочни и краткосрочни цели на общинска администрация Троян с целите на отделните вътрешни звена, както и с целите на отделните служители;
  
• 
  Анализ на процесите на планиране и отчитане изпълнението на поставените цели на общинска администрация Троян и на звената в нея.
  

1. 
   Идентифицира и анализира мисията и визията на административната структура, доколко са ясно формулирани и разпознаваема от служителите на администрацията;
   
2. 
   Изследва обвързаността на дългосрочните стратегически цели с мисията и визията на администрацията и обезпечаването с годишните цели и тяхното познаване на различните нива;
   
3. 
   Идентификация и анализ на дългосрочните и годишните цели на общинската администрация на община Троян;
   
4. 
   Изследва степента на постигане на стратегическите и годишни цели на общината и обвързаността с постигането на годишните цели на нейните звена и наличието на измерими показатели в процеса на планиране;
   
5. 
   Установяване доколко оптимален е действащият механизъм за планиране и отчетност;
   
6. 
   Анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните звена.
   
7. 
   Изготвяне на практически препоръки относно подобряване на ефективността на дейността на общината.
   

Анкетното проучване се проведе в периода от 30.07 до 12.08.2013 г. и включваше въпроси, освен за релевантност, така също и за ефективност и ефикасност. Въпросникът беше попълнен от общо 11 ръководители и 62 служители (експерти).

Направено е описание и анализ на процесите на планиране и отчитане на община Троян. Въз основа на получените документи е изготвен анализ на дългосрочните и краткосрочни цели на администрация. Консултантът извърши експертна оценка на процесите на поставяне на цели.

Стратегическите цели на общината се съдържат в Общинския план за развитие на община Троян 2007 – 2013 г., Програмата за управление на община Троян за периода 2011 – 2015 г. и редица секторни стратегически, планови и програмни документи. При изследване на процеса на обвързаност между дългосрочните и краткосрочните цели е изследвано наличието на годишни цели на администрацията, звената (дирекции/ отдели) и работните планове на отделните служители (ръководни и експертни позиции). За анализа на ефективността е изготвена оценка на съответствието на годишните цели с изискванията за тяхното определяне, дефиниране и измерване.

ІІI.1 Описание и анализ на мисията и Визията на община Троян

1. 
   Мисия на общинска администрация Троян
   

Една от важните характеристики на мисията, се свързва с нейното познаване и осмисляне от служителите на администрация, като предпоставка за разработване на ясни дългосрочни и краткосрочни цели както на администрацията на община Троян, така също и на отделните нейни звена и служители.

Получените резултати от проведеното анкетно проучване показва, че ръководния състав и служителите дават различни отговори на въпроса, къде е дефинирана мисията на общинска администрация Троян. Преобладаващата част (53,3%) от ръководния състав посочва Устройствения правилник, като място, където е формулирана мисията на общинска администрация, като мнението им се споделя от близо 49% от служителите. Близо 30 % от служители в администрацията посочват, че мисията на администрацията е формулирана в стратегически документ (5,9%) и друг нормативен акт, в т.ч. вътрешен нормативен акт (23,5%), докато за 13,3% ръководния състав мисията е дефинирана в стратегически документ.

Една значителна част от отговорите на анкетираните представители на общинска администрация посочват, че мисията се съдържа в специфични законови изисквания и подзаконови нормативни актове, които регламентират рамката на тяхната дейност.

Интересен факт представлява сходството в мнението на двете анкетирани групи (с малко над 13%), които посочват ЗМСМА, като място, където е дефинирана мисията на организацията. Законът на практика описва основните задължение и правомощия на кмета на общината, но не отразява смисъла на съществуване на администрацията.

Източник: Анкетно проучване сред ръководния състав и служителите от общинска администрация Троян, 2013 г.

Резултатите от анкетното проучване показват, че за преобладаваща част от ръководния състав и служителите в общинска администрация, мисията на администрацията се разбира като подробно описание на структурата и функциите на отделните звена, посочени в Устройствения правилник или дефинирани в различните закони, които задават рамката на тяхната ежедневна дейност. Разбиране по този начин, мисията на администрацията трудно може да се обвърже с процеса на планиране, респективно с целите на вътрешните звена (дирекции и отдели) и целите на административната структура.

Документалната проверка на предоставените стратегически, планови и програмни документи и нормативни актове показа, че мисията на общинска администрация е дефинирана единствено в Програмата за устойчиво развитие на туризма в община Троян за периода 2009 – 2011 г., както следва:

Мисията на Общинската администрация е да изпълнява ролята на двигател на местното развитие на туризма и обединител на усилията в тази посока. Тя определя рамката и правилата на развитие и създава по-добри условия и среда за реализация на частната инициатива. Общинската администрация работи в партньорство с всички заинтересовани страни на територията на общината. Тя е коректен и лоялен партньор, който влага време и средства за стимулиране и стартиране на различни процеси, като гарантира връщането на общинските приходи от туризъм в туристически дейности и инициативи и съдейства за намирането на допълнителни фондове чрез донорски програми и проекти.

Ясно формулирана мисия на общинската администрация, в значението й на смисъла, поради който тя съществува, не бе открит в нито един действащ стратегически, планов и програмен документ след 2011 г. или нормативен акт.

На базата на резултатите от анкетното проучване и изследване на документите предоставени от общинска администрация Троян, се налага извода, че е необходимо да се изработи ясна и точна дефиниция на мисията на общината. Мисията следва да бъде комуникирана със служителите, като по този начин, тя може да бъде осмислена и разпознаваема от тях. За да се гарантира качествения процес на планиране, тя следва да бъде залагана като основа и да бъде включвана в текстовете и при разработването на стратегическите документи на общината, включително годишните програми за изпълнението на стратегическите документи.

2. 
   Визия на общинска администрация Троян
   

Ясен ориентир относно Визията на общината намираме в Актуализирания вариант на Общинския план за развитие на община Троян за периода 2007-2013 г.³, където тя е дефинирана като:

Познаването на Визията на общината е предпоставка и точно и правилно планиране на целите по различните области на политика (дългосрочни цели) и тяхното конкретизиране в краткосрочен план – цели на администрацията, цели на звената и цели на отделния служител. Резултатите от проведеното анкетно проучване сред ръководния състав и служителите от администрацията показва известна разнопосочно относно мястото, където е дефинирана визията на общината. Сравнително висок процент (27,3%) от служителите посочват, че общината няма визия за развитие, като за ръководителите този процент е близо 12%. В същото време за преобладаващата част от анкетираните представители на администрацията, визията е дефинирана в Общинския план за развитие, Програмата за управление на община Троян и секторни документи – фигура 2.

Сравнителният анализ между документалното и анкетното проучване показва, че има разминаване между разбирането за визия и цели на администрацията, доколкото в повечето секторни документи и Програмата за управление не бе открита дефинирана визия за развитие.