Федеральное государственное бюджетное
жүктеу/скачать 0.71 Mb.
|
| Внутренние документы – это документы, разработанные в ИЛ для внедрения, эффективного функционирования и совершенствования СМК, к ним относятся:
а) документы первого уровня: Руководство по качеству ИЛ; Положение об ИЛ; Политика в области качества; Разрабатываются и актуализируются менеджером по качеству, согласовываются с руководящим персоналом ИЛ, утверждаются проректором Учреждения. Необходимость внесения изменений определяет менеджер по качеству на основании введения в действие руководящих и нормативных документов внешнего и внутреннего происхождения, совершенствования и улучшения выполняемых работ. Изменения в учтенные экземпляры документов могут вноситься по мере необходимости в течение года. Изменения оформляются в виде отдельного документа (изменение к документу) или новой версии документа с фиксацией даты внесения в документ соответствующих изменений (дата утверждения) и конкретного работника, внесшего соответствующие изменения (актуализировавшего документ) в графе «разработано». Срок действия документов не регламентирован - до замены новыми. Менеджер по качеству обеспечивает и несет ответственность за индивидуальное ознакомление сотрудников ИЛ с содержанием документов первого уровня и вносимыми в них изменениями под подпись в листах ознакомления; б) документы второго уровня – документированные процедуры (ДП). Документы второго уровня являются частью РК, разрабатываются и актуализируются менеджером по качеству, утверждаются руководителем ИЛ. Изменения в учтенные экземпляры документов могут вноситься по мере необходимости в течение года. Изменения оформляются в виде отдельного документа (изменение к документу) или новой версии документа с фиксацией даты внесения в документ соответствующих изменений (дата утверждения) и конкретного работника, внесшего соответствующие изменения (актуализировавшего документ) в графе «разработано». Срок действия документов не регламентирован - до замены новыми. Менеджер по качеству обеспечивает и несет ответственность за индивидуальное ознакомление сотрудников ИЛ с содержанием документов второго уровня и вносимыми в них изменениями под подпись в листах ознакомления; в) документы третьего уровня – процедуры, определяющие общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению деятельности ИЛ: записи, журналы, отчеты и др.; паспорт ИЛ; должностные инструкции сотрудников ИЛ; внутренние инструкции (ВИ); Разрабатываются и актуализируются специалистами ИЛ, утверждаются руководителем ИЛ. Изменения в учтенные экземпляры документов могут вноситься по мере необходимости в течение года. Изменения оформляются в виде отдельного документа (изменение к документу) или новой версии документа с фиксацией даты внесения в документ соответствующих изменений (дата утверждения) и конкретного работника, внесшего соответствующие изменения (актуализировавшего документ) в графе «разработано». Срок действия документов не регламентирован - до замены новыми. Менеджер по качеству обеспечивает и несет ответственность за индивидуальное ознакомление сотрудников ИЛ с документами третьего уровня и вносимыми в них изменениями под подпись в листах ознакомления. Менеджер по качеству несет ответственность за своевременное внесение сведений документов системы менеджмента качества в реестр документации СМК. Сведения в реестре актуализируются по мере необходимости, но не реже 2 раза в год. Все документы, являющиеся частью СМК, первые экземпляры хранятся у руководителя ИЛ, записи по качеству у ответственного за СМК. Срок хранения записей по качеству пять лет. В своей деятельности ИЛ руководствуется утвержденными в установленном порядке настоящим Руководством по качеству, документированными процедурами, Положением об ИЛ, утвержденной областью аккредитации, действующими техническими регламентами, национальными стандартами и др. НД. Полный перечень нормативных документов, регламентирующих контролируемые показатели исследуемых объектов, методики отбора проб и методики выполнения измерений применяются согласно утвержденной области аккредитации. Оригиналы документов прошиваются, утверждаются печатью Проректора Учреждения и вводятся в действие приказом. В обязательном порядке все работники ИЛ знакомятся с документами под личную роспись. Для работы используются рабочие экземпляры. Все рабочие экземпляры учитываются в обязательном порядке путем маркировки «рабочий экземпляр №1», «рабочий экземпляр №2». Менеджер по качеству регистрирует в журнале количество рабочих копий. В случае подготовки и утверждения изменений и дополнений в документы СМК менеджер по качеству вносит изменения в контрольный экземпляр и во все рабочие. В случае подготовки новой редакции РК и документированных процедур рабочие экземпляры изымаются, готовятся и передаются в отделы для пользования новые рабочие экземпляры. Сотрудники ИЛ со всеми изменениями в документах системы менеджмента качества знакомятся под личную роспись. Отмененные документы СМК маркируются в соответствии с положениями настоящего РК и передаются в архив. Для поддержания в рабочем состоянии документации СМК менеджер по качеству корректирует или пересматривает их по мере необходимости. Основанием для корректировки и пересмотра документов являются так же результаты внутренних проверок. Изменения к документам оформляются посредством выпуска новой редакции документа в соответствии и с требованиями настоящего РК. Отмененные документы изымаются у пользователей и заменяются при необходимости новыми. Ответственность за выпуск, утверждение и внесение изменений в документацию СМК несет менеджер по качеству. На каждом измененном документе внутреннего происхождения после утверждения проставляется дата его введения в соответствии с приказом. Перечень документов СМК может меняться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ИЛ. Пересмотр и изменение документов осуществляется изданием новой редакции или заменой соответствующих листов. Если необходимо изменить большую часть раздела - заменяется весь раздел, если изменения касаются только страницы – меняется данная страница. Все изменения нумеруются и регистрируются в Листе регистрации изменений. Пересмотр, внесение изменений во внутренние документы с целью предотвращения использования недействующих или устаревших документов осуществляется в следующих случаях: -при введении в действие новых или изменении действующих документов, определяющих порядок и правила проведения контроля испытаний; -при введении в действие нового или изменении действующего порядка и правил аккредитации; -в случае изменении структуры. Документы, включенные в систему менеджмента качества ИЛ, подразделяются в зависимости от хранения на рабочие и архивные. Рабочие документы хранятся в местах: шкафах, рабочих местах. Рабочие документы, представленные на бумажных носителях, хранятся, как правило, в сброшюрованном виде или в маркированных папках. Для каждого рабочего места установлено лицо, ответственное за его хранение и заполнение. В случае изменения документов, хранящихся на бумажных или электронных носителях, сначала изымаются документы на электронных носителях, затем вносятся необходимые изменения в компьютере и далее осуществляется замена измененных документов на бумажных носителях. Все процедурные и учетные данные ИЛ регистрируются в специальных журналах ИЛ. Данные хранятся на бумажных и электронных носителях в условиях безопасности и конфиденциальности. Доступ к документам посторонних лиц ограничен. Архивные документы подлежат централизованному хранению в архиве ИЛ. В архиве хранятся завершенные дела, копии выданных протоколов, отмененные редакции документов СМК. Архивные документы маркируются в установленном порядке. Данные о сданных документах в архив, приеме-выдаче документов из архива регистрируются в журналах. Правила ознакомления работников ИЛ с документами. Ответственный за актуализацию НД в ИЛ по мере необходимости проводит ознакомление работников ИЛ с документами внешнего происхождения. Менеджер по качеству в ИЛ также по мере необходимости проводит ознакомление работников ИЛ с документами внутреннего происхождения. Ознакомление происходит в виде производственного совещания. Все ознакомленные расписываются в листе ознакомления, который содержит информацию: наименование документа, Ф.И.О. ознакомившегося, роспись, дата ознакомления. Правила хранения и архивирования документации. В ИЛ назначается ответственный за ведение архива приказом по ИЛ, обеспечивающий учет и хранение документации и данных. В архив передаются следующие документы: внешние документы – отмененные; внутренние документы по системе качества – экземпляры документов, для которых разработана и внедрена новая редакция; записи – записи по качеству (журналы, протоколы, акты) и технические данные (свидетельства о поверке и аттестаты испытательного оборудования, срок действия которых истек и т.д.) Протоколы испытаний, акты отбора проб (образцов) текущего года хранятся в ИЛ в сформированных папках, в начале нового года передаются в архив. Журналы передаются в архив после заполнения. Архивные документы хранятся в специально отведенном для архива шкафу, установленном в помещении с ограниченным доступом посторонних лиц (закрывается на ключ). Полки шкафа промаркированы с указанием года и отдела ИЛ. При хранении документации и данных обеспечивается предохранение их от потери, порчи и повреждения, а также их легкий поиск. При этом обеспечены требования конфиденциальности: в архив имеет доступ только ответственный за ведение архива. В начале календарного года, сотрудниками отделов, документы формируются для передачи в архив. Поступившие в архив документы регистрируются в соответствующем журнале. Сроки хранения документов установлены приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 г. № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно- технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». В зависимости от отдела документы размещаются на соответствующие полки архива. При необходимости выдачи документа из архива ответственный за архив регистрирует в Журнале дату выдачи и возвращения документа в архив и фамилию сотрудника, которому выдан документ. По истечении срока хранения документы уничтожаются. Дата уничтожения фиксируется в соответствующем Журнале. Уничтожение записей с истекшим сроком хранения осуществляется комиссией, назначенной руководителем ИЛ. Ответственность за управление записями в целом по ИЛ несет руководитель ИЛ. Правила резервного копирования и восстановления документов. Документация СМК ИЛ в электронном виде, служит в качестве гарантированных копий контрольных экземпляров документов, находящихся на бумажных носителях, а также является базой для использования форм записей документов. Для сохранения и предотвращения потери информации в электронном виде, для исключения несанкционированного копирования или внесения в неё изменений, в ИЛ проведены следующие мероприятия: профилактическая проверка ПК; наличие пароля для входа на ПК, где хранятся документы СМК; запрет для посторонних лиц работы на ПК; регулярное сохранение вводимой информации на ПК; создание резервных копий (регулярный перенос всей информации с дискового пространства ПК на флеш-карту). Резервное копирование электронных документов СМК ИЛ производится в электронный каталог «Резерв». Копирование и восстановление информации из электронного каталога осуществляется руководителем ИЛ. Периодичность резервного копирования документов ИЛ – один раз в квартал. Резервное копирование и восстановление документов, выполненных в бумажном виде, осуществляется посредством создания копий. Надпись, подтверждающая правильность восстановленного бумажного подлинника, должна содержать: «Восстановленные с копии. Верно: (подпись, фамилия и дата)». жүктеу/скачать 0.71 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|